Microsoft Office সবচেয়ে জনপ্রিয় অফিস প্রোডাক্টিভিটি স্যুট এবং কেন নহ? Microsoft সময়ের সাথে সাথে Office উন্নত করেছে এবং এখন সে সব কিছু অফার করে যা আমরা চাইতাম। প্রথম রিলিজ থেকে, Microsoft Office সবসময় ব্যবহারকারীদের মুগ্ধ করেছে। এখন Microsoft Office почти প্রতিটি Windows-ভিত্তিক PC-এ চলে – এবং Mac-এও।
Microsoft Office এর মধ্যে অনেক অ্যাপ্লিকেশন থাকে – যেমন Word, PowerPoint, Excel, ইত্যাদি। এগুলো সবচেয়ে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত Office অ্যাপগুলো এবং उनमे से সব, Microsoft Access আপেক্ষিকভাবে কম ব্যবহৃত। অনেকেই এটি কী সেটা দেখতে চান না, অনুমান করে যে এটি পেশাদারদের জন্য, তাদের জন্য নয়।
আসলে, এটা সত্য নয়। MS Access Word বা Excel-এর মতো আরেকটি ফিচার-রিচ অ্যাপ্লিকেশন এবং এটি ব্যবহার করাও সহজ। এই পোস্টে, আমি আপনাকে Microsoft Access-এর কথা, এর ফিচারগুলো, এবং ব্যবহার করার টিপস বলব, যাতে আপনি সম্ভবত সহজে এটি ব্যবহার করতে পারেন।
Microsoft Access
Microsoft Access মূলত একটি ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং অন্যান্য Microsoft Office পণ্যগুলোর মতো লুক অ্যান্ড ফিল रखে, এর লে-আউট এবং নেভিগেশনাল দিকগুলোসহ। Database Management System বলতে এর মানে নয় যে আপনাকে এটি ব্যবহার করতে SQL Server জানতে হবে। Access-এ সব কিছু GUI-ভিত্তিক এবং যেকোনো বাটনে ক্লিক করে আপনি বাঞ্চিত অ্যাকশনগুলো পারফর্ম করতে পারেন।
Microsoft Access কেন ব্যবহার করবেন
আপনাকে একটি ব্যবসা চালাচ্ছেন বলে কল্পনা করুন, আপনি জিনিস কেনেন, বেচেন, এবং কর্মচারীদের ম্যানেজ করেন। আপনার অফিসে জিনিসগুলো ম্যানেজ করতে একটি ম্যানেজমেন্ট টুল দরকার এবং আপনি SQL বা RDMS অ্যাপ্লিকেশন সম্পর্কে জানেন না। MS Access এখানে ফিট बैठে; এটি আপনাকে একটি ডেস্কটপ ডাটাবেস সিস্টেম দেয় যেন অন্য RDBMS। MS Access শুরু করার জন্য কোনো কনফিগারেশন বা স্পেশাল সেটআপ প্রসিডিউর দরকার নেই।
Microsoft Access কীভাবে ব্যবহার করবেন
- MS Access চালু করুন, এবং আপনি যা দেখতে পাবেন সেটি এখানে। মেন স্ক্রিনে টেমপ্লেটের একটি ঝুঁকি উপলব্ধ, প্রতিটি টেমপ্লেট নির্দিষ্ট ব্যবহার এবং সকল প্রয়োজনীয়তা মাথায় রেখে তৈরি করা।
- যেকোনো টেমপ্লেট নির্বাচন করুন এবং ডাটাবেস স্কিমা আপনার মেশিনে ডাউনলোড করতে "download"-এ ক্লিক করুন। এই কেসে, আমি "student" টেমপ্লেট বেছে নিচ্ছি যা স্কুলের উদ্দেশ্যে এবং সকল ছাত্রের ডিটেইলস সহজে ম্যানেজ করে।
- এখন স্ক্রিন তিনটি বিভাগে ভাগ হয়ে যায়। বাম অংশে সকল টেবিল, রিপোর্ট, এবং ফর্ম। উপরের মাঝখানে প্রধান কন্ট্রোল এবং মাঝপথে আউটপুট বিভাগ।
- "New Student"-এ ক্লিক করুন এবং সকল সাধারণ ফিল্ডসহ একটি ফর্ম পপ আপ হবে। ফর্ম পূরণ করে এবং CTL+S চাপে ফর্ম সেভ করে একটি নতুন ছাত্র যোগ করা যাবে।
- বাম দিকের রিপোর্ট বিভাগ থেকে মোট ছাত্র, সেকশন অনুযায়ী ছাত্র, হাজিরার রেকর্ড, এবং যোগাযোগের তথ্য দেখা যাবে।
সাদৃশ্য, আরও টেমপ্লেট আছে:
- Assets: যা একটি কোম্পানি যে পণ্যগুলো ট্রেড করে সেসব নিয়ে কাজ করে
- Contacts: মানুষ বা কর্মচারীদের যোগাযোগের ডিটেইলস ম্যানেজ করে।
- Issues: কাস্টমার গريف্যান্স এবং ইস্যু ম্যানেজ করে।
- Events: ইভেন্ট এবং তাদের ডিটেইলস অর্গানাইজ করে।
- Marketing projects: মার্কেটিং এবং সেলস উদ্দেশ্যে।
- Projects: অ্যাসাইনমেন্ট এবং কোম্পানি প্রজেক্ট ম্যানেজ করে।
- Faculty: এটি একটি কর্মচারী ম্যানেজমেন্ট টেমপ্লেট।
- Student: স্কুল এবং কলেজ প্রশাসনিক উদ্দেশ্যে, এবং আরও।
একটি ব্লাঙ্ক Access ডাটাবেস তৈরি করুন
Microsoft Access আপনাকে স্ক্র্যাচ থেকে একটি ডাটাবেস তৈরি করার অপশন দেয়। এটি টেবিল সংজ্ঞায়িত করা, অ্যাট্রিবিউট, এবং এই টেবিলগুলোর জন্য নিয়ম সেট করা থেকে শুরু হয়। আপনি Macros বা প্রোগ্রামেবল মডিউল তৈরি করতে পারেন যা ব্যবহার করা যাবে। আপনি এই টেবিলগুলোর ওপর যেকোনো কনস্ট্রেইন্ট সেট করতে পারেন, যেন প্রাইমারি কি, ফরেন কি, এবং Not NULL।
এটি ছিল Microsoft Access-এর একটি ওভারভিউ। এমন অনেক ফিচার আছে যা আপনাকে একটি কাস্টম ডাটাবেস তৈরি করতে, ডেটা সংরক্ষণ করতে, এবং সম্ভবত সবচেয়ে সহজ উপায়ে ডেটা ম্যানেজ করতে সাহায্য করতে পারে। Microsoft Access ব্যবহার করে Rapid Application Development করলে আপনি আপনার খরচ কম রাখতে পারেন, MS Access একটি Multi-User ডাটাবেস; অর্থাৎ শুরু থেকেই, Access নেটওয়ার্কে অপারেট করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল।
MS Access শুরু করার বেসিক ধাপগুলো কী?
Microsoft Access-এ শুরু করার জন্য আপনাকে প্রথমে জানতে হবে আপনি কী ধরনের ডাটাবেসে কাজ করতে চান। যেহেতু এই অ্যাপ অসংখ্য অপশন দেয়, আপনি কম্পিউটারে খোলার পর বিভ্রান্ত হয়ে যেতে পারেন। যাইহোক, আপনাকে নাম খুঁজে বের করতে হবে এবং একটি টেমপ্লেট বেছে নিতে হবে যাতে আপনি মুহূর্তে এই টুলটি ব্যবহার শুরু করতে পারেন।
Microsoft Access-এর বেসিকস কী?
Microsoft Access-এর বেসিকস এই আর্টিকেলে উল্লেখ করা আছে, এবং এটি সম্পূর্ণরূপে ফলো করার পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে আপনি বুঝতে পারেন জিনিসগুলো কীভাবে কাজ করে। যদিও একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করে ডাটাবেস করা যথার্থ সহজ, আপনি ভবিষ্যতে সমস্যায় পড়তে পারেন যখন আপনি সেটি অন্য প্রোগ্রামে ইম্পোর্ট করার চেষ্টা করবেন। তাই আপনাকে পুরো আর্টিকেলটি পড়তে হবে Microsoft Access-এর কিছু বেসিক টিপস ও ট্রিকস শিখতে।
Microsoft বলেছে যে সর্বশেষ সংস্করণ ২৫৫ কনকারেন্ট ইউজার সাপোর্ট করবে। MS Access-এ উন্নত ফিচারগুলো شامل: একাধিক প্রোগ্রামের সাথে Access ডাটাবেস শেয়ার করা এবং ডাটাবেসকে অন্যান্য ফাইল ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করা।
পরবর্তী পড়ুন: Microsoft Access ডেটা Microsoft Excel-এ ইম্পোর্ট কীভাবে করবেন।
