Outlook ব্যবহার করলে আপনি জানেন এটি ইমেইল ম্যানেজমেন্টের জন্য উপকারী প্রোগ্রাম এবং অনেক ভালো ফিচার আছে। আজ আমরা কিছু কম পরিচিত Outlook ফিচার কভার করব যা আপনার ওয়ার্কফ্লো উন্নত করতে পারে।
১. মেসেজ প্রিভিউয়ের লাইন সংখ্যা পরিবর্তন করুন
ইমেইল লিস্টে Outlook প্রতিটি মেসেজের প্রিভিউ দেখায়। ডিফল্টভাবে প্রথম লাইনে প্রেরক ও সাবজেক্ট, দ্বিতীয় লাইনে মেসেজ বডির এক লাইন থাকে।
মেসেজ বডির কত লাইন লিস্টে দেখাবে সেটা পরিবর্তন করা যায়।
View ট্যাবে গিয়ে Message Preview বাটন ক্লিক করুন। 1 Line (ডিফল্ট), 2 Lines, 3 Lines বা Off (প্রিভিউ দেখাবেন না) সিলেক্ট করুন।
এই সেটিং শুধু This folder-এ অ্যাপ্লাই করবেন নাকি All mailboxes-এ, জিজ্ঞেস করবে।
সিলেক্ট করা লাইন সংখ্যা প্রেরক ও সাবজেক্ট লাইন অন্তর্ভুক্ত করে না। 2 Lines সিলেক্ট করলে মোট তিন লাইন দেখাবে: প্রথমে প্রেরক/সাবজেক্ট, তার নিচে বডির দুই লাইন।
২. Outlook লঞ্চ হলে কোন ফোল্ডার দেখাবে সেট করুন
Outlook-এ একাধিক ইমেইল একাউন্ট থাকলে ডিফল্টভাবে কোন একাউন্টের ইনবক্স দেখাবে সেটা বেছে নেওয়া যায়। অথবা ইনবক্স ছাড়া অন্য ফোল্ডারও সিলেক্ট করা যায়।
File → Options → বাম প্যানেলে Advanced ক্লিক করুন Outlook Options ডায়লগ বক্সে।
Outlook start and exit সেকশনে Browse ক্লিক করুন। Select Folder ডায়লগে একাউন্ট খুঁজে Inbox বা অন্য ফোল্ডার সিলেক্ট করুন।
আমরা দেখেছি এটি সেটিং সব সময় সেভ হয় না। কমেন্টে জানান কাজ করলো কিনা।
৩. Outlook Search Folder তৈরি করুন
Outlook-এ একই শব্দ/ফ्रेज বারবার সার্চ করলে ভার্চুয়াল Search Folder তৈরি করুন যা নির্দিষ্ট কريتেরিয়া মিলে যাওয়া সব আইটেম দেখাবে। Outlook-এ রেডিমেড টেমপ্লেট আছে, কাস্টমও বানানো যায়।
উদাহরণ: Unread Mail Search Folder-এ সব আনরিড মেইল একসাথে দেখাবে, চাইতে আলাদা ফোল্ডারে থাকুক। মেসেজগুলো মুভ হয় না, শুধু শো হয়। মুল মেসেজ নিজের ফোল্ডারে থাকে।
নতুন Search Folder তৈরি: Folder ট্যাবে New সেকশনে New Search Folder ক্লিক করুন। লিস্ট থেকে রেডিমেড টেমপ্লেট বেছে নিন বা নিচে Custom-এ Create a custom Search Folder সিলেক্ট করুন।
কাস্টম Search Folder-এ Choose ক্লিক করুন New Search Folder ডায়লগে।
Custom Search Folder ডায়লগে Name দিন। Criteria ক্লিক করে Search Folder Criteria ডায়লগে সার্চ ডিটেইলস দিন।
কাজ না করলে আমাদের "Outlook Search ফিক্স" মেথড দেখুন।
৪. Outlook ফোল্ডার ক্লিন আপ করুন
Outlook-এর Clean Up Folder ফিচার থ্রেড বা ফোল্ডারে রিডান্ডান্ট মেসেজ রিমুভ করে। রিডান্ডান্ট মেসেজ হলো থ্রেডের আগের মেসেজ যা রিপ্লাইতে কোট করা হয়েছে। লম্বা ইমেইল থ্রেডে আগের মেসেজ একাধিকবার কোট হওয়ায় কপি জমা হয়।
Clean Up Folder কমান্ড সিলেক্টেড ফোল্ডার ও সাবফোল্ডারের রিডান্ডান্ট মেসেজ Deleted Items ফোল্ডারে মুভ করে (ডিফল্ট)।
এই কমান্ড ব্যবহার: ফোল্ডার রাইট-ক্লিক → Clean Up Folder।
অপশন সেট: File → Options → Mail → Conversation Clean Up। ক্লিন আপ আইটেম কোন ফোল্ডারে যাবে এবং অন্যান্য অপশন এনেবল/ডিজেবল করুন।
৫. ভবিষ্যতের তারিখে ইমেইল পাঠান
কখনো ইমেইল লিখলেও পরবর্তীতে পাঠাতে চান। Outlook-এর Delayed Delivery ফিচার দিয়ে সহজে করা যায়।
নতুন ইমেইল লিখুন বা রিপ্লাই করুন। মেসেজ উইন্ডোর Options ট্যাবে More Options সেকশনে Delay Delivery ক্লিক করুন।
Delivery options-এ Do not deliver before বক্স চেক করে ডেট ও টাইম সিলেক্ট করুন।
অন্য অপশন সিলেক্ট করে Close ক্লিক করুন।
শিডিউল করা মেসেজ Outbox-এ থাকে, পাঠানোর সময় Sent ফোল্ডারে চলে যায়।
মনে চেঞ্জ হলে Outbox-এ যেন মেসেজ খুলুন, আবার Delay Delivery ক্লিক করে ডেট/টাইম চেঞ্জ করুন বা বক্স আনচেক করুন।
৬. Quick Steps ব্যবহার করুন
Home ট্যাবে Quick Steps সেকশনে সাধারণ একশনের এক-ক্লিক অ্যাক্সেস থাকে। Microsoft কিছু রেডিমেড Quick Steps দিয়েছে, নিজেরও বানানো যায়।
কাস্টম Quick Step: Quick Steps সেকশনে Create New ক্লিক করুন। Edit Quick Step ডায়লগে Name দিন।
ড্রপডাউন থেকে অ্যাকশন সিলেক্ট করে Add Action ক্লিক করুন। চাওয়া সব অ্যাকশন একে একে অ্যাড করুন।
উদাহরণ: সিলেক্টেড মেইলকে রিড মার্ক করে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করার Quick Step বানান। সমতার টুলের জন্য "ইমেইল গ্রুপ ও ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি" দেখুন।
৭. একাধিক Outlook উইন্ডো খুলুন
Outlook ইমেইল, শিডিউলিং, টাস্ক সব लिये ব্যবহার করলে একাধিক উইন্ডো খোলা ভালো। একসাথে ইমেইল, ক্যালেন্ডার, টাস্ক দেখতে পারবেন, নেভিগেশন বাটন দিয়ে বারবার স্যুইচ করতে হবে না।
Taskbar-এ Outlook আইকন রাইট-ক্লিক → Outlook 2016 সিলেক্ট করুন। উইন্ডোগুলো পছন্দমতো পজিশন করুন।
Outlook বন্ধ করতে যেকোনো উইন্ডোর File → Exit করুন। উপরের X দিয়ে বন্ধ করবেন না। পরবর্তীতে Outlook একই সংখ্যক উইন্ডো একই পজিশনে খুলবে।
৮. Rules তৈরি ও ম্যানেজ করুন
Rules আপনাকে পছন্দ নহলে কি, Outlook-এ Rules খুব কাজের। নির্দিষ্ট ইভেন্ট বেইসড অটোমেটিক একশন সেট আপ করতে দেয়।
উদাহরণ: নির্দিষ্ট শব্দ সাবজেক্টে থাকলে বা নির্দিষ্ট ব্যক্তি থেকে আসলে মেসেজ ফোল্ডারে মুভ করে রিড মার্ক করা—এটি একসাথে Rules দিয়ে করা যায়।
Rules তৈরি/ম্যানেজ: Home ট্যাবে Move সেকশনে Rules ক্লিক → Manage Rules & Alerts। Rules and Alerts ডায়লগে Rules তৈরি, চেঞ্জ, ম্যানুয়াল রান করা যায়।
New Rule ক্লিক করে Rules Wizard ফলো করুন।
Outlook-এ অটোমেটিক BCC নিজের কাছে পাঠানোর ফিচার নেই, কিন্তু Rules দিয়ে এর আড়ালে যাওয়া যায়।
৯. Outlook একাউন্ট নাম চেঞ্জ করুন
Outlook-এ ইমেইল একাউন্ট অ্যাড করলে ডিফল্ট নাম ইমেইল ঠিকানা, বাম প্যানেলে দেখায়। একাধিক একাউন্ট থাকলে কাঙ্ক্ষিত একাউন্ট খুঁজতে সমস্যা হয়। আরো ডেসক্রিপ্টিভ নাম দিয়ে চেঞ্জ করুন।
একাউন্ট নাম চেঞ্জ: বাম প্যানেলে করেন্ট একাউন্ট নাম (Inbox নয়) রাইট-ক্লিক → Account Properties। অথবা File → Info (Account Information স্ক্রিন)।
Account Settings → Account Settings → Email ট্যাব এক্টিভ আছে কিনা চেক করুন।
General Settings-এ Account name চেঞ্জ করুন Account Settings ডায়লগে। Next → Done ক্লিক করুন।
১০. Outlook Command Line Switches ব্যবহার করুন
Outlook কম্যান্ড লাইন সুইচ দিয়ে বিভিন্ন অপারেশন করা যায়। মাউসের চেয়ে কীবোর্ড পছন্দ করলে Outlook-এ অপারেশন স্পিড আপ করুন। ট্রাবলশুটিং-ও হেল্প করে।
আমরা ২৫টি Outlook 2016 কম্যান্ড লাইন সুইচ কভার করেছি।
উদাহরণ: নতুন ইমেইল মেসেজ রিসিপিয়েন্টসহ তৈরি করতে Run ডায়লগ (Windows key + R) খুলে নিচের কমান্ড দিন (ইমেইল ঠিকানা আপনার দিন):
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
Outlook কে আরও উপকারী 만드는 টুলস
প্রচলিত ও কম পরিচিত এডভান্সড ফিচারই Outlook কে Mail ও অন্যান্য ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট থেকে বেশি পাওয়ারফুল করে। এগুলো কম পড়লে থার্ড-পার্টি Outlook টুলস দেখুন যা ফাংশনালিটি অ্যাড করে, এক্সিস্টিং ফিচার উন্নত করে, বা কিছু টাস্ক Outlook-ের চেয়ে ভালো করে (যেমন একাধিক PST ফাইল মার্জ)।
Outlook শর্টকাটও আছে যা টাইম বাঁচায়—ভুলবেন না!)
