আপনি যখন রাস্তায় কারও পাশ দিয়ে হেঁটে যান এবং হাই বলেন, তখন তারা যখন হাই না বলে তখন আপনার কেমন লাগে? এটা আশ্চর্যজনক যে স্বীকৃতির অভাব একজন ব্যক্তিকে কতটা কম অনুভব করতে পারে, তবে এটিও আশ্চর্যজনক যে আপনি প্রতিক্রিয়াকে উত্সাহিত করতে কতটা করতে পারেন। ইমেলের ক্ষেত্রেও একই কথা।
এখন, বিপরীত দৃশ্যকল্প কল্পনা করুন. আপনি রাস্তায় কাউকে দিয়ে যাচ্ছেন এবং তারা সংক্ষিপ্তভাবে আপনার দিকে তাকায়, হাই বলুন এবং তারপর দ্রুত দূরে তাকান। আপনি হাই ফিরে বলার সম্ভাবনা কতটা? এখন কল্পনা করুন একজন ব্যক্তি আপনার চোখের দিকে সোজাসুজি তাকাচ্ছেন, প্রশস্তভাবে হাসছেন এবং হাই বলছেন -- এমনকি আপনার নাম ব্যবহার করেও! প্রতিকূলতা অনেক ভালো যে আপনি সদয় প্রতিক্রিয়া জানাতে অনুপ্রাণিত হবেন।
একই আবার, ইমেল সঙ্গে সত্য. ব্যতীত, মুখের অভিব্যক্তি বা কণ্ঠস্বরের পরিবর্তে, ইমেল করার ক্ষেত্রে সম্পূর্ণ ভিন্ন নিয়ম রয়েছে যা একজন ব্যক্তিকে "উত্তর" বোতাম টিপুন এবং আপনাকে উত্তর দিতে উত্সাহিত বা নিরুৎসাহিত করবে৷ এই পোস্টে, আমি আপনার সাথে কয়েকটি কৌশল শেয়ার করতে যাচ্ছি যা আমি কয়েক বছর ধরে শিখেছি -- টিপস যা ইমেল প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সাথে আপনার সাফল্যকে অনেক বাড়িয়ে দেবে, এমনকি খুব ব্যস্ত লোকেদের কাছ থেকেও।
কেন আপনার একটি উত্তর প্রয়োজন?
কয়েক বছর আগে যখন আমি চাকরি পরিবর্তন করি, তখন আমি এমন একটি কোম্পানিতে কাজ শুরু করি যেখানে লোকেরা আমার শেষ চাকরির চেয়ে অনেক বেশি ব্যস্ত ছিল। লোকেদের কাছে সবেমাত্র প্রকল্পের কাজ শেষ করার সময় ছিল, তাই ইমেলের উত্তর দেওয়া অগ্রাধিকার দেওয়ার ক্ষেত্রে একটি কাজ হয়ে উঠেছে। আমি শীঘ্রই শিখেছি যে আমি যদি লোকেদের ইমেল করার সময় একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস এবং পদ্ধতি অনুসরণ না করি, তবে আমি অনেক দিন প্রতিক্রিয়া নাও পেতে পারি।
কাউকে ইমেল করার সময় আপনাকে প্রথম জিনিসটি করতে হবে -- বিশেষ করে কেউ যিনি অত্যন্ত ব্যস্ত -- তাদের ইমেল করার জন্য আপনার নিজের কারণগুলির একটি দ্রুত তালিকা নেওয়া। যদি তারা ব্যস্ত থাকে এবং আপনার ইমেলটি যথেষ্ট উচ্চ অগ্রাধিকারের সমস্যা না হয়, তবে এটি সম্ভবত একটি করণীয় তালিকার কোথাও লুকিয়ে রাখা হবে, শুধুমাত্র তখনই মোকাবেলা করা হবে যখন সমস্যাটির উপর ফোকাস করার জন্য আরও সময় থাকে (যদি আদৌ ) ব্যস্ত ব্যক্তিদের ইমেল পরিচালনা করা কঠিন। তারা যত বেশি ব্যস্ত, আপনি সঠিকভাবে কার্ড না খেলে আপনার প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা তত কম।
আপনি যদি একটি ইমেল নিশ্চিত করার জন্য সমস্যাটির গুরুত্বকে যথেষ্ট ন্যায্যতা দিতে পারেন, তাহলে সর্বোপরি, আসুন শুরু করা যাক৷
একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন - বিশেষভাবে তাদের সম্পর্কে
2012 সালে, হার্ভার্ড ইউনিভার্সিটির গবেষকরা একটি চমত্কার পুঙ্খানুপুঙ্খ অধ্যয়ন পরিচালনা করেছিলেন যেটিতে এমনকি মস্তিষ্কের স্ক্যানগুলি জড়িত ছিল, এবং দেখেছেন যে লোকেরা আসলে নিজেদের সম্পর্কে কথা বলে একটি "বায়োকেমিক্যাল গুঞ্জন" পায়। একজন ব্যক্তি যত বেশি শক্তিশালী - যত বেশি ব্যস্ত মানুষ - তত বেশি তারা নিজের সম্পর্কে কথা বলতে উপভোগ করেন। সর্বোপরি, এখানে শুধু এত কিছু আছে বলবেন, তাই না?
এর মানে হল যে আপনি যদি আপনার ইমেলের ভিতরে একটি ব্যক্তিগত প্রশ্নের গাজর ঝুলিয়ে রাখেন, তাহলে আপনি মূলত সেই ব্যক্তিকে ব্যক্তিগত উচ্চতায় প্রলুব্ধ করছেন -- আপনার সাথে নিজের সম্পর্কে কিছু ভাগ করে একটু "গুঞ্জন" করার সুযোগ। এবং কিছু মানুষ ঠিক সত্যিই, সত্যিই একটি সাবান বাক্স আছে সুযোগ পছন্দ. তাই তাদের এটা দিন।
আপনি কেবল জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে তারা যে প্রকল্পে কাজ করছে তা কীভাবে চলছে। আপনি যদি তাদের খুব ঘনিষ্ঠ হন এবং প্রায়শই পরিবার সম্পর্কে কথা বলেন, পরিবারটি কেমন চলছে তা জিজ্ঞাসা করুন। যদি একটি বড় খেলা থাকে যার বিষয়ে সবাই কথা বলছে -- তাদের জিজ্ঞাসা করুন তারা কি ভাবছে৷ তাদের আপনার প্রতিক্রিয়া জানানোর সুযোগ দিন এবং কাজ সম্পর্কে এত চিন্তাভাবনা থেকে "একটি বিরতি নিন"। আপনি প্রথম স্থানে যে কাজ-সম্পর্কিত প্রশ্নটি জিজ্ঞাসা করতে চেয়েছিলেন তার সাথে আপনি আপনার প্রশ্নটি অনুসরণ করতে পারেন, তবে একটি মতামতের জন্য অনুরোধ "আমি-কে-টু-টক-অ্যাবাউট-নিজেল্ফ" উচ্চতার প্রয়োজনকে ট্রিগার করবে৷ পি>
অতিরিক্ত বোনাস:এমন কিছু ব্যবহার করুন যা আপনার উভয়ের মধ্যে মিল রয়েছে। বাচ্চাদের বেসবল একটি প্রেম. যাই হোক না কেন -- প্রথমে সেই ব্যক্তিগত সংযোগ তৈরি করুন। পরবর্তীতে ইমেলটি দ্রুত ফাইল করার সম্ভাবনা কম হবে।
একটি জরুরি বিষয় লাইন বাছাই করুন
ব্যস্ত লোকেরা স্বাভাবিকভাবেই ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া শুরু করে এবং কখনও কখনও তারা এটি করার জন্য ইমেলটিও খুলবে না। তারা দ্রুত বিষয় লাইনের দিকে নজর দেবে। সুতরাং, আপনি যদি এই লোকেদের কাছ থেকে দ্রুত প্রতিক্রিয়া চান তবে আপনি কল্পনা করতে পারেন বিষয় লাইনটি কতটা গুরুত্বপূর্ণ। কীভাবে এটি করতে হয় সে সম্পর্কে আপনার যদি টিপসের প্রয়োজন হয়, তাহলে কীভাবে আপনার বিষয়বস্তুকে একটি বিশৃঙ্খল ইনবক্সে আলাদা করে তোলা যায় সে সম্পর্কে আমি হারুনের পরামর্শের সুপারিশ করছি৷
নীচের লাইনটি হল:আপনার যদি অবিলম্বে একটি প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়, তাহলে কেন আপনার সাবজেক্ট লাইনের আগে "গুরুত্বপূর্ণ:" বা "জরুরী:" লেখা নেই? এটি করার সাথে কোনও ভুল নেই, এবং এটি আসলে ব্যস্ত লোকেদের জন্য সহায়ক যারা ইমেল ইনবক্সে প্রথমে কী আক্রমণ করতে হবে তার একটি ভিজ্যুয়াল সূচক হিসাবে এই জাতীয় বিষয় লাইন ব্যবহার করেন। শুধু মূর্খ, গুরুত্বহীন বিষয়ের জন্য এটি করবেন না, না হলে আপনি "ছেলে যে নেকড়ে কেঁদেছিলেন" হয়ে যাবেন, এবং আপনার ইমেলগুলি শেষ পর্যন্ত সম্পূর্ণ উপেক্ষা করা হবে!
এটি ছোট এবং মিষ্টি রাখুন
এই নিবন্ধের অংশ যেখানে আমি ভণ্ডামি পেতে. যে লোকটি 2000 শব্দের নিবন্ধ লেখেন তিনি মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রকে এটিকে সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখতে বলবেন? হা. আমি ঠিক এটাই করতে যাচ্ছি। আমরা এখানে ইমেলের কথা বলছি, এবং এখানে মিঃ ওয়ার্ডি তার নতুন চাকরির প্রথম বছরে যে পাঠটি শিখেছিলেন:PILE। এটি একটি সংক্ষিপ্ত রূপ যা আমি এইমাত্র নিয়ে এসেছি। এর অর্থ হল লোকেরা দীর্ঘ ইমেলগুলি উপেক্ষা করে৷
প্রায় ছয় মাস লোকেরা আমার দীর্ঘ, বিস্তৃত ইমেলগুলি উপেক্ষা করার পরে, আমি নতুন কিছু করার চেষ্টা করেছি। আমি খুব, খুব সংক্ষিপ্ত ইমেল লিখতে শুরু করেছি যা শুধুমাত্র বিন্দু বিবৃত করেছে। আমি অতিরিক্ত বিশদ প্রদান করিনি, তবে ইমেলগুলির শেষে আমি প্রস্তাব দিয়েছিলাম যে তারা যদি এটি চায় তবে আরও তথ্য প্রদান করতে।
আমি আমার ইমেল নিচে culling শুরু. যখন আমি ভেবেছিলাম যে তারা যথেষ্ট ছোট, আমি গিয়েছিলাম এবং আরও কিছু কাটলাম। আপনি নিজেকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, এই লাইন শুধু অতিরিক্ত? আপনি কি লোকেদের জানানোর জন্য তথ্য শেয়ার করছেন যে আপনি কতটা জানেন -- নাকি এটা আসলেই সমস্যাটির জন্য গুরুত্বপূর্ণ নয়? কথাগুলো কেটে ফেলুন। দ্রুত পয়েন্টে যান। আমি যখন এটি করতে শুরু করি, আমি লক্ষ্য করেছি প্রতিক্রিয়া হার আকাশচুম্বী। আপনি যদি আপনার ইমেলকে একটি লাইনে কমিয়ে দিতে পারেন -- সম্ভাবনাগুলি বেশ ভাল আপনি একটি তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পাবেন৷
তাদের ঘুষ দাও
যদি আমরা এখানে সৎ হতে যাচ্ছি, তাহলে আপনাকে স্বীকার করতে হবে যে তাদের প্রকৃতির দ্বারা, মানুষ একটি স্ব-সেবাকারী দল। যখন লোকেরা দেখে যে তাদের জন্য "এর মধ্যে কিছু" থাকতে পারে, তখন তারা পদক্ষেপ নিতে আরও বাধ্য বোধ করে। আপনি একটি ইমেলে আপনার ইমেলটি বন্ধ করার মাধ্যমে এর সুবিধা নিতে পারেন, "সুতরাং, একটি ভাল সময় নিয়ে আমার সাথে ফিরে আসুন যখন আপনি এক কাপ কফির উপর এটি সম্পর্কে কথা বলতে পারেন - আমার উপর!"
শুধুমাত্র উত্তর বোতামে আঘাত করার জন্য একটি বিনামূল্যে কাপ কফি? এটা ভালো প্রণোদনা। এবং যদি সমস্যাটি আরও গুরুত্বপূর্ণ হয় - বলুন, আপনি কিছু বিক্রি করার বা একটি নতুন ক্লায়েন্ট অর্জন করার চেষ্টা করছেন - এগিয়ে যান এবং দুপুরের খাবার কেনার প্রস্তাব করুন৷ যে ছোট বিনিয়োগ এটি ভাল মূল্য হবে. মানুষ বিনামূল্যে লাঞ্চ পছন্দ করে।
একটি দ্বিতীয় পক্ষকে জড়িত করুন
আপনি যদি কাউকে কয়েকবার ইমেল করেন, আপনি উপরে তালিকাভুক্ত সমস্ত কৌশল চেষ্টা করেছেন এবং আপনি এখনও কোনও প্রতিক্রিয়া পাচ্ছেন না, তাহলে বড় বন্দুকগুলি বের করার সময় এসেছে৷ যারা দীর্ঘস্থায়ীভাবে ইমেল উপেক্ষা করে তাদের জন্য আমি সাধারণত এই শেষ দুটি কৌশল সংরক্ষণ করি। প্রথম "বড় বন্দুক" পদ্ধতি হল পরিস্থিতির সাথে সম্পর্কিত হতে পারে এমন কাউকে টেনে আনা। এটি হতে পারে আপনার বস, অথবা একজন অতিরিক্ত ব্যক্তি যার সাথে আপনি সেই প্রকল্পে কাজ করছেন যা আটকে রাখা হয়েছে কারণ সেই ব্যক্তি আপনার ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন না৷
এটি এমন কিছু নয় যা আপনি প্রথম, দ্বিতীয় বা এমনকি তৃতীয় ইমেলে করতে চান। যাইহোক, যদি আপনাকে স্পষ্টভাবে উপেক্ষা করা হয়, তাহলে আরও একটি ভদ্র ইমেল লিখুন এবং শুধুমাত্র একজন জড়িত ব্যক্তিকে সিসি করুন। যদি এটি আপনার বসের মতো উচ্চতর কেউ হয় এবং অন্য ব্যক্তি জানে যে তারা কর্তৃত্বের অবস্থানে রয়েছে, তারা দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাবে। আমি বছরের পর বছর ধরে যে সমস্ত দীর্ঘস্থায়ী উপেক্ষাকারীদের সাথে মোকাবিলা করেছি, এই "cc" পদ্ধতিটি 99 শতাংশ সময় প্রতিক্রিয়ার জন্য অনুরোধ করে। একটি শ্রোতা থাকার বিষয়ে এমন কিছু আছে যা সংলাপকে রূপান্তরিত করে এবং হঠাৎ করে এটিকে একটি উচ্চ অগ্রাধিকারে পরিণত করে৷
ধারাবাহিকভাবে ইস্যু অনুস্মারক
আপনি যদি কখনও Shawshank Redemption মুভিটি দেখে থাকেন, অথবা স্টিফেন কিং এর লেখা উপন্যাসটি পড়ে থাকেন, তাহলে আপনি হয়তো সেই অংশটির কথা মনে করতে পারেন যেখানে অ্যান্ডি ডুফ্রেসনে প্রতি সপ্তাহে একটি করে চিঠি রাজ্য সিনেটে পাঠান, জেলখানার লাইব্রেরির জন্য অর্থ চেয়েছেন। কয়েকশ ডলার এবং বইয়ের অনুদান পাওয়ার পর, অ্যান্ডি আরও বেশি টাকা চেয়ে সপ্তাহে দুটি চিঠি পাঠাতে শুরু করে।
গল্পের পয়েন্ট হল যে জেদ কাজ করে। এটাকে বিরক্তিকর, উত্তেজক বা বিরক্তিকর বলুন -- কিন্তু আপনার যদি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কিছুর উত্তরের প্রয়োজন হয়, ধারাবাহিকভাবে ব্যক্তিকে বিনীতভাবে জিজ্ঞাসা করুন যে তারা আপনার শেষ ইমেলটি পেয়েছে কিনা দুটি পছন্দসই প্রভাবের মধ্যে একটি হবে। আপনি যে ইমেলের বিষয়ে কথা বলছেন সেটির সন্ধানে এটি ব্যক্তিকে তাদের ইনবক্সে খনন করার জন্য অনুরোধ করবে, অথবা এটি তাদের উপলব্ধি করবে যে আপনাকে দূরে সরিয়ে দেওয়ার একমাত্র উপায় হল আপনার ইমেলের প্রতিক্রিয়া। এটি স্পষ্টতই একটি শেষ অবলম্বন সমাধান, তবে এটি একটি সমাধান যা কাজ করে৷
আপনার ইমেলগুলির দ্রুত প্রতিক্রিয়া পেতে আপনি কোন কৌশলগুলি ব্যবহার করেন? আপনার জন্য কি কাজ করে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার নিজস্ব টিপস এবং পরামর্শ শেয়ার করুন!
