সর্টিং এবং ফিল্টারিং টুলগুলো আপনার এক্সেস রেকর্ড এবং ডাটাবেসকে আরও সংগঠিত এবং বোঝার সহজ করে তোলে, বিশেষ করে ডেটা ফर्स্ট গ্ল্যান্সে বোঝার সময়। এই টিউটোরিয়ালে আমরা সর্টিং ও ফিল্টারিং-এর পার্থক্য এবং এক্সেসে রেকর্ড সর্ট ও ফিল্টার করার পদ্ধতি ব্যাখ্যা করব।
এক্সেসে সর্টিং ও ফিল্টারিং-এর পার্থক্য কী?
সর্টিং ব্যবহারকারীকে ডেটাকে অ্যাসেন্ডিং বা ডিসেন্ডিং অর্ডারে সাজাতে দেয়। অন্যদিকে ফিল্টারিং গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ডগুলোকে অগুরুত্বপূর্ণ থেকে আলাদা করে; ফিল্টার করা হলে শুধু ফিল্টার কেরিয়া মেট করে যেসব রো থাকে শুধু সেগুলো দেখায়, বাকিগুলো হাইড করে দেয়।
এক্সেসে ডেটা সর্ট ও ফিল্টার করার সুবিধা কী?
এক্সেস ডাটাবেসে ডেটা সর্ট ও ফিল্টার করার সুবিধা হলো এগুলো সিস্টেম্যাটিক রিপ্রেজেন্টেশন দেয় এবং আপনার ডেটা আরও ভালো বোঝার সুযোগ দেয়।
মাইক্রোসফট এক্সেসে রেকর্ড সর্ট এবং ফিল্টার করার পদ্ধতি
১. এক্সেসে রেকর্ড সর্ট করা
যে ফিল্ড সর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন, যেমন আমাদের ছাত্রদের FirstName।
Home ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Sort and Filter গ্রুপে Ascending এবং Descending বাটন খুঁজুন।
Ascending বাটন দিয়ে নাম A to Z বা সংখ্যা বড় থেকে ছোট সর্ট করুন।
Descending বাটন দিয়ে নাম Z to A বা সংখ্যা ছোট থেকে বড় সর্ট করুন।
নির্বাচিত ফিল্ড আপনার পছন্দমতো অর্ডারে সর্ট হয়ে যাবে।
তারপর Save ক্লিক করুন।
সর্টিং অর্ডার মুছে ফেলতে চাইলে সর্ট করা ফিল্ড সিলেক্ট করে Remove Sort ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: মাইক্রোসফট এক্সেসে রিপোর্টে টোটাল যোগ করার পদ্ধতি।
২. এক্সেসে রেকর্ড ফিল্টার করা
ডেটা ফিল্টার করার তিনটি মেথড আছে।
মেথড ১: ফিল্ডের পাশের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
একটি চেকলিস্ট খুলবে ডাটাবেসের ডেটা সহ এবং কিছু চেকবক্স চেক থাকবে।
যেসব চেকবক্স ফিল্টার করতে চান না সেগুলো আনচেক করুন এবং যেগুলো ফিল্টার করতে চান সেগুলো চেক করুন।
তারপর Ok ক্লিক করুন।
ফলাফল উপরের ছবিতে দেখানো হয়েছে।
মেথড ২: সিলেকশন ফিচার ব্যবহার করে ফিল্টার করা।
যে সেল বা ডেটা ফিল্টার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
Home ট্যাবে Sort and Filter গ্রুপে Selection বাটনে ক্লিক করুন।
ড্রপডাউন মেনু থেকে Contains ক্লিক করুন যাতে সিলেক্ট করা ডেটা সম্বলিত সেলগুলো দেখায়।
ফিল্টার অ্যাপ্লাই হয়ে যাবে।
মেথড ৩: সার্চ টার্ম থেকে ফিল্টার তৈরি করা।
ফিল্ডের পাশের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
চেকলিস্ট খুলবে। Text Filters এ ক্লিক করুন তারপর Contains অপশন বেছে নিন।
Custom Filter ডায়লগ বক্স খুলবে। সেখানে ফিল্টার করতে চাওয়া টেক্সট লিখে OK ক্লিক করুন।
নাম্বার ফিল্টার করতে নাম্বার আছে এমন ফিল্ডের ড্রপডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন। চেকলিস্ট খুলবে। Number Filters এ ক্লিক করে পছন্দমতো অপশন বেছে নিন (এখানে Equals বেছে নেওয়া হয়েছে)।
ডায়লগ বক্সে ফিল্টার করতে চাওয়া নম্বর লিখে OK ক্লিক করুন।
ফলাফল উপরের ছবিতে দেখানো হয়েছে।
আশা করি এই টিউটোরিয়াল আপনাকে এক্সেসে রেকর্ড সর্ট ও ফিল্টার করার বিষয়ে বুঝতে সাহায্য করবে; প্রশ্ন থাকলে কমেন্টে জানান।
