প্রতিটি ব্যবসায়ীর জন্য তাদের দৈনন্দিন ট্রানজ্যাকশনের জন্য জার্নাল ব্যবহার করা সাধারণ। এই এন্টিটিগুলো এক্সেল বা অন্য যেকোনো পছন্দের প্ল্যাটফর্মে ইনপুট করা যায়। এই জেনারেল জার্নাল ডেটা ব্যবহার করে, আপনি একটি নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্ট ফর্ম তৈরি করতে পারেন যাকে জেনারেল লেজার বলা হয়। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাব জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে এক্সেলে জেনারেল লেজার কীভাবে তৈরি করতে হয়। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য তথ্যবহুল হবে এবং জেনারেল জার্নাল ডেটা ও জেনারেল লেজার সম্পর্কে প্রচুর জ্ঞান অর্জন করতে পারবেন।
জেনারেল জার্নাল কী?
জেনারেল জার্নাল হলো যেকোনো কোম্পানির আর্থিক ট্রানজ্যাকশনের অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড। এটি কোম্পানির সকল এন্টিটির মাস্টার। একটি কোম্পানি বছরের স 목ে উৎপন্ন করে সকল ট্রানজ্যাকশন তার জেনারেল জার্নালে রেকর্ড করা হয়। একটি টিপিক্যাল জেনারেল জার্নাল ৫টি ভিন্ন কলাম ধারণ করে যেমন—তারিখ, অ্যাকাউন্ট, রেফারেন্স, ডেবিট, এবং ক্রেডিট কলাম। জেনারেল জার্নালের একটি প্রধান উদ্দেশ্য হচ্ছে এসেটস এবং লায়াবিলিটি ট্র্যাক করা। এই রিপোর্ট কস্ট এবং এক্সপেন্স ও অ্যালোকেট করে।
জেনারেল লেজার কী?
জেনারেল লেজার নির্দিষ্ট ধরনের আয় এবং ব্যয় ট্র্যাক করতে ব্যবহৃত হয়। এই রিপোর্টে জেনারেল জার্নাল ডেটার মতো একই টাইপের ইনফরমেশন থাকে। কারণ অধিকাংশ ক্ষেত্রে, জেনারেল লেজার জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে তৈরি হয়। অ্যাকাউন্টিং-এ, জেনারেল লেজার কিছু সাব-গ্রুপ তৈরি করতে ব্যবহৃত হয় যার মাধ্যমে একটি কোম্পানি ট্রায়াল ব্যালেন্স বা যেকোনো টাইপের ব্যালেন্স শীট তৈরি করতে পারে।
জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে এক্সেলে জেনারেল লেজার তৈরির ধাপে ধাপ প্রসিডিউর
জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে এক্সেলে জেনারেল লেজার তৈরি করতে, আমরা ধাপে ধাপ প্রসিডিউর খুঁজে পেয়েছি যার মাধ্যমে আপনি সম্পূর্ণ ধারণা পাবেন। প্রথমে, আমরা একটি জেনারেল জার্নাল ডেটা টেবিল তৈরি করব, তারপর সেটাকে পিভট টেবিলে রূপান্তর করব। পিভট টেবিল ব্যবহার করে আমরা জেনারেল লেজার তৈরি করব। এই সকল ধাপ ব্যবহার করা খুব সহজ এবং এটি একটি সঠিক সমাধান দেয়। এই ধাপগুলো ব্যবহার করে আমরা সহজে একটি জেনারেল লেজার তৈরি করতে পারি। প্রসেসটি সঠিকভাবে বুঝতে আপনাকে ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।
ধাপ ১: জেনারেল জার্নাল ডেটা তৈরি করুন
প্রথমে, আমাদের জেনারেল জার্নাল ডেটা তৈরি করতে হবে। একটি জেনারেল জার্নাল ডেটা składa থাকে তারিখ, অ্যাকাউন্ট, রেফারেন্স, ডেবিট, এবং ক্রেডিট। এই হেডিংগুলো ব্যবহার করে আমরা জেনারেল জার্নাল ডেটা তৈরি করব।
- প্রথমে, এক্সেলে সেই পাঁচটি হেডিং তৈরি করুন।
- তারপর B4 থেকে F4 সেল রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন।
- उसके बाद, রিবনে Insert ট্যাবে যান।
- তারপর, Tables গ্রুপ থেকে Table সিলেক্ট করুন।
- Create Table ডায়ালগ বক্স আসবে।
- নিশ্চিত করুন যে My table has headers-এ চেক মার্ক আছে।
- শেষে OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, হেডিংগুলো ব্যবহার করে একটি টেবিল তৈরি হয়েছে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, আপনার কোম্পানির ট্রানজ্যাকশন নির্দিষ্ট তারিখের সাথে যোগ করুন।
- শেষে, আমরা নিচের জেনারেল জার্নাল ডেটা পাব।
- তারপর, আমাদের ডেবিট এবং ক্রেডিট কলামের সম যোগ করতে হবে।
- প্রথমে, টেবিলটি সিলেক্ট করুন, এটি রিবনে Table Design ট্যাব খুলবে।
- Table Design ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Table Style Options গ্রুপ থেকে Total Row সিলেক্ট করুন।
- এটি শেষ কলামের টোটাল তৈরি করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, ডেবিট কলামে আপনি একটি ডেটা ভ্যালিডেশন বাটন পাবেন।
- সেখান থেকে, Sum অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, এটি ডেবিট কলামের টোটাল তৈরি করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে লেজার তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
ধাপ ২: পিভট টেবিল তৈরি করুন
জেনারেল জার্নাল ডেটা তৈরি করার পর, আমরা টেবিলটিকে Pivot Table-এ রূপান্তর করতে চাই। পিভট টেবিলে, আমরা জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে জেনারেল লেজার তৈরি করব।
- প্রথমে, রিবনে Insert ট্যাবে যান।
- তারপর, Tables গ্রুপ থেকে PivotTable সিলেক্ট করুন।
- প্রথমে, টেবিল বা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- তারপর, New Worksheet বেছে নিন যেখানে আপনি আপনার PivotTable রাখতে চান।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন প্রয়োগ করার জন্য।
- এটি নতুন ওয়ার্কশিটে PivotTable Fields ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- সকল উপলব্ধ অপশন সিলেক্ট করুন।
- এটি জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে একটি পিভট টেবিল তৈরি করবে।
আরও পড়ুন: চেকবুক লেজার এক্সেলে তৈরি করা (২টি কার্যকর উদাহরণ)
ধাপ ৩: পিভট টেবিল মডিফাই করুন
পিভট টেবিল তৈরি করার পর, আমাদের এটি আরও ভালো बनाने এর জন্য মডিফাই করতে হবে। এই ধাপে, আমরা কিছু পরিবর্তন যোগ করব যাতে পিভট টেবিল আরও কম্পোজড হয়।
- প্রথমে, আমাদের রিপোর্ট লে আউট পরিবর্তন করতে হবে।
- সেজন্য, পিভট টেবিল সিলেক্ট করুন, এটি রিবনে Design ট্যাব খুলবে।
- Design ট্যাব সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Layout গ্রুপ থেকে Report Layout ড্রপ-ডাউন অপশন থেকে Show in Tabular Form সিলেক্ট করুন।
- এটি পিভট টেবিলকে ট্যাবুলার ফর্মে সেট করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, PivotTable Fields ডায়ালগ বক্সে যান।
- Account ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- সেখান থেকে, Field Settings সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, এটি Field Settings ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- তারপর, Layout & Print ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- उसके बाद, Repeats item labels এবং Insert blank line after each item label-এ চেক মার্ক দিন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- এটি আইটেম লেবেল রিপিট করবে এবং প্রতিটি আইটেম লেবেলের পর একটি ব্ল্যাঙ্ক লাইন ইনসার্ট করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, আমরা ডেবিট এবং ক্রেডিট কলামের ফরম্যাট পরিবর্তন করতে চাই।
- সেজন্য, PivotTable Fields ডায়ালগ বক্সে যান।
- সেখান থেকে, Sum of Debit ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Value Field Settings অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- এটি Value Field Settings ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- তারপর, Number Format সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, Format Cells ডায়ালগ বক্স আসবে।
- তারপর, Category সেকশন থেকে Currency সিলেক্ট করুন।
- Decimal places শূন্য সেট করুন।
- তারপর, আপনার পছন্দের 네가тив নম্বর ফরম্যাট সেট করুন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, Value Field Settings ডায়ালগ বক্সে OK-এ ক্লিক করুন পরিবর্তন প্রয়োগ করার জন্য।
- এটি ডেবিট কলামের ফরম্যাট পরিবর্তন করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, ক্রেডিট কলামের নাম্বার ফরম্যাট পরিবর্তন করার জন্য একই প্রসিডিউরগুলো করুন।
- শেষে, আপনি নিচের ফলাফল পাবেন। স্ক্রিনশট দেখুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
ধাপ ৪: রিবনে PivotTable Analyze ট্যাব ইনেবল করুন
আরো যেকোনো ক্যালকুলেশন করার আগে, আপনাকে রিবন কাস্টমাইজ করে PivotTable Analyze ট্যাব ইনেবল করতে হবে।
- প্রথমে, রিবনে রাইট-ক্লিক করুন।
- তারপর, Customize the Ribbon সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, এটি Excel options ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- তারপর, Customize Ribbon সিলেক্ট করুন।
- उसके बाद, Choose commands from ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে All Tabs সিলেক্ট করুন।
- তারপর, নিচে স্ক্রোল করুন এবং PivotTable Analyze ট্যাবটি সিলেক্ট করুন।
- उसके बाद, Add-এ ক্লিক করুন।
- তারপর, পরিবর্তন প্রয়োগ করার জন্য OK-এ ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: ব্যাংক লেজার এক্সেলে তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
ধাপ ৫: জেনারেল লেজার তৈরি করুন
সকল পূর্ববর্তী ধাপ পুরা করার পর, আমরা PivotTable Analyze ট্যাব ব্যবহার করে জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে জেনারেল লেজার তৈরি করব।
- প্রথমে, পিভট টেবিল সিলেক্ট করুন।
- তারপর, রিবনে PivotTable Analyze ট্যাবে যান।
- Calculations গ্রুপ থেকে Fields, Items & Sets ড্রপ-ডাউন অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Calculated Field-এ ক্লিক করার পর Insert Calculated Field সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, এটি Insert Calculated Field ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- তারপর, নাম এবং ফর্মুলা সেট করুন।
- उसके बाद, Add-এ ক্লিক করুন।
- শেষে, পরিবর্তন প্রয়োগ করার জন্য OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, এটি আপনার দেওয়া ফর্মুলা এবং নাম ব্যবহার করে একটি নতুন কলাম তৈরি করবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- তারপর, রিবনে আবার PivotTable Analyze ট্যাবে যান।
- Filter গ্রুপ থেকে, Insert Slicer সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Insert Slicers ডায়ালগ বক্সে Account সিলেক্ট করুন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
- এটি একটি স্পেসিফিক সাব-গ্রুপ তৈরি করবে যেখানে আপনি কোনো আইটেমে ক্লিক করলে শুধু সেটি গ্রুপের ট্রানজ্যাকশন দেখতে পাবেন।
- তারপর, যদি স্লাইসারে ক্যাশ সিলেক্ট করি, তবে এটি জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে ক্যাশের ডিটেইলস দেখাবে।
- এখন, যদি ট্রানজ্যাকশন ক্যাশ থেকে পারচেজে পরিবর্তন করি, তবে শুধু পারচেজ ট্রানজ্যাকশন দেখাবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
- उसके بعد, ট্রানজ্যাকশন পারচেজ থেকে সেলসে পরিবর্তন করুন। স্ক্রিনশট দেখুন।
আরও পড়ুন: সাবসিডিয়ারি লেজার এক্সেলে তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
মনে রাখবেন
- জেনারেল লেজার তৈরি করার সময়, আপনাকে PivotTable Analyze ট্যাব থেকে স্লাইসার ব্যবহার করতে হবে।
- পিভট টেবিল তৈরি করার পর, আমরা এটিকে ট্যাবুলার ফর্মে রূপান্তর করি বুঝতে সুবিধার জন্য।
উপসংহার
জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে এক্সেলে জেনারেল লেজার তৈরি করতে, আমরা একটি ধাপে ধাপ প্রসিডিউর দেখিয়েছি যার মাধ্যমে আপনি কাজটি করতে পারবেন। এই সকল ধাপ ইউজার-ফ্রেন্ডলি। এই আর্টিকেলে আমরা পিভট টেবিল ব্যবহার করে আপনার প্রয়োজনীয় সমাধান খুঁজে বের করেছি। আশা করি আমরা সকল সম্ভাব্য এরিয়া কভার করেছি। আপনার আরও কোনো প্রশ্ন থাকলে কমেন্ট বক্সে জিজ্ঞেস করুন। আমাদের ExcelDemy পেজ ভিজিট করা ভুলবেন না।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- পার্টি লেজার রিকনসিলিয়েশন ফরম্যাট এক্সেলে তৈরি করা
- ভেন্ডর লেজার রিকনসিলিয়েশন ফরম্যাট এক্সেলে তৈরি করা
- ট্যালি থেকে সকল লেজার এক্সেলে এক্সপোর্ট করা
