কাজের সময়, সময়সূচী এবং আরও অনেক কিছু পরিচালনা করতে মাইক্রোসফ্ট টিমে শিফটগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন

যদি আপনার আইটি প্রশাসক এটি সক্ষম করে থাকেন, আপনি Microsoft টিমগুলিতে একটি "শিফ্ট" অভিজ্ঞতা লক্ষ্য করতে পারেন। এটি একটি শিডিউল ম্যানেজমেন্ট টুল যা ম্যানেজার এবং ফার্স্টলাইন কর্মীদের জন্য তৈরি করা হয়েছে (যারা গ্রাহক বা সাধারণ জনগণের সাথে সরাসরি যোগাযোগ করে।) এটি কোনো অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই টিম প্ল্যানের সাথে অন্তর্ভুক্ত এবং মাইক্রোসফটের পুরানো স্টাফ হাবের অভিজ্ঞতাও প্রতিস্থাপন করে। .

তবে, এটি শুধুমাত্র প্রথম সারির কর্মীদের জন্য নয়। শিফটের সাহায্যে, পরিচালকরা সময়সূচী একত্র করতে, শিফটগুলি অদলবদল করতে, গ্রুপ তৈরি করতে, টাইম-অফের অনুরোধ করতে এবং এমনকি একটি সময় ঘড়ি রাখতে সক্ষম। বৈশিষ্ট্যটি ছোট ব্যবসার জন্য বেশ কার্যকর হতে পারে কারণ এটি মাইক্রোসফ্ট টিমের অভিজ্ঞতার জন্য ব্যাপকভাবে অপ্টিমাইজ করা হয়েছে। আপনার এবং আপনার কর্মচারীর কাজের সময় এবং সময়সূচী পরিচালনা করতে আপনি কীভাবে এটি দিয়ে শুরু করতে পারেন তার একটি বিস্তৃত চেহারা এখানে রয়েছে৷

Shifts অ্যাপ খোলা এবং নতুন শিফট পরিচালনার সাথে শুরু করা

শুরু করতে, আপনাকে Shifts অ্যাপ খুলতে হবে। এটি টিমের বাম দিকে তৈরি করা হয়েছে। আপনি যদি সেখানে এটি দেখতে না পান, তাহলে আপনাকে ... আরো অ্যাপ ক্লিক করতে হবে এবং তালিকায় এটি খুঁজুন। সেখানে একবার, আপনি বর্তমান সপ্তাহের জন্য আপনাকে বরাদ্দ করা শিফটগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন। যদি কিছু না থাকে, তাহলে আপনাকে একজন ম্যানেজার বা প্রশাসকের জন্য একটি শিফট বরাদ্দ করতে হবে, অথবা তাদের অ্যাপের মাধ্যমে একটি যোগ করতে বলুন।

আমরা পরবর্তীতে ম্যানেজার বা প্রশাসকরা কীভাবে এটি করতে পারে তা নিয়ে আলোচনা করতে যাচ্ছি, তবে মনে রাখবেন যে এই পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সাধারণত পরিচালকদের জন্য বা শুধুমাত্র সঠিক প্রশাসকের অনুমতি রয়েছে তাদের জন্য। ম্যানেজাররা শুধুমাত্র শিফটে একটি সময়সূচী তৈরি করতে পারেন যদি তারা অফিস 365 টিমের মালিক সেট করেন . অন্য সকলের কাছে এখনও শিফটগুলিতে অ্যাক্সেস থাকবে, তবে শুধুমাত্র সপ্তাহের জন্য তাদের নিজস্ব শিফট দেখার বা সময় বন্ধ এবং অন্যান্য অনুরোধগুলি পরিচালনা করার বিকল্প থাকবে৷

আপনি যদি একজন ম্যানেজার হন এবং আপনার কাছে উপযুক্ত অনুমতি থাকে, একটি শিফট তৈরি করা চালিয়ে যেতে, আপনি তৈরি করুন বেছে নিতে চাইবেন পৃষ্ঠায় দলের তালিকা থেকে। একবার আপনি তৈরি করুন নির্বাচন করুন আপনাকে শিফটের জন্য একটি সময় অঞ্চল নির্বাচন করতে বলা হবে। আপনি যদি বিশ্বব্যাপী কাজ করে থাকেন, যেমন আমরা এখানে OnMSFT-এ আছি, আপনি এমন একটি সময় অঞ্চল বেছে নিতে চাইতে পারেন যা সবাই বুঝতে পারে। যেহেতু আমরা মাইক্রোসফট সম্পর্কে লিখছি, আমরা প্যাসিফিক টাইম জোন ব্যবহার করি, যেটি রেডমন্ড, সিয়াটেল, কোম্পানি ভিত্তিক৷

তারপরে আপনি একটি সময়সূচী তৈরি করতে টিমগুলিকে কিছু সময় দিতে চাইবেন। হয়ে গেলে, আপনাকে একটি সফর করতে বলা হবে। এটি আপনাকে দেখায় কিভাবে আপনি দলের সদস্যদের যোগ করতে পারেন, শিফট তৈরি করতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন। আমরা পরবর্তী বিভাগে সেগুলি নিয়ে যাব৷

পরিচালকরা কিভাবে শিফট এবং সময়সূচী তৈরি করতে পারে

ম্যানেজার এবং যাদের কাছে সঠিক Office 365 অনুমতি আছে তারা Microsoft টিমে শিফট সহ কর্মচারীদের জন্য শিফট এবং সময়সূচী তৈরি করতে পারে। এটি "গোষ্ঠীতে লোক যোগ করুন" বোতামে ক্লিক করে করা যেতে পারে। এই আইকনটি স্ক্রিনের ডানদিকে একজন ব্যক্তির ছবি হিসাবে দেখায়। আপনার Office 365 প্ল্যানের অধীনে একটি বৈধ প্রোফাইল থাকলে আপনি শিফট এবং সময়সূচীতে কাউকে যোগ করতে পারবেন।

কেউ একবার গ্রুপে "অ্যাড" হয়ে গেলে, আপনি তাদের জন্য একটি শিফট তৈরি করতে পারেন। এটি করতে, সপ্তাহের জন্য তাদের সময়সূচীতে খালি স্লটে ডাবল ক্লিক করুন। ডিফল্টরূপে, এই সময়সূচী সপ্তাহের দিনগুলিতে ভাগ করা হবে। সেখান থেকে, আপনি একটি নির্দিষ্ট দিনে ডাবল-ক্লিক করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট শিফট সম্পর্কে কিছু বিবরণ পূরণ করতে পারেন। এর মধ্যে রয়েছে শুরু এবং শেষের সময়, একটি নির্দিষ্ট থিমের জন্য একটি রঙ (বা কার্যকলাপ) শিফটটি কিসের জন্য কিছু নোট। এছাড়াও আপনি অ্যাড্ড অ্যাক্টিভিটি-এ ক্লিক করে কভার না করে এমন আরও কিছু নির্দিষ্ট কার্যকলাপ যোগ করতে পারেন বোতাম।

একবার হয়ে গেলে, সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করে শিফ্টটি সময়সূচীতে যোগ করা যেতে পারে বোতাম আপনি সর্বদা ফিরে যেতে পারেন এবং সময়সূচীতে ডান-ক্লিক করে এবং শিফ্ট সম্পাদনা বেছে নিয়ে বিশদ সম্পাদনা করতে পারেন . আপনি যদি এটিকে অন্য দিনেও অনুলিপি করতে চান, (যা আমরা করি কারণ আমাদের এখানে OnMSFT-এ অনেক অনুরূপ লেখার পরিবর্তন রয়েছে), আপনি ডান-ক্লিক করতে পারেন, কপি চয়ন করতে পারেন। এবং তারপর যেখানে আপনি শিফট করতে চান সেখানে ডান-ক্লিক করুন এবং পেস্ট করুন।

আপনি যদি সময়সূচীটিকে কিছুটা কাস্টমাইজ করতে চান তবে আপনি শিফট স্লটের উপরে বাক্সে একটি নাম বা অতিরিক্ত বিবরণ লিখতে পারেন। এছাড়াও আপনি ডে নোট এর অধীনে কিছু নোট যোগ করতে পারেন আপনার নিজেকে কিছু অতিরিক্ত তথ্য দিতে বিভাগ.

এছাড়াও আপনি Open Shifts এলাকায় ক্লিক করে কিছু ওপেন শিফট তৈরি করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার অন্যান্য সদস্যদের কাছে বরাদ্দ করার আগে "ফ্রি" শিফট তৈরি করতে দেবে। আপনি যখন একটি ওপেন শিফট তৈরি করবেন, তখন আপনি এটি দলের সদস্যদের কাছে বরাদ্দ করতে সক্ষম হবেন। শুধু ... ক্লিক করুন এর অধীনে, এবং বেছে নিন ওপেন শিফট বরাদ্দ করুন।

সদস্যদের দ্বারা ভিউ ফিল্টার করতে, বর্তমান ভিউ প্রিন্ট করতে বা শিফট, প্রাপ্যতা বা গোষ্ঠীর উপর ভিত্তি করে ভিউ পরিবর্তন করার জন্য অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণও রয়েছে। এমনকি প্রয়োজনে আপনি একটি দিন, সপ্তাহ বা মাসের ভিউতেও পরিবর্তন করতে পারেন।

আপনার টিমের সাথে শিফট শেয়ার করা

একবার একটি শিফট তৈরি হয়ে গেলে, এটি শেয়ার করা না হওয়া পর্যন্ত এটি অফিসিয়াল হয়ে যায় না বা আপনার কর্মচারীর টিমের সংস্করণে প্রদর্শিত হয় না। আপনি বেগুনি দলের সাথে ভাগ করুন ক্লিক করে এটি করতে পারেন৷ স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে বোতাম। এটি আপনাকে টিম মেম্বারদের সাথে কিভাবে শেয়ার করতে হবে তার উপর অতিরিক্ত নিয়ন্ত্রণ দেবে। আপনি দলের সদস্যদের সাথে যে দিনগুলি ভাগ করতে চান তা নির্বাচন করার জন্য আপনি কিছু বিকল্প দেখতে পাবেন। আপনি যে পরিসীমা অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্দ্বিধায় নির্বাচন করুন। তারা পুরো দলকে (যা সময়সূচীতে তালিকাভুক্ত প্রত্যেকেই) বা শুধুমাত্র যারা প্রভাবিত হয়েছে (যে ব্যক্তিদের আপনি এইমাত্র শিফট অ্যাসাইন করেছেন) তাদের জানানোর জন্য চেকবক্স হবে।

অবস্থা এবং অন্যান্য অনুরোধ পরিচালনা বা করা

শিফট এবং সময়সূচী তৈরি করা হয়েছে, আপনার টিমের ব্যবহারকারী এবং কর্মচারীদের টিমের শিফট বিভাগে ক্লিক করার সময় তাদের সময়সূচী দেখতে নতুন বিকল্প থাকবে। তাদের সময়সূচী দেখার পাশাপাশি, তারা সময় বন্ধের অনুরোধও করতে পারে এবং অন্যান্য অনুরোধও করতে পারে। এটি একটি প্রশ্ন চিহ্ন সহ একটি ঘড়ির মতো আকারের স্ক্রিনের উপরের ডানদিকের কোণায় আইকনে ক্লিক করে করা হয়৷

ব্যবহারকারীরা সময়ের জন্য একটি অনুরোধ করতে পারেন, এবং তারপর এটির স্থিতি পরীক্ষা করতে পারেন। প্রয়োজনে তারা এটি বাতিলও করতে পারে। তারা তাদের শিফট অদলবদল করার জন্য অনুরোধ করতে পারে বা অন্যের জন্যও অফার করতে পারে। একটি চমৎকার UI আছে যা তাদের একটি কারণ বাছাই করতে দেয়, এটির জন্য একটি নোট রেখে যান, যেমন উপরে দেখা গেছে।

একজন ম্যানেজার বা প্রশাসক হিসাবে, এই অনুরোধগুলি অনুমোদন করা আপনার উপর নির্ভর করবে। আপনি অনুরোধ এ ক্লিক করে এটি করতে পারেন শিফটের অধীনে ট্যাব। আপনি এটিকে প্রগতিতে আছে এর অধীনে দেখতে পাবেন। তারপরে আপনি স্ক্রিনের ডানদিকে এটি পরীক্ষা করতে পারেন। আপনার কাছে এটি অনুমোদন বা অস্বীকার করার বিকল্প থাকবে, যেমনটি আমরা উপরে রেখেছি। যখন আপনি একজন ম্যানেজার হিসাবে অনুমোদন করেন, ব্যবহারকারী এটি সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি পাবেন৷

শিফটে টাইম ক্লক সেট আপ করা হচ্ছে

দলে শিফটের চূড়ান্ত দিক যা আমরা কভার করব তা হল টাইম ক্লক। এই টাইম ক্লক বিকল্পটি আপনার কর্মীদের তাদের মোবাইল ডিভাইস ব্যবহার করে ঘড়ির মধ্যে এবং বাইরে যেতে দেবে। একজন ম্যানেজার হিসাবে, আপনি ঐচ্ছিক অবস্থান সনাক্তকরণও সেট আপ করতে পারেন। এটি শনাক্ত করবে যে কর্মীরা যখন ঘড়িতে এবং বাইরে থাকে তখন তারা কোথায় থাকে। এই সেটিংস যেকোন সময় পরিবর্তন বা সরানো যেতে পারে সেটিংস ট্যাবে ক্লিক করে দলে শিফটে। আপনি একটি সেটআপ শুরু করুন দেখতে পাবেন এটি সেট আপ করার জন্য সেখানে বোতাম৷

আপনার কর্মীরা তাদের iOS বা অ্যান্ড্রয়েড মোবাইল ডিভাইসে Microsoft টিমের সময় ঘড়ি ব্যবহার করতে পারেন। যখন তারা এটিতে ক্লিক করবে, তখন তারা ঘড়ির কাঁটায় আসতে পারবে, এবং তারপরে টিম অ্যাপটি পুনরায় দেখার মাধ্যমে বিরতির জন্য ঘড়ির কাঁটা বন্ধ করতে পারবে। তাদের কাছে এটি নিশ্চিত করার একটি বিকল্পও থাকবে। তারপরে আপনি এটিকে এক্সেল স্প্রেডশীট হিসাবে রপ্তানি করতে সক্ষম হবেন এবং এটি পরীক্ষা করে দেখতে পারবেন এবং একই টাইম ক্লক এর মাধ্যমে ঘড়ির ভিতরে এবং আউটের রিপোর্ট ডাউনলোড করতে পারবেন। আমরা উপরে উল্লেখিত বিভাগ।

আপনি কিভাবে Shifts ব্যবহার করবেন?

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, টিমগুলিতে শিফটগুলি একটি চমত্কার ব্যাপক সমাধান। আপনার যদি ADP-এর মতো বেতন পরিষেবাগুলিতে অ্যাক্সেস না থাকে, তাহলে এটি কাজের সময় এবং আরও অনেক কিছুর ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি সেটআপ করাও সহজ, এবং অভ্যস্ত হতে খুব বেশি সময় নেয় না। আপনি কি সহায়ক গাইড খুঁজে পেয়েছেন? নীচের মন্তব্যে আমাদের জানান, এবং এই সপ্তাহে OnMSFT-এর সাথে যুক্ত থাকতে ভুলবেন না কারণ আমরা শিফটের অভিজ্ঞতার গভীরে প্রবেশ করি।