গত বছর আমার ওয়েব হোস্ট মাইগ্রেশন বড় 선정 হয়ে গিয়েছিল, যার ফলে আমি অনেক ইমেইল এবং সেই ইমেইল সম্পর্কিত কন্টাক্টগুলো হারিয়েছিলাম। আমরা নিয়মিত আমাদের মেশিনের ব্যাকআপ নিই – PC, Mac, iDevice বা Android – কিন্তু আমাদের সফটওয়্যার এবং তাদের প্রাসঙ্গিক ডেটা নিয়ে আমরা সর্বদা সতর্ক থাকি না।
কন্টাক্ট রপ্তানি এবং ইমেইল ব্যাকআপ নেওয়া সর্বদা লাভদায়ক। এটি একটি দ্রুত কাজ যা ভবিষ্যতে আপনাকে বড় কষ্ট থেকে বাঁচাবে।
আউटलুক কন্টাক্ট রপ্তানি
File > Open & Export > Import/Export-এ যান। ডায়ালগ বক্সে Export to a File নির্বাচন করুন, তারপর Comma Separated Values। পরবর্তী স্ক্রিনে আপনার ফোল্ডারগুলো স্ক্রল করুন। আপনার Contacts ফোল্ডারটি খুঁজে বের করুন, এবং রপ্তানিকৃত CSV ফাইলের জন্য একটি স্মরণীয় নাম দিন।
আপনি পরবর্তী ফিল্ডে ক্লিক করতে পারেন, অথবা Custom Field সেটিংস পরিবর্তন করতে পারেন। ফিল্ড হলো আপনার কন্টাক্ট লিস্টের ভেরিয়েবলগুলোর নাম। আপনি যদি সীমিত ফিল্ড প্যারামিটার রপ্তানি করতে চান, তবে Clear Field চাপুন। তারপর অন্য সেট ফিল্ড যোগ করুন। নিচের ছবিতে আপনার CSV ফাইলের জন্য কিছু উপকারী ব্যবসায়িক লিস্টিং দেওয়া আছে – আপনি তারপর সেই মিলে যাওয়া প্যারামিটার ছাড়া CSV ফাইলে থাকা লিস্টিংগুলো মুছে ফেলতে পারেন, কিন্তু তা অন্য একটি গল্প।
আউटलুকে রপ্তানির জন্য আরও দুটি ফাইল ফরম্যাট রয়েছে:
- Outlook Data File - .pst: একটি ডেটা ফাইল যাতে বার্তা এবং অন্যান্য ডেটা থাকে যা আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষিত হতে পারে। ইমেইল বার্তা এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ডেটা ডাউনলোড ও সংরক্ষিত হয়, অথবা মেইল চанক 단위로 একটি .pst ফাইলে আর্কাইভ করা যায়। ইমেইল রপ্তানি বা আর্কাইভ করলে আপনার মেইল সার্ভারে বেশি স্পেস পাওয়া যায়, যদি এটি সমস্যা হয়। POP3 অ্যাকাউন্টের জন্য সবচেয়ে সাধারণ।
- Offline Outlook Data File - .ost: অন্যান্য অধিকাংশ ইমেইল অ্যাকাউন্ট টাইপ তাদের বার্তা এবং গুরুত্বপূর্ণ ডেটা .ost ফাইলে রপ্তানি করে, যার মধ্যে Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail, এবং IMAP অ্যাকাউন্ট রয়েছে। আপনার জীবননির্বাহী তথ্য মেইল সার্ভারে সরানো ও সংরক্ষিত হয়েছে, তবে একটি সিঙ্ক্রোনাইজড কপি আপনার মেশিনে থাকে।
আমি আমার ওয়েব হোস্টিং সমস্যা হওয়ার আগে ইমেইল আর্কাইভ ব্যাকআপ নিয়ে কদাচিৎ চিন্তা করিনি; এখন দুই মাসে একবার করি, নিশ্চিত হতে। সীমিত মেইল সার্ভার স্পেস থাকা লোকদের জন্য, সংরক্ষণ ও মুছে ফেলা মূল্যবান বাইট মুক্ত করতে পারে।
আউटलুক কন্টাক্ট আমদানি
আউटलুকে কন্টাক্ট আমদানিও একটি সহজ কাজ। আবার File > Open & Export > Import/Export-এ যান। আপনি VCard, .csv, .txt, বা .pst থেকে আমদানি করতে পারেন। Import from another program or file নির্বাচন করুন, তারপর আপনার পছন্দের ফাইল টাইপ। আমি .csv ব্যবহার করব। আমদানি উইজার্ড এরপর ডুপ্লিকেট প্রতিস্থাপন করতে পারে, অথবা সেগুলোkommende কন্টাক্টসহ প্রতিস্থাপন করতে পারে, অথবা ডুপ্লিকেটগুলো উপেক্ষা করতে পারে। আপনার জন্য সঠিক অপশনটি নির্বাচন করুন।
আমদানি করার কন্টাক্ট ফাইলটি লোকেট করুন। পরবর্তী স্ক্রিনে ডেস্টিনেশন ফোল্ডারের জন্য বলবে। উপলব্ধ ফোল্ডারগুলো ব্রাউজ করুন যতক্ষণ না Contacts পেতে পারেন। এটি নির্বাচন করুন, এবং Next চাপুন। আপনি ইম্পোর্ট ফিল্ড পরিবর্তন করার অপশন দেখবেন, ঠিক যেভাবে আমরা রপ্তানির সময় এডিট করতাম। এইবার ডিফল্ট 그대로 থাকতে দিন।
Gmail কন্টাক্ট রপ্তানি
Gmail কন্টাক্ট কম সমস্যা কারণ এটি অনলাইনে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। তবুও, একাধিক ক্লায়েন্টে ভাঙা beszélকনভারসেশন জুড়ে আপনার কন্টাক্ট লিস্ট একీভূত করাটা সবসময় কাজের।
যে Gmail অ্যাকাউন্ট রপ্তানি করতে চান সেখানে সাইন ইন করুন। উপরের বাম কোণে Gmail শব্দে ক্লিক করুন, তারপর Contacts। আপনাকে একটি নতুন স্ক্রিনে নিয়ে যাবে যাতে আপনার Gmail-এর সব কন্টাক্ট এবং সম্ভবত আপনার Android ফোনবুকও থাকবে, যদি সেটিই আপনার পছন্দের ডিভাইস হয়। ড্রপডাউন মেনু খোলার জন্য More নির্বাচন করুন – এখন আপনার কন্টাক্ট Export করার অপশন দেখতে পাবেন।
ডায়ালগ বক্সে কিছু নির্বাচনের অপশন আছে। আপনি সম্পূর্ণ কন্টাক্ট লিস্ট, আপনার স্টারড কন্টাক্ট, Google Circles কন্টাক্ট, বা সবচেয়ে বেশি যোগাযোগ করা লিস্ট রপ্তানি করতে পারেন। আপনি Gmail-এ একটি কাস্টম কন্টাক্ট লিস্ট বানाकर সেটাও রপ্তানি করতে পারেন প্রতিটি রেকর্ড আলাদা কন্টাক্ট লিস্টে যোগ করে। প্রতিটি রেকর্ড নির্বাচন করুন, তারপর কন্টাক্ট অপশন বার-এ যান। আপনি সেগুলো একক গ্রুপে যোগ করতে পারবেন।
যখন প্রস্তুত, আপনার রপ্তানির ফরম্যাট নির্বাচন করুন। আপনার কন্টাক্ট যদি একটি Google অ্যাকাউন্ট থেকে অন্যটিতে যায়, বা আপনি Apple পণ্যে রপ্তানি করেন না, তবে Outlook CSV ফরম্যাট অপশনটি নির্বাচন করুন। এটি একটি স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাট যা অধিকাংশ ইমেইল ক্লায়েন্টের সাথে ব্যবহার করা যায়। Save করুন, এবং হয়ে গেলো!
Gmail কন্টাক্ট আমদানি
এই প্রক্রিয়া রপ্তানির মতোই, বাদে আপনি Gmail-কে ফাইলটি দেখাচ্ছেন যা আমদানি করতে চান। একবার Gmail Contacts পেজে داخل হলে, আগের মতো More বাটনে যান, কিন্তু এইবার Import নির্বাচন করুন। আপনি এই ডায়ালগ বক্সটি পাবেন:
ফাইলটি নির্বাচন করুন, তারপর Import চাপুন।
Thunderbird কন্টাক্ট রপ্তানি
উপরের টুলবারে অবস্থিত Address Book খুলুন। একবার খুললে Tools > Export-এ যান। এটি Save As ডায়ালগ বক্স আনবে। Thunderbird .csv, .ldif, এবং .tab/.txt-এ রপ্তানি করতে পারে।
আমি আপনার Thunderbird কন্টাক্ট রপ্তানির জন্য .csv, বা .tab/.txt বেছে নিতে পারি, বিশেষ করে Outlook-এ মাইগ্রেট করলে। .ldif Mozilla Thunderbird এবং Apple Address Books উভয়ই সমর্থন করে, কিন্তু Outlook না। আপনি যদি .ldif ফাইল টাইপ পান, বা আপনার কাছে এটি খুলতে পারে এমন কোনো সফটওয়্যার না থাকে, তবে .ldif ফাইল ফ্রি সার্চেবল সফটওয়্যার ব্যবহার করে .csv-তে কনভার্ট করা যায়।
Thunderbird কন্টাক্ট আমদানি
Thunderbird-এ কন্টাক্ট আমদানি করতে Import নির্বাচন করুন Export-এর বদলে, এবং অনস্ক্রিন ডায়ালগ অপশনগুলো অনুসরণ করুন – আপনি ভুল করতে পারবেন না!
Voilà. আপনার অ্যাড্রেস বুক এখন আপনার প্রিয়জন ও ব্যবসায়িক সহযোগীদের সাথে পূর্ণ।
আশা করি আপনি এখন Outlook, Gmail, এবং Thunderbird ব্যবহার করে কন্টাক্ট আমদানি ও রপ্তানি করতে আত্মবিশ্বাসী হবেন – কিন্তু বাস্তবে, অধিকাংশ ইমেইল ক্লায়েন্টে আমদানি/রপ্তানি ফিচার কমোবেশ ইউনিভার্সেল। শুভকামনা!
আমরা সাহায্য করেছি? আপনি কোন ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন? নিচে জানান!
