অনেক দিন পর আবার স্কুলে ফেরত আসার কারণে, আমাকে আবার পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন তৈরি করতে হচ্ছে এবং ওয়ার্ডে রিপোর্ট লিখতে হচ্ছে। ওয়ার্ডে অনেক ফিচার রয়েছে যা অধিকাংশ মানুষ স্কুলে না থাকলে ব্যবহার করে না।
সেসব ফিচারের মধ্যে একটি হলো Table of Contents (সুচিপত্র)। আপনি যদি সঠিক হেডিং টাইপ ব্যবহার করেন, তবে ওয়ার্ড আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি চমৎকার টেবিল অফ কন্টেন্টস তৈরি করার সুযোগ দেয়। চমৎকার ব্যাপার হলো, আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি বড় ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থাকে, তবে সেটিকে এডিট করে স্বয়ংক্রিয় টেবিল অফ কন্টেন্টস তৈরি করা খুব সহজ।
এই আর্টিকেলে, আমি আপনাকে ধাপে ধাপে দেখাবো কীভাবে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে সঠিক হেডিংসহ সেট আপ করবেন এবং তারপর টেবিল অফ কন্টেন্টস তৈরি করবেন। আমি কাস্টমাইজেশন কীভাবে করবেন সেটিও বলব।
ওয়ার্ডে হেডার সেটআপ ও ভিউ
টেবিল অফ কন্টেন্টস তৈরির আগে আপনাকে প্রথমে হেডার সেট আপ করতে হবে। ডিফল্টভাবে, আপনি যেসব হেডিং ব্যবহার করতে পারেন সেগুলো হলো H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) এবং H3 (Heading 3)।
এই হেডিংগুলো আপনি মেইন Home ট্যাবে রিবনের Styles বক্সে পাবেন। ডিফল্ট TOC-র জন্য এ তিনটিই ব্যবহার করা যায়। আপনি যদি কাস্টম TOC যোগ করেন, তবে H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, এবং TOC Headingও ব্যবহার করতে পারেন।
ডকুমেন্টে হেডিং যোগ করার সময়, আপনি উপরের যেকোনো হেডিং বেছে নিতে পারেন যদি শুধু H1, H2, H3 আপনাকে সীমিত লাগে। আপনাকে শুধু কাস্টম TOC ইনসার্ট করে কিছু সেটিং পরিবর্তন করতে হবে, যা আমি আপনিও বলব।
ওয়ার্ডে টেক্সটে হেডিং প্রয়োগ করা খুব সহজ। টেক্সটের লাইনে ক্লিক করুন এবং আপনি যে হেডিং স্টাইল চান সেটিতে ক্লিক করুন।
ডকুমেন্টে যান এবং যতটুকু হেডিং চান যোগ করুন। লক্ষ্য করুন, হেডিং যোগ করলে সেগুলো দেখা কঠিন হয়, আপনি প্যারাগ্রাফ মার্কস ভিজিবল করলেও। ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সকল হেডিং দ্রুত দেখতে, View ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Navigation Pane-এর অধীনে চেকবক্স টিক করুন।
এটি করলে ডকুমেন্টের বাম পাশে একটি প্যানেল আসবে এবং আপনি বিভিন্ন হেডিং, সাব-হেডিং ইত্যাদি দেখতে পাবেন।
লিস্টের যেকোনো আইটেমে ক্লিক করলে আপনি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সেটি হেডিং-এ চলে যাবেন। ফাইনাল TOC তৈরির আগে আপনার হেডিং স্ট্রাকচার দ্রুত দেখার এটি একটি চমৎকার উপায়।
ওয়ার্ডে টেবিল অফ কন্টেন্টস যোগ করা
এখন আমাদের সকল হেডিং সেট আপ হয়ে গেলে, চলুন টেবিল অফ কন্টেন্টস ইনসার্ট করি। প্রথমে, ওয়ার্ডের ডিফল্ট TOC সেটআপ দিয়ে শুরু করি। শুরু করার আগে, ডকুমেন্টের শুরুতে একটি ব্ল্যাঙ্ক পেজ যোগ করা ভালো হতে পারে।
এটা করতে, আপনার বর্তমান প্রথম পেজের শুরুর দিকে যান এবং Insert এবং Blank Page ক্লিক করুন। এখন References, Table of Contents ক্লিক করুন এবং উপরের Automatic চয়েসগুলো থেকে একটি বেছে নিন।
ম্যানুয়াল টেবিল শুধু ফিলার টেক্সট হবে টেবিল অফ কন্টেন্টস ফরম্যাটে, কিন্তু আপনাকে ম্যানুয়ালি সব পরিবর্তন করতে হবে। আটোম্যাটিক TOC ইনসার্ট করলে আপনি নিচের মত কিছু দেখবেন:
বাজে! এখন আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টে একটি সুন্দর ফরম্যাটেড TOC রয়েছে! একবার TOC ইনসার্ট করলে, আপনি এখনও ডকুমেন্টের হেডিংগুলোতে পরিবর্তন আনতে পারেন, কিন্তু পরিবর্তনগুলো TOC-তে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্লেক্ট হবে না।
TOC আপডেট করতে, সেটির ভিতরে ক্লিক করুন এবং উপরে Update Table ক্লিক করুন।
এটি জিজ্ঞেস করবে আপনি শুধু পেজ নম্বর আপডেট করতে চান নাকি পুরো টেবিল। আপনি যদি হেডিং মডিফাই, ইনসার্ট বা ডিলিট করে থাকেন, তবে entire table বেছে নিন। আপনি যদি শুধু কন্টেন্ট যোগ করে থাকেন কিন্তু হেডিং যোগ বা বাদ দিয়নি, তবে page numbers only বেছে নিন।
টেবিল অফ কন্টেন্টস কাস্টমাইজ করা
আপনি যদি H1, H2, H3 ছাড়া অন্য হেডিং ব্যবহার করেন, তবে সেগুলো TOC-তে দেখাবে না। এই এক্সট্রা হেডিংগুলো ব্যবহার করতে, TOC ইনসার্ট করার সময় Custom Table of Contents বেছে নিতে হবে।
এটি TOC-এর অপশন ডায়ালগ খুলবে। আপনি কিছু বেসিক সেটিং পরিবর্তন করতে পারেন যেমন পেজ নম্বর দেখাবে কিনা এবং নম্বর রাইট-আলাইন করবে কিনা। General-এ আপনি একাধিক স্টাইল থেকে বেছে নিতে পারেন এবং তিনটির বেশি লেভেল (H3 হেডিং) দেখানোর অপশনও পাবেন।
Options ক্লিক করলে TOC তৈরির জন্য এক্সট্রা আইটেম বেছে নেওয়া যায়। নিচে স্ক্রোল করলে Subtitle এবং TOC heading সিলেক্ট করতে পারবেন।
টেবিল অফ কন্টেন্টসের লুক অ্যান্ড ফিল কাস্টমাইজ করতে, আপনাকে Modify বাটনে ক্লিক করতে হবে। আপনি যদি শুধু TOC-তে রাইট-ক্লিক করে Font বা Paragraph বেছে নেন, তবে TOC ফরম্যাট হবে না। Modify-এ ক্লিক করলে আরেকটি ডায়ালগ আসবে যেখানে আপনি প্রতিটি TOC লেভেল এডিট করতে পারবেন। TOC 1 হলো H1, TOC 2 হলো H2, ইত্যাদি।
দ্বিতীয় Modify বাটনে ক্লিক করলে সেই নির্দিষ্ট হেডিংয়ের ফরম্যাটিং পরিবর্তন করতে পারবেন। তাই আপনি চাইলে সকল H1 হেডিং বোল্ড এবং ভিন্ন ফন্ট সাইজ করে ফেলতে পারেন।
নিচের Format বাটনে ক্লিক করলে আরও সেটিং কাস্টমাইজ করতে পারবেন যেমন প্যারাগ্রাফ, ট্যাবস, বর্ডার, ফ্রেম, নাম্বারিং ইত্যাদি। এখানে আমার TOC যেখানে H1 বোল্ড এবং বড় ফন্ট সাইজ।
শেষে, আপনি যদি CTRL কী ধরে TOC-তে যেকোনো জিনিসে ক্লিক করেন, তবে আপনি সেটি পেজে চলে যাবেন। কিন্তু আপনি যদি CTRL চাপায় আক্রান্ত হন, তবে এটি পরিবর্তন করতে পারেন File – Options এ গিয়ে Advanced ক্লিক করে।
আগে বড়ে Use CTRL + Click to follow hyperlink বক্সটি আনচেক করুন। এখন আপনি CTRL না ধরে সরাসরি TOC-এ ক্লিক করলেই লিংক হিসেবে কাজ করবে। দুর্ভাগ্যক্রমে, এটি শুধু আপনার লোকাল ওয়ার্ড কপিতে কাজ করবে। আপনি ইমেইল করলে এবং রিসিভারের সেটিং চেঞ্জ করা না থাকলে, তারা CTRL + ক্লিক করতে হবে। ওয়ার্ডে টেবিল অফ কন্টেন্টস নিয়ে এটাই সব। উপভোগ করুন!
