আমাদের অনেকেই Microsoft Excel-এর কিছু টিপস জানি, কিন্তু আরও অনেক অজানা উন্নত Excel ট্রিকস আছে যা জটিল কাজগুলো সহজে সম্পন্ন করতে সাহায্য করে। হাজার বা লক্ষ 단위로 মান রাউন্ড অফ করা, সেল ভ্যালু পরিবর্তন করলে অন্য সেলে প্রভাব পড়ে সেটা ট্র্যাক করা—এমন অনেক পরিস্থিতিতে এই ট্রিকস কাজে আসে। এই নিবন্ধে উন্নত Excel ট্রিকস কীভাবে ব্যবহার করতে হয় সেটা শিখবেন।
উন্নত Excel টিপস ও ট্রিকস
১. Watch Window দিয়ে ডেটা মনিটর করুন
লম্বা শিটে কাজ করার সময় কোন সেল ভ্যালু পরিবর্তন করলে অন্য ডিপেন্ডেন্ট সেলে কী প্রভাব পড়ছে সেটা বুঝতে কঠিন হয়। আরও জটিল হয় যদি ডিপেন্ডেন্ট সেল ভিজিবল স্ক্রিনে না থাকে এবং নিচে কোথাও থাকে।
প্রতিটি সেল পরিবর্তনের জন্য শিট আপ-ডাউন স্ক্রোল করা সম্ভব নয়। এখানেই Watch Window কাজে আসে। যেটা নজরদারি করতে চান সেটা সিলেক্ট করুন, তারপর Formulas ট্যাবে Watch Window বেছে নিন। একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে। Add Watch-এ ক্লিক করুন। রেফারেন্স চেক করে Add চাপুন।
এখন থেকে ডেটা পরিবর্তন করলে Watch Window-এ ডিপেন্ডেন্ট সেলের ভ্যালু পরিবর্তন দেখতে পাবেন। Watch Window ওয়ার্কশিটের ওপর ফ্লোট করে থাকে এবং আপনি এটা রিসাইজ করতে পারেন। অন্যান্য ওয়ার্কশিটের সেলও নজরদারি করা যায়।
২. মানগুলো হাজার ও লক্ষ এককে রাউন্ড অফ করুন
সেলে লম্বা সংখ্যা থাকতে ভালো লাগে না এবং বিচিত্র লাগে। তাই সেগুলো ফরম্যাট করে সহজভাবে দেখানো ভালো। মানে হাজারকে "K" এবং লক্ষকে "M"-এ দেখানো। সেল বা ভ্যালুর রেঞ্জ সিলেক্ট করুন, রাইট-ক্লিক করে Format Cells বেছে নিন।
Custom-এ ক্লিক করুন এবং টাইপ করুন: হাজারের জন্য ###,"k" এবং লক্ষের জন্য ###,"m"। OK চাপুন এবং সরলীকৃত রাউন্ড অফ ভ্যালু দেখুন। উদাহরণস্বরূপ, ২২,৭৮৬.৩৪ দেখাবে ২৩k। এটি শুধু দেখতে পরিবর্তন করে, প্রকৃত মান অপরিবর্তিত থাকে। তাই এটি ব্যবহারে কোনো সমস্যা নেই।
চার্টের এক্সিসও একইভাবে ফরম্যাট করা যায়। এক্সিস সিলেক্ট করে উপরের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
৩. একাধিক শিট এক পৃষ্ঠায় প্রিন্ট করুন
অনেক সময় একাধিক ওয়ার্কশিট এক পৃষ্ঠায় প্রিন্ট করতে হয়। এটি কোনো অ্যড-অন ছাড়া সহজে করা যায়। এর জন্য Quick Access Toolbar (QAT)-এ Camera থাকতে হবে। QAT-এর ডাউন অ্যারো ক্লিক করে More Commands বেছে নিন। Choose commands from ড্রপ-ডাউন থেকে Commands not in the Ribbon বেছে নিন। নিচে স্ক্রোল করে Camera খুঁজে পেয়ে সিলেক্ট করুন এবং Add >> বাটনে ক্লিক করে QAT-এ যোগ করুন। OK চাপুন।
এখন প্রথম রিজন বা এরিয়া সিলেক্ট করুন যা প্রিন্ট করতে চান এবং ক্যামেরা আইকনে ক্লিক করুন। নতুন ওয়ার্কশিট খুলুন এবং যেখানে পেস্ট করতে চান সেখানে ক্লিক করুন। সিলেক্টেড রিজন নতুন ওয়ার্কশিটে দেখাবে।
দ্বিতীয় রিজন সিলেক্ট করে একই কাজ করুন। প্রিন্ট করতে চাওয়া সব রিজনের জন্য এটি পুনরাবৃত্তি করুন। এক কথা মনে রাখুন: আসল ভ্যালু পরিবর্তন করলে স্ন্যাপশটের ভ্যালুও পরিবর্তন হয় কারণ এটি আসল ভ্যালুর সাথে লিংকড থাকে।
৪. Excel ডেটাতে টেবিল ফরম্যাট প্রয়োগ করুন
আপনার সিলেক্টেড ডেটাতে টেবিল স্টাইল যোগ করতে পারেন। টেবিল ফরম্যাট চাওয়া ডেটা সিলেক্ট করুন এবং Home ট্যাবে Format as Table-এ ক্লিক করুন। পছন্দের টেবিল টাইপ বেছে নিন, My table has headers চেক করুন এবং OK চাপুন। টেবিল স্টাইল অ্যাপ্লাই হয়েছে। কিন্তু ফিল্টারসও কলামে যোগ হয়েছে, যা আমরা চাই না। সেজন্য রেঞ্জ সিলেক্ট রাখে Convert to Range-এ ক্লিক করুন।
এটি জিজ্ঞাসা করবে "Do you want to convert the table to a normal range?" — Yes চাপুন। ফিল্টারস সরিয়ে যাবে এবং ডেটাতে টেবিল ফরম্যাট থাকবে।
৫. কাস্টম লিস্ট তৈরি করুন
ড্রপ-ডাউন থেকে ভ্যালু বেছে নেওয়া টাইপ করার চেয়ে সহজ। Excel-এ কাস্টম ডেটা এন্ট্রি লিস্ট তৈরি করে টাইম বাঁচাতে পারেন। এর জন্য প্রথমে যে মানগুলো ড্রপ-ডাউনে চান সেগুলো একটি কলামে রাখুন এবং যেখানে ড্রপ-ডাউন চান সেটা সিলেক্ট করুন। তারপর Data ট্যাবে Data Validation > Data Validation ক্লিক করুন। Data Validation ডায়ালগ বক্সে Allow ড্রপ-ডাউন থেকে List বেছে নিন। Source ফিল্ডে প্রথমে টাইপ করা ভ্যালুর রেঞ্জ স্পেসিফাই করুন এবং OK চাপুন।
এখন যে সেলে Data Validation যোগ করলেন সেটাতে ক্লিক করলে ড্রপ-ডাউন অ্যারো দেখাবে। অ্যারোতে ক্লিক করলে সব আইটেম দেখাবে। আইটেম বেছে নিয়ে কাজ শেষ করুন।
এই উন্নত Excel টিপস ও ট্রিকস আপনার জটিল কাজগুলো মাত্র কয়েক ধাপে সহজ করে দেবে। উপরের তালিকায় উল্লিখিত যেকোনো ট্রিক ব্যবহার করেছেন কিনা বা যোগ করতে চান কিছু? কমেন্টে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।
