আপনার আইটি বিভাগ দ্রুত সাহায্য করার ৫ টিপস

১. হেল্প ডেস্ক টেকনিশিয়ানকে দোষ দেবেন না

Logicalis অনুযায়ী, আইটি সার্ভিস ডেস্ক কর্মীর টার্নওভার হার করিয়া ৪০ শতাংশ। অর্থাৎ, আপনার মত মানুষের টেকনিক্যাল সমস্যা সমাধান করার জন্য চাকরি নেওয়া টেক পেশনের প্রায় অর্ধেকই অল্প সময়ে চাকরি ছেড়ে দেয়।

কেন? কারণ, সবচেয়ে বড় কারণ হলো টেক সমস্যা থাকলে মানুষ তাদের कुंठা প্রথম ফোন তুলে ধরने वाले আইটি হেল্প ডেস্কের ব্যক্তির ওপর ফেলে।

আইটি ব্যক্তিকে আপনার সমস্যা যতদ্রুত সম্ভব সমাধান করতে আগ্রহী बनाने کا সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো যেকোনো সমস্যার জন্য তাদের দোষ না দেওয়া। আপনার কাজের জন্য দরকার সিস্টেম ডাউন থাকলেও, আপনাকে বুঝতে হবে যে আপনার সাথে কথা বলা ব্যক্তি সাধারণত সিস্টেম রক্ষণাবেক্ষণের সরাসরি দায়বদ্ধ নয়। তারা শুধু ফোন তুলে ধরে এবং আপনাকে কীভাবে সাহায্য করা যায় তা বুঝতে চেষ্টা করে—তাই সেই ব্যক্তির সাথে রাগ করবেন না যিনি আপনাকে সাহায্য করতে চান!

২. আপনি বুঝতে পারছেন না তা স্বীকার করতে সংকোচ করবেন না

সাহায্য চাওয়া কঠিন। আপনি কিছু বুঝতে পারছেন না তা স্বীকার করা আরও কঠিন। কিন্তু বিরূপ সত্য হলো, আপনি যদি স্বীকার না করেন যে আপনি বুঝতে পারছেন না, তবে আইটি টেক ব্যক্তি আপনাকে বুঝাতে অনেক কঠিনাই হবে।

এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি আইটি ব্যক্তি ফোনে ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করেন, এবং আপনি কোনো নির্দিষ্ট ধাপ বুঝতে না পারলে কিছু না বলেন। আপনি যদি ধাপ ১০-এ যেন বলে দেন যে আপনি এখনো ধাপ ২-এ আটকে আছেন, তবে আপনি সবার সময় ব্যাবহার করেছেন, এখন সাপোর্ট টেককে আপনাকে আবার সব ধাপে চালিয়ে যেতে হবে!

আমার কথা মেনে নিন, আইটি সাপোর্ট ফোক দারুণভাবে প্রশিক্ষিত জটিল বিষয়গুলো সম্ভাব্য সবচেয়ে সহজ ভাষায় ব্যাখ্যা করতে, ব্যবহারকারীর বোঝার স্তরের উপর নির্ভর করে। আপনি যদি না বলেন যে আপনি কম্পিউটারে নবীন এবং খুব কম জানেন, তবে টেক সাপোর্ট ব্যক্তি অনুমান করতে পারেন যে আপনি আপনার চেয়ে বেশি জানেন, যাতে আপনাকে লজ্জিত না করতে হয়। আপনার টেক জ্ঞানের পরিধি স্পষ্ট করে দিন, কলটি অনেক সুন্দরভাবে যাবে।

৩. অন্য কারো অনুরোধ করতে পারেন

খুব খারাপ টেক সাপোর্ট ওয়ার্কাররা রয়েছে। আমরা সবাই তাদের সাথে ডিল করেছি। প্রায় দুই দশক টেক অভিজ্ঞতা এবং টেক সাপোর্ট স্টাফের কষ্টের বুঝি থাকারপরও, আমি এমন কিছু সাপোর্ট ফোকের সান্নিধ্যে পড়েছি যারা ফোনে সমস্যা ট্রাবলশুট করার বিষয়ে একদম ভয়ঙ্কর।

তারা কেবল খারাপ ট্রাবলশুটিং স্কিল বা খারাপ ফোন পারসোনালিটি রাখতে পারে। এরকম হয়—বিশেষ করে এত উচ্চ টার্নওভার রেটের কারণে, কিছু কোম্পানির জন্য প্রিমিয়াম টেক সাপোর্ট নিয়োগ করা কঠিন হয়।

অন্য কারো অনুরোধ করতে সংকোচ করবেন না। আপনাকে কোনো সংঘর্ষ করতে হবে না, শুধু বলুন, "দুঃখিত, কিন্তু আমি এই ট্রাবলশুটিং স্টাইলের সাথে কাজ করতে সমস্যা পাচ্ছি, কি উপলব্ধ অন্য কারো সাথে কাজ করা যাবে?"

যদি ব্যক্তিটি এখনও সমস্যা সৃষ্টি করে, বা কল ট্রান্সফার করতে অস্বীকার করে, ফোন কেটে আবার কল করুন। আপনি সম্ভবত একটি নতুন হেল্প ডেস্ক এজেন্ট পাবেন। আপনি একই ব্যক্তি পেলে—কর্মী কম থাকা কোম্পানির জন্য সাধারণ—তবে ম্যানেজারের সাথে কথা বলার সময়। সমস্যাটি ব্যাখ্যা করুন যাতে কোম্পানি দ্রুত সেই সাপোর্ট এজেন্টকে রিপ্লেস করতে পারে। নিশ্চিত আপনি একমাত্র ব্যক্তি নন যারা সেই খারাপ অভিজ্ঞতা পাচ্ছেন।

৪. বিস্তারিত বাদ দিবেন না

আইটি সাপোর্ট এজেন্টদের মোকাবিলা করতে হয় এমন সবচেয়ে সাধারণ সমस्यাগুলোর একটা হলো কল করার লোকেরা সমস্যার পূর্ববর্তী ঘটনাগুলো সম্পূর্ণভাবে বলায় না। আপনি মনে করতে পারেন সাপোর্ট ব্যক্তিকে শুধু জানাতে হবে আপনার কীবোর্ড কাজ করছে না, এবং সে শেষে সমস্যা ঠিক করবে। কিন্তু আপনি যদি কaffee কীবোর্ডে ফেলে দিয়েছেন সেটি না বলেন, তবে আপনি নিজেরই ক্ষতি করছেন।

একজন টেকনিশিয়ান কেবল ট্রাবলশুটিং প্রসিডিউর ফলো করবে যাতে কেবল ক্যাবল কানেকশন, ইউএসবি পোর্ট, কন্ট্রোল প্যানেল সেটিংস চেক করা থাকে, এবং সম্ভবত অন্যান্য চেক। আপনার এবং টেকনিশিয়ানের সময় কেন ব্যাবহার করবেন যখন আপনি ভালোভাবে জানেন সবচেয়ে সম্ভাব্য কারণ হলো ফেলে দিয়ে যাওয়া কaffee?

এটি একটি সরলীকৃত (এবং মূর্খতাপূর্ণ) উদাহরণ, কিন্তু অন্যান্য কেসগুলোর জন্যও—হয়তো আপনি কিছু সফ্টওয়্যার আনইনস্টল করেছেন এবং একটি ইউএসবি ডিভাইস বন্ধ হয়ে গেছে, হয়তো আপনি কম্পিউটারটি ফেলে দিয়েছেন এবং এখন হার্ড ড্রাইভ অদ্ভুত শব্দ করছে। সব বিস্তারিত শেয়ার করুন যাতে টেকনিশিয়ান আপনার সমস্যার সবচেয়ে সম্ভাব্য কারণ ট্রাবলশুট করতে পারে। আপনি অনেক সময় বাঁচাবেন যা আপনি অন্য এক কাপ কaffee পেতে ব্যবহার করতে পারেন।

৫. একটু হেসে বলুন

আমি অভিজ্ঞতা থেকে বলতে পারি, আইটি হেল্প ডেস্ক এজেন্টরা সারাদিন অসম্মানিত মানুষের কথা শোনে। এই লোকেরা সাধারণত হতাশ, ফরিয়াদি এবং দুঃখী। কল্পনা করুন সেই হেল্প ডেস্ক এজেন্টের জন্য কতটা রিফ্রেশিং হতে পারে যারা ফোনের অন্য দিক থেকে কেউ খুশি হওয়ার শব্দ শোনেন—কেউ যারা জোক मारেন বা পরিস্থিতিকে হালকা করতে চান।

এটা শুধু রিফ্রেশিং নয়, বরং এটি প্রায় নিশ্চিতভাবেই টেক সাপোর্ট এজেন্টকে আপনার সমস্যা আরও দ্রুত সমাধান করতে অনুপ্রাণিত করবে।

আমার কথা মেনে নিন, তারা আপনার পজিটিভ মনোভাবের জন্য এত কৃতজ্ঞ হবে, যে তারা জিজ্ঞেস করবে আরও কী করতে পারে আপনার জন্য—ওরা আপনার সাথে যতক্ষণ সম্ভব ফোনে থাকতে খুশি হবে। কারণ সম্ভাবনা বেশি যে পরবর্তী কলারের ব্যক্তিত্ব আপনার মতো চমৎকার নয়।

শেষে, আপনার আইটি টেক সাপোর্টের সাথে কল একটি পজিটিভ বা নেগেটিভ অভিজ্ঞতা হতে পারে। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আপনার কলটি ভালো করার সম্ভাবনা বেড়ানোর জন্য অনেক কিছু করতে পারেন। চেষ্টা করুন—আপনি বিস্মিত হবেন দেখে কত ভালো কাজ করে।

ছবির ক্রেডিট: ফিমেল সার্ভিস রেপ via Sean Locke at Shutterstock, কaffee ছড়িয়ে যাওয়া via Paket at Shutterstock, রুড কাস্টমার সার্ভিস via Andy Dean at Shutterstock, দুঃখী ব্যবসায়ী via lightwavemedia at Shutterstock, পাগল ব্যবসায়ী via Arman Zhenikeyev at Shutterstock