কীভাবে আপনার ইমেল স্বাক্ষরটি ভুল ধারণা দেয় না তা নিশ্চিত করবেন

বিদায় বলা খুব কঠিন, তাই না? এটি অস্বস্তিকর, এবং কখনও কখনও এটি বিশ্রী। ঠিক আছে, এই পরিস্থিতিগুলির জন্য কোনও নির্দেশনা থাকতে পারে না, তবে অন্তত আমরা কিছু নির্দেশনা দিতে পারি যে আপনি কীভাবে বিশ্রী বোধ না করে একটি ইমেলে বিদায় জানাতে পারেন৷

একটি ইমেল স্বাক্ষর সমস্ত উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্যে, আপনার "বিদায়"। আপনি কাউকে আলিঙ্গন করবেন বা হ্যান্ডশেক করবেন কিনা তা নয়। এটা এমন নয় যে আপনি তাদের শুধুমাত্র আপনার নাম দেবেন বা আপনার সমস্ত যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে আপনার বিজনেস কার্ড তাদের হাতে দেবেন। এটা কিভাবে আপনি একটি ছাপ করা. বা না।

এই নিবন্ধে, আমি যে পাঁচটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পাঠ শিখেছি তা ভাগ করতে যাচ্ছি কয়েক দশক ধরে আমি ইন্টারনেটে মানুষের সাথে যোগাযোগ করছি। মজার ব্যাপার হল, ইমেল স্বাক্ষরের সাথে জড়িত দ্বিধাগুলি বিটনেট এবং ফিডোনেট বা এমনকি এমআইটি-এর CTSS মেল সিস্টেমের মাধ্যমে 1960-এর দশকে পাঠানোর পর থেকেই বিদ্যমান ছিল, কিন্তু আমি বিচ্ছিন্ন হয়েছি।

ইমেল একটি খুব দীর্ঘ সময়ের জন্য আমাদের সাথে আছে. তাই আপনি কিভাবে এটা ঠিক পেতে? আপনি কীভাবে স্নোবের মতো না দেখে সাইন অফ করবেন, কিন্তু পর্যাপ্ত তথ্যও দিচ্ছেন যাতে লোকেরা জানতে পারে আপনি কে এবং কী? চল শুরু করি. আমরা যখন পার করব, তখন আপনি আপনার নিজের ইমেল স্বাক্ষর দিয়ে কী করতে চান তা আপনার কাছে বেশ ভাল ধারণা থাকবে৷

একটি ইমেল স্বাক্ষর কি করতে হবে

আজকাল, লোকেদের ইমেল করার প্রক্রিয়ায়, আমার কাছে ইমেল স্বাক্ষরের 3টি ভিন্ন "স্তর" রয়েছে। কেন? ঠিক আছে, কভার করার জন্য তিনটি স্তরের সম্পর্ক রয়েছে -- একটি সংক্ষিপ্ত নোট থেকে শুরু করে বন্ধুর কাছে, কোম্পানির কাছে একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক ইমেল বার্তা পর্যন্ত সবকিছু। তিনটি ভিন্নতাই আপনার প্রয়োজন, এবং এগুলোর উদ্দেশ্য নিম্নলিখিত হওয়া উচিত:

1. একটি দ্রুত হাসি -- এই স্বাক্ষর সংস্করণটি আপনার বন্ধু বা সহকর্মীদের দ্রুত ইমেল পাঠানো হয় যাদের আপনি ক্রমাগত ইমেল করেন, দিনে কয়েকবার৷

2. হাসি এবং একটি হ্যান্ডশেক -- এই স্বাক্ষর সংস্করণটি কাজের সহকর্মীদের জন্য দীর্ঘ ইমেলগুলিতে যায়, যেখানে আপনার ইমেলটি একটু বেশি আনুষ্ঠানিক হতে হবে৷

3. একটি দৃঢ় হ্যান্ডশেক এবং বিজনেস কার্ড -- এটি সেই সময়ের জন্য যখন আপনাকে একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসা-সম্পর্কিত ইমেল লিখতে হবে এবং আপনার শিরোনাম এবং আপনার সমস্ত যোগাযোগের তথ্য প্রদান করতে হবে৷

এই ধরনের প্রতিটি ইমেল স্বাক্ষরের অলিখিত নিয়ম রয়েছে। তাদের ভাঙ্গা, এবং এটি বিশ্বের শেষ হবে না. যদিও আপনি একটি বিশেষভাবে ভাল ধারণা তৈরি করতে চান, তাহলে আপনি প্রতিটি ধরনের ইমেলের জন্য এই টিপসগুলির মধ্যে কিছু মনোযোগ দিতে চান।

The Quick Smile Signature

আপনি সবসময় একটি ইমেল স্বাক্ষর প্রয়োজন হয় না. অন্তত, আপনি সবসময় একটি আনুষ্ঠানিক এক প্রয়োজন হয় না. আপনি যখন হলওয়েতে একজন সহকর্মীর সাথে হাঁটছেন ঠিক তখনই এটি হয়। আপনি তাদের দিনে কয়েকবার দেখেন। আপনি একই মিটিং যোগদান. আপনি সত্যিই একটি হ্যান্ডশেক সঙ্গে hallway মধ্যে তাদের অভ্যর্থনা প্রয়োজন? না; বেশিরভাগ সময় এটি একটি দ্রুত "আরে ফ্রেড" এবং একটি হাসি, যদি কিছু থাকে। আপনি যখন দ্রুত একজন সহকর্মীকে পরামর্শ বা পরামর্শের জন্য ইমেল করছেন, তখন আপনার এমনকি একটি স্বাক্ষরের প্রয়োজনও নাও হতে পারে। আপনি যদি সাইন অফ করার প্রয়োজন বোধ করেন, আপনি আমার পন্থা নিতে পারেন, শুধু আপনার নামটি ড্যাশের সাথে পূর্বে দেওয়া আছে।

ফুলের উদ্ধৃতি বা বিস্তৃত শিরোনামের প্রয়োজন নেই। ব্যক্তি জানেন আপনি কে, আপনি কি, এবং আপনার নামের বাইরে কিছু বিশ্রী হবে। এটিকে ওয়াটার-কুলারের প্রাথমিক কথোপকথনের মতো বিবেচনা করুন, যা আপনি সাধারণত "ঠিক আছে, পরে আপনাকে ধরুন!" এর মতো কিছু দিয়ে শেষ করেন। এবং একটি দ্রুত তরঙ্গ। আর কিছুর দরকার নেই।

হাসি এবং একটি হ্যান্ডশেক

অন্য ধরনের স্বাক্ষর আনুষ্ঠানিক এবং অনানুষ্ঠানিক মধ্যে একটি সংকর বাছাই হয়. এই কঠিন এক অধিকার পেতে. এগুলি সহকর্মী হতে পারে যাদের আপনি আধা-আনুষ্ঠানিক ব্যবসার অনুরোধ সহ ইমেল করতে চান, কিন্তু আপনি চান না যে তারা ভাবুক যে আপনি কঠোর হয়ে আসছেন। তাদের ইমেলের গুরুত্বকে উপলব্ধি করতে হবে, কিন্তু আপনি চান না যে আপনি আসলেই বন্ধু আছেন কিনা। এখানেই খুব সূক্ষ্ম স্বাক্ষরটি কার্যকর হয়। এগুলি সাধারণত আকারে হ্রাস পায় এবং ইমেলের ফুটারেই প্রায় অলক্ষিত থাকে৷ এটির জন্য একটি সেরা পন্থা হল একটি স্বাক্ষর যাকে আমি "ওয়ান-লাইনার" বলি৷

এই সংস্করণে, সমস্ত তথ্য একটি "|" দিয়ে বিভক্ত করা হয়েছে। চরিত্র এটি একটি ঠিকানা বা ইমেল, ফোন নম্বর, সেল নম্বর বা যাই হোক না কেন হিসাবে সহজ হতে পারে। এটি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, প্রয়োজনীয় তথ্যের সামান্য বিট অন্তর্ভুক্ত করা উচিত এবং এটিই। আমি এমনকি কিছু লোককে এমন একটি ফন্টে এই স্বাক্ষর করতে দেখেছি যা বাকি ইমেলের চেয়ে বেশি অস্পষ্ট - সম্ভবত ধূসর রঙে। আমি উল্লেখ করেছি আরেকটি পদ্ধতি একটি খুব সংক্ষিপ্ত দুই লাইনার. মূলত, একটি নাম এবং যোগাযোগের একটি ফর্ম যা একটি একক ফোন নম্বর বা একটি ইমেল ঠিকানা হতে পারে৷

স্পষ্টতই, এটি প্রাপকদের জন্য যারা ইতিমধ্যেই জানেন যে আপনি কে, আপনি কোন কোম্পানির সাথে কাজ করেন এবং আপনি তাদের অনেক চিঠিপত্রের একটি ইমেল পাঠাচ্ছেন। এটি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ ইমেলের "অনুভূতি" প্রদান করে, কিন্তু যদি সেই ব্যক্তির আপনার সাথে যোগাযোগ করার প্রয়োজন হয় এবং আপনার নম্বরটি তাদের রোলোডেক্সে নাও রাখতে পারে (লোকেরা কি এখনও সেগুলি ব্যবহার করে...?), তাহলে আপনার যোগাযোগের তথ্য রয়েছে ইমেল, নাগালের মধ্যেই।

একটি আনুষ্ঠানিক হ্যান্ডশেক

অবশ্যই, এমন সময় আছে যখন আপনি কোম্পানির বাইরের কাউকে ইমেল করছেন, অথবা হয়ত আপনি কোম্পানির অভ্যন্তরে এমন কিছু অফিসিয়াল বিষয়ে ইমেল করছেন যার জন্য কথোপকথনটি আনুষ্ঠানিক হওয়া প্রয়োজন। আপনার সহকর্মীদের জন্য একটি পুরষ্কার অনুষ্ঠানে যোগ দেওয়ার সময় এটি একটি আনুষ্ঠানিক পোশাক পরার মতো। এই ক্ষেত্রে আপনার কী করা উচিত তা আমি কভার করার আগে, প্রথমে কী করা উচিত নয় তা কভার করা আরও শিক্ষামূলক। হ্যাঁ, আপনার যোগাযোগের তথ্য প্রদান করা উচিত, যেমন আপনার কোম্পানির নাম, ওয়েবসাইট এবং ইমেল ঠিকানা, কিন্তু আপনার এটি অতিরিক্ত করার দরকার নেই৷ একটি ফ্যাক্স মেশিন সহ চারটি ভিন্ন ফোন নম্বর প্রদান করার কি সত্যিই প্রয়োজন আছে?

না, পর্যাপ্ত যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন যাতে আপনার সাথে যোগাযোগ করার বিভিন্ন পদ্ধতি আছে -- ইমেল, ফোন, বা এমনকি কোনো ওয়েবসাইটের মাধ্যমে -- কিন্তু দূরে সরে যাবেন না৷ ফোন নম্বরগুলির একটি তালিকা প্রদান করলে মনে হয় আপনি এতটাই মোবাইল যে আপনি কখনই আপনার অফিসে থাকেন না এবং যোগাযোগ করা খুব কঠিন৷

স্ব-প্রবর্তক হিসাবে আরেকটি সাধারণ ভুল হচ্ছে। এই ধরনের ব্যক্তিরা তাদের সামাজিক নেটওয়ার্কিং অ্যাকাউন্টগুলির সাথে তাদের ইমেল স্বাক্ষরগুলিকে ওভারলোড করবে যেখানে স্বাক্ষরটি 10 ​​লাইনের বেশি লম্বা এবং বেশিরভাগই স্ব-বিপণনে ভরা৷

একটি ভয়ঙ্কর ছাপ দেওয়ার আরেকটি উপায় হল আপনার ইমেল ঠিকানায় সব ধরণের মজাদার রং এবং ফন্ট ব্যবহার করা। এর মতো কিছু টানানো কঠিন, কারণ রঙগুলি মিলতে হবে এবং ফন্টগুলিকে সঠিক দেখতে হবে। দুর্ভাগ্যবশত, অনেকের কাছে সঠিকভাবে রঙের সাথে মিল করার কোন ধারণা নেই, এবং তাদের ইমেল স্বাক্ষরটি উইলি ওয়ানকার কারখানার মতো দেখায়।

এই ধরণের ক্লাউন-স্বাক্ষরটি অব্যবসায়ী এবং আপনি যাকে পাঠাবেন তিনি মনে করবেন  আপনি কোন ক্ষেত্রেই থাকুন না কেন, আপনি কী করছেন তার কোনো ধারণা নেই। তাই অযৌক্তিক রং এড়িয়ে চলুন। এটা সহজ রাখুন।

আপনি ঠিক কি করতে পারেন

আপনি একটি ভাল ছাপ করতে চান তাহলে একটি ভাল আনুষ্ঠানিক ইমেল স্বাক্ষর দেখতে কেমন? প্রয়োজনীয় মৌলিক তথ্যের সাথে যান, বিন্যাস এবং শৈলী সহজ রাখুন, এবং তথ্যের সাথে এটি অতিরিক্ত করবেন না।

এখানে একটি উদাহরণ. এটির মধ্যে 4টি লাইন রয়েছে -- নাম, কোম্পানি, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা৷ এটাই।

এই ব্যক্তি শুধুমাত্র প্লেইন টেক্সট ব্যবহার করেছেন, এবং এটিকে মাত্র চার লাইনে রাখার ফলে এটিকে ক্লাসি এবং পেশাদার হিসাবে দেখা যায়।

আমার নিজের ঠিকানার সাথে, আমি তির্যক ব্যবহার করে এবং এটিকে গাঢ় ধূসর করে বিবর্ণ করে স্বাক্ষর বিনয়ী রাখতে একটু এগিয়ে যাই। এটিকে ইমেল পাঠ্যের চেয়ে হালকা ছায়ায় রাখা প্রাপককে বলে যে আপনি আপনার নিজের তথ্যকে বার্তার কাছে গৌণ বিবেচনা করেন। এটি নম্রতার একটি সূক্ষ্ম ইঙ্গিত৷

এছাড়াও, শিরোনামগুলি শুধুমাত্র তখনই ব্যবহার করা উচিত যখন সেগুলি হাতের কথোপকথনের সাথে প্রাসঙ্গিক হয়৷ আমার নিজের ওয়েবসাইটের সাথে সম্পর্কিত বেশিরভাগ চিঠিপত্রে, লোকেদের জানতে হবে যে আমি সাইটের মালিক, তাই শিরোনামটি গুরুত্বপূর্ণ। দ্রুত যোগাযোগের জন্য শুধুমাত্র যথেষ্ট তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে - ইমেল এবং ফোন নম্বর, এটাই।

আরেকটি উদাহরণ হল যে স্বাক্ষরটি আমি MakeUseOf থেকে অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক চিঠিপত্রের জন্য ব্যবহার করি।

এখানে, আমি আসলে শিরোনাম ব্যবহার বা না মধ্যে waffled. এটি সাধারণত শুধুমাত্র বাহ্যিক ইমেল যোগাযোগের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ এবং কিছু অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের ক্ষেত্রে সামান্য গুরুত্বপূর্ণ। আমি দুটি সংস্করণ ব্যবহার করা শুরু করেছি - একটি বাহ্যিক এবং একটি অভ্যন্তরীণ জন্য - তবে দুটির মধ্যে ম্যানুয়ালি স্যুইচ করতে করতে ক্লান্ত হয়ে পড়েছি, আমি উপরেরটির সাথে লেগে থাকার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। আত্ম-গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে জুড়ে আসার ঝুঁকিতে, এটি বিবর্ণ এবং গৌণ থেকে যায়। এটি "|" ব্যবহার করে উপরে উল্লিখিত অক্ষর, ওয়েবসাইটের নামটিকে আলাদা করার জন্য রঙের একটি ছোট স্প্ল্যাশ, এবং আমি সাহসী হওয়ার এবং একটি উদ্ধৃতির জন্য একটি পঞ্চম লাইন যোগ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি।

নিখুঁত ইমেল স্বাক্ষর নিয়ে আসা যা প্রতিনিধিত্ব করে যে আপনি কে, আপনি কী করেন এবং কীভাবে যোগাযোগ করবেন আপনি কিছু পরীক্ষা এবং ত্রুটি নিতে পারেন, কিন্তু একবার আপনি এটি ঠিক করে নিলে, এটা জেনে ভালো লাগছে যে আপনি প্রতিটি ক্ষেত্রে আপনার সেরা পা রাখছেন ইমেল চিঠিপত্র যা আপনি পাঠান।

একটি ভাল ইমেল স্বাক্ষরের জন্য আপনার টিপস কি? আপনি দেখেছেন অন্যান্য স্বাক্ষর সম্পর্কে আপনি কি পছন্দ বা অপছন্দ করেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার চিন্তা শেয়ার করুন!