অনলাইন সহযোগিতার জন্য ৮টি সেরা গুগল টিমওয়ার্ক টুল

গুগলের বিশ্বের সবচেয়ে প্রশংসাযোগ্য কোম্পানি কালচারের একটি রয়েছে। কিন্তু যা গুগলকে কাজ করার জন্য واقعی একটি শান্দার জায়গা করে তোলেছে তা হলো এর সহযোগিতার মনোভাব এবং টিমওয়ার্কের প্রতি আগ্রহ। সেই কালচারটি এর ক্লাউড-ভিত্তিক টিম পণ্যতা টুলগুলোর রোস্টারে প্রতিফলিত হয়েছে।

আসুন لتلك গুগল সহযোগিতা টুলগুলোর দিকে একটি নজর দিই।

১. জিমেইল

জিমেইল একটি ব্যবহারকারী-বান্ধব ইমেইল প্রদানকারী যা প্রতি অ্যাকাউন্টে ১৫ জিবি স্টোরেজ সরবরাহ করে। যা আপনি নাও জানতে পারেন সেটি হলো এটি ডেলিগেশন অপশন মাধ্যমে সহযোগিতাও অনুমোদন করে। ডেলিগেটরা আপনার পক্ষে ইমেইল পড়তে এবং পাঠাতে পারে অ্যাকাউন্ট এক্সেস করে।

এটি সেট আপ করতে, এই সহজ ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

1. সেটিংস বাটন (গিয়ার আইকন) ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন
2. শীর্ষে Accounts and Import ট্যাব নির্বাচন করুন।
3. নিচে স্ক্রল করে Grant access to your account এ যান।
4. Mark as read এবং Sender information এর জন্য আপনার পছন্দ নির্বাচন করুন।
5. Add another account ক্লিক করুন, যে ব্যক্তিকে ডেলিগেট করছেন তার জিমেইল ঠিকানা দিন, এবং Next Step ক্লিক করুন।
6. ইমেইল ঠিকানা নিশ্চিত করুন এবং Send email to grant access ক্লিক করুন।

আপনাকে আপনার জিমেইল সেটিংসে ফিরিয়ে আনা হবে যেখানে আপনি সেই ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা সেই সেকশনে দেখবেন। এটা Pending হিসেবে দেখাবে যতক্ষণ না তারা আমন্ত্রণ গ্রহণ করে, তারপর এটি পরিবর্তন হয়ে গ্রহণ করা হয়েছে দেখাবে।

আপনার ডেলিগেটের সাত দিন আছে আমন্ত্রণ গ্রহণ করার জন্য। একবার গ্রহণ করলে, তারা তাদের অ্যাকাউন্টের নিচে আপনার অ্যাকাউন্টটি Delegated শব্দসহ দেখবে। তারা সেটিতে ক্লিক করলেই আপনার ইনবক্স পরিচালনা করতে পারবে।

২. গুগল ক্যালেন্ডার

গুগল ক্যালেন্ডার আপনার ব্যস্ত জীবন দৃশ্যমানভাবে সংগঠিত করার একটি চমৎকার উপায়। এই টুল শেয়ারিংও সমর্থন করে। আপনার কিছু বা সকল ক্যালেন্ডার পাবলিক করুন, যাতে লোকেরা দেখতে পায় আপনি কখন খালি।

শুধু একজনের সাথে ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে চান? এটি খুব সহজ!

1. মূল লিস্টে প্রাসঙ্গিক ক্যালেন্ডারের ডানে অপশন বাটন (তিনটি ডট) ক্লিক করুন এবং Settings and Sharing নির্বাচন করুন।
2. পরবর্তী পেজে, Share with specific people সেকশনে স্ক্রল করুন।
3. Add people ক্লিক করুন এবং তারপর ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা দিন।
4. Permissions ড্রপডাউন বক্স থেকে আপনি যেনের অনুমতি দিতে চান সেটি বেছে নিন। আপনি পরবর্তীতে সেটিংসের একই সেকশন থেকে এটি পরিবর্তন করতে পারেন।
5. Send ক্লিক করুন।

আপনি লিংক দিয়েও আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করতে পারেন। একই ক্যালেন্ডার Settings পেজে, Integrate calendar পর্যন্ত স্ক্রল করুন।

আপনি আপনার ক্যালেন্ডারের জন্য ভিন্ন URL অপশন দেখবেন: পাবলিক URL, আইক্যাল ফরম্যাটে পাবলিক URL, এবং আইক্যাল ফরম্যাটে সিক্রেট URL।

জেনারেট হওয়া URL কপি করুন এবং সহকর্মীদের, বন্ধুদের বা জানা লোকদের পাঠান। সতর্ক থাকুন, যেকোনো যিনি লিংকটি পাবেন, ক্যালেন্ডারটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

গুগল ক্যালেন্ডারের শেয়ারিং ক্ষমতা মিটিং, স্টাডি সেশন, বা অন্যান্য সহযোগিতামূলক কার্যক্রম পরিকল্পনা করার জন্য অত্যন্ত উপযোগী।

৩. গুগল শিটস

গুগল শিটস একটি স্প্রেডশীট অ্যাপ যা আপনি অন্যদের সাথে একসাথে ব্যবহার করতে পারেন। কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এবং বিল্ট-ইন স্প্রেডশীট ফর্মুলার মাঝে আপনার এবং সহযোগীদের সময় বাঁচায়। আপনি রিয়েল-টাইমে অন্যদের এডিট দেখতে পারেন।

আপনার স্প্রেডশীট শেয়ার করতে, এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

1. উপরের ডানে Share বাটন ক্লিক করুন।
2. যে লোকদের স্প্রেডশীট এক্সেস দিতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানা যোগ করুন।
3. পেনসিল আইকন ক্লিক করুন এবং নির্দিষ্ট করুন যে লোকরা শিটটি দেখতে পারবে, এডিট করতে পারবে, বা কমেন্ট করতে পারবে।
4. বিকল্পভাবে, Get a shareable link অপশন ব্যবহার করুন এবং লিংকটি ম্যানুয়ালি পাঠান। দরকারী সময় ভিউইং এবং এডিটিং পারমিশন বেছে নিন এবং টিমের সাথে গ্রুপ মেসেজ বা ইমেইল করে লিংকটি পাঠান।
5. শেষে Done ক্লিক করুন।

সহযোগীরা শিটে একটি নোটিফিকেশন পাঠাতে চান? শিটের যেকোনো সেলে রাইট-ক্লিক করুন এবং Comment বেছে নিন। তারপর প্লাস সাইন (+) টাইপ করুন এবং সহযোগীর নাম লিখুন যাতে তাদের ইমেইলে নোটিফিকেশন যায়।

৪. গুগল ডকস

গুগল ডকস টিমমেটদের সাথে মাথা এক করা কাজে পেরফেক্টলি কাজ করে। টু-ডু লিস্ট লেখা, প্রজেক্টের জন্য ব্রেইনস্টর্মিং, বা অন্যের ইনপুট যেটা ভালো করে সেটা সব করতে ব্যবহার করুন।

গুগল শিটসের মতো একই প্রক্রিয়ায় ডকুমেন্ট শেয়ার করুন (উপরোক্ত)। আপনি শেয়ারিং বক্সের কোণার shareable link অপশনও ব্যবহার করতে পারেন।

গুগল ডকস বা শিটস শেয়ার করার সময় কিছু অ্যাডভান্সড সেটিংও রয়েছে।

1. শীর্ষ ডানে Share বাটন ক্লিক করুন।
2. পপ-আপ উইন্ডোতে Advanced ক্লিক করুন।
3. এখানে আপনি শেয়ার করার লিংক, যাদের এক্সেস আছে, এবং আরও লোকদের আমন্ত্রণ জানানোর অপশন দেখবেন।
4. Owner settings এর অধীনে, আপনি সেই অতিরিক্ত অপশনগুলোর জন্য চেকবক্স চেক করতে পারেন। যেন এডিটররা অ্যাক্সেস পরিবর্তন করতে বা অন্যদের যোগ করতে না পারে এবং কমেন্টার ও ভিউয়াররা ডাউনলোড, প্রিন্ট, বা কপি করতে না পারে।

ডকুমেন্ট দেখতে সময় রঙিন, পতাকা-নibo আইকন যাদের নামসহ রয়েছে সেগুলো লক্ষ্য করুন। সেগুলো বলে দেয় কে পরিবর্তন করার দায়িত্বে।

৫. গুগল স্লাইডস

গ্রুপ প্রেজেন্টেশনের জন্য প্রস্তুত হচ্ছেন? ফোন কল এবং ইমেইলের бесконе সীমাহীন স্রোত বন্ধ করে গুগল স্লাইডস দিয়ে সহযোগিতা করুন। একটি আকর্ষণীয় টেমপ্লেট বেছে নিন ডিজাইন সময় বাঁচাতে এবং সাধারন ফন্টের চেয়ে সাধু সাধু ফন্টের সাথে আপনার কথাগুলো উজ্জ্বল করুন।

গুগল ডকস এবং শিটসের মতো, এই সহযোগিতা সুবিধাকারী টুল অনুমোদনপ্রাপ্ত যেকোনো ব্যক্তির দ্বারা রিয়েল-টাইম এডিটিং অনুমতি দেয়। শুধু উপরের ডানের Share বাটন দিয়ে সুপরিচিত প্রক্রিয়ায় পারমিশন দিন।

৬. গুগল কিপ

গুগল কিপ কে একটি সুন্দর বেসিক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল হিসেবে চিন্তা করুন। নোট, ড্রইং, লিস্ট, ছবি, এবং অডিও ক্লিপ রাখার জন্য আপনি এটিতে নির্ভর করতে পারেন।

1. নোটের নিচে Collaborator আইকন ক্লিক করে শেয়ারিং শুরু করুন।
2. ব্যক্তির নাম বা ইমেইল ঠিকানা টাইপ করুন।
3. Save ক্লিক করুন।

আপনি যখন গুগল কিপ খুলবেন, আপনি সেটি শেষ কোন অবস্থায় কে এডিট করেছিল এবং কখন সেটি দেখতে পাবেন।

৭. গুগল হ্যাঙ্গআউটস (চ্যাট)

গুগল হ্যাঙ্গআউটস, যেটিকে গুগল চ্যাট হিসেবে রিনেম করা হবে, একটি মেসেজিং অ্যাপ। একজনের সাথে টেক্সট বা ১৫০ জন পর্যন্ত লোকের সাথে কথা বলতে এটি ব্যবহার করুন।

আপনি ১০ জন পর্যন্ত ভিডিও চ্যাটও শুরু করতে পারেন। প্লাস সাইন (+) ক্লিক করে নতুন কথোপকথন শুরু করুন। তারপর নাম, ইমেইল ঠিকানা, বা ফোন নম্বর দিয়ে লোকদের যোগ করুন। অবশেষে, আপনি মেসেজ-ভিত্তিক কথোপকথন, ফোন কল, বা ভিডিও কল চান কিনা সেটি বেছে নিন।

আরও লোকদের যোগ করতে উপরের ব্যক্তি আইকন ক্লিক করুন এবং Invite People আইকন ক্লিক করুন। তারপর চ্যাট তৈরি করার সময় আপনি যা করতেন সেটি করুন।

৮. গুগল মিট

গুগল মিট গুগল হ্যাঙ্গআউটসের সাথে খুব মিলে যেতে পারে কারণ দুটোই ভিডিও কল সেবা দেয়। কিন্তু গুগল মিট পেশাদারদের জন্য উদ্দেশ্য করা এবং একটি পেইড সার্ভিস, যদিও বর্তমানে কোভিড-১৯ মহামারীর কারণে ফ্রি। গুগল হ্যাঙ্গআউটস অন্যদিকে সাধারণ ব্যবহারকারীদের জন্য।

এটি জি স্যুট ব্যবহারকারীদের জন্য প্রতি কল ২৫০ জন পর্যন্ত এবং ব্যক্তিগত গুগল অ্যাকাউন্টের জন্য ১০০ জন পর্যন্ত যetto পারে। পлюস, আপনি লাইভ স্ট্রিমিং এবং রেকর্ডিং ফিচারও ব্যবহার করতে পারেন।

গুগল মিট দিয়ে মিটিং শুরু বা জয়েন করা খুব সহজ। শুধু ওয়েবসাইটে যান, Start a meeting বা Enter meeting code হিট করুন, এবং আপনি চল पেয়ে গেলেন।

বোনাস: জি স্যুট

আপনি যদি ব্যবসায়িক কারণের জন্য সহযোগিতা করছেন, তবে জি স্যুট চেক আউট করা ভালো আইডিয়া। জি স্যুট সব ধরনের সংস্থার জন্য গুগলের প্যাকেজড সমাধান। এতে উপরের সকল টুলস পлюস আরও কিছু টুল রয়েছে। মূলত, এটি আপনাকে একই জায়গা থেকে সব টুল অ্যাক্সেস করতে দেয়।

জি স্যুট ভার্সনের গুগল ড্রাইভে একটি সেন্ট্রাল অ্যাডমিনিস্ট্রেশন প্যানেল রয়েছে ডেটা লস প্রিভেনশন ফিচারের সাথে। এতে একটি মেশিন-লার্নিং-চালিত সার্চ ফিচারও রয়েছে যা লোকদের ফাইল দ্রুত খুঁজে পেতে সাহায্য করে।

দুই সপ্তাহের ফ্রি ট্রায়াল শেষ হলে, আপনি টিয়ার লেভেল অনুযায়ী প্রতি ইউজার প্রতি মাসে একটি মাসিক ফি দেবেন।

জি স্যুট কেনুন: দুই সপ্তাহের ফ্রি ট্রায়ালের পর বেছে নেওয়া প্যাকেজ অনুযায়ী $৬ থেকে $২৫ প্রতি মাসে প্রতি ইউজার।

গুগল সহযোগিতা টুলগুলোর সুবিধা নিন

এই টুলগুলো জানা খুব সহজ। কারণ নির্দিষ্ট কাজগুলো (যেমন ডকুমেন্ট শেয়ার করা) করার প্রক্রিয়া অ্যাপস জুড়ে একই। এবং, অধিকাংশ অফলাইন থাকলেও আপনি একা বা অন্যদের সাথে কাজ চালাতে পারেন।

এতটুকু পেশাদার টুল ফ্রিতে পাওয়া যাচ্ছে, তাই একটি চমৎকার টিম না হওয়ার কোনো দায় নেই। আরও জানতে, এই অতিরিক্ত অনলাইন সহযোগিতা টুলগুলোর দিকে নজর দিন।