কিভাবে বিল গেটস দুটি স্ক্রীন দিয়ে ইমেল পরিচালনা করেন

গত এক দশকে ইন্টারনেট কতটা পরিবর্তন হয়েছে তা নিয়ে ভাবুন। প্রতিক্রিয়াশীল ওয়েব ডিজাইন. সর্বত্র Wi-Fi প্রাপ্যতা। ডেস্কটপ অ্যাপ থেকে ওয়েব অ্যাপে উৎপাদনশীলতা স্থানান্তরিত হচ্ছে। পুরো ওয়েবটি আমাদের পকেটে নিয়ে যায় কোনো চিন্তা ছাড়াই৷

কিন্তু একটি জিনিস আছে যা পরিবর্তিত হয়নি:ইমেল৷৷ প্রকৃতপক্ষে, আমরা আজ যে ইমেলগুলি পাঠাই তা 1971 সালে পাঠানো প্রথম ইমেলের সাথে বেশ মিল রয়েছে -- প্রধান পার্থক্য হল আমাদের মোকাবেলা করতে থাকা ইমেলগুলির নিছক পরিমাণ। আপনি কি জানেন প্রতি সেকেন্ডে 2.4 মিলিয়ন ইমেল পাঠানো হয়?

অবশ্যই, আপনি করেছেন. আপনি অনুভব করতে পারেন৷ প্রতিবার যখন আপনি আপনার ইনবক্স খুলবেন এবং স্প্যাম, কাজ এবং চিঠিপত্রের অপ্রতিরোধ্য পরিমাণে দীর্ঘশ্বাস ফেলবেন তখন সেই সংখ্যাটি। কিন্তু এখানে আরেকটি বিষয় যা পরিবর্তিত হয়নি:2006 সালে বিল গেটস যেভাবে তার ইমেল পরিচালনা করেছিলেন তা আজও প্রাসঙ্গিক এবং কার্যকর।

কিভাবে বিল গেটস প্রতিদিন শত শত ইমেল পরিচালনা করেন

সিএনএন-এর জন্য তিনি লিখেছিলেন একটি নিবন্ধে, গেটস তার তথাকথিত "ডিজিটাল ওয়ার্কস্টাইল" এবং কীভাবে তিনি সময়োপযোগী এবং সুশৃঙ্খল ফ্যাশনে কাজগুলি সম্পন্ন করতে পরিচালনা করেন তা তুলে ধরেছিলেন। তার সম্পূর্ণ রুটিনে SharePoint এবং OneNote এর মতো টুল জড়িত, কিন্তু আমরা শুধু তার ইমেল পদ্ধতিটি দেখব, যার তিনটি অংশ রয়েছে:

1. দ্বৈত মনিটর -- আসলে, গেটস তিন থাকার কথা উল্লেখ করেছেন তার ওয়ার্কস্টেশন সেটআপে মনিটর, কিন্তু তাদের মধ্যে মাত্র দুটি ইমেলের সাথে প্রাসঙ্গিক। বাম মনিটর সবসময় তার ইনবক্স প্রদর্শনের জন্য নিবেদিত হয়. সঠিক মনিটরটি ইমেল পড়ার এবং উত্তর দেওয়ার জন্য ব্যবহার করা হয়।
2. ফিল্টার এবং সাদা তালিকা -- কিভাবে গেটসের শুধুমাত্র "শত" ইমেল আছে? তার প্রাধান্যের স্তরের সাথে, এটি আরও "হাজার" এর মতো হওয়া উচিত নয়? তার কৌশলটি সহজ:তিনি একটি শ্বেত তালিকা ব্যবহার করে তার ইনবক্স ফিল্টার করেন যাতে তিনি নিশ্চিত হন যে তিনি শুধুমাত্র কোম্পানির মধ্যে থেকে, অংশীদার কোম্পানি থেকে এবং তার সহকারী থেকে ইমেল পান। অন্য সব কিছু ভেসে যায় তার এমনকি এটি দেখার সুযোগ পাওয়ার আগেই।
3. করণীয় তালিকা হিসাবে ইনবক্স করুন -- যদিও আমরা আপনাকে দেখিয়েছি যে করণীয় তালিকার অ্যাপগুলি পারি৷ কাজে লাগবে, গেটস বলেছেন যে তিনি "করণীয় তালিকায় বড় নন।" পরিবর্তে, তিনি তার ইমেলগুলিকে দিনের জন্য তার কাজ হিসাবে দেখেন, বিষয়বস্তু এবং অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে সেগুলিকে ফোল্ডারে চিহ্নিত এবং সাজান৷ তিনি বলেছেন:"আমরা এখন এমন এক বিন্দুতে রয়েছি যেখানে ইমেলের সাথে কীভাবে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করা যায় তা চ্যালেঞ্জ নয়, এটি নিশ্চিত করছে যে আপনি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলে আপনার সময় ব্যয় করছেন ।"

এটাই. কোন গোপন মন্ত্র বা গুপ্ত পদক্ষেপ নেই। কোনো অর্থপ্রদানের সরঞ্জাম বা পরিষেবা নেই। কোন বিপ্লবী ধারণা নেই। বিল গেটস যদি ইমেল ফিল্টারের চেয়ে জটিল কিছুর আশ্রয় না নিয়ে তার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন, আপনিও তাই করতে পারেন৷

বিল গেটসের মতো আপনার ইনবক্স সেট আপ করা

প্রক্রিয়া দ্রুত এবং সহজ. সেট আপ করার জন্য আপনার কাছে অনেক ফিল্টার থাকলে, এটি 30 মিনিটের বেশি সময় নেবে না৷ বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর জন্য, আপনি 10 মিনিটের মধ্যে যেতে প্রস্তুত হতে পারেন। আপনি যা করেন তা এখানে।

আপনার মনিটর সাজানো

প্রতিটি গুরুতর অফিস কর্মীর কমপক্ষে দুটি মনিটর থাকা উচিত। তিনটি আদর্শ কিন্তু বাজেট বা ওয়ার্কস্টেশনের জায়গার সীমাবদ্ধতার কারণে সম্ভব নাও হতে পারে। তিনটির বেশি যেকোনও অত্যধিক এবং সম্ভবত আপনার উত্পাদনশীলতাকে আর বাড়িয়ে তুলবে না। কিন্তু দুটি যথেষ্ট বেশি। একটি ল্যাপটপ প্লাস মনিটরও কাজ করে।

দুটি মনিটর নেই? ঠিক আছে! সব হারিয়ে যায় না। পড়া চালিয়ে যান কারণ আমরা শেষের কাছাকাছি একটি বিকল্প পদ্ধতি প্রদান করি।

ডুয়াল মনিটরের জন্য দুটি প্রধান সেটআপ রয়েছে। যদি দুটি মনিটর ঠিক একই হয়, তাহলে আপনি এগুলিকে পাশাপাশি রাখতে পারেন অথবা আপনার আইলাইনটি বিভাজন বরাবর বিশ্রাম নিয়ে এক-উপরে-অন্যটিকে রাখতে পারেন। যদি দুটি মনিটর অসমমিত হয়, তাহলে আপনার সামনে বড় স্ক্রীন রাখুন (স্বাভাবিক হিসাবে) এবং ছোট স্ক্রীনটি পাশে সেট করুন। এই ক্ষেত্রে, আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট ছোট স্ক্রিনে থাকা উচিত।

একটি উত্পাদনশীল দ্বৈত-মনিটর ওয়ার্কফ্লো জন্য আমাদের টিপস দেখুন. উপরন্তু, আমি একটি উল্লম্ব টাস্কবারে স্যুইচ করার সুপারিশ করছি, যা একটি মাল্টি-মনিটর সেটআপে অনেক বেশি কার্যকরী হতে পারে, উৎপাদনশীলতা এবং স্ক্রীন স্পেস উভয় ক্ষেত্রেই।

আপনার ইমেল ফিল্টার করা

প্রতিটি আধুনিক ইমেল ক্লায়েন্ট এবং ইমেল পরিষেবা কিছু ধরণের ফিল্টারিং এবং হোয়াইটলিস্টিং অফার করে। যদি আপনার না হয়, তাহলে আপনার সত্যিই এমন একটিতে স্যুইচ করার কথা বিবেচনা করা উচিত। ফিল্টারিং এর অভাব নিজে থেকে কোনো ডিলব্রেকার নয়, তবে আপনার ক্লায়েন্ট বা পরিষেবা অন্যান্য ক্ষেত্রে (যেমন নিরাপত্তা) পুরানো হয়ে গেছে তা নির্দেশ করতে পারে।

• একটি ওয়েব-ভিত্তিক ইমেল পরিষেবা ব্যবহার করছেন? আমাদের Gmail, Yahoo, এবং Outlook.com-এ ফিল্টার সেট আপ করার নির্দেশাবলী রয়েছে৷ সাদাতালিকা সেট আপ করা সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ:Gmail, Yahoo, এবং Outlook.com।
• আউটলুক ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন? Outlook decluttering জন্য আমাদের টিপস সংগ্রহের অংশ হিসাবে আমাদের ইমেল ফিল্টার এবং সাদা তালিকা সেট আপ করার নির্দেশাবলী আছে। টিপস #4 এবং #5 বিশেষ মনোযোগ দিন।
• থান্ডারবার্ড ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছেন? আমাদের কাছে Thunderbird-এ ইমেল ফিল্টার এবং Thunderbird-এ হোয়াইটলিস্টের জন্য নির্দেশনাও রয়েছে। যাইহোক, যেহেতু থান্ডারবার্ডের বিকাশ বন্ধ হয়ে গেছে, আপনি অন্য ক্লায়েন্টে স্যুইচ করার কথা ভাবতে পারেন।

তাহলে, আপনার কি ধরনের ফিল্টার তৈরি করা উচিত?

প্রথম জিনিসগুলি প্রথমে, নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের স্প্যাম বা জাঙ্ক বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করছেন৷ আপনি যদি স্প্যাম পান, তাহলে স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করুন! এটি ভবিষ্যতে আপনার ইমেল পরিষেবাকে আরও ভালভাবে স্প্যাম চিনতে সাহায্য করে৷ অথবা পোস্টবক্সের মতো ক্লায়েন্টের ক্ষেত্রে, জাঙ্ক হিসাবে চিহ্নিত করা সম্ভাব্য জাঙ্ক বার্তাগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্টার করতে সহায়তা করে।

এরপর, আপনার সাদা তালিকায় ঘন ঘন এবং গুরুত্বপূর্ণ পরিচিতি যোগ করুন। এটি এই পরিচিতিগুলি থেকে আসা কোনও ইমেলকে দুর্ঘটনাক্রমে স্প্যাম বা জাঙ্ক হিসাবে চিহ্নিত করা থেকে বাধা দেয়৷ যেহেতু স্প্যাম ফিল্টারগুলিকে কার্যকর হতে আক্রমনাত্মক হতে হবে, তাই এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ যা আপনার এড়িয়ে যাওয়া উচিত নয়৷

অবশেষে, ফোল্ডারে নতুন ইমেল সাজানোর জন্য ফিল্টার ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, @makeuseof.com থেকে সমস্ত ইমেল আমার কাজের ফোল্ডারে যাবে যখন অংশীদারদের ইমেলগুলি একটি স্পনসর ফোল্ডারে যাবে৷ এছাড়াও আপনি ইমেলগুলির জন্য নির্দিষ্ট ফিল্টার তৈরি করতে পারেন যা কোনওভাবে আপনার স্প্যাম ফিল্টারকে বাইপাস করে রাখে৷

টু-ডু টাস্ক হিসেবে ইমেল ব্যবহার করা

ট্রেন্ডি "ইনবক্স জিরো" আন্দোলনের দ্বারা প্রতারিত না হওয়ার যত্ন নিন। যদিও এটি প্রতিদিন আপনার ইনবক্স খালি করা একটি ভাল ধারণা বলে মনে হতে পারে, এটি আসলে আপনার ইনবক্সের পাগলামির সমাধান নাও করতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, বিল গেটসই একমাত্র নন যিনি আপনার ইনবক্সকে একটি করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করার পরামর্শ দিয়েছেন৷

ধরে নিই যে আপনি আপনার ফিল্টারগুলি সঠিকভাবে সেট আপ করেছেন, আপনার ইমেলগুলি এখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাসঙ্গিক ফোল্ডারে সাজানো উচিত। এখন আপনাকে কেবল সেগুলিকে চিহ্নিত করতে, সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে বা মুছে ফেলতে হবে৷

• মার্কিং -- Gmail এবং Yahoo-এ, আপনি ইমেলগুলিকে "তারকা" করতে পারেন৷ পোস্টবক্সে, আপনি "অনুস্মারক হিসাবে চিহ্নিত" করতে পারেন যা মূলত একই জিনিস। যেভাবেই হোক, প্রভাব একই:আপনি এক নজরে দেখতে পাবেন কোন ইমেলগুলিতে এখনও আপনার মনোযোগ প্রয়োজন। এছাড়াও, আপনি "তারকাযুক্ত" বা "অনুস্মারক" দ্বারা ফিল্টার করতে পারেন -- বুম, এখন আপনার কাছে আপনার করণীয় তালিকা রয়েছে৷
• আর্কাইভ করা হচ্ছে -- আপনি যদি সবচেয়ে বেশি পছন্দ করেন, তাহলে আপনি সম্ভবত রেফারেন্স বা নিরাপদ রাখার জন্য আপনার ইনবক্সে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত ইমেলগুলি রাখবেন৷ দুর্ভাগ্যবশত, এটি বিশৃঙ্খলতার একটি বিশাল উৎস এবং আপনার পরিবর্তে সেই ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা উচিত। সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি একটি বিশেষ ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হয়, যা আপনাকে আপনার ইনবক্সে বিশৃঙ্খল না করে প্রয়োজনে সেগুলিকে পুনরায় দেখার অনুমতি দেয়৷
• মোছা হচ্ছে -- আপনি সংরক্ষণ করতে চান না এমন কোনো ইমেল মুছে ফেলা উচিত। আপনি পরে এটির প্রয়োজন হবে কিনা তা নিশ্চিত না হলে, এটি সংরক্ষণাগার করুন৷ অন্যথায়, এটি মুছে দিন। আপনার ইনবক্স পরিষ্কার রাখা আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগের জন্য অপেক্ষা করা কাজগুলি মোকাবেলা করার জন্য কম চাপ সৃষ্টি করে৷

আপনার যদি শুধুমাত্র একটি মনিটর থাকে তাহলে কি হবে?

আপনি সবসময় এর পরিবর্তে ভার্চুয়াল ডেস্কটপ ব্যবহার করতে পারেন।

একটি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ মূলত উইন্ডোজের একটি পৃথক ওয়ার্কস্পেস যা তার নিজস্ব খোলা অ্যাপের সেট পরিচালনা করে। এই ক্ষেত্রে, আপনার কাছে একটি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ থাকতে পারে আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের জন্য এবং অন্যটি ব্রাউজিং বা কাজ করার জন্য। তাদের মধ্যে স্যুইচ করা কীবোর্ড শর্টকাটের মতোই সহজ, এবং আপনি যত খুশি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ রাখতে পারেন।

শুরু করার জন্য, ভার্চুয়াল ডেস্কটপের সাথে আমাদের পরিচিতি এবং আপনার ভার্চুয়াল ডেস্কটপের উত্পাদনশীলতা সর্বাধিক করার জন্য আমাদের টিপস দেখুন। এটি অত্যন্ত দরকারী এবং আমি এটিকে Windows 10-এ আপগ্রেড করাকে সার্থক করে তোলে এমন বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হিসাবে বিবেচনা করি৷

কিছু উপায়ে, আমি মনে করি ভার্চুয়াল ডেস্কটপ রুটটি ডুয়াল-মনিটর সেটআপের চেয়ে বেশি উত্পাদনশীল হতে পারে। দুটি মনিটরের সাথে, আপনি ক্রমাগত ইমেল উদ্দীপনার সাথে বোমাবর্ষণ করছেন। ভার্চুয়াল ডেস্কটপের মাধ্যমে, আপনি একবারে একটি জিনিসের উপর ফোকাস করতে পারেন -- এবং আমরা সবাই জানি, মাল্টিটাস্কিং উৎপাদনশীলতার জন্য খারাপ।

এখন যেহেতু আপনি বিল গেটসের মতো ইমেলগুলি পরিচালনা করতে জানেন, এটি আপনার জন্য কীভাবে কাজ করে তা আমাদের জানান৷ আপনি যদি একটি ভিন্ন কৌশল ব্যবহার করেন, আমরা এটি সম্পর্কে শুনতে চাই। নীচে একটি মন্তব্যে আমাদের সাথে শেয়ার করুন!