চিন্তা করুন গত দশকে ইন্টারনেট কতটুকু পরিবর্তন হয়েছে। রেসপন্সিভ ওয়েব ডিজাইন। সব জায়গায় ওয়াই-ফাই। প্রোডাক্টিভিটি ডেস্কটপ অ্যাপ থেকে ওয়েব অ্যাপে শিফ্ট। পুরো ওয়েব আমাদের পকেটে যেন কোনো চিন্তা ছাড়াই घूमছে।
কিন্তু একটি জিনিস আছে যা পরিবর্তন হয়নি: ইমেল। আসলে, আজ আমরা যেসব ইমেল পাঠাই সেগুলো ১৯৭১-এ পাঠানো প্রথম ইমেলের খুব মিল্তে জুলতো — প্রধান পার্থক্য হল আমাদের যা হ্যান্ডেল করতে হয় ইমেলের চরম পরিমাণ। আপনি কি জানেন প্রতি সেকেন্ডে ২.৪ মিলিয়ন ইমেল পাঠানো হয়?
অবশ্য, আপনি জানেন। আপনি সেটি মহসুস করতে পারেন প্রতিবার আপনার ইনবক্স খোললে এবং স্প্যাম, টাস্ক, এবং যোগাযোগের ভয়াবহ পরিমাণ দেখে নিশ্বাস নেওয়া। কিন্তু একটা জিনিস আরো আছে যা পরিবর্তন হয়নি: ২০০৬ সালে বিল গেটস তার ইমেল কীভাবে হ্যান্ডেল করতেন সেটি আজও প্রাসঙ্গিক এবং কার্যকর।
বিল গেটস কীভাবে দিনে সোটি সোটি ইমেল হ্যান্ডেল করেন
সিএনএন-এ লেখা একটি আর্টিকেলে, গেটস তার যেন অভিধান "ডিজিটাল ওয়ার্কস্টাইল" রেখে দিয়েছেন এবং কীভাবে সে সময়মতো এবং সুবিন্যস্তভাবে জিনিসগুলো সম্পন্ন করেন সেটি ব্যাখ্যা করেছেন। তার পুরো রুটিন শেয়ারপয়েন্ট এবং ওয়াননোটের মতো টুলস জড়িত, কিন্তু আমরা শুধু তার ইমেল প্রসিজার দেখব, যেটির তিনটি অংশ:
- ডুয়াল মনিটর — আসলে, গেটস তার ওয়ার্কস্টেশন সেটআপে তিনটি মনিটর থাকার কথা বলেছেন, কিন্তু শুধু দুটো ইমেলের জন্য প্রাসঙ্গিক। বাম দিকের মনিটর তার ইনবক্স সবসময় প্রদর্শনের জন্য ডেডিকেটেড। ডান দিকের মনিটর ইমেল পড়তে এবং রিপ্লাই করতে ব্যবহৃত হয়।
- ফিল্টার এবং হোয়াইটলিস্ট — গেটস কীভাবে শুধু "সোটি সোটি" ইমেল পান? তার প্রোমিনেন্সের সাথে, এটি কি "হাজার হাজার" হওয়া উচিত নয়? তার ট্রিক সহজ: সে একটি হোয়াইটলিস্ট ব্যবহার করে তার ইনবক্স ফিল্টার করে নিশ্চিত করতে যে সে কোম্পানির ভিতর থেকে, পার্টনার কোম্পানিগুলো থেকে, এবং তার অ্যাসিস্ট্যান্ট থেকে ইমেল পায়। বাকি সব কিছু সে দেখার মতেই দূরে ফেলা হয়ে যায়।
- ইনবক্স টু-ডু লিস্ট হিসেবে — যেহেতু আমরা আপনাকে দেখিয়েছি টু-ডু লিস্ট অ্যাপ করতে পারে উপযোগী, গেটস বলেন সে "টু-ডু লিস্টে বড় বিশ্বাসী নই।" বরং, সে তার ইমেলগুলোকেই তার দিনের টাস্ক হিসেবে দেখে, সেগুলো কন্টেন্ট এবং প্রায়োরিটির ভিত্তিতে ফোল্ডারে মার্ক ও সোর্ট করে। সে বলেন: "আমরা এখন সেখানে আছি যেখানে চ্যালেঞ্জ হল ইমেলের সাথে কীভাবে ইফেক্টিভলি কমিউনিকেট করবেন, এটি নয়, বরং নিশ্চিত করা যে আপনি আপনার সময় সেটি ইমেলে খরচ করছেন যা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।"
এটিই। কোনো গোপন মন্ত্র নেই বা জটিল ধাপ নেই। কোনো পেইড টুল বা সার্ভিস নেই। কোনো বিপ্লবकारी কনসেপ্ট নেই। বিল গেটস যদি তার ইনবক্সকে শুধু একটি ইমেল ফিল্টার ছাড়া অন্য কিছু জটিল কিছু ছাড়া ভশ করতে পারেন, তবে আপনিও পারেন।
বিল গেটসের মতো আপনার ইনবক্স সেট আপ করা
প্রক্রিয়াটি দ্রুত এবং সহজ। আপনার যদি অনেক ফিল্টার সেট আপ করতে হয়, তবে এটা ৩০ মিনিটের বেশি লাগবে না। অধিকাংশ ইউজারের জন্য, আপনি ১০ মিনিটের কমে প্রস্তুত হয়ে যেতে পারেন। এখানে আপনার যা করবেন।
আপনার মনিটর অ্যারেঞ্জ করা
প্রতিটি সিরিয়াস অফিস কর্মীর কমপক্ষে দুটি মনিটর থাকা উচিত। তিনটি আদর্শ কিন্তু বাজেট বা ওয়ার্কস্টেশন স্পেসের লিমিটের কারণে সম্ভব নাও হতে পারে। তিনটির বেশি অতিরিক্ত এবং সম্ভবত আপনার প্রোডাক্টিভিটি আরও বাড়াবে না। কিন্তু দুটি যথেষ্ট। ল্যাপটপ প্লাস মনিটরও কাজ করে।
দুই মনিটর নেই? চিন্তা করবেন না! সব খতম হয়নি। পড়তে থাকুন কারণ আমরা শেষে একটি অ্যাল্টারনেটিভ মেথড দিয়েছি।
ডুয়াল মনিটরের জন্য দুটি প্রধান সেটআপ আছে। যদি দুটি মনিটর একই হয়, তবে আপনি সেগুলো সাইড-বাই-সাইড বা একটUno di sopra dell'altro রাখতে পারেন আপনার আইলাইন বিভাজন রেখার সাথে। যদি দুটি মনিটর অসিমেট্রিক্যাল হয়, তবে বড় স্ক্রিনটি আপনার সামনে রাখুন (সাধারণভাবে) এবং ছোট স্ক্রিনটি একদিকে সেট করুন। এই কেসে, আপনার ইমেল ক্লায়েন্টটি ছোট স্ক্রিনে থাকা উচিত।
প্রোডাক্টিভ ডুয়াল-মনিটর ওয়ার্কফ্লোর আমাদের টিপস চেক আউট করুন। এর পাশাপাশি, আমি একটি ভার্টিকাল টাস্কবারে স্যুইচ করার পরামর্শ দিচ্ছি, যা মাল্টি-মনিটর সেটআপে প্রোডাক্টিভিটি এবং স্ক্রিন স্পেস উভয় দিক থেকে আরও দক্ষ হতে পারে।
আপনার ইমেল ফিল্টার করা
প্রতিটি আধুনিক ইমেল ক্লায়েন্ট এবং ইমেল সার্ভিস কিছু রূপে ফিল্টারিং এবং হোয়াইটলিস্টিং অফার করে। আপনার যদি না থাকে, তবে আপনাকে সত্যিকারের বিবেচনা করা উচিত একটি সেটিতে স্যুইচ করার জন্য যেটি করে। ফিল্টারিং-এর অভাব নিজে একটি ডিলব্রেকার নয়, কিন্তু আপনার ক্লায়েন্ট বা সার্ভিস অন্যান্য এলাকা (যেন সিকিউরিটি) এ আউটডেটেড সেটি ইঙ্গিত দিতে পারে।
ওয়েব-ভিত্তিক ইমেল সার্ভিস ব্যবহার করছেন? জিমেইল, ইউ, এবং আউटलুক.কম-এ ফিল্টার সেট আপ করার আমাদের ইনস্ট্রাকশন আছে। সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ হোয়াইটলিস্ট সেট আপ করা: জিমেইল, ইউ, এবং আউटलুক.কম।
আউटलুক ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন? আউटलুক ডিক্লাটার করার আমাদের টিপস সংকলনের অংশ হিসেবে ইমেল ফিল্টার এবং হোয়াইটলিস্ট সেট আপ করার ইনস্ট্রাকশন আছে। টিপস #৪ এবং #৫-এ বিশেষ মনোযোগ দিন।
থান্ডারবার্ড ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন? থান্ডারবার্ডে ইমেল ফিল্টার এবং হোয়াইটলিস্টের ইনস্ট্রাকশনও আমাদের আছে। যাইহোক, যেহেতু থান্ডারবার্ডে ডেভেলপমেন্ট প্রায় বন্ধ হয়ে গেছে, আপনি অন্য ক্লায়েন্টে স্যুইচ করার কথা ভাবতে পারেন।
তাহলে, আপনি কী ধরনের ফিল্টার তৈরি করবেন?
প্রথমে সবার আগে, নিশ্চিত করুন আপনি আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের Spam বা Junk ফিচারগুলো ব্যবহার করছেন। আপনি যদি স্প্যাম পান, এটি স্প্যাম হিসেবে মার্ক করুন! এটি আপনার ইমেল সার্ভিসকে ভবিষ্যতে স্প্যাম ভালোভাবে চেনতে সাহায্য করে। অথবা পোস্টবক্সের মতো একটি ক্লায়েন্টের কেসে, জাঙ্ক হিসেবে মার্ক করা এটি পটেনশিয়াল জাঙ্ক মেসেজ অটো-ফিল্টার করতে সাহায্য করে।
পরবর্তী, ঘন ঘন এবং গুরুত্বপূর্ণ কন্টাক্টগুলোর আপনার হোয়াইটলিস্টে যোগ করুন। এটি প্রতিরোধ করে যেন এই কন্টাক্টগুলো থেকে আসা ইমেলগুলো ভুলে স্প্যাম বা জাঙ্ক হিসেবে মার্ক করা হয়। যেহেতু স্প্যাম ফিল্টার অগ্রেসিভ হতে হবে কার্যকর হবার জন্য, এটি একটি ক্রুশিয়াল ধাপ যা আপনাকে বাদ দিতে পারবেন না।
শেষে, ফিল্টার ব্যবহার করুন নতুন ইমেলগুলো ফোল্ডারে সোর্ট করার জন্য। উদাহরণস্বরূপ, @makeuseof.com থেকে আসা সকল ইমেল আমার ওয়ার্ক ফোল্ডারে যাবে যখন পার্টনারদের ইমেল স্পনসর ফোল্ডারে যাবে। আপনি স্পেসিফিক ফিল্টারও তৈরি করতে পারেন যেসব ইমেল যেভাবেই আপনার স্প্যাম ফিল্টার বাইপাস করে।
ইমেলকে টু-ডু টাস্ক হিসেবে ব্যবহার করা
"ইনবক্স জিরো" আন্দোলনের ট্রেন্ডি স্বরূপে فریب খাওয়া উচিত নয়। যদিও প্রতিদিন ইনবক্স খালি করা একটি ভালো আইডিয়া মনে হয়, এটি আপনার ইনবক্স ক্রেজিনেস আসলে সমাধান করতে পারে না। আসলে, বিল গেটস একমাত্র নন যিনি আপনার ইনবক্সকে টু-ডু লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করার পরামর্শ দেন।
আপনি ধরে নিন আপনি সঠিকভাবে আপনার ফিল্টার সেট আপ করেছেন, আপনার ইমেলগুলো এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাসঙ্গিক ফোল্ডারে সোর্টেড। এখন আপনাকে শুধু সেগুলো 통해서 যেতে হবে এবং মার্ক, আর্কাইভ, বা ডিলিট করতে হবে।
- маркинг — জিমেইল এবং ইউ-এ, আপনি ইমেল "স্টার" করতে পারেন। পোস্টবক্সে, আপনি "মার্ক অজ রিমাইন্ডার" করতে পারেন যা মূলত একই জিনিস। যাইহোক, ইফেক্ট একই: আপনি এক নজরে দেখতে পারেন কোন ইমেলগুলো এখনো আপনার মনোযোগ চায়। আরো, আপনি "স্টার্ড" বা "রিমাইন্ডার" দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন — বুম, এখন আপনার টু-ডু লিস্ট পেয়ে গেলেন।
- আর্কাইভিং — আপনি অধিকাংশের মতো হলে, আপনি সম্ভবত মার্ক-অজ-রিড ইমেলগুলো আপনার ইনবক্সে রেফারেন্স বা সেফকিপিং-এর জন্য রাখেন। দুর্ভাগ্যবশত, এটি একটি বিশাল ক্লাটার সোর্স এবং আপনার এই ইমেলগুলো আর্কাইভ করা উচিত। আর্কাইভড ইমেলগুলো একটি স্পেশাল ফোল্ডারে রাখা হয়, যা আপনাকে প্রয়োজনে সেগুলো পুনরায় দেখতে দেয় ইনবক্স ক্লাটার ছাড়া।
- ডিলিটিং — যেকোনো ইমেল যা আপনি সেভ করতে চান না সেটি ডিলিট করুন। আপনি নিশ্চিত নন যে আপনি পরে এটিকে দরকার পাবেন কিনা, তবে আর্কাইভ করুন। অন্যথায়, ডিলিট করুন। আপনার ইনবক্স ক্লিন রাখা আপনার পূর্ণ মনোযোগ চাওয়া টাস্কগুলো হ্যান্ডেল করতে কম স্ট্রেসফুল করে।
আপনার যদি শুধু একটি মোনিটর থাকে তবে কী?
আপনি সবসময় ভার্চুয়াল ডেস্কটপ ব্যবহার করতে পারেন।
একটি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ মূলত উইন্ডোজে একটি আলাদা ওয়ার্কস্পেস যা নিজস্ব ওপেন অ্যাপসের সেট ম্যানেজ করে। এই কেসে, আপনি একটি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের জন্য ডেডিকেটেড রাখতে পারেন এবং অন্যটি ব্রাউজিং বা কাজ করার জন্য। তাদের মধ্যে স্যুইচ করা কীবোর্ড শর্টকাট জটিল নয়, এবং আপনি যত চান তত ভার্চুয়াল ডেস্কটপ রাখতে পারেন।
শুরু করতে, আমাদের ভার্চুয়াল ডেস্কটপের পরিচিতি এবং ভার্চুয়াল ডেস্কটপ প্রোডাক্টিভিটি ম্যাক্সিমাইজ করার টিপস চেক আউট করুন। এটি অত্যন্ত উপযোগী এবং আমি এটিকে উইন্ডোজ ১০-এ আপগ্রেড করার মূল্য বানানো ফিচারগুলোর একটি মনে করি।
কিছু দৃষ্টিকোণ থেকে, আমি মনে করি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ রুট ডুয়াল-মনিটর সেটআপের চেয়ে আরও প্রোডাক্টিভ হতে পারে। দুটি মনিটরের সাথে, আপনি নিরবরত ইমেল স্টিমুলাই থেকে বমবার্ড হয়েন। ভার্চুয়াল ডেস্কটপের সাথে, আপনি একবারে এক জিনিসে ফোকাস করতে পারেন — এবং যেন আমরা সবাই জানি, মাল্টিটাস্কিং প্রোডাক্টিভিটির জন্য খারাপ।
এখন আপনি জানেন বিল গেটসের মতো ইমেল ম্যানেজ কীভাবে করবেন, আমাদের জানান আপনার জন্য কীভাবে কাজ করল। আপনি যদি অন্য কোনো টেকনিক ব্যবহার করেন, আমরা সেটি শুনতে চাই। নিচে একটি কমেন্টে আমাদের সাথে শেয়ার করুন!
