যখন আপনি একটি বড় ইভেন্ট অর্গানাইজ করেন, তখন আপনার অতিথিদের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য একটি ক্যালেন্ডার ইভেন্টে বান্ডেল করে দিলে ভালো হয়। তখন আহ্বানকৃত লোকেরা জানতে পারবে ইভেন্ট কবে, কোথায়, এবং তাদের আগে কী কী ডকুমেন্টেশন প্রয়োজন হতে পারে। আপনি কি জানতেন Google Calendar-এ এই সব করা যায়? আপনাকে শুধু ইভেন্ট সেট আপ করে আপনার অতিথিদের সাথে শেয়ার করতে হবে, বাকি কাজ Google করবে! আসুন এক্সপ্লোর করি কীভাবে আপনি নিজের ইভেন্ট সেট আপ করতে পারেন, লোকেশন এবং অতিরিক্ত ফাইলসহ, Google Calendar-এ আপনার PC বা মোবাইল থেকে।
Google Calendar-এ ইভেন্ট তৈরি করার পদ্ধতি
ইভেন্ট তৈরি করতে, আপনার পছন্দের ব্রাউজারে Google Calendar ওয়েবসাইটে যান। তারপর নিচের ধাপগুলো ফলো করে শুরু করুন।
- যদি ক্যালেন্ডার আপনার পছন্দের ভিউ মেথডে লোড না হয়, উপরের ডানের ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং আপনার জন্য উপযুক্তটি সিলেক্ট করুন। "Monthly" নিকট ভবিষ্যতের ইভেন্ট দ্রুত তৈরি করার জন্য ভালো পছন্দ।
- আপনার ইভেন্টের জন্য দিনটি সিলেক্ট করুন এবং সেটিতে ক্লিক করুন।
- এখন মিটিং শুরু হওয়ার অনুমানিত সময় বেছে নিন।
- একটি ডেডিকেটেড ইভেন্ট উইন্ডো পপ আপ হবে।
- সর্বোপরি, আপনার ইভেন্টের নাম লিখুন। আপনি ইভেন্ট শুরু এবং শেষ হওয়ার সময়ও সেট করতে পারেন। যদি এই ইভেন্টের কোনো নির্দিষ্ট শুরু এবং শেষ না থাকে, "All-day" টিক করুন যাতে এটি পুরো ২৪ ঘণ্টা চলতে পারে।
মোবাইলে, আপনাকে Google Calendar অ্যাপ দরকার যেটি আজকাল অধিকাংশ Android ডিভাইসে প্রি-ইনস্টলড থাকে, ইভেন্ট সেট আপ শুরু করতে।
- Google Calendar অ্যাপ খুলুন এবং তারপর উপরের বাম পাশের হ্যামবার্গার মেনুতে ট্যাপ করুন ম্যান্থলি ভিউতে সوییচ করতে।
- পরবর্তী, আপনার ইভেন্টের তারিখ সিলেক্ট করুন।
- তারিখে আবার ট্যাপ করুন ইভেন্ট তৈরি করতে।
- এখন, আপনার ইভেন্টের জন্য একটি নাম যোগ করুন এবং সেটি শুরু হওয়ার অনুমানিত সময় সেট করুন। যদি এটি "All-day" ইভেন্ট হয়, তবে অপশনটি অন করুন।
আপনার ইভেন্টে লোকেশন যোগ করার পদ্ধতি
এখন আপনার ইভেন্টে লোকেশন যোগ করা যাক যদি আপনি ডেস্কটপে Google Calendar ব্যবহার করেন। এই ফিচারটি খুব কাজের যদি আপনি কোনো নির্দিষ্ট জায়গায় ইভেন্ট হোস্ট করেন, কারণ আপনার অতিথিগণ লোকেশন দেখতে এবং ইভেন্টে যাওয়ার দিকনির্দেশনা পেতে পারবে।
- শুরু করতে, আপনার ইভেন্টের লোকেশন "Location" বক্সে লিখুন। আপনি যদি কোনো নির্দিষ্ট বিল্ডিং বা চেইনে যান, এখানে তার নাম লিখুন, এবং Google বুঝতে পারবে আপনি কী বোঝাতে চাচ্ছেন।
- Location ফিল্ডের পাশের ছোট Map চিহ্নে ক্লিক করলে Calendar ডান পাশে Google Maps খুলবে।
- সেখান থেকে আপনি Directions বাটনে ট্যাপ করে দেখতে পারবেন কীভাবে সেখানে যেতে হবে, বা জায়গার ছবি ব্রাউজ করতে পারবেন যাতে কী এক্সপেক্ট করতে হবে সেটি জানেন।
মোবাইলে, প্রক্রিয়াটি খুব একই, নিচে দেখুন।
- ইভেন্ট কার্ড তৈরি হয়ে গেলে, নিচে স্ক্রোল করুন যতক্ষণ "Add Location" অপশনটি না পাওয়া যায় এবং সেটিতে ট্যাপ করুন।
- Calendar-কে আপনার ডিভাইসের লোকেশন অ্যাক্সেসের পারমিশন দিন এবং তারপর লোকেশন ইনপুট করুন।
- জায়গার ঠিকানা এখন Location সেকশনে দেখাবে।
- নিচের ছবিতে ট্যাপ করুন "Show in map" Google Maps অ্যাপে এবং লোকেশনে যাওয়ার দিকনির্দেশনা পান।
ইভেন্টে অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করার পদ্ধতি
এখন আপনার শিরোনাম, সময়, এবং লোকেশন সেট হয়ে গেলে, আপনি ইভেন্টে অপশনাল অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করতে পারেন। এটি অতিথিদের সাথে ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য অত্যন্ত উপযোগী, যেমন শিডিউল, আমন্ত্রণ পত্র, টিকেট, বা মেনু।
- এটি করতে, ইভেন্ট তৈরির উইন্ডোর নিচে Location সেকশনের নিচে দেখুন। আপনি একটি টেক্সট বক্স দেখবেন যেখানে "Add a description or attachments" লেখা আছে।
- Attachments-এ ট্যাপ করুন।
- ডিফল্টভাবে, Google Calendar আপনাকে Google Drive থেকে ফাইল আপলোড করতে বলবে। আপনার ফাইল যদি Drive-এ থাকে, তাহলে ঠিক আছে; কিন্তু যদি PC-এ থাকে, তবে উপরে "Upload"-এ ক্লিক করুন।
- ফাইল আপলোড হয়ে গেলে, আপনার অতিথিরা কী বুঝতে পারেন সেটির জন্য একটি সংক্ষিপ্ত বর্ণনা দিন।
মোবাইলে, আপনার ইভেন্টে অ্যাট্যাচমেন্ট যোগ করার পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো।
- আপনার ইভেন্ট কার্ডে, একদম নিচে স্ক্রোল করুন এবং পেপার ক্লিপ আইকনে ট্যাপ করুন যেখানে "Add attachment" লেখা আছে।
- পরবর্তী, ডকুমেন্ট বা ছবি আপলোড করতে চাইলে কোথা থেকে আপলোড করবেন সেটি বেছে নিন। ডেস্কটপের মতো, এখানে আপনার ডিভাইস থেকে আপলোড করার অপশন নেই। বরং, আপনাকে প্রথমে ফাইলটি Drive-এ আপলোড করতে হবে।
আপনার ইভেন্টে অতিথি আহ্বান করার পদ্ধতি
এখন সব সেট হয়ে গেলে, লোকেদের আপনার ইভেন্টে আহ্বান করার 시간।
- আপনার ইভেন্ট কার্ডে, তারিখের নিচে "Guests" সেকশন পাবেন। লোকেদের যোগ দিতে তাদের নাম বা ইমেইল ঠিকানা টাইপ করুন। চিন্তা করবেন না, আপনি সেগুলো যোগ করার সময় আসলে ইমেইল পাঠাচ্ছেন না। আপনি এখনও গেস্ট লিস্ট ফাইনালাইজ করার সময় পাবেন আমন্ত্রণ পাঠানোর আগে।
- নিচে, আপনার অতিথিগণ কী কী করতে পারবে সেটির অপশন দেখবেন। ডিফল্টভাবে, অতিথিরা বন্ধু আহ্বান করতে এবং গেস্ট লিস্ট দেখতে পারবে, আপনি যদি এই দুটোই চান না, তবে আনচেক করুন।
- যেহেতু এটি টিউটোরিয়ালের শেষ ধাপ, আপনি নিচে Save বাটনে ক্লিক করতে পারেন। Google আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে আপনি কি আপনার অতিথিদের ইমেইল আমন্ত্রণ পাঠাতে চান। আপনি সম্মত হতে পারেন বা পাঠানোর বাতিল করতে পারেন।
- আপনার অতিথিদের প্রয়োজনীয় পারমিশন দিয়ে নিশ্চিত হন এবং তারপর Invite-এ প্রেস করুন।
ইমেইল থেকে, আপনার অতিথিরা দেখতে পাবেন ইভেন্ট কবে হবে, ম্যাপ লিংকে ক্লিক করে কোথায় হবে সেটি দেখতে পারবেন, এবং আপনার আগে যোগ করা অ্যাট্যাচমেন্টগুলো ব্রাউজ করতে পারবেন—ইভেন্ট শুরু করার জন্য যা যা দরকার সব! তারা আপনার আমন্ত্রণ কনফার্ম বা রিফিউজও করতে পারবে।
ডেস্কটপের Calendar-এ একবার ইভেন্ট যোগ করলে, সেটি আপনার মোবাইল অ্যাপেও দেখা যাবে (এবং বিপরীতক্রমেও)। আপনি যদি মোবাইলের Google Calendar-এ লোকেদের আহ্বান করতে চান, তবে নিচে পদ্ধতিটি দেওয়া হলো।
- Google Calendar অ্যাপে আপনার ইভেন্ট কার্ডে, "Add people" বাটনে ট্যাপ করুন।
- তাদের নাম এবং ইমেইল ঠিকানা যোগ করা শুরু করুন। সবার যোগ হয়ে গেলে Done প্রেস করুন।
- Save-এ ট্যাপ করুন।
- Google জিজ্ঞাসা করবে আপনি কি আমন্ত্রণ পাঠাতে চান। সম্মত হলে Send প্রেস করুন।
এটিই ছিল, ইভেন্টের সকল ডিটেইলসহ আমন্ত্রণটি ব্যক্তিদের ইনবক্সে পৌঁছাতে চলেছে।
ইভেন্ট অর্গানাইজ করা কঠিন, তাই যেকোনো টুল যা প্রক্রিয়াটিকে এক জায়গায় সংক্ষিপ্ত করে সেটি এক্সপ্লোর করার যোগ্য। এখন আপনি জানেন Google Calendar-এ ইভেন্ট তৈরি করা, লোকেশন যোগ করা, সহায়ক ডকুমেন্ট অ্যাট্যাচ করা, এবং অতিথিদের পাঠানো।
Google-এর অ্যাপ স্যুট দৈনন্দিন কাজের জন্য সবসময় ভালো পছন্দ। উদাহরণস্বরূপ, Google Maps-এ আপনি সহজে রুট সেভ করতে পারেন। অন্যদিকে, Google Assistant আপনার কাজের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে।
প্রশ্নোত্তর
১. আমি আমার Google Calendar কীভাবে শেয়ার করব?
Google Calendar শেয়ার করা কাজের হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ইভেন্ট অর্গানাইজার আপনার Calendar অ্যাক্সেস করে দেখতে পারেন আপনি নির্দিষ্ট দিনে উপলব্ধ কিনা। আপনি কীভাবে করবেন সেটি শিখতে চাইলে, আমাদের पास একটি কম্প্লিট টিউটোরিয়াল আছে যা শেয়ারিং শুরু করার পদ্ধতি শিখিয়ে দেবে।
২. আমি Google Calendar পছন্দ করি না। বিকল্পগুলো কী কী?
আপনি যদি যেকোনো কারণে Google Calendar পছন্দ না করেন, তবে আপনার অপশনগুলো হলো Outlook Calendar, Zoho Calendar, Nextcloud Calendar, এবং Teamup। এই সার্ভিসগুলো তুলনা দেখুন।
৩. কি আমি আমার Google Calendar Amazon Alexa-এর সাথে লিংক করতে পারি?
হ্যাঁ, আপনি পারেন। আপনি Google, Microsoft বা Apple calendar Alexa-এনাবলড ডিভাইসে যোগ করতে চান কিনা, প্রাথমিক ধাপগুলো সবসময় একই:
- স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটে Amazon Alexa অ্যাপ লঞ্চ করুন।
- উপরের বাম কোণায়, "Menu" আইকনে ট্যাপ করুন।
- "Settings → Calendar & Email"-এ ট্যাপ করুন।
- "Add Account"-এ ট্যাপ করুন।
এখন আপনি বেছে নিতে পারেন কোন ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন আপনার Alexa অ্যাকাউন্টে যোগ করতে চান।
ক্যালেন্ডার Alexa-এ সিঙ্ক করার বিষয়ে আরও জানতে পুরো আর্টিকেল পড়ুন।
