গুগল ড্রাইভ যেকোনো গুগল অ্যাকাউন্ট থাকা ব্যক্তির সাথে ডকুমেন্ট ও ফাইল শেয়ার করা সহজ করে দেয়। আপনি গুগল ড্রাইভে ফোল্ডার তৈরি করে সেখানে ডকুমেন্ট, স্লাইড প্রেজেন্টেশন, স্প্রেডশিট, ড্রয়িং এবং পিডিএফ সহ সব ধরনের ফাইল রাখতে পারেন। তারপর সেই ফোল্ডারটি একটি গ্রুপের সাথে শেয়ার করে সহযোগিতা সহজ করতে পারেন।
গুগল ড্রাইভে অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার আগে প্রথমে একটি ফোল্ডার তৈরি করতে হবে। শেয়ার করার আইটেমগুলো সংগঠিত রাখতে এটি একটি কার্যকর টুল। গুগল ড্রাইভে ফোল্ডার তৈরির পদ্ধতি:
গুগল ড্রাইভ স্ক্রিনের উপরে নতুন বাটনে ক্লিক করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
প্রদত্ত ফিল্ডে ফোল্ডারের নাম লিখুন।
তৈরি করুন বাটনে ক্লিক করুন।
আপনার ফোল্ডার শেয়ার করুন
ফোল্ডার তৈরি হলে এখন তা শেয়ার করতে হবে।
গুগল ড্রাইভে আপনার ফোল্ডারে ক্লিক করে খুলুন।
আপনি "মাই ড্রাইভ > [আপনার ফোল্ডারের নাম]" এবং স্ক্রিনের উপরে একটি ছোট নিচের দিকে বাঁকুটি তীর দেখবেন। তীরটি ক্লিক করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে শেয়ার ক্লিক করুন।
যে সব ব্যক্তির সাথে ফোল্ডার শেয়ার করতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানা লিখুন। অথবা শেয়ারযোগ্য লিংক পান ক্লিক করে একটি লিংক পান যেটি যাকে চাইলে ইমেইল করতে পারেন।
যে পদ্ধতিও ফলো করুন, আমন্ত্রণ জানানো লোকেদের অনুমতি নির্ধারণ করতে হবে। প্রতিটি ব্যক্তিকে দর্শক বা সম্পাদক হিসেবে নির্ধারণ করা যায়।
পাঠান বাটনে ক্লিক করুন।
ফোল্ডারে ডকুমেন্ট যোগ করুন
ফোল্ডার এবং শেয়ারিং পছন্দ সেট হলে এখন থেকে ফাইল শেয়ার করা অত্যন্ত সহজ। ফোল্ডার স্ক্রিনের উপরে মাই ড্রাইভ ক্লিক করে আপলোড করা ফাইলগুলো দেখানো স্ক্রিনে ফিরে যান। ডিফল্টভাবে গুগল ড্রাইভ সব ফাইল (শেয়ার করা বা না করা) آخر এডিটের তারিখ অনুযায়ী সাজিয়ে দেখায়। যেকোনো ডকুমেন্ট ক্লিক করে ড্র্যাগ করে নতুন ফোল্ডারে ছুঁড়ে দিন। ফোল্ডারের যেকোনো ফাইল, ফোল্ডার, ডকুমেন্ট, স্লাইড শো, স্প্রেডশিট বা আইটেম ফোল্ডারের মতোই শেয়ারিং সুবিধা পাবে। কোনো ডকুমেন্ট যোগ করলেই তা গ্রুপের সাথে শেয়ার হয়ে যাবে। যে কারও এডিটিং অ্যাক্সেস থাকলে সেও একইভাবে আরো ফাইল গ্রুপের সাথে শেয়ার করতে পারবে।
শেয়ার করা ফোল্ডারের ভেতর কন্টেন্ট সংগঠিত রাখতে আপনি সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। এতে ফাইলগুলো বিশাল গুলো হয়ে যাবে না এবং সাজানোর সহজ পদ্ধতি থাকবে।
গুগল ড্রাইভে ফাইল খুঁজে বের করা
গুগল ড্রাইভে কাজ করার সময় ফোল্ডার নেভিগেশনের উপর নির্ভর করতে হয় না। আপনার ফাইলগুলো অর্থবহ নাম দিলে শুধু সার্চ বারের ব্যবহারই যথেষ্ট। গুগল তো গুগল।
এডিটিং অ্যাক্সেস वाले সবাই আপনার শেয়ার করা ডকুমেন্ট লাইভ একসাথে এডিট করতে পারেন। ইন্টারফেসে কিছু ছোট খাটো কুইর্ক আছে, কিন্তু শেয়ারপয়েন্টের চেক-ইন/চেক-আউট সিস্টেমের চেয়ে ডকুমেন্ট শেয়ারিংয়ের জন্য এটি অনেক দ্রুত।
