গ্রাফ এবং চার্ট চমৎকার ভিজ্যুয়াল যা আপনাকে তথ্য স্পষ্টভাবে দেখতে দেয়। আপনার কোম্পানি, টিম বা কর্পোরেশনের রিপোর্টিং কাঠামো দেখানোর জন্য, আপনি Microsoft Word, Excel বা PowerPoint-এ একটি সংগঠনাত্মক বা অর্গ চার্ট তৈরি করতে পারেন।
প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনের টেমপ্লেটের পাশাপাশি, আমরা আপনাকে শূন্য থেকে একটি সংগঠনাত্মক চার্ট তৈরি করা শিখাব যাতে আপনি আপনার পছন্দমতো এটি কাস্টমাইজ করতে পারেন।
Word-এ অর্গানাইজেশনাল চার্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
এটি Word-র জন্য প্রথম সংগঠনাত্মক চার্ট টেমপ্লেট আপনাকে আকর্ষণীয় ব্যাকগ্রাউন্ডে রঙিন টেক্সট বক্স দেয়। TemplateLab- থেকে আপনি চার্টটি ফ্রি ডাউনলোড করে স্যাম্পল নাম ও টাইটেলগুলো আপনার নিজস্ব информации দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন।
পরবর্তী Word টেমপ্লেটটির লেআউট সাদৃশ হলেও, এটি কিছু এক্সট্রা অফার করে। Template.net- থেকে এই ফ্রি সংগঠনাত্মক চার্ট টেমপ্লেটটি একটি কাঠামো পরিকল্পনার জন্য যেখানে প্রতিটি নামের পাশে একটি Readiness স্কোর রয়েছে।
এখানে সুবিধা হল আপনি সেই কলামটি আপনার যেকোনো প্রয়োজনের জন্য ব্যবহার করতে পারেন যেমন বছরের সেবা, টেস্ট স্কোর বা অবদান। এটি এটি বিভিন্ন শিল্প এবং পরিস্থিতির জন্য একটি ভালো বিকল্প করে তোলে।
Excel-এ অর্গানাইজেশনাল চার্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
আপনি যদি আপনার চার্টের জন্য Excel ব্যবহার করতে পছন্দ করেন, তবে Smartsheet- থেকে এই ফ্রি টেমপ্লেটটি আদর্শ। আপনি শীর্ষে কোম্পানির নাম আপনার নাম এবং তারিখের সাথে লিখতে পারেন। তারপর প্রতিটি বক্সের Name এবং Title টেক্সট সিলেক্ট করে আপনার নিজের বিবরণ দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
আরও বক্স এবং কনেক্টর যোগ করতে, ডান পাশ থেকে একটি কপি করুন এবং তারপর আপনার প্রয়োজনীয় স্থানে পেস্ট করুন।
Excel-এ আরেকটি অপশনের জন্য, Smartsheet- থেকে এই অন্য টেমপ্লেটটি দেখুন। এটি প্রথমটির মতোই কাজ করে এবং দেখায় কিন্তু হেডশটের জন্য জায়গা দেয়। এটি আপনাকে প্রতিটি ব্যক্তির নাম ও টাইটেলের পাশে তাদের ছবি অন্তর্ভুক্ত করতে দেয়।
ছবি যোগ করতে, একটি ইমেজ আইকনে রাইট-ক্লিক করুন, Change Picture-এ যান এবং আপনি যে ছবি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তার লোকেশন বেছে নিন।
PowerPoint-এ অর্গানাইজেশনাল চার্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
হয়তো আপনি আপনার সংগঠনাত্মক চার্ট একটি স্লাইডশোতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান। Slidesgo- থেকে ৩০টি ফ্রি, রঙিন PowerPoint টেমপ্লেট থেকে বেছে নিতে পারেন। আপনি Download this template নির্বাচন করে PowerPoint বেছে নিলে, আপনি একই প্রেজেন্টেশনে সব টেমপ্লেট পাবেন যাতে আপনি আপনার পছন্দেরটি বেছে নিতে পারেন।
এই প্রথম টেমপ্লেটটি আপনাকে কিছুটা ভিন্ন লেআউট দেয় যেখানে মুখ্য ব্যক্তি শীর্ষে কেন্দ্রে, তারপর পরবর্তী লেভেল নিচে এবং তাদের ডায়রেক্ট রিপোর্টরা দুপাশে ছড়িয়ে পড়ে। প্রতিটি বক্সের ভেতরের টেক্সট সিলেক্ট করে আপনার নিজের তথ্য দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
আপনি কি হরিজন্টাল সংগঠনাত্মক চার্ট চান? যদি হ্যাঁ, তবে এই পরবর্তী টেমপ্লেটটি সেরা। মুখ্য ব্যক্তি বামে শুরু করুন এবং রিপোর্টিং রিলেশনশিপ ডানে ছড়িয়ে পড়তে দিন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি এই টেমপ্লেট প্যাকের প্রতিটি অপশন দেখেছেন আপনার কোম্পানির জন্য সবচেয়ে উপযুক্তটি খুঁজে বের করার জন্য।
শূন্য থেকে একটি সংগঠনাত্মক চার্ট তৈরি করুন
হয়তো আপনার একটি অনন্য চেইন অফ কমান্ড বা ভিন্ন ডিপার্টমেন্টের জন্য আলাদা সংগঠনাত্মক কাঠামো আছে। আপনি Word, Excel এবং PowerPoint-এ SmartArt ফিচার ব্যবহার করে শূন্য থেকে একটি অর্গ চার্ট তৈরি করতে পারেন।
SmartArt-এর ভালো দিক হল আপনি অনেক কাস্টমাইজেশন একটি সিম্পল বাটন বা মেনু দিয়ে করতে পারেন ম্যানুয়ালি না করে। এটি আপনার প্রচুর সময় বাঁচাতে পারে এবং একটি প্রফেশনাল লুকিং চার্ট তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে।
আমাদের উদাহরণে, আমরা Microsoft PowerPoint ব্যবহার করব চার্ট তৈরি করার জন্য, কিন্তু প্রক্রিয়াটি তিনটি অ্যাপ্লিকেশনে একই।
সংগঠনাত্মক চার্ট ইনসার্ট করুন
আপনি SmartArt ব্যবহার করে একটি বেসিক সংগঠনাত্মক চার্ট, টাইটেল বা ছবি সহ একটি, বা একটি হরিজন্টাল চার্ট বেছে নিতে পারেন।
Insert ট্যাবে যান এবং রিবনের Illustrations সেকশনে SmartArt নির্বাচন করুন।
Choose a SmartArt Graphic বক্স খুললে, বামে Hierarchy বেছে নিন। আপনি তখন প্রতিটি সংগঠনাত্মক চার্ট অপশন সিলেক্ট করে ডান পাশে প্রিভিউ এবং সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেখতে পারেন।
আপনি যা চান সেটি বেছে নিয়ে আপনার ডকুমেন্টে রাখতে OK চাপুন।
আপনি যদি Mac ব্যবহার করেন, তবে SmartArt ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে Hierarchy-এ যান পপ-আউট মেনু থেকে আপনার পছন্দের লেআউট বেছে নিতে।
টেক্সট যোগ করুন
পরবর্তী, সংগঠনে প্রতিটি ব্যক্তির বিবরণ যোগ করুন। আপনি কোন ধরনের হায়েরার্কি চার্ট বেছে নিয়েছেন তার উপর নির্ভর করে, আপনি শুধু নাম বা নাম সহ জব টাইটেল অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
একটি শেপ (টেক্সট বক্স) সিলেক্ট করুন এবং সরাসরি আপনার টেক্সট টাইপ করুন। প্রতিটি শেপ টেক্সটের দৈর্ঘ্যের অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসাইজ হবে।
বিকল্পভাবে, আপনি Text Pane-এ বিবরণ লিখতে পারেন। চার্টের বাম পাশের অ্যারো সিলেক্ট করুন প্যানেল খোলার জন্য। তারপর একটি লেভেল বেছে নিয়ে আপনার টেক্সট লিখুন।
আপনি যদি ভিন্ন ফন্ট স্টাইল বা রঙ পছন্দ করেন, তবে একটি শেপের টেক্সট সিলেক্ট করুন এবং ফ্লোটিং টুলবার বা Home ট্যাবের Font গ্রুপের অপশনগুলো ব্যবহার করুন।
অতিরিক্ত শেপ ব্যবহার করুন
আপনি যদি আরও টিম মেম্বারের জন্য শেপ যোগ করতে চান, তবে আপনি সহজেই এটি করতে পারেন। SmartArt আপনার কিছু কাজ যত্ন নেয়, তাই আপনাকে ম্যানুয়ালি কনেক্টর বা সঠিক শেপ টাইপ ইনসার্ট করার চিন্তা করতে হবে না।
চার্টটি সিলেক্ট করুন এবং প্রদর্শিত SmartArt Design ট্যাবে যান। চার্টের মধ্যে এমন একটি শেপ বেছে নিন যা আপনি যে শেপটি যোগ করতে চান তার সাথে সম্পর্কিত।
রিবনের বাম পাশে, Add Shape ড্রপ-ডাউন বক্স ব্যবহার করে অন্যটি ইনসার্ট করুন। আপনি এটি পরে, আগে, উপরে, নিচে বা আসিস্ট্যান্ট হিসেবে যোগ করতে পারেন ব্যক্তির লেভেলের উপর নির্ভর করে।
এখানে, আমরা নিচে ডান পাশের শেপের নিচে একটি শেপ যোগ করেছি।
আপনি যদি এমন স্থানে একটি শেপ যোগ করেন যেটি সরাতে হচ্ছে, তবে আপনাকে এটি ম্যানুয়ালি করতে হবে না। শেপটি সিলেক্ট করুন, SmartArt Design ট্যাব খুলুন এবং Promote বা Demote বাটন ব্যবহার করুন।
তখন আপনি আপনার নতুন যোগ করা শেপটি সংগঠনে যেখানে প্রয়োজন সেখানে সরানো দেখবেন।
এই প্রক্রিয়াটি সবার জন্য শেপ যোগ করতে এবং উপরে বর্ণিত অনুরূপ টেক্সট ইনসার্ট করতে চালিয়ে যান।
চার্ট স্টাইল করুন
চার্ট সেট আপ করে, টেক্সট ইনসার্ট করে এবং আপনার প্রয়োজনীয় সংখ্যক শেপ যোগ করার পর, আপনি আপনার সংগঠনাত্মক চার্টকে আরও আকর্ষণীয় করতে পারেন।
চার্টটি সিলেক্ট করুন এবং SmartArt Design ট্যাবে যান। রিবনের SmartArt Styles সেকশনে Change Colors এবং Styles ফিচারগুলো ব্যবহার করুন।
আপনি Change Colors ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে একটি ভিন্ন কালার স্কিম বেছে নিতে পারেন।
তারপর, Styles বক্স ব্যবহার করে কিছু পিজazz যোগ করুন যেমন একটি ৩D চেহারা যা পলিশড বা একটি ভিন্ন অ্যাঙ্গেল ব্যবহার করে।
আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট শেপের রঙ পরিবর্তন করতে চান কালার স্কিমের সাথে থাকার বদলে, তবে আপনি এটি করতে পারেন। শেপটি রাইট-ক্লিক করে ফ্লোটিং টুলবারের Fill ড্রপ-ডাউন বক্স ব্যবহার করুন অথবা শেপটি সিলেক্ট করে Format ট্যাবের Shape Fill অপশন ব্যবহার করুন।
আরও অপশন
SmartArt ফিচারের সাথে আপনার সংগঠনাত্মক চার্টের জন্য কিছু অতিরিক্ত অপশন আছে।
SmartArt Design ট্যাবে, আপনি লেফট টু রাইট থেকে রাইট টু লেফট এ स्वিচ করার অ্যাকশন, চার্ট লেআউট পরিবর্তন, ডিফল্ট গ্রাফিকে রিসেট করা, বা চার্টকে টেক্সট বা সিম্পল শেপে রূপান্তর করার অপশন পাবেন।
একটি সংগঠনাত্মক চার্ট তৈরি করতে বেশি मेহনত বা সময় লাগে না। টেমপ্লেট বা SmartArt টুলস ব্যবহার করে, আপনি মিনিটों আপনার টিম কাঠামো ডকুমেন্ট করতে পারেন Word, Excel বা PowerPoint-এ অর্গ চার্ট তৈরি করে।
আরও জানতে, Excel-র জন্য এই প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টেমপ্লেটগুলো দেখুন।
