আপনি যদি এক্সেল ব্যাপকভাবে ব্যবহার করেন, তবে আপনি নিশ্চয় এমন পরিস্থিতি সম্মুখীন हुए থাকবেন যেখানে একটি সেলে পুরো নাম রয়েছে এবং আপনাকে সেটিকে আলাদা আলাদা সেলে ভাগ করতে হচ্ছে। এক্সেলে এটি একটি খুব সাধারণ সমস্যা এবং আপনি গুগল সার্চ করে ১০০টি ভিন্ন ম্যাক্রো ডাউনলোড করতে পারেন যা আপনার জন্য এটি করবে।
তবে, এই পোস্টে আমি আপনাকে দেখাবো কীভাবে একটি ফর্মুলা সেট আপ করবেন যাতে আপনি নিজে এটি করতে পারেন এবং আসলে কী হচ্ছে সেটি বুঝতে পারেন। আপনি যদি এক্সেল ব্যাপকভাবে ব্যবহার করেন, তবে কিছু অ্যাডভান্সড ফাংশন শিখা ভালো যাতে আপনি আপনার ডেটার সাথে আরও إن্টéressিং জিনিস করতে পারেন।
আপনি যদি ফর্মুলা পছন্দ না করেন এবং দ্রুত সমাধান চান, তবে নিচে Text to Columns সেকশনে স্ক্রোল করুন, যা এক্সেল ফিচার ব্যবহার করে একই কাজ করার পদ্ধতি শিখাবে। এছাড়া, যদি একটি সেলে দুইটির বেশি আইটেম থাকে যেগুলো আলাদা করতে হয়, তবে টেক্সট টু কলাম ফিচারই ভালো। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি কলামে ৬টি ফিল্ড একসাথে থাকে, তবে উপরের ফর্মুলাগুলো ব্যবহার করা খুব জটিল ও গুলিয়ে যাবে।
এক্সেলে নাম আলাদা করা
শুরু করতে হলে, দেখি এক্সেল স্প্রেডশিটে নামগুলো কীভাবে সাধারণত স্টোর করা থাকে। সবচেয়ে সাধারণ দুটি পদ্ধতি হলো firstname lastname (স্পেস দিয়ে) এবং lastname, firstname (কমা দিয়ে)। যখনই মিডিল ইনিশিয়াল দেখেছি, সেটি সাধারণত firstname midinitial lastname থাকে নিচের মত:
কিছু সহজ ফর্মুলা ব্যবহার করে এবং সেগুলো কম্বাইন করে, আপনি সহজে ফার্স্ট নেম, লাস্ট নেম এবং মিডিল ইনিশিয়াল আলাদা আলাদা সেলে বসাতে পারেন। চলুন নামের প্রথম অংশ এক্সট্রাক্ট করার শুরু করি। আমাদের কেসে, আমরা দুটি ফাংশন ব্যবহার করব: LEFT এবং SEARCH। লজিক্যালি আমাদের যা করতে হবে:
সেলের টেক্সটে স্পেস বা কমা সার্চ করুন, পজিশন খুঁজুন এবং তারপর সেই পজিশনের বামপাশের সব অক্ষর নিন।
এখানে একটি সহজ ফর্মুলা যা সঠিক কাজ করে: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), যেখানে NN হলো সেই সেল যেখানে নামটি স্টোর করা আছে। -1 টি থাকার কারণ হলো স্ট্রিংয়ের শেষে অতিরিক্ত স্পেস বা কমা রিমুভ করা।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আমরা LEFT ফাংশন দিয়ে শুরু করলাম, যেটি দুটি আর্গুমেন্ট নেয়: স্ট্রিং এবং কতগুলো ক্যারেক্টার গ্র্যাব করতে চান স্ট্রিংয়ের শুরু থেকে। প্রথম কেসে, আমরা ডবল কোটসের মধ্যে স্পেস রাখে স্পেস সার্চ করলাম। দ্বিতীয় কেসে, আমরা স্পেসের বদলে কমা খুঁজছি। তো আমার কথা বলা ৩টি সিনেরিওর ফলাফল কী?
রো ৩ থেকে ফার্স্ট নেম, রো ৫ থেকে লাস্ট নেম এবং রো ৭ থেকে ফার্স্ট নেম পেয়েছি। চমৎকার! তাই আপনার ডেটা যেভাবে স্টোর করা আছে তার ওপর ডিপেন্ড করে, আপনি আপনার ফার্স্ট নেম বা লাস্ট নেম এক্সট্রাক্ট করতে পারলেন। এখন পরবর্তী অংশের জন্য। লজিক্যালি এখন যা করতে হবে:
— সেলের টেক্সটে স্পেস বা কমা সার্চ করুন, পজিশন খুঁজুন এবং সেটি স্ট্রিংয়ের টোটাল দৈর্ঘ্য থেকে বিয়োগ করুন। ফর্মুলাটি এভাবেঃ
=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))
এখন আমরা RIGHT ফাংশন ব্যবহার করলাম। এটিও দুটি আর্গুমেন্ট নেয়: স্ট্রিং এবং স্ট্রিংয়ের শেষ থেকে বাম দিকে কতগুলো ক্যারেক্টার গ্র্যাব করতে চান। তাই আমরা চাই স্ট্রিংয়ের দৈর্ঘ্য মাইনাস স্পেস বা কমার পজিশন। এতে আমরা প্রথম স্পেস বা কমার ডান পাশের সবকিছু পাব।
বাজে, এখন আমরা নামের দ্বিতীয় অংশ পেয়ে গেলাম! প্রথম দুটি কেসে, আপনি প্রায় শেষ করলেন, কিন্তু যদি নামে মিডিল ইনিশিয়াল থাকে, তবে আপনি দেখবেন রেজাল্টে লাস্ট নেমের সাথে মিডিল ইনিশিয়ালও রয়েছে। তাহলে শুধু লাস্ট নেম কীভাবে পাব এবং মিডিল ইনিশিয়াল বাদ দেব? সহজ! নামের দ্বিতীয় অংশ পাওয়ার জন্য আমরা যে ফর্মুলা ব্যবহার করলাম, সেটি আবার একবার রান করুন।
তাই আমরা আবার RIGHT করছি এবং এইবার কম্বাইনড মিডিল ইনিশিয়াল এবং লাস্ট নেম সেলে ফর্মুলা প্রয়োগ করছি। এটি মিডিল ইনিশিয়ালের পরের স্পেস খুঁজে বের করবে এবং তারপর স্ট্রিংয়ের শেষ থেকে দৈর্ঘ্য মাইনাস স্পেস পজিশন সংখ্যক ক্যারেক্টার নেবে।
তো এভাবেই হয়ে গেলো! আপনি এক্সেলে কিছু সহজ ফর্মুলা ব্যবহার করে ফার্স্ট নেম এবং লাস্ট নেম আলাদা কলামে ভাগ করে ফেললেন! অবশ্যই সবার টেক্সট এই ফরম্যাটে নাও থাকবে, কিন্তু আপনি সহজে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী এডিট করতে পারেন।
Text to Columns
এক্সেলে কম্বাইনড টেক্সট আলাদা কলামে ভাগ করার আরেকটি সহজ উপায় রয়েছে। এটিকে Text to Columns বলা হয় এবং এটি খুব ভালো কাজ করে। এটি আরও কার্যকর যদি আপনার একটি কলামে দুইটির বেশি ডেটা থাকে।
উদাহরণস্বরূপ, নিচে আমার কিছু ডেটা রয়েছে যেখানে একটি রোতে ৪টি ডেটা এবং অন্য রোতে ৫টি ডেটা রয়েছে। আমি চাই সেগুলো যথাক্রমে ৪ এবং ৫ কলামে ভাগ করি। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, উপরের ফর্মুলাগুলো ব্যবহার করলে এটা খুব জটিল ও অনুপযুক্ত হয়ে যাবে।
এক্সেলে, প্রথমে যে কলামটি আলাদা করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। তারপর Data ট্যাবে যান এবং Text to Columns ক্লিক করুন।
এটি Text to Columns উইজার্ড খুলবে। স্টেপ ১-এ, আপনি বেছে নেবেন ফিল্ডটি ডিলিমিটেড নাকি ফিক্সড উইডথ। আমাদের কেসে, Delimited বেছে নেব।
পরবর্তী স্ক্রিনে, আপনি ডিলিমিটার বেছে নেবেন। আপনি ট্যাব, সেমিকোলন, কমা, স্পেস বেছে নিতে পারেন বা কাস্টম দিতে পারেন।
শেষে, আপনি কলামের ডেটা ফরম্যাট বেছে নেবেন। সাধারণত, General অধিকাংশ ডেটা টাইপের জন্য ঠিক কাজ করে। আপনি যদি কিছু স্পেসিফিক যেমন ডেট থাকতে, তবে সেই ফরম্যাট বেছে নিন।
Finish ক্লিক করুন এবং দেখুন কীভাবে আপনার ডেটা ম্যাজিক্যালি কলামে আলাদা হয়ে যাচ্ছে। আপনি দেখবেন, একটি রো ৫ কলামে এবং অন্যটি ৪ কলামে রূপান্তরিত হয়েছে। Text to Columns ফিচার খুব পাওয়ারফুল এবং আপনার জীবন অনেক সহজ করতে পারে।
আপনি যদি উপরের ফরম্যাটের বাইরে কোনো নাম আলাদা করার সমস্যায় পড়েন, তবে আপনার ডেটা সহ কমেন্টে পোস্ট করুন, আমি চেষ্টা করব সাহায্য করার। উপভোগ করুন!
