আউটলুকে সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো ইমেইল যোগ করার পদ্ধতি

আউটলুক, অনলাইন ভার্সন এবং ডেস্কটপ ভার্সন উভয়েই স্প্যাম ইমেইল থেকে ইনবিল্ট প্রটেকশন দেয়। কিন্তু এটি ফলস পজিটিভ থেকে মুক্ত নয়। অনেক সময় লক্ষ্য করা যায় যে যে ব্যক্তির ইমেইলে আপনি রিপ্লাই করেছেন তার মেইল স্প্যাম বা জাঙ্কে চলে গেছে। কখনো কখনো আরও খারাপ হয়, সঠিক ব্যক্তির নতুন ইমেইলও জাঙ্কে চলে যায়। সেখানে কাজ করে সেফ সেন্ডার্স লিস্ট। এই পোস্টে দেখাবো কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুকে কারো ইমেইল সেফ সেন্ডার্স লিস্টে যোগ করতে হয়।

আউটলুকে ইমেইল আইডি সেফ সেন্ডার্স লিস্টে যোগ করুন

আপনি আউটলুক অনলাইন ভার্সন ব্যবহার করেন নাকি অফিস আউটলুক (অফিস ৩৬৫, অফিস ২০১৯ বা অন্য ভার্সন)의 অংশ। সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো যোগ করার স্টেপস ভার্সন অনুযায়ী কিছুটা ভিন্ন হতে পারে, কিন্তু মূলত একই থাকে।

1. মাইক্রোসফট আউটলুক অনলাইন
2. অফিস ৩৬৫ আউটলুক
3. সেফ সেন্ডার্স লিস্ট ইম্পোর্ট ও এক্সপোর্ট

যদি আপনার অনেক ইমেইল থাকে, তবে লাস্ট অপশনটি ব্যবহার করা সেরা, কিন্তু সব অপশন পড়ুন।

১] মাইক্রোসফট আউটলুক অনলাইন

• Outlook.com-এ যান এবং মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন-ইন করুন
• উপরের ডান পাশের গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, তারপর View all Outlook settings লিংকে ক্লিক করুন
• পরবর্তীতে Junk Email-এ ক্লিক করুন। এখানে আপনি সেফ সেন্ডার্স লিস্ট কনফিগার করতে পারেন
• এখানে তিনটি সেকশন রয়েছে:
  • Blocked senders and domains
  • Safe Senders and domain
  • Safe Mailing List
• সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো যোগ করতে, Safe Senders and domain-এর নিচে Add বাটনে ক্লিক করুন
• ইমেইল অ্যাড্রেস টাইপ করে এন্টার চাপুন। ইমেইলটি সেফ লিস্টে ইনক্লুড হবে এবং সেই ইমেইলগুলো সরাসরি ইনবক্সে যাবে
• ডিলিট করতে রিসাইকেল বিন আইকন, এডিট করতে পেন্সিল আইকন ব্যবহার করুন

দ্রুত কীভাবে কারো সেফ সেন্ডার্স লিস্টে যোগ করবেন

আপনি যদি জানেন যে কোনো ইমেইল ভুলে স্প্যাম মার্ক হয়েছে, তবে সেটি তাৎক্ষণিক সেফ লিস্টে যোগ করতে পারেন।

• ইমেইলটি খুলুন, ফরওয়ার্ড/রিপ্লাই অ্যাকশনের পাশের তিনটি হরিজন্টাল ডটে ক্লিক করুন
• মেনুতে Add to Safe Senders অপশনটি খুঁজুন
• সেটিতে ক্লিক করুন, সেটি লিস্টে ইনক্লুড হবে

২] অফিস ৩৬৫ আউটলুক

অফিস ৩৬৫ আউটলুক একটি ডেস্কটপ অ্যাপ, এবং সেটিং অনলাইন ভার্সন থেকে কিছুটা আলাদা। কিন্তু আগে একটা সিম্পল জিনিস বুঝে নিই।

এখানে একাধিক মেইলবক্স বা ইমেইল আইডি কনফিগার করা যায়, এবং জাঙ্ক রুল বা সেফ সেন্ডার্স লিস্ট রুল প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য আলাদা হতে পারে। আমি চেষ্টা করলাম, কিন্তু সব মেইলবক্সের জন্য কোনো গ্লোবাল রুল খুঁজে পেলাম না। তাই যদি একই ইমেইল আইডি সেফ সেন্ডার লিস্টে যোগ করতে হয়, তবে এক মেইলবক্সের জন্য কনফিগার করে এক্সপোর্ট করুন, তারপর অন্য মেইলবক্সের জন্য ইম্পোর্ট করুন। বিস্তারিত পোস্টের শেষে।

• আউটলুক লঞ্চ করুন এবং বাম প্যানে লিস্ট করা একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট করুন
• Home রিবনের Delete সেকশনে Junk অপশন খুঁজে পান। সেটিতে ক্লিক করে Junk Email options সিলেক্ট করুন
• সেটি সেটি অ্যাকাউন্টের Junk Email options খুলবে। Safe Recipients ট্যাবে স্যুইচ করুন
• Add বাটনে ক্লিক করুন। এখানে আপনি সঠিক ইমেইল আইডি বা ডোমেইন হলে @domain.com যোগ করতে পারেন
• Ok বাটনে ক্লিক করে অ্যাপ্লাই করুন

এখন সেই সেন্ডার বা ডোমেইন থেকে যেকোনো ইমেইল জাঙ্ক ফোল্ডারে যাবে না।

দ্রুত সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো যোগ করার পদ্ধতি

সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো দ্রুত যোগ করার আরেকটা পদ্ধতি রয়েছে। আপনি যদি জাঙ্ক ফোল্ডারে কোনো ইমেইল দেখেন এবং সেটি সেফ করতে চান, তবে এই মেথড ফলো করুন।

• ইমেইলটি সিলেক্ট করুন
• রিবন মেনুর Junk-এ ক্লিক করুন এবং চারটি অপশন থেকে বেছে নিন:
  • Block Sender (এখানে প্রযোজ্য নয়)
  • Never Block Sender
  • Never Block Sender’s domain
  • Never Block this group or mailing list

আপনি একটি প্রম্পট পাবেন যে সেন্ডার “[email protected]” আপনার সেফ সেন্ডার্স লিস্টে যোগ হয়েছে। OK ক্লিক করুন, কাজ শেষ।

৩] সেফ সেন্ডার্স লিস্ট ইম্পোর্ট ও এক্সপোর্ট

যখন আপনার অনেক ইমেইল এবং ডোমেইন হোয়াইটলিস্ট করতে হয়, আমরা ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট অপশন ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। আপনি একটি টেক্সট ফাইল তৈরি করতে পারেন যেখানে প্রতিটি লাইনে একটি ইমেইল আইডি বা ডোমেইন থাকবে।

স্পষ্ট বুঝতে, প্রথমে ম্যানুয়ালি কিছু ইমেইল সেফ লিস্টে যোগ করুন। তারপর এক্সপোর্ট বাটনে ক্লিক করুন। এটি আপনাকে একটি টেক্সট ফাইল ডাউনলোড করার প্রম্পট দেবে। টেক্সট ফাইলটি খুললে দেখবেন সব ইমেইল এবং ডোমেইন নতুন লাইনে একটি করে লিস্টেড।

এই ফিচার আউটলুক ওয়েবে উপলব্ধ নেই, তাই বড় লিস্ট থাকলে অনলাইনে একটা একটা করে যোগ করার সिवা অন্য উপায় নেই।

তবে এটি এখনও সম্ভব যে কোনো ইমেইল স্প্যাম বা জাঙ্ক ফোল্ডারে চলে যায়। এটি হয় যখন ইমেইলে কিছু সাসপিশাস বিষয় থাকে এবং স্ক্যানার দ্বারা ফ্ল্যাগ করা হয়। যখন একটি লেজিটিমেট ইমেইল অ্যাকাউন্ট স্প্যাম ইমেইল পাঠানো শুরু করে, তবে সেটি ক্যাচ হয়ে যাবে এবং আপনাকে সতর্ক করবে। সাধারণত সেসব ইমেইলের উপরে একটি ওয়ার্নিং মেসেজ থাকে—Links and other functionalities have been disabled for this email. এটি আপনাকে লালচ দিয়ে পারসোনাল ডিটেইলস বের করাতে পারে এমন লিংক থেকে রক্ষা করার জন্য।

আশা করি টিউটোরিয়ালটি ফলো করা সহজ ছিল এবং আপনি মাইক্রোসফট আউটলুকে সেফ সেন্ডার্স লিস্টে কারো যোগ করতে সফল হলেন।