এক্সেল অটোফিল: স্মার্ট ডেটা এন্ট্রি দিয়ে সময় বাঁচান

মাইক্রোসফট এক্সেলের অটোফিল (Autofill) একটি চমৎকার টুল যা ডেটা এন্ট্রির অধিকাংশ কঠিনতা দূর করে দেয়। অটোফিল বাটন ব্যবহার করুন বা কーソর টানুন—সেকেন্ডের মধ্যে সেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়ে যাবে। কিন্তু এই ফিচারের возможনা এতটুকুই নয়।

সপ্তাহের দিনগুলো পূরণ করার মতো সহজ কাজের পাশাপাশি আপনি তারিখ, প্যাটার্ন, ফরম্যাটিং, וגם নির্দিষ্ট পরিমাণে বৃদ্ধি পাওয়া মান দিয়ে সেল পূরণ করতে পারেন। এমনকি বিভিন্ন সারি থেকে টেক্সট একত্রিত করাও সম্ভব।

আপনি যদি আগে অটোফিল ব্যবহার করে থাকেন, তবুও নিচের विवിധ পদ্ধতিগুলো দেখুন—হয়তো আপনি যা জানেন না সেই কিছু ফিচার পাবেন। চলুন এক্সেলের অটোফিলের সর্বোচ্চ সুবিধা নেওয়া যাক।

তালিকা অটোফিল করা

এক্সেল অটোফিল দিয়ে করা যেতে পারে সবচেয়ে সহজ কাজ হচ্ছে একটি তালিকা পূরণ করা। এতে বিল্ট-ইন তালিকা বা আপনার তৈরি কাস্টম তালিকা উভয়ই থাকে।

এক্সেলে মাস এবং দিনগুলো পুরো শব্দে এবং তিন অক্ষরের সংক্ষিপ্ত রূপে বিল্ট-ইন থাকে। উদাহরণস্বরূপ দিনের তালিকা নিই।

1. প্রথম তালিকা আইটেমটি একটি সেলে লিখুন এবং সেলটি সিলেক্ট করুন।

1. সেলের নিচের ডান কোণে থাকা ফিল হ্যান্ডেল (বর্গাকার) টেনে আপনি যে দিকে সেল পূরণ করতে চান সেখানে টানুন। টানার সাথে সাথে প্রতিটি সেলে তালিকার আইটেম দেখতে পাবেন।

1. শেষ সেলে পৌঁছালে ছেড়ে দিন, আপনার পূরণ করা সেলগুলো দেখতে পাবেন।

আপনার এক্সেলে কাস্টম তালিকা সেট করা থাকলে, অটোফিল ব্যবহার করার সময় সেটিও স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ করবে। এখানে আমাদের একটি কাস্টম রঙের তালিকা আছে যা অটোফিল দিয়ে দেয়া সম্ভব।

টিপ: তালিকা দেখতে বা তৈরি করতে File > Options এ যান। বাম পাশে Advanced নির্বাচন করুন এবং ডান পাশে Edit Custom Lists বাটন চাপুন।

প্যাটার্ন অটোফিল করা

অটোফিল ব্যবহার করার আরেকটি চমৎকার উপায় হচ্ছে যখন আপনার ডেটায় কোনো প্যাটার্ন থাকে। হয়তো আপনার ডেটাসেটে সংখ্যা বা অক্ষরের রেঞ্জ আছে। দুটি বা ততোধিক সেল সিলেক্ট করে টানলে বাকি সেলগুলো পূরণ হয়ে যাবে।

সহজ একটি উদাহরণ: আমাদের কাছে A, C, এবং E অক্ষর আছে। আমরা একই ক্রমে বাকি সেলগুলো পূরণ করতে চাই।

1. প্যাটার্ন tartalmazা কমপক্ষে দুটি সেল সিলেক্ট করুন। এখানে আমরা তিনটি সেলই সিলেক্ট করলাম কারণ পুরো প্যাটার্নটিই এখানে।

1. সেলের নিচের ডান কোণে থাকা ফিল হ্যান্ডেল আপনি যে দিকে পূরণ করতে চান সেখানে টানুন।

1. যতগুলো সেল পূরণ করতে চান ততটুকু টানুন এবং ছেড়ে দিন।

তারিখ অটোফিল করা

এক্সেলে তারিখ লিখলে সেটি স্মার্টলি চিনে নেয়, তাই অটোফিল দিয়ে ক্রমিক তারিখের সিরিজ পূরণ করা যায়। കൂടে, আপনি মাস, দিন, বা বছর বাড়াতে পারেন—একাধিক অপশন থাকে।

বেসিক ফিল: তারিখ বাড়ানো

ডিফল্টভাবে, শর্ট ডেট ফরম্যাট (MM/DD/YYYY) ব্যবহার করলে অটোফিল দিয়ে তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাড়তে থাকে।

1. উপরোক্ত ফরম্যাটে একটি সেলে তারিখ লিখুন এবং সেলটি সিলেক্ট করুন।

1. ফিল হ্যান্ডেল আপনি যে দিকে পূরণ করতে চান সেখানে টানুন।

1. যতগুলো সেল পূরণ করতে চান ততটুকু টানুন এবং ছেড়ে দিন।

লং ডেট ফরম্যাট (দিন, মাস, তারিখ, বছর) ব্যবহার করলেও একইভাবে কাজ করে—তারিখ একের সাথে এক বাড়ে।

অন্যান্য তারিখ অটোফিল অপশন

উপরোক্ত দুটি সহজ অপশনের পাশাপাশি, আপনার কাছে সপ্তাহের দিন, মাস, বা বছর বাড়ানোর অপশনও থাকে।

1. আপনার পছন্দের ফরম্যাটে একটি সেলে তারিখ লিখুন এবং সেলটি সিলেক্ট করুন।
2. মাউসের ডান বাটন ধরে ফিল হ্যান্ডেল আপনি যে দিকে পূরণ করতে চান সেখানে টানুন।

1. যতগুলো সেল পূরণ করতে চান ততটুকু টানলে ছেড়ে দিলে একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে।
2. Days, Weekdays, Months, বা Years—যে ধরনের ফিল চান সেটি নির্বাচন করুন।

আপনি যে অপশনটি বেছে নিলেন তার অনুযায়ী তারিখ পূরণ হয়ে যাবে। এখানে আমরা Months বেছে নিলাম।

ফরম্যাটিংসহ বা ফরম্যাটিং ছাড়া অটোফিল

এক্সেলে অটোফিলের আরেকটি দারুণ ব্যবহার হচ্ছে ফরম্যাটিং। আপনি শুধু ফরম্যাটিং কপি করতে পারেন, অথবা ডেটা কপি করতে পারেন কিন্তু ফরম্যাটিং ছাড়া। এক নজর দিই।

শুধু ফরম্যাটিং পূরণ করা

এখানে একটি সেলে লাল, ইট্যালিক ফন্ট এবং হলদে পূর্ণকর ফরম্যাটিং আছে। আমরা অন্য ডেটা লিখব কিন্তু সেই ফরম্যাটিং কপি করে সময় বাঁচাতে চাই।

1. যে সেলের ফরম্যাটিং কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।

1. মাউসের ডান বাটন ধরে ফিল হ্যান্ডেল আপনি যে দিকে পূরণ করতে চান সেখানে টানুন।
2. যতগুলো সেল পূরণ করতে চান ততটুকু টানলে ছেড়ে দিলে পপ-আপ উইন্ডো আসবে।
3. Fill Formatting Only নির্বাচন করুন।

এরপর আপনি পূরণ করা সেলগুলোর যেকোনো একটিয় টেক্সট লিখলে দেখবেন সেটি আপনার সিলেক্ট করা সেলের মতো ফরম্যাট হয়ে গেছে।

ফরম্যাটিং ছাড়া ডেটা পূরণ করা

হয়তো আপনি উপরের বিপরীত কাজ করতে চান—ডেটা পূরণ করবেন কিন্তু ফরম্যাটিং না থাকবে। এখানে আমরা উপরের মতো ফরম্যাটিংযুক্ত একটি সেল ব্যবহার করব, কিন্তু শুধু তারিখগুলো পূরণ করব।

1. যে সেলের ডেটা পূরণ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।

1. মাউসের ডান বাটন ধরে ফিল হ্যান্ডেল টানুন।
2. পপ-আপ উইন্ডো আসলে Fill Without Formatting নির্বাচন করুন।

তাহলে ডেটা পূরণ হবে কিন্তু ফরম্যাটিং থাকবে না।

লিনিয়ার পরিমাণ অটোফিল করা

যদি আপনার সংখ্যাগুলো প্রতিটি সেলে বাড়াতে হয়, তবে অটোফিলের Linear Trend অপশন ব্যবহার করুন। এখানে প্রতিটি পরিমাণ সিলেক্ট করা সেলগুলোর পার্থক্য অনুযায়ী বাড়ে। একটি উদাহরণ দিয়ে ব্যাখ্যা করা যাক।

আমাদের কাছে 20 এবং 30 আছে। Linear Trend অটোফিল দিয়ে বাকি সেলগুলো 10-র গুণিতকে বাড়িয়ে পূরণ করা যাবে (কারণ 20 এবং 30-এর পার্থক্য 10)।

1. দুইটি সংখ্যা ধারণকারী সেল দুটি সিলেক্ট করুন।

1. মাউসের ডান বাটন ধরে ফিল হ্যান্ডেল টানুন।
2. পপ-আপ উইন্ডো আসলে Linear Trend নির্বাচন করুন।

তাহলে বাড়তি সংখ্যাগুলো দেখতে পাবেন।

নির্দিষ্ট লিনিয়ার পরিমাণ

যদি আপনি সঠিক বৃদ্ধির মান (Step value) এবং শেষ মান (Stop value) নিজে নির্দিষ্ট করতে চান, তবে অটোফিল বাটন এবং একটি সেল ব্যবহার করে এটি করা যায়।

1. সंख্যাটি ধারণকারী সেল সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাবে যান, Editing গ্রুপের Autofill ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Series নির্বাচন করুন।

1. Series ডায়লগ বক্সে Rows বা Columns নির্বাচন করুন, Type হিসেবে Linear বেছে নিন। নোট: Trend চেকবক্স ফিল হ্যান্ডেল দিয়ে Linear Trend-এর মতোই কাজ করে।

1. Step value-এ সেল বাড়ানোর পরিমাণ লিখুন। ঐচ্ছিকভাবে Stop value-এ সিরিজ শেষ করার মান লিখুন। OK চাপুন।

আপনার সিলেক্ট করা সংখ্যা থেকে শুরু করে প্রতিটি সেলে Step value যোগ হয়ে Stop value পর্যন্ত সিরিজ তৈরি হবে।

গ্রোথ পরিমাণ অটোফিল করা

Linear Trend-এর মতোই Growth Trend অপশন আছে। পার্থক্য হচ্ছে এখানে সংখ্যাগুলো যোগ না হয়ে গুণিতকে বাড়ে।

আমাদের কাছে 2 এবং 6 আছে। Growth Trend অটোফিল দিয়ে বাকি সেলগুলো 3-র গুণিতকে বাড়িয়ে পূরণ হবে (কারণ 2 থেকে 6 হলো 3-গুণ বৃদ্ধি)।

1. দুইটি সংখ্যা ধারণকারী সেল সিলেক্ট করুন।

1. মাউসের ডান বাটন ধরে ফিল হ্যান্ডেল টানুন।
2. পপ-আপ উইন্ডো আসলে Growth Trend নির্বাচন করুন।

তাহলে গুণিতকে বাড়া সংখ্যাগুলো দেখতে পাবেন।

নির্দিষ্ট গ্রোথ পরিমাণ

লিনিয়ার অটোফিলের মতোই, আপনি সঠিক গ্রোথ মান এবং স্টপ মান নির্দিষ্ট করতে অটোফিল বাটন ব্যবহার করতে পারেন।

1. সंख্যাটি ধারণকারী সেল সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাবে, Autofill ড্রপ-ডাউন থেকে Series নির্বাচন করুন।

1. বক্সে Rows বা Columns নির্বাচন করুন, Type হিসেবে Growth বেছে নিন। নোট: Trend চেকবক্স ফিল হ্যান্ডেল দিয়ে Growth Trend-এর মতোই কাজ করে।

1. Step value-এ গুণফল লিখুন, ঐচ্ছিকভাবে Stop value লিখুন। OK চাপুন।

সিলেক্ট করা সংখ্যা থেকে শুরু করে প্রতিটি সেলে Step value দিয়ে গুণ করা হয়ে Stop value পর্যন্ত সিরিজ তৈরি হবে।

অটোফিল দিয়ে টেক্সট একত্রিত করা

অটোফিলের আরেকটি টাইম-সেভিং ফিচার হচ্ছে বিভিন্ন সারির টেক্সট এক সেলে একত্রিত করা। এটাকে Fill Justify বলা হয় এবং এটি খুবই কার্যকর।

1. প্রথমে সেই কলামের প্রস্থ বাড়ান যেটিতে একত্রিত টেক্সট থাকবে। কলাম হেডার সিলেক্ট করে ডান পাশের অ্যারো টেনে প্রস্থ বাড়াতে পারেন। এই ধাপ বাদ দিলে ফলাফল সঠিক হবে না।

1. টেক্সট ধারণকারী সারির সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাবে, Autofill ড্রপ-ডাউন থেকে Justify নির্বাচন করুন।

তাহলে সব সেলের টেক্সট একত্রিত হয়ে একটি সেলে দেখতে পাবেন।

অটোফিলের teljes সম্ভাবনা ব্যবহার করুন

এক্সেলে অটোফিল শুধু সপ্তাহের দিন পূরণ করার জন্য নয়। এই উন্নত ব্যবহারগুলো আপনাকে শুধু সময় বাঁচাবে না, টাইপো বা ক্যালকুলেশন এরর কমাতে ও সাহায্য করবে।

আরও জানতে চান? এক্সেলে Flash Fill কীভাবে ব্যবহার করবেন তা দেখুন।