ইমেইল ওভারলোড আজকাল বড় সমস্যা। উপরন্তু, ইমেইল শুধু যোগাযোগ নয়, এটি বড়াংশে আপনার টু-ডু লিস্ট নির্দেশ করে। এছাড়া ধারাবাহিক নোটিফিকেশন বাধা দেয়। আমাদের সবারই ইমেইল বশে আনার উপায় লাগে।
ওভারফ্লোইং ইনবক্স রোধের ট্রিক আজকের চর্চার বিষয়। এর জন্য ২০০৬ থেকেই জিমেইল বশে আনার চেষ্টা করছেন একজন ব্যক্তির মতামত শুনা ভালো। এন্ডি মিচেল হলো এক্টিভইনবক্সের ফাউন্ডার, একটি অ্যাপ যা জিমেইল ইনবক্স সংগঠিত করে।
সকালে ইমেইল: বাধ্যতামূলক কি, নাকি পরে জন্য রেখে দেয়া উচিত? সকালে উঠে ইমেইল নিয়ন্ত্রণের সেরা কৌশল কী?
এন্ডি: আমি বছরের পর বছর এই সাথে লড়াই করছি।
- আপনি যদি সকালে প্রথমে ইমেইল করেন, আপনি আকৃষ্ট হয়ে যাবেন এবং পুরো সকাল হারিয়ে ফেলবেন (ইউটিউবে একটি ভিডিও দেখে রিলেটেডগুলো ফলো করে র্যাবিট হোলের মতো)।
- কিন্তু যদি বিলম্ব করুন, আপনি সম্ভবত কিছু জরুরি মিস করবেন, বা অন্য কিছুতে আটকে যাবেন আর কখনো ফিরে আসবেন না।
উত্তর হলো দুটোই করুন! তবে দুটি সহজ দংশে।
প্রথমে, ডেভিড অ্যালেনের পদ্ধতিতে ইনবক্স জিরো অর্জন করুন, প্রতিটি ইমেইলের জন্য:
- এটা জ্যাঙ্ক কি? মুছে ফেলুন।
- ২ মিনিটে রিপ্লাই করা যায়? তাহলে করুন এবং মুছে ফেলুন।
- অন্যথায়, পরে করার জন্য একশন নিন। জিমেইল (এক্টিভইনবক্সসহ) বা আউটলুক আপনাকে প্রায়োরিটি স্ট্যাটাস নির্দিষ্ট করতে দেবে। (আপনি সমস্ত জরুরি ইমেইল অবিলম্বে রিপ্লাই করতে চাইতে পারেন)
কেন ইনবক্স জিরো?l মারলিন মান্নের কথায়...
"সেই 'জিরো?' সেটি নয় যে আপনার ইনবক্সে কতগুলো মেসেজ আছে—সেটি হলো আপনার নিজের মস্তিষ্কের কতটুকু সেখানে আছে। বিশেষত তখন যখন আপনি সেটি চান না।"
এটি দিনের একটি পরিষ্কার শুরু দেয়।
একশন আইটেম: দিনের পরবর্তীতে কয়েকটি লো-এনার্জি পয়েন্ট বেছে নিন ইমেইল নিবেটার জন্য। আমি দুপুরের খাবারের পর ঘুমালু অর্ধেক ঘণ্টা এবং দিন শেষ হওয়ার ঠিক আগে পারামর্শ দি। আপনার একশনড ইমেইল লিস্টে যান এবং দ্রুত নিবেটান।
ইমেইল সারাবেল চেক করবেন নাকি পর্যায়ক্রমে?
এন্ডি: আমি মনে করি, আপনি যদি উপরের ইনবক্স জিরো পদ্ধতি ফলো করেন, আপনি প্রতি ঘণ্টা চেক করতে পারেন জরুরি বিষয়ে আপডেট থাকতে, কিন্তু সময়সাপেক্ষ কাজগুলো পর্যায়ক্রমিক ব্লকে টালুন।
বশ vías, আপনি যদি সেলস বা কাস্টমার সাপোর্টে কাজ করেন তাহলে আপনার পছন্দ নেই — ইমেইলই আপনার জীবন!
ইমেইলকে টাস্ক, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, এবং অন্যান্য কাজে কীভাবে বিভক্ত করবেন?
এন্ডি: প্রথমে, শুধু দুটি বড় ক্যাটাগরি যেটি মানে রাখে: এটা টাস্ক কি, নাকি রেফারেন্স মেটেরিয়াল? অন্য সব ইমেইল শুধু ডিলিট।
তারপর টাস্কগুলো স্ট্যাটাস অনুযায়ী গ্রুপ করুন। যেমন: হাই প্রায়োরিটি, লো প্রায়োরিটি, এবং "ওয়েটিং ফর"।
"ওয়েটিং ফর" লিস্টটি সবচেয়ে শক্তিশালী, সেটি যেকোনো কিছুর জন্য যা আপনি অন্যের কাজের জন্য অপেক্ষা করছেন। এই ইমেইলগুলো সাধারণত আমাদের ইমেইল ক্লায়েন্টের গভীরে ডুবিয়ে যায়, এবং আমরা ফলো-আপ করা ভুলে যাই।
একশন আইটেম: জিমেইলে একটি লেবেল রাখুন; বা আউটলুকে একটি ফ্ল্যাগ; এবং আপনি যখন কোনো ইমেইল পাঠান যা আপনাকে অবশ্যই রেসপন্স লাগবে, সেটি মার্ক করুন। তারপর সপ্তাহে একবার, আপনার ওয়েটিং ফর লিস্টে যান এবং যারা রিপ্লাই করেনি তাদের पीछे লাগুন।
ইমেইল কি টু-ডু লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করা উচিত?
এন্ডি: হ্যাঁ!
যদি টাস্কগুলো ইতিমধ্যে আপনার ইনবক্সে আসে, বিকল্প কী? আপনাকে ইমেইল থেকে কপি-পেস্ট করে অন্য সিস্টেমে ले যেতে হতো।
এটি সময় নষ্ট ও বিভ্রান্তির একটি বড় কারণ, টাস্কগুলো বিভিন্ন সিস্টেমে ডুপ্লিকেট হয়। এই কারণেই, ডেভিড অ্যালেন "হার্ড এজেস" (এক আইটেম শুধু একটি লিস্টে থাকা উচিত) সমর্থন করেন যাতে মস্তিষ্ক অবbezirk ও চিন্তামুক্ত থাকে।
বশvias, সাধারণ ইমেইল ক্লায়েন্টের মূল সমস্যা হলো সেগুলো ইমেইল টাস্ক হ্যান্ডল করতে পারে না। এইीलئے এক্টিভইনবক্সের মূল ধারণা ছিল ইমেইল হচ্ছে টাস্ক। কোনো পৃথকীকরণ বা ডুপ্লিকেশন নেই।
একশন আইটেম: [এডিটরস নোট] আপনি সোর্টড দিয়ে জিমেইলকে ট্রেলো-লাইক টাস্ক বোর্ডে রূপান্তর করতে পারেন, আপনার রেগুলার ইনবক্সের সুবিধা পেয়ে টু-ডু লিস্টের স্কিন যোগ করে।
ইমেইল দিয়ে টাস্ক নোট করার কার্যকর উপায় কী?
এন্ডি: আপনি যদি এমন কোনো টাস্ক যোগ করতে চান যা ইমেইল হিসেবে শুরু হয়নি, শুধু নিজেকে ইমেইল পাঠান! তারপর সেটিকে টাস্ক হিসেবে মার্ক করুন।
এক্টিভইনবক্সে, আপনি ইমেইলের সাবজেক্ট টাস্ক নাম দিয়ে রিপ্লেস করতে পারেন, স্ট্যাটাস ও ডিউ ডেট সেট করতে পারেন, চেকলিস্ট ও নোট যোগ করতে পারেন, এবং প্রজেক্টের অংশ বানাতে পারেন। এটি জিমেইলকে একটি পূর্ণ টাস্ক ম্যানেজার বানায়।
একশন আইটেম: জিমেইলে আপনি ইমেইল স্টার দিয়ে মার্ক করতে পারেন; গুগল ইনবক্সে রিমাইন্ডার যোগ করতে বা স্নুজ করতে পারেন।
ইনবক্স টাস্ক-লিস্ট হয়ে যাওয়া কি আবার একজন প্রতিযোগী সিস্টেম?
এন্ডি: নিশ্চিতভাবেই এটি আমাদের মনোযোগের জন্য প্রতিযোগিতা করছে, কিন্তু আমাদের ইনবক্স ইতিমধ্যে সেটি করছে। তাই এটি আরেকটি সিস্টেম নয়। তথ্য হলো আপনার ইনবক্স ইতিমধ্যে একটি টাস্ক-লিস্ট, আপনি যেহেতু সেটি চাননি, সেটিই কারণ যে আপনাকে এটিকে আপনার সেন্ট্রাল টাস্ক লিস্ট বানাতে হবে।
ধারায় তরার সবসময় সহজ। আপনি অন্য জায়গায় টাস্ক লিস্ট মেইনটেইন করার চেষ্টা করতে পারেন, কিন্তু যদি অধিকাংশ টাস্ক ইমেইল থেকে আসে, আপনি কি उससे লড়াই করতে চান, ইমেইল কপি-পেস্ট করে আপনার অন্য টাস্ক ম্যানেজারে এবং সহকর্মীদের চিৎকার করতে যারা আপনাকে ইমেইল পাঠিয়ে থাকে? उससे লড়াই করবেন না! ইমেইলকে আপনার টাস্ক লিস্টের কোর বানান।
একশন আইটেম: [এডিটরস নোট] আপনি যদি এক্সটার্নাল টাস্ক লিস্ট ব্যবহার করতে চান, টুডুইস্ট ও Any.do জিমেইল থেকে সরাসরি টাস্ক যোগ করতে দেয়।
ইমেইল দক্ষতা কি সহযোগিতামূলক নাকি ব্যক্তিগত দায়িত্ব? আমরা কী শিষ্টাচার মেনে চলব?
এন্ডি: শিষ্টাচারের কথা হলে, উত্তর নিঃসন্দেহে সহযোগিতামূলক। সমাজের অন্য সব কিছুর মতো, এটা নিজের মতো অন্যদের সম্মান করার বিষয়। [এডিটরস নোট: একইভাবে, কিছু ইমেইল আছে যা প্রাপককে আপমানিত, রাগান্বিত বা বিরক্ত করতে গ্যারান্টিয়ে করে]
শכitorioভাবেই মনে হলেও, আমি মনে করি "ধন্যবাদ!" বা "ঠিক আছে!" বলা ইমেইলগুলো সম্পূর্ণ সময় বরবাদ, এবং এই দৃষ্টিতে দোষারোপযোগ্য।
কিন্তু колиাবরেটিভ টুলের কথা হলে, সেটি আলাদা বিষয়। ইমেইল স্বভাবে সোলো অভিজ্ঞতা। কমপক্ষে একটি টিমের শিডিউল কোঅর্ডিনেট করার জন্য, আপনাকে এখনও প্রজেক্ট ম্যানেজার, সিআরএম ও আইএম টুল লাগবে।
একশন আইটেম: আমি ৩সেন্টেন্সেসের পক্ষে। সংক্ষিপ্ততা সবার সময় বাঁচায় — আপনারও, যখন ভবিষ্যতে ইমেইল পুনরায় স্ক্যান করতে হয়। অন্যদিকে ব্যাপারপূর্ণ ইমেইল আলসি ও অবিনীত।
এন্ডি থেকে আপনার ইমেইল-সম্পর্কিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন!
এন্ডি মিচেল কমেন্টগুলো পড়বেন এবং আপনার ইমেইল নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দেবেন। এখন আপনার পেরেক্কি সমস্যা সমাধানের সুযোগ!
