মাইক্রোসফট টিমস শিফ্টস শিখুন: কর্মসূচি পরিচালনা, শিফ্ট বদলি এবং টিম সমন্বয় অপ্টিমাইজ করুন

যদি আপনার আইটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এটি সক্ষম করে থাকেন, তবে আপনি মাইক্রোসফট টিমসে "শিফ্টস" অভিজ্ঞতা দেখতে পারেন। এটি একটি কর্মসূচি ব্যবস্থাপনার টুল যা ম্যানেজাররা এবং ফ্রন্টলাইন কর্মীদের জন্য তৈরি করা হয়েছে (যারা সরাসরি গ্রাহক বা সাধারণ জনগণের সাথে যোগাযোগ করে থাকেন)। এটি টিমস প্ল্যানের সাথে বিনামূল্যে অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং মাইক্রোসফটের পুরনো স্টাফ হাব অভিজ্ঞতাও প্রতিস্থাপন করে।

শিফ্টস অ্যাপ খোলা এবং নতুন শিফ্ট ব্যবস্থাপনা শুরু করা

শুরু করতে, আপনাকে শিফ্টস অ্যাপটি খোলতে হবে। এটি টিমসের বাম দিকে বিল্ট-ইন থাকে। যদি সেটি না দেখেন, তবে ... আরও অ্যাপ ক্লিক করে তালিকায় খুঁজে বের করতে হবে। একবার داخل হলে, বর্তমান সপ্তাহের জন্য আপনার নিযুক্ত শিফ্টের তালিকা দেখতে পাবেন। যদি কিছুই না থাকে, তবে একজন ম্যানেজার বা অ্যাডমিনকে আপনার জন্য শিফ্ট নিযোগ দিতে বলতে হবে বা অ্যাপের মাধ্যমে যোগ করতে বলতে হবে।

পরবর্তী ধাপগুলো সাধারণত ম্যানেজাররা বা সঠিক অ্যাডমিন অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীদের জন্য প্রযোজ্য। ম্যানেজাররা শিফ্টসে কর্মসূচি তৈরি করতে পারবেন তখনই যখন তারা অফিস ৩৬৫ টিমের মালিক হিসেবে সেট করা থাকেন। অন্য সবাই শিফ্টস অ্যাক্সেস করবেন, কিন্তু শুধু নিজেদের সপ্তাহের শিফ্ট দেখতে পারবেন বা সময় বাতিল এবং অন্যান্য অনুরোধ পরিচালনা করতে পারবেন।

যদি আপনি একটি ম্যানেজার হন এবং সঠিক অনুমতি থাকে, শিফ্ট তৈরি করতে টিমের তালিকা থেকে তৈরি করুন বেছে নিন। তৈরি করুন নির্বাচন করার পর আপনাকে শিফ্টের জন্য টাইমজোন নির্বাচন করতে বলা হবে। যদি আপনি বিশ্বব্যাপী কাজ করেন (যেমন অনএমএসএফটিতে), তবে সবাই বুঝতে পারে এমন একটি টাইমজোন বেছে নেওয়া ভালো। আমরা মাইক্রোসফট সম্পর্কে লিখে থাকায় প্যাসিফিক টাইমজোন ব্যবহার করি, যেখানে রেডমন্ড, সিয়েটেলस्थित মাইক্রোসফটের হেডকোয়ার্টার অবস্থিত।

এরপর টিমসকে কর্মসূচি তৈরি করার জন্য কিছুক্ষণ সময় দিন। সম্পন্ন হলে, একটি ট্যুরের প্রম্পট দেখাবে যা আপনাকে দেখাবে কিভাবে টিম সদস্য যোগ করতে হয়, শিফ্ট তৈরি করতে হয় ইত্যাদি। পরবর্তী অনুচ্ছেদগুলোতে এগুলো বিস্তারিত আলোচনা করা হবে।

ম্যানেজাররা কীভাবে শিফ্ট এবং কর্মসূচি তৈরি করবেন

সঠিক অফিস ৩৬৫ অনুমতিপ্রাপ্ত ম্যানেজাররা শিফ্টসে কর্মীদের জন্য শিফ্ট এবং কর্মসূচি তৈরি করতে পারেন। এটি করা যায় "গ্রুপে মানুষ যোগ করুন" বাটনে ক্লিক করে। এই আইকনটি স্ক্রিনের দুরّدة ডান পাশে একটি মানুষের ছবির মতো দেখায়। আপনার অফিস ৩৬৫ প্ল্যানের অধীনে যারা বৈধ প্রোফাইল রাখেন, তাদের শিফ্ট এবং কর্মসূচিতে যোগ করা যাবে।

একবার কেউ "যোগ করা" হলে, আপনি তাদের জন্য শিফ্ট তৈরি করতে পারেন। এজন্য সপ্তাহের কর্মসূচিতে যেকোনো খালি স্লটে ডাবল-ক্লিক করুন। ডিফল্টভাবে এই কর্মসূচিটি সপ্তাহের দিনগুলো অনুযায়ী বিভক্ত থাকে। 거기서 নির্দিষ্ট দিনে ডাবল-ক্লিক করে শিফ্টের বিবরণ পূরণ করুন। এতে রয়েছে: শুরু ও শেষ সময়, নির্দিষ্ট থিম (বা কার্যকলাপ) এর জন্য রঙ, শিফ্ট কিসের জন্য সেটি সম্পর্কে নোট। আপনি কার্যকলাপ যোগ করুন বাটনে ক্লিক করে আরও নির্দিষ্ট কার্যকলাপও যোগ করতে পারেন।

শেষে সংরক্ষণ বাটনে ক্লিক করলে শিফ্টটি কর্মসূচিতে যোগ হয়ে যাবে। আপনি সর্বদা কর্মসূচিতে রাইট-ক্লিক করে শিফ্ট সম্পাদনা করুন বেছে নিয়ে বিবরণ সম্পাদনা করতে পারেন। অন্য দিনে কপি করতে হলে, রাইট-ক্লিক করে কপি বেছে নিন এবং তারপর যেখানে রাখতে চান সেখানে রাইট-ক্লিক করে পেস্ট বেছে নিন। (আমরা অনএমএসএফটিতে এটা করি কারণ একই ধরনের লেখার শিফ্ট অনেক থাকে।)

কর্মসূচি কিছুটা কাস্টমাইজ করতে চাইলে শিফ্ট স্লটের উপরের বাক্সে নাম বা অতিরিক্ত বিবরণ দিতে পারেন। দিনের নোট বিভাগের অধীনে কিছু নোট যোগ করে আপনার জন্য অতিরিক্ত তথ্য রাখতে পারেন।

আপনি ওপেন শিফ্টস এলাকায় ক্লিক করে কিছু ওপেন শিফ্টও তৈরি করতে পারেন। এটি আপনাকে সদস্যদের নিযোগ দেওয়ার আগে "ফ্রি" শিফ্ট তৈরি করতে দেয়। ওপেন শিফ্ট তৈরি করলে, আপনি তা টিম সদস্যদের নিযোগ দিতে পারবেন। শুধু তার নিচে ... এ ক্লিক করে ওপেন শিফ্ট নিযোগ দিন বেছে নিন।

এছাড়াও সদস্যদের দ্বারা ভিউ ফিল্টার করতে, বর্তমান ভিউ প্রিন্ট করতে, বা শিফ্ট, প্রাপ্যতা, বা গ্রুপ অনুযায়ী ভিউ পরিবর্তন করার অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণ রয়েছে। প্রয়োজনে দিন, সপ্তাহ, বা মাসের ভিউও পরিবর্তন করা যায়।

আপনার টিমের সাথে শিফ্ট শেয়ার করা

একবার শিফ্ট তৈরি হলে, এটি আপনার কর্মচারীদের টিমস সংস্করণে तब तक অফিসিয়াল হয় না বা দেখা যায় না যতক্ষণ না এটি শেয়ার করা হয়। আপনি এটি স্ক্রিনের উপরের ডান কোণার বেগুনি টিমের সাথে শেয়ার করুন বাটনে ক্লিক করে করতে পারেন। এতে টিম সদস্যদের সাথে শেয়ার করার জন্য অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণ দেখা যাবে। আপনি যে দিনগুলো শেয়ার করতে চান সেগুলো নির্বাচন করার অপশন দেখবেন। যেকোনো পরিসর নির্বাচন করতে পারবেন। পুরো টিমকে বিজ্ঞপ্তি দেওয়ার (কর্মসূচিতে তালিকাবদ্ধ সবাই) বা শুধু প্রভাবিত লোকদের (যারা আপনি নতুন শিফ্ট নিযোগ দিয়েছেন) জন্য চেকবক্স থাকবে।

সময় বাতিল এবং অন্যান্য অনুরোধ পরিচালনা করা

শিফ্ট এবং কর্মসূচি তৈরি হলে, আপনার টিমস ব্যবহারকারী এবং কর্মচারীদের টিমসের শিফ্টস বিভাগে ক্লিক করলে তাদের কর্মসূচি দেখার নতুন অপশন থাকবে। কর্মসূচি দেখার পাশাপাশি, তারা সময় বাতিলের অনুরোধ এবং অন্যান্য অনুরোধও করতে পারবেন। এটি করা যায় স্ক্রিনের উপরের ডান কোণার ঘড়ির সাথে প্রশ্নচিহ্নের আকৃতির আইকনে ক্লিক করে।

ব্যবহারকারীরা সময় বাতিলের অনুরোধ দিতে পারেন এবং তার স্ট্যাটাস চেক করতে পারেন। প্রয়োজনে বাতিলও করতে পারেন। তারা তাদের শিফ্ট বদলির অনুরোধ বা অন্যের জন্য অফারও দিতে পারেন। এর জন্য একটি সুন্দর ইউআই আছে যা তাদের কারণ বেছে নেওয়া, নোট রাখা ইত্যাদি করতে দেয়।

একজন ম্যানেজার বা অ্যাডমিন হিসেবে, এই অনুরোধগুলো অনুমোদন করা আপনার দায়িত্ব। আপনি শিফ্টসের অধীনে অনুরোধ ট্যাবে ক্লিক করে এটি করতে পারেন। এটি প্রক্রিয়াধীন অধীনে দেখাবে। ডান পাশে ক্লিক করে চেক করতে পারবেন। অনুমোদন বা অস্বীকার করার অপশন থাকবে। আপনি ম্যানেজার হিসেবে অনুমোদন করলে ব্যবহারকারীকে বিজ্ঞপ্তি যাবে।

শিফ্টসে টাইম ক্লক সেট আপ করা

টিমসে শিফ্টসের শেষ দিক যা আমরা আলোচনা করব সেটি হলো টাইম ক্লক। এই টাইম ক্লক অপশনটি আপনার কর্মচারীদের তাদের মোবাইল ডিভাইস ব্যবহার করে ক্লক-ইন এবং ক্লক-আউট করতে দেয়। একজন ম্যানেজার হিসেবে আপনি ঐচ্ছিক লোকেশন ডিটেকশনও সেট আপ করতে পারেন। এটি সনাক্ত করবে কর্মচারীরা ক্লক-ইন এবং ক্লক-আউট করার সময় কোথায় আছেন। এই সেটিংস 언제든지 টিমসে শিফ্টসের সেটিংস ট্যাবে ক্লিক করে পরিবর্তন বা মুছে ফেলা যায়। সেখানে সেট আপ শুরু করুন বাটন দেখতে পাবেন।

আপনার কর্মচারীরা তাদের আইওএস বা অ্যান্ড্রয়েড মোবাইল ডিভাইসে মাইক্রোসফট টিমসে টাইম ক্লক ব্যবহার করতে পারবেন। যখন তারা এতে ক্লিক করবে, তারা ক্লক-ইন করতে পারবেন, এবং ব্রেকের জন্য আবার টিমস অ্যাপে রিভিজিট করে ক্লক-আউট করতে পারবেন। তাদের নিশ্চিত করার অপশনও থাকবে। তারপর আপনি এক্সেল স্প্রেডশিট হিসাবে এক্সপোর্ট করে ক্লক-ইন এবং আউটের রিপোর্ট চেক এবং ডাউনলোড করতে পারবেন একই টাইম ক্লক বিভাগ থেকে।

আপনি শিফ্টস কীভাবে ব্যবহার করবেন?

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, টিমসে শিফ্টস একটি די সম্পূর্ণ সমাধান। আপনার যদি এডিপি এর মতো পে-রোল সার্ভিসে অ্যাক্সেস না থাকে, তবে এটি কাজের ঘণ্টা ট্র্যাক রাখতে এবং আরও অনেক কিছুতে সাহায্য করতে পারে। এটি সেট আপ করা সহজ এবং অভ্যস্ত হতে বেশি সময় লাগে না। আমাদের গাইডটি কি উপকারী লাগলো? নিচে কমেন্টে জানান, এবং অনএমএসএফটিতে এ সপ্তাহ থাকুন কারণ আমরা শিফ্টস অভিজ্ঞতার গভীরে যাব।