আপনি যখন রাস্তায় কারো পাশে থেকে गुजরেন এবং হাই বলেন, সে যদি হাই না বলে, তবে আপনি কেমন অনুভব করেন? একটি ছোট স্বীকৃতি অভাব কতটো একজনকে ছোট করে দিতে পারে তা চমৎকার, কিন্তু একই সাথে আপনি কতটো কিছু করতে পারেন রেসপন্স উৎসাহিত করার জন্য তা ও চমৎকার। ইমেলের ক্ষেত্রেও একই কথা।
এখন বিপরীত পরিস্থিতি কল্পনা করুন। আপনি রাস্তায় কারো পাশে থেকে যাচ্ছেন এবং সে খুব সামান্য আপনাকে তাকিয়ে হাই বলে, এবং তারপর দ্রুত চোখ বাঁকিয়ে ফেলে। আপনি কতটো সম্ভাবনা রিপ্লাই দেবেন? এখন কল্পনা করুন একজন আপনাকে সরাসরি চোখে চোখে তাকিয়ে, ব্যাপক হেসে হাই বলছে -- এমনকি আপনার নামও ব্যবহার করছে! সম্ভাবনা অনেক বেশি যে আপনি তার মত করে রেসপন্স দিতে প্রেরিত হবেন।
ইমেলের ক্ষেত্রেও একই কথা। ছাড়া, মুখের অভিব্যক্তি বা কণ্ঠস্বরের বদলে, ইমেল করার zaman একটি সম্পূর্ণ ভিন্ন নিয়মাবলী আছে যা একজনকে রিপ্লাই বাটন চাপা এবং জবাব দিতে উৎসাহিত বা হतोৎসাহিত করবে। এই পোস্টে, আমি আপনাকে কিছু ট্রিক শেয়ার করব যা আমি বছরের পর বছর শিখেছি -- টিপসগুলো যা খুব ব্যস্ত লোকজন থেকে ইমেল রেসপন্স পাওয়ার আপনার সাফল্যের হার বাড়াতে সাহায্য করবে।
আপনার কেন জবাব দরকার?
যখন আমি কয়েক বছর আগে চাকরি বদলি করলাম, আমি একটি কোম্পানিতে কাজ শুরু করলাম যেখানে লোকজন আমার গত চাকরির চেয়ে অনেক বেশি ব্যস্ত। লোকজনে প্রজেক্ট কাজ শেষ করার জন্য বotope সময় পাতেনি, তাই ইমেলের জবাব দেওয়া একটি প্রায়োরিটাইজেশনের টাস্ক হয়ে গেলো। আমি শীঘ্রই শিখলাম যে যদি আমি ইমেল করার সময় একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট এবং পদ্ধতি ফলো না করি, তবে আমি অনেক দিন ধরে কোনো রেসপন্স পাবনা, যদি পাওয়া যাবে। ব্যস্ত লোকজন ইমেল ম্যানেজ করতে কষ্ট পায়। তারা যত বেশি ব্যস্ত, আপনি যত কম রেসপন্স পাবেন যদি আপনি সঠিক পদ্ধতিতে না بازی করেন।
আপনি যদি বিষয়টির গুরুত্ব যৌক্তিক করতে পারেন যতটুকু যে ইমেল পাঠানোর যোগ্য, তবে অবশ্যই, চলুন শুরু করি।
একটি প্রশ্ন করুন - সম্ভবত তাদের সম্পর্কে
২০১২ সালে, হার্ভার্ড ইউনিভার্সিটির গবেষকরা একটি khá থরো গবেষণা നടത്തলেন যাতে ব্রেইন স্ক্যানও জড়িত ছিল, এবং তারা পেল যে লোকজন নিজের সম্পর্কে কথা বলতে একটি "বায়োকেমিক্যাল বাজ" পান। একজন লোক যত শক্তিশালী -- যেন অনেক ব্যস্ত লোকজন -- ততটাই বেশি তারা নিজের সম্পর্কে কথা বলতে উপভোগ করে।畢竟, বলার জন্য এতটুকু আছে, ঠিক না?
এটি মানে আপনি যদি আপনার ইমেলের ভিতরে একটি ব্যক্তিগত প্রশ্নের গাজর ঝুলিয়ে দেন, আপনি মূলত সেই ব্যক্তিকে একটি ব্যক্তিগত হাই-এর সুযোগ দিচ্ছেন -- নিজের সম্পর্কে কিছু আপনার সাথে শেয়ার করার সুযোগ। এবং কিছু লোক শুধু সত্যিই সোপান পেতে পছন্দ করে। তাহলে সেটি দিন।
আপনি শুধু জিজ্ঞাসা করতে পারেন তারা যেই প্রজেক্টে কাজ করছে সেটি কেমন চলছে। আপনি যদি তাদের খুব কাছে থাকেন এবং পরিবারের কথা যথেষ্ট করেন, জিজ্ঞাসা করুন পরিবার কেমন আছে। সবাই যে বড় গেম নিয়ে কথা বলছে -- তাদের মতামত জিজ্ঞাসা করুন। তাদের আপনাকে রেসপন্স দিতে এবং "ব্রেক নেওয়া" সুযোগ দিন কাজের চিন্তা থেকে। আপনি আপনার কাজ-সম্পর্কিত প্রশ্নটি পরবর্তীতে ফলো আপ করতে পারেন, কিন্তু মতামত চাওয়ার অনুরোধটি সেটি "আমি নিজের সম্পর্কে বলতে পাচ্ছি" হাই-কে ট্রিগার করবে।
এক্সট্রা বোনাস: আপনার উভয়ের সাধারণ কিছু ব্যবহার করুন। বাচ্চারা। বেসবলের প্রেম। যেকোনো কিছু -- সেই ব্যক্তিগত সংযোগটি প্রথমে বানান। ব্যক্তিটি ইমেলটি দ্রুত পরে জন্য ফাইল করে রাখার সম্ভাবনা কম।
জরুরি সাবজেক্ট লাইন বেছে নিন
ব্যস্ত লোকজন স্বাভাবিকভাবে ইমেলগুলো প্রায়োরিটাইজ করে, এবং কখনো কখনো তারা ইমেল খুলেও না সেটি করার জন্য। তারা সাবজেক্ট লাইনটিকে দ্রুত এক নজরে দেখে। তাই, আপনি যদি এই লোকজনের কাছ থেকে দ্রুত রেসপন্স চান, তবে আপনি কল্পনা করুন সাবজেক্ট লাইনটি কতটা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি টিপস চান কীভাবে করবেন, আমি আরোনের পরামর্শের সুপারিশ করছি কীভাবে আপনার সাবজেক্ট লাইনকে একটি গুলোথুলো ইনবক্সে স্ট্যান্ড আউট করাবেন।
নিচের লাইন হলো: আপনি যদি অবিলম্বে রেসপন্স চান, তবে আপনার সাবজেক্ট লাইন "গুরুত্বপূর্ণ:" বা "জরুরি:" দিয়ে শুরু কেন নয়? এতে কিছু ভুল নেই, এবং এটি আসলে ব্যস্ত লোকজনকে সাহায্য করে যারা সাবজেক্ট লাইনকে ভিজ্যুয়াল ইন্ডিকেটর হিসেবে ব্যবহার করে ইনবক্সে কী প্রথমে আক্রমণ করবেন সেটি বোঝার জন্য। শুধু তুচ্ছ, গैर-গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের জন্য এটি করবেন না, নাহলে আপনি "ভেড়া চিৎকার করে ছেলেটি" হয়ে যাবেন, এবং আপনার ইমেলগুলো শেষে সম্পূর্ণ উপেক্ষা করা হবে!
সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখুন
এটি আর্টিকেলের সে অংশ যেখানে আমি হাইপোক্রিট হয়ে যাচ্ছি। ২০০০ শব্দের আর্টিকেল লিখে আমি আপনাদেরকে বলছি সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখতে? হ্যাঁ। সেটি করছি। আমরা ইমেলের কথা বলছি, এবং এখানে পাঠটি যা মিস্টার ওয়ার্ডি প্রথম বছর তার নতুন চাকরিতে শিখল: P.I.L.E. এটি একটি এক্রোনিম যা আমি এখনই বানালাম। ইট スタンドস ফর People Ignore Long Emails (লোকজন লম্বা ইমেল উপেক্ষা করে)।
প্রায় ছয় মাস লোকজন আমার লম্বা, আলंकৃত ইমেল উপেক্ষা করার পর, আমি কিছু নতুন চেষ্টা করলাম। আমি খুব খুব সংক্ষিপ্ত ইমেল লিখতে শুরু করলাম যা শুধু পয়েন্টটি বলে। আমি এক্সট্রা ডিটেইল দিনি, কিন্তু ইমেলের শেষে অফার করলাম আরও তথ্য দিতে যদি তারা চান।
আমি আমার ইমেলগুলো ছোট করলাম। যখন আমি মনে করলাম এগুলো যথেষ্ট ছোট, আমি আবার যাচাই করলাম এবং আরও কেটে ফেললাম। আপনাকে নিজের থেকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, এই লাইনটি কি অপ্রয়োজনীয়? আপনি কতটুকু জানেন সেটি দেখানোর জন্য তথ্য শেয়ার করছেন -- নাকি বিষয়টির জন্য সেটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ নয়? শব্দ কেটে ফেলুন। দ্রুত পয়েন্টে আসুন। আমি এটি শুরু করলে, রেসপন্স রেট স্কাইরকেট করলো। আপনি যদি আপনার ইমেলকে একটি একক লাইনে সীমাবদ্ধ করতে পারেন -- সম্ভাবনা বেশ বেশি যে আপনি তাৎক্ষণিক রেসপন্স পাবেন।
তাদের ঘুস দিন
আমরা যদি ইমানদার থাকি, তবে আপনাকে স্বীকার করতে হবে যে তাদের প্রকৃতিতে, মানুষ স্বার্থপরতা। লোকজন যখন দেখে তাদের জন্য "কিছু আছে" সেটি পাওয়া যেতে পারে, তারা অ্যাকশন নেওয়ার জন্য বেশি বাধ্য অনুভব করে। আপনি একটি ইমেলে এই সুযোগ নিতে পারেন ইমেলের শেষে কিছু যোগ করে, "তাহলে, আমাকে একটি ভালো সময় জানাতে পারবেন যখন আপনি এর ওপর কফি পিয়ে কথা বলবেন - আমার তরফ থেকে!"
রিপ্লাই বাটন চাপানোর জন্য একটি ফ্রি কফি? সেটি ভালো ইনসেন্টিভ। এবং যদি বিষয়টি আরও গুরুত্বপূর্ণ হয় -- মনে করুন, আপনি কিছু বेचতে চাচ্ছেন বা নতুন ক্লায়েন্ট পেতে চাচ্ছেন -- তবে লাঞ্চ কিনতে অফার করুন। সেটি ছোট একটা বিনিয়োগ যা পুরোপুরি উপযোগী হবে। লোকজন ফ্রি লাঞ্চ পছন্দ করে।
দ্বিতীয় পক্ষকে জড়ান
আপনি যদি কাউকে কয়েকবার ইমেল করেছেন, উপরের সব ট্যাকটিক্স চেষ্টা করলেও, এবং এখনও কোনো রেসপন্স পাচ্ছেন না, তবে বড় বন্দুক বের করার সময়। আমি সাধারণত এই শেষ দুটি ট্যাকটিক সেসব লোকের জন্য রিজার্ভ রাখি যারা ক্রনিক্যালি ইমেল উপেক্ষা করে। প্রথম "বড় বন্দুক" পদ্ধতি হলো কাউকে জড়ানো যিনি পরিস্থিতির সাথে জড়িত হতে পারেন। এটি আপনার বস হতে পারে, বা আপনার সাথে প্রজেক্টে কাজ করা একটি অতিরিক্ত ব্যক্তি যেটি আটকে পড়েছে কারণ ব্যক্তিটি আপনার ইমেলের জবাব দিচ্ছে না।
এটি কিছুটা যা আপনি প্রথম, দ্বিতীয়, বা এমনকি তৃতীয় ইমেলে করতে চাবেন না। যակայն, আপনি যদি খুল্লমখুল্লা উপেক্ষা করা হয়, তবে আরেকটি শিষ্টাচারমূলক ইমেল লিখুন, এবং একজন জড়িত ব্যক্তিকে সিসি করুন। আপনার বসের মত কেউ উচ্চপদস্থ হলে, এবং অন্য ব্যক্তি জানেন যে তারা আথরিটির পজিশনে আছে, তারা দ্রুত রেসপন্স করবে। বছরের পর বছর যেসব ক্রনিক উপেক্ষাকারীদের সাথে আমি ডিল করেছি, এই "সিসি" পদ্ধতি ৯৯ শতাংশ সময় রেসপন্স আনতে সক্ষম হয়েছে। দর্শক থাকা কিচু করছে যা ডায়লগকে রূপান্তর করে এবং হঠাৎ এটিকে হাই প্রায়োরিটি বানিয়ে দেয়।
নিরంతর রিমাইন্ডার ইস্যু করুন
আপনি যদি শওশাঙ্ক রিডেম্পশন সিনেমাটি দেখেছেন, বা স্টিফেন কিং-এর লেখা নোভেলাটি পড়েছেন, তবে আপনি সেই অংশটি মনে করতে পারেন যেখানে অ্যান্ডি ডুফ্রেসне প্রতিটি সপ্তাহে স্টেট সিনেটকে এক চিঠি পাঠাতেন জেল লাইব্রেরির জন্য টাকা চেয়ে। কয়েকশো ডলার এবং বই দান পাওয়ার পর, অ্যান্ডি তারপর সপ্তাহে দুটি চিঠি পাঠাতে শুরু করলেন আরও টাকা চেয়ে।
গল্পের পয়েন্ট হলো ধৈর্য কাজ করে। এটি অপরিচ্ছেদ, বিরক্তিকর, বা বিরক্তিকর বলুন -- কিন্তু আপনি যদি সত্যিই কোনো গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে উত্তর দরকার হয়, নিরন্তর বিনীতভাবে কাউকে জিজ্ঞেস করা যে তারা আপনার শেষ ইমেল পেয়েছেন কিনা এর দুটি পছন্দনীয় ফলাফলের একটি হবে। এটি তাদের ইনবক্স খানিয়ে আপনার কথা বলা ইমেল খুঁজতে বাধ্য করবে, অথবা তাদের বুঝতে দেবে যে আপনাকে भगানোর একমাত্র উপায় হলো আপনার ইমেলের জবাব দেওয়া। এটি স্পষ্টভাবে একটি লাস্ট রিসোর্ট সমাধান, কিন্তু এটি একটি সমাধান যা কাজ করে।
আপনি আপনার ইমেলে দ্রুত রেসপন্স পাওয়ার জন্য কী কী টেকনিক ব্যবহার করেন? আপনার জন্য কী কাজ করে? কমেন্ট সেকশনে আপনার নিজস্ব টিপস এবং পরামর্শ শেয়ার করুন!
