ছাত্র থেকে ব্যবসায়ী까지 – Microsoft Excel তাদের জন্য খুব উপকারী টুল যারা রিপোর্ট, চার্ট, টেবিল ইত্যাদি তৈরি করতে চান। কেউ যখন ফ্রি টুল ব্যবহার করে চার্ট তৈরি করতে চায়, Microsoft Excel Online সেটি মনে পড়ার প্রথম টুল হওয়া উচিত। Excel ডেস্কটপ ভার্সনের відভিন্ন, Microsoft Office Online ফ্রি, এবং সব ফাইল OneDrive-এ সেভ হয়, যা ইংরেজি ব্যবহারকারীদের যেকোনো জায়গা থেকে Excel শীট ম্যানেজ করতে সাহায্য করে। এই টুলের সাথে আরও পরিচিত হওয়ার জন্য, এখানে কিছু Microsoft Excel Online টিপস এবং ট্রিকস দেওয়া হলো যা আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করবে।
Excel Online টিপস এবং ট্রিকস
১] ফাংশন (Functions) ব্যবহার করুন
ফাংশনগুলোর সম্ভবত Microsoft Excel-এর ওয়েব ভার্সনের باكবোন। বিভিন্ন ধরনের ফাংশন উপলব্ধ – Cube function, Engineering function, Financial function, Logical function ইত্যাদি। আপনি Insert সেকশন থেকে এই সব ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। এই ফিচার ব্যবহার করতে Insert > Function > ফাংশন ক্যাটাগরি সিলেক্ট করুন এবং একটি ফাংশন ইনপুট করুন। এরপর, আপনি ডেস্কটপ ভার্সনের মতোই এটি ব্যবহার করতে পারেন। Excel Functions সম্পর্কে আরও জানতে এই পেজ চেক করুন।
২] সার্ভে (Survey) তৈরি করুন
অনেক সময় আমাদের ইউজার ফিডব্যাক বা ইনফরমেশন সংগ্রহের জন্যポール তৈরি করতে হয়। আপনি যদি Microsoft Excel Online ব্যবহার করেন, কোনো থার্ড-পার্টি সার্ভে মেকার ব্যবহার করতে হবে না, কারণ Excel এটা সহজে হ্যান্ডেল করতে পারে। সার্ভে অন্যদের সাথে শেয়ার করাও সম্ভব। সার্ভে তৈরি করতে, Insert > Survey > New Survey > Add questions, প্রয়োজনে ফিল্ডগুলো Required হিসেবে মার্ক করুন। এখন আপনাকে দুটি অপশন मिलবে – Share Survey এবং Save and View। আপনি কাউকে সার্ভে শেয়ার করতে চাইলে প্রথম অপশনে ক্লিক করুন। না হলে দ্বিতীয় অপশনে ক্লিক করুন। সব সার্ভে সেই নির্দিষ্ট Excel ফাইলে সেভ হবে।
৩] ফাংশনালিটি বাড়াতে Add-ins ইনস্টল করুন
Add-ins ব্যবহারকারীদের আরও বেশি কাজ করতে সাহায্য করে। ওয়েব ব্রাউজারের মতো, আপনি Microsoft Excel Online-এও অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে পারেন। Excel Online-এ টনগتون অ্যাড-ইন উপলব্ধ। একটি অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে, Insert > Office Add-ins-এ যান। এখানে আপনি ক্যাটাগরি বা নাম অনুযায়ী একটি অ্যাড-ইন বেছে নিতে পারেন। "Add" বাটনে ক্লিক করুন এবং কিছুক্ষণ অপেক্ষা করুন ইনস্টলেশনের জন্য। প্রথমবার ইনস্টলেশনের পর অ্যাড-ইন ব্যবহার শুরু করতে START বাটনে ক্লিক করতে হবে।
সম্পর্কিত পড়ুন: Useful Microsoft Excel Online Templates।
৪] অন্যদের সাথে Excel শীট শেয়ার করুন
যেহেতু এটি একটি ওয়েব টুল, আপনি একটি শেয়ার করা Excel শীট তৈরি করতে পারেন এবং অন্যদের আপনার শীট ভিউ বা এডিট করতে দিতে পারেন। অন্য কোনো টুলের সাহায্য নেওয়ার প্রয়োজন নেই কারণ Microsoft Excel Online এটা ভালোভাবে করতে পারে। আপনি দুটি ভিন্ন প্রাইভেসি সেটিংস দিয়ে ডকুমেন্ট শেয়ার করতে পারেন। প্রথমটি অন্যদের ফাইল এডিট করতে দেবে এবং দ্বিতীয়টি শুধু ভিউ করতে দেবে। এটি করতে, একটি শীট তৈরি করুন > উপরের ডান পозиশনে দেখা Share বাটনে ক্লিক করুন। ফলোইং পপআপে, লিংক জেনারেট করুন এবং পারমিশন সিলেক্ট করুন।
পড়ুন: Microsoft Excel Tutorial for Beginners।
৫] কমেন্ট (Comment) যোগ করুন
কখনও কখনও আমাদের কোনো নির্দিষ্ট ফাংশন বা ভ্যালু ব্যাখ্যা করতে হয় সেটি ভালো বুঝতে বা ভবিষ্যতে রিমাইন্ডার হিসেবে কাজ করতে। ধরুন আপনি একটি শেয়ার করা Excel শীট তৈরি করেছেন, এবং অন্যদের সুবিধার্থে কিছু ব্যাখ্যা করতে চান।
এই সময়ে, আপনি একটি কমেন্ট যোগ করতে পারেন এবং সব কিছু লিখে রাখতে পারেন। কমেন্ট যোগ করতে, একটি সেল সিলেক্ট করুন > রাইট-ক্লিক করুন এবং Insert Comment সিলেক্ট করুন। বিকল্পভাবে, Insert ট্যাবে যান > Comment বাটনে ক্লিক করুন।
৬] চার্ট এবং গ্রাফ ইনসার্ট করুন
Excel Online-এ যেকোনো ওয়ার্কশিটে চার্ট এবং গ্রাফ ইনসার্ট করা সম্ভব। আপনার শীটে ডেটা থাকা নাকি স্ক্র্যাচ থেকে চার্ট তৈরি করতে চান – দুটোই Excel Online-এ করা যায়। এর জন্য Insert ট্যাবে যান এবং সেটি খুঁজে বের করুন যা সব ধরনের চার্ট দেখায়। আপনি ডেটা সিলেক্ট করুন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী একটি চার্ট বা গ্রাফ বেছে নিন।
৭] ড্র (Draw) করুন
Excel Online-এ ওয়ার্কশিটে ড্র করার একটি অপশন রয়েছে। আপনি একটি ফ্রিহ্যান্ড ড্রইং টুল পাবেন, যা আপনাকে যা ইচ্ছে আঁকতে দেবে। কখনও কখনও আপনার স্প্রেডশিটে হাতে আঁকানো গ্রাফ বা পাই চার্ট ইনসার্ট করতে হতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে, এই অপশন ব্যবহার করে কাজটি করতে পারেন।
৮] ভার্সন হিস্টরি (Version history)
Excel Online-এ ভার্সন হিস্টরি চেক করা সম্ভব যাতে আপনি বুঝতে পারেন বর্তমান এডিশনে কী পরিবর্তন হয়েছে। এর জন্য Show Changes অপশন ব্যবহার করতে হবে। আপনি এটিকে Review ট্যাবে পাবেন। এই অপশনে ক্লিক করার পর ডান পাশে একটি প্যানেল খুলবে। এখান থেকে আপনি একটি ভার্সনে ক্লিক করে পরিবর্তনগুলো খুঁজে বের করতে পারেন।
Microsoft Excel-এর কিছু কুল ট্রিকস কী?
আর্টিকলে Microsoft Excel-এর কিছু কুল টিপস এবং ট্রিকস উল্লেখ করা আছে। উদাহরণস্বরূপ, প্রোডাক্টিভ হতে ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন, বেটার ডিজাইনের জন্য টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন, ডেটা ভালোভাবে শো করতে গ্রাফ এবং পাই চার্ট ইনসার্ট করতে পারেন, ইত্যাদি। এছাড়া, আপনি Excel স্প্রেডশিটে ড্র করতে পারেন, ডুপ্লিকেট রিমুভ করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।
Excel Online-এ সব ফিচার আছে কি?
না, Excel Online-এ অফলাইন বা ডেস্কটপ ভার্সন যা অফার করে সকল ফিচার এবং অপশন থাকে না। যদিও অধিকাংশ ضرুরী অপশন দুটি ভার্সনেই উপলব্ধ, কিছু নন-সিগনিফিক্যান্ট অপশন இভাবে ওঠে থাকতে পারে। আপনার যদি ডেস্কটপ এডিশন ব্যবহার করার অপশন থাকে, সেটি ইতিমধ্যে Excel Online-এর চেয়ে ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
আপনি যদি Microsoft Excel ডেস্কটপ সফ্টওয়ার ইউজার হন, তবে নিচের পোস্টগুলো আপনাকে অবশ্যই আকর্ষণ করবে:
- Microsoft Excel Tips to Save Time and Work Faster
- Advanced Excel Tips and Tricks।
