আপনি যদি Outlook ব্যবহার করেন, আপনি ইতিমধ্যেই জানেন যে এটি আপনার ইমেল পরিচালনার জন্য একটি দরকারী প্রোগ্রাম এবং এতে অনেকগুলি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে৷ আজ আমরা কিছু কম পরিচিত আউটলুক বৈশিষ্ট্যগুলি কভার করতে যাচ্ছি যা আপনার কর্মপ্রবাহকে উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে৷
1. বার্তা প্রিভিউতে লাইনের সংখ্যা পরিবর্তন করুন
ইমেল বার্তাগুলির তালিকায়, আউটলুক প্রতিটি বার্তার পূর্বরূপ প্রদর্শন করে। এর মধ্যে রয়েছে প্রেরক এবং প্রথম লাইনে বিষয় লাইন এবং তারপর ডিফল্টরূপে নীচের ইমেল বার্তা বডি থেকে একটি লাইন।
আপনি বার্তার তালিকায় প্রদর্শিত বার্তা থেকে লাইনের সংখ্যা পরিবর্তন করতে পারেন।
দেখুন-এ যান৷ ট্যাব এবং বার্তা পূর্বরূপ ক্লিক করুন বোতাম তারপর, 1 লাইন নির্বাচন করুন (ডিফল্ট), 2 লাইন , অথবা 3 লাইন . অথবা বন্ধ নির্বাচন করুন যদি আপনি তালিকায় প্রদর্শিত কোনো ইমেল বার্তা না চান।
আপনি যদি এই সেটিংটি শুধুমাত্র এই ফোল্ডারে প্রয়োগ করতে চান তাহলে আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে৷ অথবা সমস্ত মেলবক্স .
আপনার নির্বাচন করা লাইনের সংখ্যা প্রেরক এবং বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করে না। তাই যদি আপনি 2 লাইন নির্বাচন করেন , আপনি মোট তিনটি লাইন দেখতে পাবেন:প্রথম লাইনে প্রেরক এবং বিষয় এবং তারপর তার নীচে ইমেল বার্তা বডির দুটি লাইন৷
2. আউটলুক লঞ্চে কোন ফোল্ডারটি প্রদর্শিত হবে তা চয়ন করুন
Outlook-এ আপনার একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকলে, আপনি Outlook খুললে ডিফল্টরূপে কোন ইমেল অ্যাকাউন্টের ইনবক্স প্রদর্শন করতে চান তা নির্বাচন করতে পারেন। অথবা আপনি চাইলে ইনবক্স ছাড়াও অন্য ফোল্ডার নির্বাচন করতে পারেন।
ফাইল> বিকল্প-এ যান এবং উন্নত ক্লিক করুন আউটলুক বিকল্পের বাম ফলকে ডায়ালগ বক্স।
আউটলুক শুরু করুন এবং প্রস্থান করুন বিভাগে, ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন . ফোল্ডার নির্বাচন করুন-এ ডায়ালগ বক্সে, আপনি যে অ্যাকাউন্টটি চান সেটি খুঁজুন এবং ইনবক্স বা অন্য ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি Outlook শুরু করতে চান।
আমরা দেখেছি যে এই সেটিং সবসময় লেগে থাকে না। যদি এটি আপনার জন্য কাজ করে তাহলে মন্তব্যে আমাদের জানান৷
3. একটি আউটলুক অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করুন
আপনি যদি প্রায়শই Outlook-এ একই শব্দ এবং বাক্যাংশ অনুসন্ধান করেন, আপনি একটি ভার্চুয়াল অনুসন্ধান ফোল্ডার সেট আপ করতে পারেন যা আপনাকে নির্দিষ্ট অনুসন্ধানের মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন সমস্ত আইটেমের একটি তালিকা দেখায়। আউটলুক সার্চ ফোল্ডারের জন্য কিছু টেমপ্লেট প্রদান করে অথবা আপনি নিজের তৈরি করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, অপঠিত মেল৷ অনুসন্ধান ফোল্ডার আপনাকে একটি ফোল্ডারে আপনার সমস্ত অপঠিত মেল দেখায়, এমনকি যদি সেগুলি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের বিভিন্ন ফোল্ডারে থাকে। বার্তাগুলি অনুসন্ধান ফোল্ডারে সরানো হয় না, সেগুলি কেবল সেখানে দেখানো হয়৷ মূল বার্তাগুলি তাদের নিজ নিজ ফোল্ডারে থাকে৷
৷একটি নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে , নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার-এ ক্লিক করুন নতুন-এ ফোল্ডারে বিভাগ ট্যাব তালিকা থেকে একটি রেডিমেড সার্চ ফোল্ডার টেমপ্লেট নির্বাচন করুন বা একটি কাস্টম সার্চ ফোল্ডার তৈরি করুন নির্বাচন করুন কাস্টম এর অধীনে তালিকার নীচে।
আপনি যদি একটি কাস্টম সার্চ ফোল্ডার তৈরি করেন, তাহলে বাছাই করুন ক্লিক করুন৷ নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডারে ডায়ালগ বক্স।
তারপর, একটি নাম লিখুন৷ কাস্টম অনুসন্ধান ফোল্ডারে অনুসন্ধান ফোল্ডারের জন্য৷ সংলাপ বাক্স. মাপদণ্ড ক্লিক করুন এবং অনুসন্ধান ফোল্ডার মানদণ্ড-এ অনুসন্ধানের বিশদ বিবরণ উল্লেখ করুন ডায়ালগ বক্স।
যদি এটি আপনার জন্য কাজ না করে, তাহলে আমাদের কাছে কিছু পদ্ধতি আছে যা আপনি ব্যবহার করে আউটলুক সার্চ ঠিক করতে পারেন।
4. একটি আউটলুক ফোল্ডার পরিষ্কার করুন
আউটলুকের ক্লিন আপ ফোল্ডার বৈশিষ্ট্য একটি থ্রেড বা ফোল্ডারে অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলি সরিয়ে দেয়। অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলি উত্তরগুলিতে উদ্ধৃত একটি থ্রেডের পূর্ববর্তী বার্তা। দীর্ঘ ইমেল থ্রেডগুলি পূর্ববর্তী বার্তাগুলির বেশ কয়েকটি অনুলিপি দিয়ে শেষ হতে পারে যা প্রতিটি উত্তরে উদ্ধৃত করা হয়৷
ক্লিন আপ ফোল্ডার কমান্ড নির্বাচিত ফোল্ডারে এবং এর সাবফোল্ডারগুলির অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলিকে মুছে ফেলা আইটেমগুলিতে নিয়ে যায় ডিফল্টরূপে ফোল্ডার।
এই কমান্ডটি ব্যবহার করতে, আপনি যে ফোল্ডারটি পরিষ্কার করতে চান তাতে ডান-ক্লিক করুন এবং ফোল্ডার পরিষ্কার করুন নির্বাচন করুন .
আপনি ফোল্ডার পরিষ্কার করার বিকল্পগুলি সেট করতে পারেন৷ ফাইল> বিকল্প> মেল> কথোপকথন ক্লিন আপ এ গিয়ে কমান্ড দিন . আপনি যে ফোল্ডারে পরিষ্কার করা আইটেমগুলিকে সরাতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং অন্য যেকোন ক্লিন-আপ বিকল্পগুলিকে সক্ষম বা অক্ষম করুন৷
5. ভবিষ্যতের তারিখে একটি ইমেল পাঠান
কখনও কখনও আপনাকে একটি ইমেল লিখতে হবে কিন্তু পরবর্তী সময় পর্যন্ত এটি পাঠাতে হবে না। আউটলুকের বিলম্বিত ডেলিভারি বৈশিষ্ট্য আপনাকে সহজেই এটি করতে দেয়।
প্রথমে, আপনার নতুন ইমেল লিখুন বা একটি ইমেলের উত্তর দিন। তারপর, ডেলিভারি বিলম্ব ক্লিক করুন আরো বিকল্পে বিকল্পসমূহের বিভাগে বার্তা উইন্ডোতে ট্যাব।
ডেলিভারি বিকল্পের অধীনে , এর আগে ডেলিভারি করবেন না চেক করুন বাক্স এবং একটি তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন৷
৷আপনি চান অন্য কোনো বিকল্প নির্বাচন করুন এবং বন্ধ করুন ক্লিক করুন .
Outlook আপনার আউটবক্সে নির্ধারিত ইমেল বার্তা সঞ্চয় করে যতক্ষণ না সেগুলি পাঠানো হয় যখন সেগুলি আপনার প্রেরিত এ সরানো হয় ফোল্ডার।
আপনি যদি আপনার সিদ্ধান্ত পরিবর্তন করেন এবং বিলম্বিত ডেলিভারি বাতিল করতে বা অন্য তারিখ এবং সময়ে পরিবর্তন করতে চান, তাহলে আপনার আউটবক্সে যান এবং ইমেইল বার্তা খুলুন। ডেলিভারি বিলম্ব ক্লিক করুন বিকল্পে আবার ট্যাব করুন এবং এর আগে ডেলিভারি করবেন না তারিখ ও সময় পরিবর্তন করুন বিলম্বিত ডেলিভারি নিষ্ক্রিয় করতে বিকল্প বা বাক্সটি আনচেক করুন।
6. দ্রুত পদক্ষেপ ব্যবহার করুন
দ্রুত পদক্ষেপ হোম এর বিভাগ আউটলুকের ট্যাব সাধারণ ক্রিয়াগুলিতে এক-ক্লিক অ্যাক্সেস প্রদান করে। মাইক্রোসফ্ট শুরু করার জন্য কিছু প্রাথমিক দ্রুত পদক্ষেপ প্রদান করে, তবে আপনি নিজেও তৈরি করতে পারেন৷
একটি কাস্টম দ্রুত পদক্ষেপ তৈরি করতে, নতুন তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ দ্রুত পদক্ষেপে অধ্যায়. দ্রুত পদক্ষেপ সম্পাদনা করুন-এ ডায়ালগ বক্স, নাম আপনার দ্রুত পদক্ষেপ।
তারপর, ড্রপডাউন তালিকা থেকে একটি ক্রিয়া নির্বাচন করুন এবং অ্যাকশন যোগ করুন ক্লিক করুন৷ . অ্যাকশন যোগ করুন-এ ক্লিক করে একই দ্রুত পদক্ষেপে আপনি নিতে চান এমন অন্যান্য কাজ যোগ করতে থাকুন প্রতিটির পরে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্বাচিত ইমেল বার্তাগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে একটি দ্রুত পদক্ষেপ সেট আপ করতে পারেন এবং তারপরে সেগুলিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে নিয়ে যেতে পারেন৷ অনুরূপ সরঞ্জামের জন্য, কীভাবে ইমেল গ্রুপ এবং বিতরণ তালিকা তৈরি করতে হয় তা দেখুন।
7. একাধিক আউটলুক উইন্ডোজ খুলুন
আপনি যদি ইমেল, সময়সূচী এবং কাজের জন্য Outlook ব্যবহার করেন, আপনি একাধিক Outlook উইন্ডো খুলতে চাইতে পারেন। এটি আপনাকে ভিউ পরিবর্তন করতে নেভিগেশন বোতাম ব্যবহার করার পরিবর্তে একই সময়ে আপনার ইমেল, ক্যালেন্ডার এবং কাজগুলি দেখতে দেয়৷
অন্য একটি Outlook উইন্ডো খুলতে, টাস্কবারের Outlook আইকনে ডান-ক্লিক করুন এবং Outlook 2016 নির্বাচন করুন . আপনি যেভাবে চান উইন্ডোগুলিকে অবস্থান করুন৷
৷আপনি যখন Outlook বন্ধ করেন, ফাইল> প্রস্থান করুন এ যান৷ যে কোনো খোলা জানালায়। X ক্লিক করবেন না যেকোনো উইন্ডোর উপরের-ডান কোণে। আউটলুক পরের বার একই সংখ্যক উইন্ডোর সাথে খুলবে এবং আপনি যখন আউটলুক থেকে প্রস্থান করেছিলেন তখন একই অবস্থানে ছিল।
8. নিয়ম তৈরি করুন এবং পরিচালনা করুন
আপনি সবসময় নিয়ম মেনে খেলতে পছন্দ নাও করতে পারেন, তবে আউটলুকের নিয়মগুলি খুব কার্যকর হতে পারে। তারা আপনাকে ঘটতে থাকা ক্রিয়াগুলির উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটতে নির্দিষ্ট ইভেন্টগুলি সেট আপ করার অনুমতি দেয়৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি সাবজেক্ট লাইনের নির্দিষ্ট শব্দ সহ বার্তাগুলিকে বা একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির থেকে একটি ফোল্ডারে স্থানান্তর করতে এবং বার্তাগুলিকে একই সময়ে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে চাইতে পারেন৷ আপনি মেসেজ পাওয়ার সাথে সাথে সব করার জন্য আপনি একটি নিয়ম তৈরি করতে পারেন।
নিয়ম তৈরি বা পরিচালনা করতে, নিয়ম এ ক্লিক করুন মুভ-এ হোম-এ বিভাগ ট্যাব করুন এবং নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন . নিয়ম এবং সতর্কতা৷ ডায়ালগ বক্স আপনাকে নিয়ম তৈরি করতে, পরিবর্তন করতে এবং ম্যানুয়ালি চালানোর অনুমতি দেয়।
নতুন নিয়ম ক্লিক করুন একটি নিয়ম তৈরি করতে এবং তারপরে নিয়ম উইজার্ড-এর ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷ .
আউটলুকের অভাবের একটি বৈশিষ্ট্য হল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলিতে নিজেকে বিসিসি করার ক্ষমতা। কিন্তু আপনি নিয়ম ব্যবহার করে এই সীমাবদ্ধতা পেতে পারেন।
9. আপনার Outlook অ্যাকাউন্টের নাম পরিবর্তন করুন
আপনি যখন Outlook এ একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করেন, তখন অ্যাকাউন্টের ডিফল্ট নামটি আপনার ইমেল ঠিকানা, যা বাম ফলকে প্রদর্শিত হয়। কিন্তু আপনি অ্যাকাউন্টের নামটিকে আরও বর্ণনামূলক একটিতে পরিবর্তন করতে পারেন যা আপনি যে অ্যাকাউন্টটি খুঁজছেন সেটিকে দ্রুত খুঁজে পেতে সাহায্য করবে। Outlook-এ আপনার অনেক ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকলে সহায়ক৷
৷একটি অ্যাকাউন্টের নাম পরিবর্তন করতে, বাম ফলকে বর্তমান অ্যাকাউন্টের নামের উপর ডান-ক্লিক করুন (অ্যাকাউন্টের জন্য ইনবক্স নয়) এবং অ্যাকাউন্ট বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন। . অথবা ফাইল> তথ্য-এ যান (অ্যাকাউন্ট তথ্য পর্দা)।
তারপর, অ্যাকাউন্ট সেটিংস> অ্যাকাউন্ট সেটিংস এ যান৷ এবং ইমেল নিশ্চিত করুন ট্যাবটি অ্যাকাউন্ট সেটিংসে সক্রিয় সংলাপ বাক্স. এটি ডিফল্টরূপে হওয়া উচিত৷
আপনি যে তালিকার নাম পরিবর্তন করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (যদি এটি ইতিমধ্যে নির্বাচিত না থাকে) এবং তারপরে পরিবর্তন এ ক্লিক করুন .
অ্যাকাউন্টের নাম পরিবর্তন করুন সাধারণ সেটিংস-এর অধীনে অ্যাকাউন্ট সেটিংসে সংলাপ বাক্স. পরবর্তী ক্লিক করুন এবং তারপর সম্পন্ন ক্লিক করুন .
10. আউটলুক কমান্ড লাইন সুইচ ব্যবহার করুন
আউটলুক কমান্ড লাইন সুইচ প্রদান করে যা আপনাকে বিভিন্ন অপারেশন করতে দেয়। আপনি যদি মাউসের পরিবর্তে কীবোর্ড ব্যবহার করতে পছন্দ করেন, আপনি কমান্ড লাইন সুইচগুলি ব্যবহার করে Outlook-এ ক্রিয়াকলাপ দ্রুত করতে পারেন। তারা আপনাকে Outlook-এ সমস্যা সমাধানে সাহায্য করতে পারে।
আমরা 25টি Outlook 2016 কমান্ড লাইন সুইচ কভার করেছি যা আপনার জানা উচিত৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি চালান খুলে প্রাপকের সাথে একটি নতুন ইমেল বার্তা তৈরি করতে পারেন৷ ডায়ালগ বক্স (উইন্ডোজ কী + R ) এবং ওপেন-এ নিম্নলিখিত কমান্ডটি প্রবেশ করান বক্স, আপনার প্রাপকের ঠিকানা দিয়ে ইমেল ঠিকানা প্রতিস্থাপন করুন।
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected]
আউটলুককে আরও বেশি উপযোগী করার জন্য টুলস
এটি সমস্ত উন্নত বৈশিষ্ট্য, জনপ্রিয় এবং কম পরিচিত উভয়ই, যা মেল এবং অন্যান্য ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্টের তুলনায় Outlook কে অনেক বেশি শক্তিশালী করে তোলে। এই বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার জন্য যথেষ্ট নয়? সমস্যা নেই. আমরা কিছু দরকারী থার্ড-পার্টি আউটলুক টুল কভার করেছি যেগুলি Outlook-এ কার্যকারিতা যোগ করে, বিদ্যমান বৈশিষ্ট্যগুলিকে উন্নত করে, অথবা আউটলুকের চেয়ে ভালো কিছু কাজ সম্পাদন করে, যেমন একাধিক Microsoft Outlook PST ফাইল মার্জ করে৷
ভুলে যাবেন না যে দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্যগুলির পাশাপাশি, অনেকগুলি Outlook শর্টকাট রয়েছে যা আপনাকে সময় বাঁচাতে সাহায্য করতে পারে!
