বিদায় বলা খুব কঠিন, ঠিক না? এটি অস্বস্তিকর, এবং কখনো কখনো অচম্ব দায়ক। ভালো, সেই পরিস্থিতিগুলোর জন্য কোনো নির্দেশনা নাও থাকলেও, কমপক্ষে আমরা কিছু নির্দেশনা দিতে পারি কীভাবে আপনি একটি ইমেলে অকস্মাৎ অনুভব না করে বিদায় বলতে পারেন।
একটি ইমেল সিগনেচার সকল উদ্দেশ্যে, আপনার "বিদায়"। এটি না যে আপনি কেউকে জাদু করছেন বা হ্যান্ডশেক দিচ্ছেন। এটি না যে আপনি শুধু আপনার নাম দিচ্ছেন, বা আপনার সকল যোগাযোগের তথ্য সহ বিজনেস কার্ড হাতে দিচ্ছেন। এটি হলো আপনি কীভাবে একটি ছাপ ফেলেন। অথবা না।
এই আর্টিকেলে, আমি শেয়ার করব আমার শেখা পাঁচটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পাঠ যা আমি ইন্টারনেটে লোকজনের সাথে যোগাযোগ করার কিছু দশক থেকে শিখেছি। আশচর্য, ইমেল সিগনেচারের সাথে জড়িত দ্বন্দ্বগুলো অস্তিত্বে আছে যেদিন থেকে azok=arlee ইমেল মেসেজ বিটনেট এবং ফিডোনেট বা এমনকি MIT-এর CTSS মেইল সিস্টেমে ১৯৬০-এর দশকে পাঠানো হতো, কিন্তু আমি বিষয়ান্তর করছি।
ইমেল খুব lâu ধরে আমাদের সাথে আছে। তাহলে আপনি কীভাবে সেটি সঠিক করবেন? কীভাবে আপনি স্নব বা প্রফেশনাল না হলে পর্যাপ্ত তথ্য দিয়ে সাইন অফ করবেন যাতে লোকজন জানেন আপনি কে এবং কী? শুরু করা যাক। আমরা শেষ করলে, আপনার নিজস্ব ইমেল সিগনেচারের সাথে আপনি কী করতে চান সেটি সম্পর্কে আপনার খুব ভালো ধারণা থাকবে।
একটি ইমেল সিগনেচার কী করার সাপেক্ষে
এইদিনে, লোকজনে ইমেল করার প্রক্রিয়ায়, আমার ৩টি ভিন্ন "লেভেল" এর ইমেল সিগনেচার আছে। কেন? যেহেতু তিনটি লেভেলের রিলেশনশিপ কভার করতে হয় - একটি সংক্ষিপ্ত নোট বন্ধুকে পাঠানোর থেকে শুরু করে একটি ফরম্যাল বিজনেস ইমেল কোম্পানির কাছে পাঠানোর পরি পর্যন্ত। তিনটি ভেরিয়েশনই আপনার জন্য যথেষ্ট, এবং এইগুলোর উদ্দেশ্য হওয়া উচিত:
১. একটি দ্রুত হাসি -- এই সিগনেচার ভার্সন দ্রুত ইমেলে যায় বন্ধু বা সহকর্মীদের কাছে যাদের আপনি.constant লিখেন, দিনে কয়েকবার।
২. হাসি এবং হ্যান্ডশেক -- এই সিগনেচার ভার্সন দীর্ঘ ইমেলে যায় কর্মক্ষেত্রের সহকর্মীদের কাছে, যেখানে আপনার ইমেলটি কিছুটা বেশি ফরম্যাল হতে হবে।
৩. একটি दृঢ় হ্যান্ডশেক এবং বিজনেস কার্ড -- এটি সেসময়ের জন্য যখন আপনাকে একটি ফরম্যাল বিজনেস-সম্পর্কিত ইমেল লিখতে হয় এবং আপনার পদবী ও সকল যোগাযোগের তথ্য দিতে হয়।
এই প্রতিটি ধরণের ইমেল সিগনেচারের কিছু অনলিখিত নিয়ম আছে। সেগুলো ভাঙলে, دنیا শেষ হবে না। কিন্তু আপনি যদি একটি বিশেষ ভালো ছাপ ফেলতে চান, তবে আপনি প্রতিটি ইমেল টাইপের জন্য এই টিপসগুলো মেনে চলবেন।
দ্রুত হাসির সিগনেচার
আপনাকে সবসময় একটি ইমেল সিগনেচার দরকার নেই। কমপক্ষে, আপনাকে সবসময় একটি ফরম্যাল সেটি দরকার নেই। এটি ঠিক তেমনই যেন আপনি একটি সহকর্মীর পাশে হলে corredor-এ হাঁটছেন। আপনি তাদের দিনে কয়েকবার দেখেন। আপনি একই মিটিং-এ হাজির হন। কি আপনাকে 정말로 হ্যালোতে হ্যান্ডশেক দিতে হবে? না; অধিকাংশ সময় এটি একটি দ্রুত "হে ফ্রেড" এবং একটি হাসি, যদি কিছু থাকে। আপনি যখন দ্রুত একটি সহকর্মীকে ইমেল করছেন পরামর্শ বা টিপস চেয়ে, আপনাকে সিগনেচারের দরকার নাও হতে পারে। আপনি যদি সাইন অফ করার অনুভূতি করেন, তবে আপনি আমার পদ্ধতি अपना পারেন, শুধু আপনার নাম একটি ড্যাশ দিয়ে শুরু।
ফুলের উক্তি বা ਭাবি টাইটেলের দরকার নেই। ব্যক্তিটি জানেন আপনি কে, আপনি কী, এবং আপনার নামের বাইরের যেকোনো জিনিস অচম্ব দায়ক হবে। এটিকে একটি বেসিক वार্তালাপের মত মনে করুন ওয়াটার কুলারের পাশে, যা আপনি সাধারণত "ঠিক আছে, পরে দেখা হবে!" এবং একটি দ্রুত বাঙানো দিয়ে শেষ করেন। আর কিছু দরকার নেই।
হাসি এবং হ্যান্ডশেক
অন্য ধরণের সিগনেচারটি এক типа হাইব্রিড ফরম্যাল এবং ইনফরম্যালের মাঝপথে। এটি সঠিক করার কঠিনটি। এগুলো সেসব সহকর্মী যাদের আপনি সেমি-ফরম্যাল বিজনেস রিকোয়েস্টের সাথে ইমেল করতে চান, কিন্তু আপনি চান না তারা মনে করুন আপনি একটি কঠোর মানুষ। তারা ইমেলটির গুরুত্ব বুঝতে হবে, কিন্তু আপনি চান না তারা আশ্চর্য করুন যে আপনি আসলে বন্ধু কি নয়। এখানেই অতিসূক্ষ্ম সিগনেচারটি কাজে আসে। এগুলো সাধারণত আকারে ছোট এবং ইমেলের ফুটারে প্রায় অদৃশ্য। এর জন্য সেরা পদ্ধতিগুলোর একটি হলো আমি যেটিকে "वन-লাইনার" বলি।
এই ভার্সনে, সকল তথ্য "|" ক্যারেক্টার দিয়ে বিভক্ত থাকে। এটি হতে পারে একটি ঠিকানা বা ইমেল, ফোন নম্বর, সেল নম্বর বা যেকোনো কিছু। এটি সংক্ষিপ্ত হতে হবে, শুধু কিছু অপরিহার্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবে, এবং बस। আমি এমন লোকও দেখেছি যারা এই সিগনেচারটি ইমেলের বাকি অংশের চেয়ে কম গাঢ় ফন্টে লিখেন - হয়তো স্লেটি রঙে। আরেকটি পদ্ধতি যা আমি লক্ষ্য করেছি হলো একটি খুব সংক্ষিপ্ত টু-লাইনার। মূলত, একটি নাম এবং যোগাযোগের একটি উপায় যা হতে পারে একটি একক ফোন নম্বর বা একটি ইমেল ঠিকানা।
জ비শেষভাবে, এটি তাদের জন্য যারা ইতিমধ্যে জানেন আপনি কে, আপনি কোনো কোম্পানিতে কাজ করেন, এবং আপনি তাদের পাঠাচ্ছেন আপনার অনেক{CORRESPONDENCE} ইমেলের একটি। এটি একটি বান্ধব ইমেলের "ফিল" দেয়, কিন্তু যদি ব্যক্তিটি আপনাকে যোগাযোগ করতে চান এবং আপনার নম্বর তাদের রোলোডেক্সে নাও থাকে (লোকজন কি এখনও সেগুলো ব্যবহার করে...?), তবে আপনার যোগাযোগের তথ্য ইমেলের পায়ে, হাতের আশেপাশে।
একটি ফরম্যাল হ্যান্ডশেক
বশyai, এমন সময় থাকে যখন আপনি কোম্পানির বাইরের কাউকে ইমেল করছেন, বা হয়তো কোম্পানির ভিতরে কাউকে ইমেল করছেন কিছু অফিসিয়াল বিষয়ে যেটি কথোপকথনকে ফরম্যাল করে দিতে হবে। এটি আপনার সহকর্মীদের পুরস্কার সমারোহে शरीক হওয়ার জন্য একটি ফরম্যাল পোশাক পরার মত। আমি আপনি কী করবেন সেটি কভার করার আগে, কী না করবেন সেটি কভার করা আরও শিক্ষামূলক। হ্যাঁ, আপনার যোগাযোগের তথ্য দিতে হবে, আপনার কোম্পানির নাম, ওয়েবসাইট, এবং ইমেল ঠিকানা, কিন্তু আপনাকে অতি করার দরকার নেই। কি واقعی চারটি ভিন্ন ফোন নম্বর দিতে হবে, ফ্যাক্স মেশিন সহ?
না, যতটা যোগাযোগের তথ্য দিন যাতে আপনাকে যোগাযোগ করার кільকটি উপায় থাকে - ইমেল, ফোন, বা হয়তো ওয়েবসাইট দিয়েও - কিন্তু অতি করবেন না। ফোন নম্বরের একটি তালিকা দিলে মনে হয় যেন আপনি এতটাই মোবাইল যে আপনি কখনো আপনার অফিসে নেই এবং যোগাযোগ করা খুব কঠিন।
একটি সাধারণ ভুল হলো সেলফ-প্রোমোটার হিসেবে উপস্থিত হওয়া। এই ধরনের লোক তাদের ইমেল সিগনেচারকে তাদের সোশ্যাল নেটওয়ার্কিং অ্যাকাউন্ট দিয়ে এতটাই ওভারলোড করে যে সিগনেচারটি ১০ লাইনের ওপর চলে যায় এবং অধিকাংশ সেলফ-мар্কেটিং।
এক আরো ভয়ানক ছাপ ফেলার উপায় হলো আপনার ইমেল ঠিকানায় সকল ধরণের ফাঙ্কি রঙ এবং ফন্ট ব্যবহার করা। এটাকে কাজে লাগানো কঠিন, কারণ রঙগুলো মিলাতে হয়, এবং ফন্টগুলো ঠিক দেখতে হয়। দুর্ভাগ্যবশত, অনেক লোকের কোনো ধারণা নেই কীভাবে রঙ সঠিকভাবে মিলাবেন, এবং তাদের ইমেল সিগনেচার উইলি ওঙ্কা ফ্যাক্টরির কিছুর মত দেখায়।
এই ধরনের ক্লাউন-সিগনেচার অনপ্রফেশনাল এবং আপনি যেকোনো কাউকে পাঠালে সে ভাবে নেবে যে আপনার কোনো ধারণা নেই আপনি কী করছেন, আপনি যেকোনো ফিল্ডে থাকুন। তাই ফ্যাঁसी রঙ এড়িয়ে চলুন। সিম্পল রাখুন।
আপনি কী সঠিক করতে পারেন
তাহলে একটি ভালো ফরম্যাল ইমেল সিগনেচার কেমন দেখাবে যদি আপনি একটি ভালো ছাপ ফেলতে চান? প্রয়োজনীয় বেসিক ইনফরমেশন দিয়ে যান, ফরম্যাটিং এবং স্টাইল সিম্পল রাখুন, এবং তথ্যের সাথে অতি করবেন না।
এখানে একটি উদাহরণ। এটিতে ৪ লাইন আছে -- নাম, কোম্পানি, ফোন নম্বর, এবং ইমেল ঠিকানা। এটাই।
এই ব্যক্তি শুধু প্লেইন টেক্সট ব্যবহার করেছেন, এবং এটিকে শুধু চার লাইনে সীমাবদ্ধ রেখে এটি ক্লাসি এবং প্রফেশনাল দেখাতে সক্ষম हुए।
আমার নিজস্ব ঠিকানায়, আমি সিগনেচারটিকে বিনয়ী রাখতে একটু বেশি চেষ্টা করি ইটালিক্স ব্যবহার করে এবং গাঢ় স্লেটি রঙে ফেড করে। ইমেল টেক্সটের চেয়ে এক শেড হালকা রাখা প্রাপককে বলে যে আপনি আপনার নিজস্ব তথ্যকে মেসেজের গৌণ মনে করেন। এটি বিনয়ীর একটি সূক্ষ্ম ইঙ্গিত।
টাইটেল শুধু তখন ব্যবহার করা উচিত যখন সেটি হাতে খড়ি কথোপকথনের সাথে প্রাসঙ্গিক। আমার নিজস্ব ওয়েবসাইট সংক্রান্ত অধিকাংশ করেসপন্ডেন্সে, লোকজনের জানতে হয় যে আমি সাইটের মালিক, তাই টাইটেলটি গুরুত্বপূর্ণ। শুধু দ্রুত যোগাযোগের জন্য যথেষ্ট তথ্য - ইমেল এবং ফোন নম্বর, এটাই।
এক আরো উদাহরণ হলো সিগনেচার যা আমি মেকইউজঅফ-এর জন্য আন্তঃস্থ এবং বাহ্যিক উভয় করেসপন্ডেন্সে ব্যবহার করি।
এখানে, আমি আসলে টাইটেল ব্যবহার করব কিনা সেটি নিয়ে দ্বিধায় পড়েছিলাম। এটি সাধারণত শুধু বাহ্যিক ইমেল যোগাযোগে গুরুত্বপূর্ণ এবং কিছু আন্তঃস্থ যোগাযোগে প্রামাণিকভাবে গুরুত্বপূর্ণ। আমি দুটি ভার্সন দিয়ে শুরু করেছিলাম -- বাহ্যিকের জন্য একটি এবং আন্তঃস্থের জন্য একটি -- কিন্তু ম্যানুয়ালি স্যুইচ করতে করতে ম 때에 ক্লান্ত হয়ে গিয়ে আমি উপরের একটিতে আটকে থাকতে সিদ্ধান্ত নিলাম। সেলফ-ইম্পরট্যান্ট হিসেবে উপস্থিত হওয়ার রিস্ক নিয়েও, এটি ফেডেড এবং সেকেন্ডারি রয়েছে। এটিও উপরে উল্লিখিত "|" ক্যারেক্টার ব্যবহার করে, ওয়েবসাইটের নাম হাইলাইট করার জন্য একটু রঙের ছোঁয়া, এবং আমি বোল্ড হয়ে একটি পঞ্চম লাইন উক্তির জন্য যোগ করলাম।
আপনি কে, আপনি কী করেন এবং কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে সেটি প্রতিনিধিত্ব করার একটি পারফেক্ট ইমেল সিগনেচার বানাতে কিছু ট্রায়াল অ্যান্ড এরর লাগতে পারে, কিন্তু একবার সেটি সঠিক হলে, ভালো লাগে জানলে যে আপনি আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেল করেসপন্ডেন্সে আপনার সেরা পা এগিয়ে দিচ্ছেন।
আপনার একটি ভালো ইমেল সিগনেচারের জন্য টিপস কী? অন্য সিগনেচারগুলো দেখে আপনি কী পছন্দ বা নাপছন্দ করেন? কমেন্ট সেকশনে আপনার মতামত শেয়ার করুন!
