আপনি কি কখনো টিমসের ভিতরে ডকুমেন্ট আপলোড, ফর্ম সাইন, বা প্ল্যানারে টাস্ক কমপ্লিট হওয়ার মতো কার্যকলাপের নোটিফিকেশন পেতে চেয়েছেন? সাধারণত, আপনাকে এই মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপগুলো আলাদা আলাদা চেক করতে হতে পারে আপডেট থাকার জন্য। তবে, পাওয়ার অটোমেট এবং মাইক্রোসফট ফ্লোর সাহায্যে, আপনি কিছু "ফ্লো" তৈরি করতে পারেন যা আপনার বিজনেস ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করবে, এবং আপনার প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে সাহায্য করবে। আজ, আমরা আপনাকে দেখাবো কিভাবে আপনি এটি করতে পারেন।
টিমসে পাওয়ার অটোমেট যোগ করা
প্রথমে, আপনাকে মাইক্রোসফট টিমসে পাওয়ার অটোমেট যোগ করতে হবে অগ্রসর होने জন্য। এটি করতে, টিমস সাইডবারে Apps সেকশনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, Power Automate খুঁজুন। তারপর, যে পাওয়ার অটোমেট অ্যাপটি খুলবে সেটি বেছে নিন এবং বেগুনি add বাটনে ক্লিক করুন। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট চ্যানেলে বা পুরো টিমের সব ব্যবহারকারীর জন্য ফ্লো চান, তবে আপনি নিচের তীরে ক্লিক করে Add to team বেছে নিতে পারেন, যদি আপনার সবার জন্য অটোমেশন যোগ করার অধিকার থাকে। একবার হয়ে গেলে, আপনাকে টিমসের সাইডবারে পাওয়ার অটোমেট অ্যাপটি খোলা हुआ দেখতে হবে।
টিমসে একটি প্রি-মেড, "প্রসিদ্ধ" ফ্লো তৈরি করা
পরবর্তীতে, আপনাকে একটি ফিল্টারড অপশন দেখাবে যেটি শুধু মাইক্রোসফট টিমস ফ্লো এবং টেমপ্লেট দেখাবে। আপনি অন্য ফ্লো ফিল্টার করতে পারেন ফিল্টার বাটনে ক্লিক করে Search Flows বাটনের পাশে (এরপরেও আলোচনা করব)। যাই হোক, আপনাকে টিমসে ফ্লোর জন্য কিছু জনপ্রিয় টেমপ্লেটও দেখতে হবে। এগুলো মাইক্রোসফট দ্বারা তৈরি প্রি-মেড টেমপ্লেট, যেগুলো আপনি কয়েক ক্লিকেই সক্রিয় করতে পারেন, কোনো কোডিং ছাড়া!
আমরা প্রথমে এইগুলোর ওপর ফোকাস করব, কারণ এগুলো সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং টিমসে নোটিফিকেশনের জন্য সবচেয়ে সাধারণ প্রয়োজনীয়তাগুলো সমাধান করে। নিচে একটি তালিকা আছে, কিন্তু মনে রাখবেন আপনি পাওয়ার অটোমেট অ্যাপের নিচে See all Teams templates বেছে নিয়ে সব টিমস ফ্লোর তালিকা দেখতে পারেন। সাধারণভাবে বললে, টিমস তালিকার যেকোনো ফ্লো সেট আপ করা সহজ, শুধু কয়েকটি সিম্পল ধাপে।
যদি আপনি যে ফ্লোটি চান সেটি এই তালিকায় থাকে, তবে সেটিতে ক্লিক করুন। আপনাকে একটি পপ-আপ মেসেজ मिलবে, যেটি আপনাকে এটি কনফিগার করতে দেবে। আমরা প্ল্যানারে টাস্ক পরিবর্তনের জন্য ফ্লোটি উদাহরণ হিসেবে ব্যবহার করছি। সাধারণত, আপনাকে ফ্লো নাম দিতে একটি বক্স দেখতে मिलবে। তারপর, তার নিচে হবে সাইন-ইন (অথবা কনেক্টর) গুলোর একটি তালিকা যেগুলো আপনার প্রয়োজন হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনি প্রতিটি সাইন ইন করেছেন, এবং তারপর continue-এ ক্লিক করুন এবং অন-স্ক্রিন নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। আমাদের ক্ষেত্রে, আমাদের প্ল্যানার গ্রুপ আইডি, প্ল্যান আইডি, টিমস টিম, এবং তারপর চ্যানেল কনফিগার এবং বেছে নিতে হবে।
হলে, আপনি Create Flow বেছে নিতে পারেন। এবং আপনাকে একটি পপ-আপ মেসেজ দেখতে হবে বলে Your workflow has been created। এখন এটি মেইন পাওয়ার অটোমেট পেজের ফ্লোর তালিকায় দেখাবে! এবং এখন থেকে এটি অটোমেটিক্যালি চলেगी।
টিমসে অন্যান্য এবং কাস্টম ফ্লো তৈরি করা
পাওয়ার অটোমেটের فضل থেকে, আপনি শুধু টিমস-থিমড ফ্লোতে সীমাবদ্ধ নন। আপনি চাইলে অন্যান্য ফ্লোও তৈরি করতে পারেন। আপনি স্ক্রিনের উপরে সার্চ বক্সের পাশে ফিল্টার বাটনে ক্লিক করে All Templates বেছে নিয়ে এইগুলোর টগল করতে পারেন। তারপর, বাম দিকের দিকে দেখুন একটি ক্যাটাগরি বেছে নেওয়ার জন্য। ধাপগুলো একই থাকবে, যেটি আমরা উপরে করেছি সাইন ইন এবং অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করার জন্য।
আপনি যদি একজন অ্যাডভান্সড ব্যবহারকারী হন, তবে আপনি একটি ব্ল্যাঙ্ক ফ্লোও নিজে তৈরি করতে পারেন, কোনো টেমপ্লেট ফলো না করে। পাওয়ার অটোমেটে Create ট্যাবে ক্লিক করুন, এবং তারপর Create from blank বেছে নিন। সেখান থেকে, আপনি ট্রিগার এবং অ্যাকশনের একটি তালিকা দেখবেন। আপনি All এর অধীনে কিছু থিমও দেখবেন। আপনার থিম বেছে নিন, ট্রিগার এবং অ্যাকশন ফিল্টার করতে।
তারপর, একটি ট্রিগার বেছে নিন, স্ক্রিনের নির্দেশাবলী অনুসরণ করে। ট্রিগার শেষ হলে, স্ক্রিনের নির্দেশাবলী এবং উইজার্ড অনুসরণ করে অ্যাকশন সেট আপ করুন। প্রতিটি ফ্লোর ভিন্ন নির্দেশাবলী থাকে, তবে এটি বোঝা খুব সহজ। আপনি তারপর Test বাটনে ক্লিক করে ফ্লোটি টেস্ট করতে পারেন। আপনি Flow Checker বেছে নিয়ে ফ্লোর এরর চেক করতেও পারেন। প্রস্তুত হলে, Save ক্লিক করুন এবং আপনার ফ্লো একশনে আসবে।
ফ্লো চেক করা এবং মুছে ফেলা
এখন যেহেতু আপনি আপনার ফ্লোগুলো তৈরি করেছেন, আপনি সহজেই সেগুলো মুছে ফেলতে বা এডিট করতে পারেন। সধেরনভাবে টিমসে পাওয়ার অটোমেট অ্যাপ খুলুন সাইডবারে ( . . .) এ ক্লিক করে, এবং তারপর Home ট্যাবে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, আপনাকে আপনার ফ্লোগুলোর একটি তালিকা দেখতে হবে। আপনি আপনার মাউস দূর ডানে নিয়ে যান, এবং তালিকার তিন ডটে ক্লিক করুন এবং তারপর Edit বা Delete বেছে নিন ফ্লো মুছে ফেলতে। আরো গুরুত্বপূর্ণ, আপনি Run History চেক করতে পারেন এটি কীভাবে চলছে সেটা দেখতে, বা এটা rogue হয়ে গেছে কিনা।
শুধু অসীম সম্ভাবনার শুরু!
পাওয়ার অটোমেট দিয়ে টিমসে ফ্লো তৈরি করা শুধু সম্ভাবনার শুরু। মাইক্রোসফটের একটি প্ল্যাটফর্ম আছে যাকে পাওয়ারঅ্যাপস বলা হয়, যেটি আপনাকে একই টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনার বিজনেসের জন্য কাস্টম অ্যাপ তৈরি করতে দেয়। এর সম্পর্কে এখানে আরও জানুন। এবং মনে রাখবেন, আরও নিউজ এবং ইনফরমেশনের জন্য আমাদের মাইক্রোসফট ৩৬৫ হাব চেক করুন।
