১২টি ছোট ধাপে ২০১৭কে আপনার সর্বाधিক প্রোডাক্টিভ বছর বানান

নতুন বছরের শুরুতে আপনি ভিন্ন কী করতে চান সেটা ভাবছেন। কাজ বা বাড়ি — সব জায়গায় করতে হয় অনেক কিছু। কিন্তু সঠিক টুল এবং অভ্যাসে, আপনি ২০১৭ কে আপনার সর্বाधিক প্রোডাক্টিভ বছর বানাতে পারেন।

আমরা ১২-ধাপের একটি প্রোগ্রাম তয়ার করেছি যা আপনার প্রোডাক্টিভিটির অভ্যাস রূপান্তর করতে সাহায্য করবে। জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত এক এক করে এগুলো জয় করুন।

জানুয়ারি: সময়মতো থাকুন

নতুন বছর শুরু করার সেরা উপায় হল সময়মতো থাকা এবং আপনার শিডিউল মেনে চলা। আপনি নিজের সাথে প্রতিশ্রুতি করতে পারেন, কিন্তু ভালো একটি টুল থাকলে আরো সহজ হয়।

রিমাইন্ডার, রিকারিং ইভেন্ট, এবং ক্রস-প্ল্যাটফর্ম এক্সেস থাকা একটি ক্যালেন্ডার বেছে নিন। সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং সুবিধাজনক অপশন হল Google Calendar। এটি ওয়েবে, Android-এ, এবং iOS-এ ব্যবহার করা যায়।

আপনি প্রতিটি ইভেন্টের জন্য রিমাইন্ডার সেট করতে পারেন এবং কখন নোটিফিকেশন পাবেন সেটা নির্ধারণ করতে পারেন। সাপ্তাহিক মিটিংয়ের মতো রিকারিং ইভেন্ট যোগ করতে পারেন, অন্যদের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন, এবং Appointment Page ফিচার দিয়ে সময় ব্লক করতে পারেন।

ফেব্রুয়ারি: লক্ষ্য নির্ধারণ করুন

স্পষ্টভাবে লক্ষ্য নির্ধারণ এবং ফোকাস করা লক্ষ্যগুলো পুরা করতে সাহায্য করে। প্রতিদিনের জন্য একটি লক্ষ্য দিয়ে শুরু করতে পারেন, অথবা সাপ্তাহিক, মাসিক, বা পুরো বছরের লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পারেন। এবং সেগুলো ক্যালেন্ডারেই রাখুন।

নিজের জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করার সময়, পুরা হলে পুরস্কার দেওয়ার কথা ভাবুন। এটি শুধু টানেলের cuốiে আলো দেখাতে পারবে না, বরং আপনাকে আরও অনুপ্রেরণা দেবে।

উদাহরণস্বরূপ, সপ্তাহের শেষে সেই কঠিন, লম্বা ডকুমেন্ট পুরা করলে, প্রিয় রেস্টুরেন্টে লাঞ্চ খাওয়াতে নিজেকে পুরস্কৃত করুন।

মার্চ: টেমপ্লেট ব্যবহার করুন

ডকুমেন্টের কথা বললে, নতুন বছরে (আরও) টেমপ্লেট ব্যবহার করার কথা ভাবুন। কোনো ব্যবসায়িক ডকুমেন্ট স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করলে অনেক সময় লাগে। কিন্তু টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করলে সেটা বङত সহজে কমিয়ে দিতে পারেন এবং পরবর্তী কাজে যেতে পারেন।

ব্যবসায়িক চিঠি এবং প্ল্যানের জন্য Microsoft Word টেমপ্লেট, বাজেট এবং ফিন্যান্সের জন্য Excel টেমপ্লেট, এবং প্রেজেন্টেশনের জন্য PowerPoint টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।

OneNote, Evernote, এবং Google Docs-এর টেমপ্লেটও চেক আউট করতে পারেন। এগুলো সব ডকুমেন্ট তৈরিকে সহজ করে দেয়।

এপ্রিল: বড় প্রজেক্ট ছোট টুকরোতে ভাগ করুন

অনেক সময় আমাদের একটি প্রজেক্ট দেওয়া হয় বা নিজে বানাই, এবং সেটা একসাথে সমাধান করতে চাই। কিন্তু এটা উল্টা ফল দিতে পারে। প্রজেক্টকে কামড়া টুকরোতে ভাগ করে এবং এক এক করে টাস্ক নিতে পারলে আপনি আরও স্পষ্ট ফোকাস করতে পারবেন।

প্রজেক্ট ম্যানেজাররা Work Breakdown Structure ব্যবহার করে প্রজেক্টকে আলাদা শাখা, এলিমেন্ট, এবং ওয়ার্ক প্যাকেজে ভাগ করে।

বড় প্রজেক্টের বড় চিত্র দেখা গুরুত্বপূর্ণ, অবশ্য। কিন্তু এক এক করে টাস্কে কনসেন্ট্রেট করলে আপনি আরও ভালো আয়োজন করতে পারবেন, সহজে ট্র্যাক রাখতে পারবেন, এবং সম্পূর্ণরূপে সমাপ্ত প্রজেক্ট নিশ্চিত করতে পারবেন।

মে: টু-ডু লিস্ট বানান এবং প্রায়োরিটি দিন

বড় প্রজেক্ট বা দৈনন্দিন কাজে সাহায্য করার জন্য টু-ডু লিস্ট ব্যবহার করুন এবং প্রায়োরিটি দিন। ক্যালেন্ডারের মতো, রিমাইন্ডার, রিকারিং টাস্ক, এবং ক্রস-প্ল্যাটফর্ম এক্সেস থাকা টুল খুঁজুন।

Wunderlist একটি চমৎকার টাস্ক লিস্ট ম্যানেজার। আপনি একাধিক লিস্ট তৈরি করতে পারেন প্রতিটি লিস্টে টু-ডু রেখে। তারপর রিমাইন্ডার যোগ করুন, প্রায়োরিটি দিয়ে সোর্ট করুন, নোট যোগ করুন, ফাইল আট্যাচ করুন। রিকারিং টাস্ক এবং সাব-টাস্কও তৈরি করতে পারেন।

ট্র্যাক রাখতে এবং প্রায়োরিটাইজ করতে, অ্যাপটি ওয়েবে, Android-এ, iOS-এ, এবং Windows ডেস্কটপ অ্যাপ হিসেবে ফ্রিতে উপলব্ধ। Windows 10-এ Wunderlist এখন Cortana-সহ সিঙ্ক হয়।

জুন: টাস্ক ডেলিগেট করুন

টাস্ক লিস্ট টুল দিয়ে নিজেকে ট্র্যাক রাখা কার্যকর, কিন্তু ডেলিগেশনও ততটাই কার্যকর। আপনি যদি দায় ভাগ করার পজিশনে থাকেন, তবে সেটা অভ্যাস করুন। আপনাকে সব কিছুর দায় নিতে হবে না। কাজে বা বাড়িতে, সাহায্য করার লোক থাকলে তাদের দিন।

প্রজেক্টকে টাস্কে ভাগ করার সময়, আপনি হাই প্রায়োরিটি টাস্কগুলোর ওপর ফোকাস রাখুন। কম প্রায়োরিটি টাস্কগুলো আপনার স্টাফ বা টিমকে দিন। এতে আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলো নিয়ে কাজ করতে পারবেন, কিন্তু সব আইটেম পুরো হওয়া নিশ্চিত হবে।

Eisenhower Matrix আপনাকে প্রায়োরিটাইজ এবং ডেলিগেট করতে সাহায্য করবে। জরুরি কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয় এমন টাস্ক শনাক্ত করলে সেটা ডেলিগেট করবেন।

এটা টাস্ক প্রায়োরিটাইজ করার অনেক পদ্ধতির মাত্র একটি।

জুলাই: আপনার সময় ম্যানেজ করুন

মনে রাখবেন ডেলিগেশন টাইম ম্যানেজমেন্টের বড় অংশ। কিন্তু সঠিক টুলও দরকার। আপনার সময় ট্র্যাক করতে, কীভাবে ব্যয় হচ্ছে সেটা রেকর্ড করতে, এবং দৈনন্দিন বা সাপ্তাহিক প্ল্যান তৈরি করতে হ্যান্ডি অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করুন।

এতক্ষণে আপনার ক্যালেন্ডার এবং টাস্ক লিস্ট ম্যানেজার আছে। এখন আপনার দরকার একটি টাইম ট্র্যাকিং টুল। Toggl একটি চমৎকার অপশন। এক ক্লিক (মোবাইল অ্যাপে ট্যাপ) দিয়ে অ্যাক্টিভিটি টাইমিং শুরু করুন। ট্র্যাকিংয়ের জন্য বিভিন্ন প্রজেক্ট সেট আপ করুন, সংগঠনের জন্য ট্যাগ যোগ করুন, এবং সাপ্তাহিক, মাসিক, এবং বার্ষিক রিপোর্ট দেখুন।

Toggl ওয়েবে এবং Android বা iOS ডিভাইসে ব্যবহার করা যায়। অ্যাপটি Windows, Mac, এবং Linux-এ ডেস্কটপ টুল হিসেবেও উপলব্ধ।

আগস্ট: thư giãn করার সময় নিন

আপনি চিনতে পারেন thư giãn করা কীভাবে প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে পারে। কিন্তু এটাকে প্রজেক্ট বা টাস্ক থেকে একটু দূরে হয়ে মস্তিষ্ক পরিষ্কার করার সময় মনে করুন। ফিরে এলামানে আপনি তাজা চোখে দেখতে পারবেন। এতে প্রায়ই এমন জিনিস দেখতে পাবেন যা আগে দেখেননি।

কেউ কেউ মেডিটেশন বা সাধারণ শ্বাসপ্রশ্বাস এক্সারসাইজ ব্যবহার করে thư giãn होते हैं। এগুলোর মাধ্যমে স্ট্রেস কমাতে, চিন্তা কমাতে, এবং তাজা দৃষ্টিভঙ্গি পাওয়া যায়। দিনের শেষে, অথবা মাঝপথে, thư giãn করার জন্য সময় বরাদ্দ করতে ভুলবেন না।

সেপ্টেম্বর: আপনার ইনবক্স মেইনটেইন করুন

আপনি কোন ইমেইল অ্যাপ ব্যবহার করেন তার ওপর নির্ভর করে, আপনি সবসময় আরও ভালো উপায় পাবেন এটি ম্যানেজ করার। Microsoft Outlook পছন্দ করলে, রুলস সেট আপ করার সুবিধা নিন। রুলস Outlook-কে ইমেইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরিয়ে দিতে, ফ্ল্যাগ করতে, এবং অ্যালার্ট সাউন্ড বাজাতে বাধ্য করে। একইভাবে, Gmail ফিল্টারও সেট আপ করতে পারেন।

মোবাইল ডিভাইসে Mailswipe [Broken URL Removed] মতো টুল ব্যবহার করে ইমেইল দ্রুত প্রসেস করতে পারেন। কার্ড হিসেবে দেখানো মেসেজগুলো свайপ করলে অ্যাকশন নেওয়া যায়। সহজে ইমেইল ট্র্যাশে সরাতে বা পরে পড়ার জন্য সেভ করতে পারেন।

এই অ্যাপটি এক ইমেইল একাউন্টের জন্য Android [No longer available] এবং iOS [No longer available]-এ ফ্রি, ইন-অ্যাপ পার্চেস $2.99 থেকে শুরু।

অক্টোবর: হাঁটার জন্য যান

থু giãn করার মতো, এক্সারসাইজের জন্য সময় বরাদ্দ করা ভালো আইডিয়া। শুধু ছোট্ট হাঁটাও করলে আপনার মস্তিষ্ক এবং শরীর দুটিরই ভালো হবে। এক্সারসাইজ এবং প্রোডাক্টিভিটির সম্পর্ক দেখিয়েছে বিভিন্ন গবেষণা।

Stockholm University এবং Karolinska Institutet-এর গবেষকরা একটি অধ্যয়নে দেখেছেন:

যারা এক্সারসাইজ করত, তারা স্ব-মূল্যায়ন করা প্রোডাক্টিভিটিতে উন্নতি রিপোর্ট করল — তারা মনে করল কাজে বেশি আউটপুট দিচ্ছেন, কাজের ক্ষমতা বাড়েছে, এবং কম অসুস্থ হচ্ছেন।

তাই, আপনি ডেস্ক ছেড়ে ছোট্ট হাঁটার জন্য যান নাকি দিন শেষে রেগুলার ওয়ার্কআউট করুন — আপনার মস্তিষ্ক এবং শরীর দুটোই ফিট রাখতে পারবেন।

নভেম্বর: টাইমার ব্যবহার করুন

হাঁটার জন্য যাওয়া বা ছোট্ট ব্রেক নেওয়া নিশ্চিত করার একটি উপায় হল টাইমার ব্যবহার করা। আপনার অধিকাংশ কাজ অনলাইন হলে ব্রাউজার এক্সটেনশন ব্যবহার করতে পারেন। নির্দিষ্ট সময়ের জন্য টাইমার সেট করুন এবং অ্যালার্ট বাজলে ওঠে যান। Chrome-এ 1-click-timer বা Firefox-এ TimerFox [No Longer Available] চেক করুন।

ব্রাউজার এক্সটেনশন পছন্দ না করলে, মোবাইল ডিভাইসের বিল্ট-ইন টাইমার ব্যবহার করুন। Android এবং iOS দুটোতে ডিফল্ট Clock অ্যাপে Timer আছে কাউন্টডাউনের জন্য, অথবা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য Alarm সেট করুন।

ডিসেম্বর: নিজেকে প্রোডাক্টিভ হতে দিন

আপনি কতবার নিজেকে বলেছেন, "আমার খুব বেশি কাজ আছে, কীভাবে সব করবো বুঝি না"? অথবা, "সপ্তাহের শেষে এটাই পূরণ করা অসম্ভব"? অভিভূত হওয়া স্বাভাবিক।

প্রোডাক্টিভ হওয়ার বাধা দেয়া বাদে, নিজেকে প্রোডাক্টিভ হতে প্রোরিত করুন। বদলে বলুন, "সব কিছু শেষ করতে আমার যা দরকার সেটা হল..." অথবা "সপ্তাহের শেষে এটি শেষ করতে আমি যা রি-অ্যারেঞ্জ করব সেটা হল..." প্রোডাক্টিভ হওয়ার এই অংশ আপনাকে ফোকাস করতে এবং ইতিবাচকভাবে চিন্তা করতে সাহায্য করে।

অন্য কথায়, কুডাল কাটা বন্ধ করে প্রোডাক্টিভভাবে চিন্তা করা শুরু করুন।

২০১৭-এ আরও প্রোডাক্টিভ হওয়ার জন্য প্রস্তুত আছেন?

আপনি ইতিমধ্যে এই টুল বা অভ্যাসের কিছু ব্যবহার করছেন হতে পারে। কিন্তু না করলে, নতুন বছরের শুরুতেই শুরু করার চেয়ে ভালো সময় নেই।

২০১৭-এ আরও প্রোডাক্টিভ হওয়ার আপনার প্ল্যান কী? আপনার পরামর্শ থাকলে আমরা শুনতে চাই!