ইমেল ওভারলোড আজকাল একটি বড় সমস্যা। উপরন্তু, ইমেল শুধুমাত্র যোগাযোগ নয়, এটি মূলত আপনার করণীয় তালিকাকে নির্দেশ করে। এছাড়াও, ধ্রুবক বিজ্ঞপ্তিগুলি একটি বিভ্রান্তি হতে পারে। আমাদের সকলের ইমেল নিয়ন্ত্রণ করার একটি উপায় দরকার৷
একটি উপচে পড়া ইনবক্স রোধ করার কৌশলগুলি হল দিনের ক্রম। 2006 সাল থেকে জিমেইলকে নিয়ন্ত্রণ করতে চেয়েছেন এমন একজন ব্যক্তির চেয়ে এটি সম্পর্কে আর কে কথা বলবেন? অ্যান্ডি মিচেল হলেন ActiveInbox-এর প্রতিষ্ঠাতা, আপনার Gmail ইনবক্সকে সংগঠিত করার জন্য একটি অ্যাপ৷
সকালে ইমেল করুন:এটি কি অবশ্যই করা উচিত, নাকি আপনি এটিকে পরে সাজাতে হবে? কি আপনি জেগে উঠলে ইমেল মোকাবেলা করার সর্বোত্তম কৌশল ?
অ্যান্ডি: আমি বছরের পর বছর ধরে এর সাথে কুস্তি করেছি।
- আপনি যদি প্রথমে ইমেল করেন, তাহলে আপনি স্তব্ধ হয়ে যাবেন এবং পুরো সকালটি হারিয়ে ফেলবেন (একটু ইউটিউবে ভিডিও দেখার মতো তারপরে খরগোশের গর্তের নিচে সম্পর্কিত ব্যক্তিদের অনুসরণ করুন)।
- কিন্তু আপনি যদি এটি স্থগিত করেন, আপনি সম্ভবত সমালোচনামূলক কিছু মিস করবেন, বা অন্য কিছুতে আটকে যাবেন এবং এটিতে ফিরে আসবেন না।
উত্তর হল দুটোই করতে হবে! যদিও দুটি সহজ কামড়ে।
প্রথমে, প্রতিটি ইমেলের জন্য ডেভিড অ্যালেনের পদ্ধতি ব্যবহার করে ইনবক্স জিরো অর্জন করুন:
- এটা কি জাঙ্ক? মুছে ফেল.
- আপনি কি 2 মিনিটের মধ্যে উত্তর দিতে পারেন? তারপর এটি করুন এবং এটি মুছে দিন।
- অন্যথায়, পরে এটির জন্য কাজ করুন। Gmail (ActiveInbox সহ) বা Outlook আপনাকে একটি অগ্রাধিকার স্থিতি নির্দিষ্ট করতে দেবে। (আপনি সরাসরি সমস্ত সমালোচনামূলক ইমেলের উত্তর দিতে চাইতে পারেন)
ইনবক্স জিরোতে কেন যান? মারলিন মান এর কথায়...
"সেটা 'শূন্য?' আপনার ইনবক্সে কতগুলি মেসেজ আছে তা নয়—এটি সেই ইনবক্সে আপনার নিজের মস্তিষ্কের কতটুকু আছে। বিশেষ করে যখন আপনি এটি চান না।"
এটি আপনাকে আপনার দিনের সাথে শুরু করার জন্য একটি পরিষ্কার সূচনা দেয়৷
অ্যাকশন আইটেম: ইমেলগুলি সম্পন্ন করার জন্য দিনের পরে বেশ কয়েকটি কম শক্তি পয়েন্ট বেছে নিন। আমি মধ্যাহ্নভোজের আধঘণ্টা পরে এবং দিনের শেষের ঠিক আগে ঘুমের পরামর্শ দিই। আপনার অ্যাকশন করা ইমেল তালিকায় ড্রপ করুন, এবং সেগুলির মাধ্যমে জুম করুন৷
৷
ইমেল কি এমন কিছু হওয়া উচিত যা আপনি সব সময় বা পর্যায়ক্রমে চেক করেন?
অ্যান্ডি: আমি মনে করি, যদি আপনি উপরের ইনবক্স জিরো পদ্ধতি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি জরুরী বিষয়গুলি সম্পর্কে সচেতন থাকতে প্রতি ঘণ্টায় বা তার বেশি সময় পরীক্ষা করতে পারেন, তবে যেকোন কিছুকে পিছিয়ে দিতে পারেন যাতে সময় লাগে আরও পর্যায়ক্রমিক ব্লকে৷
অবশ্যই, আপনি যদি বিক্রয় বা গ্রাহক সহায়তায় কাজ করেন তবে আপনার কোন বিকল্প নেই—ইমেলই আপনার জীবন!
কাজ, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এবং অন্যান্য কাজের মধ্যে আপনি কীভাবে ইমেলগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করবেন?
অ্যান্ডি: প্রথমত, শুধুমাত্র দুটি বড় বিভাগ গুরুত্বপূর্ণ:এটি কি একটি কাজ, নাকি এটি রেফারেন্স উপাদান? অন্য প্রতিটি ইমেল সহজভাবে মুছে ফেলা হয়।
তারপর কাজগুলি স্ট্যাটাস অনুসারে গ্রুপ করা যেতে পারে। যেমন উচ্চ অগ্রাধিকার, নিম্ন অগ্রাধিকার, এবং "এর জন্য অপেক্ষা করছে।"
"অপেক্ষার জন্য" তালিকাটি সবচেয়ে শক্তিশালী, আপনি অন্য কারো জন্য কিছু করার জন্য অপেক্ষা করার সময় ব্লক করা সমস্ত কিছুর জন্য। এই ইমেলগুলি সাধারণত আমাদের ইমেল ক্লায়েন্টের গভীরতায় ডুবে যায় এবং আমরা সম্পূর্ণরূপে অনুসরণ করতে ভুলে যাই৷
অ্যাকশন আইটেম: Gmail এ, একটি লেবেল রাখুন; অথবা Outlook-এ একটি পতাকা রাখুন; এবং যখন আপনি একটি ইমেল পাঠান যেটি আপনার অবশ্যই একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, এটি চিহ্নিত করুন৷ তারপর সপ্তাহে একবার, আপনি আপনার অপেক্ষার তালিকায় নামতে পারেন এবং যারা উত্তর দেননি তাদের সবাইকে তাড়া করতে পারেন।
ইমেল কি করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করা উচিত?
অ্যান্ডি: হ্যাঁ!
যদি ইতিমধ্যেই আপনার ইনবক্সে কাজগুলি আসছে, তাহলে বিকল্প কী? আপনাকে আপনার ইমেল থেকে অন্য সিস্টেমে কপি করে পেস্ট করতে হবে।
এটি সময় অপচয় এবং বিভ্রান্তির একটি বিশাল উত্স, বিভিন্ন সিস্টেমে কাজগুলি সদৃশ করা হচ্ছে৷ এই কারণে, ডেভিড অ্যালেন আপনার মস্তিষ্ককে বিশৃঙ্খল এবং চাপমুক্ত রাখতে "হার্ড এজ" (একটি আইটেম শুধুমাত্র একটি তালিকায় উপস্থিত হওয়া উচিত) সমর্থন করে৷
অবশ্যই, নিয়মিত ইমেল ক্লায়েন্টদের প্রধান ত্রুটি হল যে তারা সেই ইমেল কাজগুলি পরিচালনা করতে ভাল নয়। তাই, ActiveInbox-এর আসল ধারণা ছিল যে ইমেলগুলি টাস্ক . কোন বিচ্ছেদ বা নকল নেই।
অ্যাকশন আইটেম: [সম্পাদকের দ্রষ্টব্য] আপনি Sortd-এর সাহায্যে Gmail-কে একটি Trello-এর মতো টাস্ক বোর্ডে পরিণত করতে পারেন, যা আপনাকে আপনার নিয়মিত ইনবক্সে আরাম দেয় এবং প্রক্রিয়াটিতে একটি করণীয় তালিকা যুক্ত করতে পারে৷
জট টাস্কে ইমেল ব্যবহার করার কিছু কার্যকর উপায় কি কি?
অ্যান্ডি: আপনি যদি এমন একটি কাজ যোগ করতে চান যা একটি ইমেল হিসাবে শুরু হয়নি, তাহলে শুধু নিজের কাছে একটি ইমেল পাঠান! তারপর আপনাকে এটিকে একটি টাস্ক হিসাবে চিহ্নিত করতে হবে৷
ActiveInbox-এর সাহায্যে, আপনি একটি কাজের নাম দিয়ে ইমেলের বিষয় প্রতিস্থাপন করতে পারেন, একটি স্থিতি এবং নির্ধারিত তারিখ সেট করতে পারেন, একটি চেকলিস্ট এবং নোট যোগ করতে পারেন এবং এটিকে একটি প্রকল্পের অংশ করতে পারেন। এটি Gmail কে একটি সম্পূর্ণ টাস্ক ম্যানেজারে পরিণত করে৷
৷অ্যাকশন আইটেম: Gmail-এ, আপনি একটি ইমেলকে তারা দিয়ে চিহ্নিত করতে পারেন; Google এর ইনবক্সের মাধ্যমে আপনি অনুস্মারক যোগ করতে পারেন বা একটি ইমেল স্নুজ করতে পারেন৷
৷
টাস্ক-লিস্ট হিসাবে আমাদের ইনবক্স কি মনোযোগের জন্য প্রতিদ্বন্দ্বিতাকারী অন্য সিস্টেমে পরিণত হয়েছে?
অ্যান্ডি: এটা নিশ্চিত যে একটি সিস্টেম আমাদের মনোযোগের জন্য প্রতিদ্বন্দ্বিতা করছে, কিন্তু আমাদের ইনবক্স ইতিমধ্যেই তা করছে। তাই এটা অন্য এক না. আপনার ইনবক্সটি ইতিমধ্যেই একটি টাস্ক-লিস্ট, আপনি বিশেষভাবে এটি হতে না চাইলে, সঠিকভাবে কেন এটিকে আপনার কেন্দ্রীয় কার্য তালিকা করা উচিত।
স্রোতের সাথে সাঁতার কাটা সবসময় সহজ। আপনি অন্য কোথাও একটি টাস্ক লিস্ট বজায় রাখার চেষ্টা করতে পারেন, কিন্তু যদি আপনার বেশিরভাগ কাজ ইমেল থেকে আসে, আপনি কি এটির সাথে লড়াই চালিয়ে যেতে চান, আপনার অন্য টাস্ক ম্যানেজারে ইমেলগুলি অনুলিপি এবং আটকাতে চান এবং সহকর্মীদের চিৎকার করতে চান যারা আপনাকে ইমেল করে চলেছে? এটা যুদ্ধ করবেন না! আপনার টাস্ক লিস্টের মূল ইমেল করুন।
অ্যাকশন আইটেম: [সম্পাদকের নোট] আপনি যদি এখনও একটি বহিরাগত কাজের তালিকা ব্যবহার করতে চান, Todoist এবং Any.do আপনাকে Gmail থেকে সরাসরি কাজ যোগ করতে দেয়।
ইমেল দক্ষতা কি একটি সহযোগী বা ব্যক্তিগত দায়িত্ব? আমাদের সকলের অনুসরণ করা উচিত শিষ্টাচার কি?
অ্যান্ডি: যখন শিষ্টাচারের কথা আসে, উত্তরটি অবশ্যই, অবশ্যই সহযোগিতামূলক। সমাজের অন্য সবকিছুর মতো, এটি অন্যকে নিজের মতো সম্মান করার বিষয়ে। [সম্পাদকের দ্রষ্টব্য:একইভাবে, কিছু ইমেল রয়েছে যা প্রাপকদের অসন্তুষ্ট, রাগ বা বিরক্ত করার নিশ্চয়তা দেয়]
আপাতদৃষ্টিতে ভদ্র হওয়া সত্ত্বেও, আমি মনে করি যে ইমেলগুলি কেবল "ধন্যবাদ!" বা "ঠিক আছে!" সম্পূর্ণ সময় অপচয়, এবং এইভাবে মন্দ৷
তবে যখন এটি সহযোগী সরঞ্জামের ক্ষেত্রে আসে, এটি একটি ভিন্ন বিষয়। ইমেল একটি সহজাত একাকী অভিজ্ঞতা। অন্তত একটি দলের সময়সূচী সমন্বয় করার জন্য, আপনার এখনও আপনার প্রকল্প পরিচালক, CRM এবং IM টুল প্রয়োজন৷
অ্যাকশন আইটেম: আমি 3 বাক্যাংশের ভক্ত। ব্রেভিটি সবার সময় বাঁচায়—এমনকি আপনারও যখন ভবিষ্যতে আপনাকে ইমেলটি পুনরায় স্ক্যান করতে হবে। যদিও ওয়াফলিং ইমেলগুলি অলস এবং অভদ্র৷
৷
অ্যান্ডিকে আপনার ইমেল-সম্পর্কিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন!
অ্যান্ডি মিচেল মন্তব্যগুলি পড়বেন এবং আপনার ইমেলটি কীভাবে মোকাবেলা করবেন সে সম্পর্কে আপনার যে কোনও প্রশ্নের উত্তর দেবেন। এখন আপনার সেই কষ্টকর সমস্যার সমাধান করার সুযোগ!
