স্প্রেডশীতে ডেটা ইম্পোর্ট করার সময় মিক্সড লেটার কেস বা পুরো আপার/লোয়ার কেস দেখা যায়। টেক্সটুয়াল ডেটা কনসিস্টেন্ট রাখতে চাইলে এক্সেলে টেক্সট কেস পরিবর্তনের কয়েকটি উপায় দেখি।
তিনটি ফাংশন, ফ্ল্যাশ ফিল ফিচার, একটি অফিস অ্যাড-ইন এবং এক্সেল-ওয়ার্ড কপি-পেস্ট মেথড—যেটি সহজ লাগে সেটি ব্যবহার করুন।
এক্সেল ফর্মুলা ব্যবহার করুন না করুন, তিনটি হ্যান্ডি ফাংশন আছে: UPPER, LOWER, PROPER। সহজ ফর্মুলায় টেক্সট কেস ঠিক করুন।
ফর্মুলা লিখতে হলে ডেটা থাকা সেলের বাইরে (যেমন ডান পাশে নতুন কলামে) লিখতে হয়।
টেক্সটকে পুরো বড় হাতের অক্ষরে রূপান্তর করতে UPPER ফাংশন। সিনট্যাক্স: UPPER(text) — আর্গুমেন্টে সরাসরি টেক্সট বা সেল রেফারেন্স দিন।
উদাহরণ: মিক্সড কেস থেকে অল ক্যাপস—
=UPPER("joe smith")
টেক্সট আর্গুমেন্ট হিসেবে দিলে কোটেশন মার্কস ব্যবহার করুন, যেকোনো কেসে লেখা যাবে।
সেল রেফারেন্স উদাহরণ: A2 সেলের কন্টেন্ট বড় হাতের অক্ষরে—
=UPPER(A2)
UPPER-এর বিপরীত LOWER—সব ছোট হাতের অক্ষরে রূপান্তর। সিনট্যাক্স: LOWER(text)।
A3 সেলের টেক্সট ছোট হাতের অক্ষরে—
=LOWER(A3)
টেক্সট আর্গুমেন্ট হিসেবে দিলে কোটেশন মার্কস বাধ্যতামূলক। উদাহরণ:
=LOWER("john jones")
PROPER ফাংশন প্রতিটি শব্দের প্রথম অক্ষর বড় হাতের করে (টাইটেল কেস)। নাম, টাইটেল, হেডলাইনের জন্য উপযোগী। সিনট্যাক্স: PROPER(text)।
কোটেশনে টেক্সট দিয়ে টাইটেল কেস—
=PROPER("jerry white")
A4 সেলের টেক্সট টাইটেল কেসে—
=PROPER(A4)
এক কলামের একাধিক সেলে একই ফর্মুলা প্রয়োগ করতে ফিল হ্যান্ডেল (প্লাস সাইন) নিচে ড্র্যাগ করুন।
ফর্মুলা অটোমেটিক্যালি সেল রেফারেন্স ঠিক করে রেজাল্ট দেখাবে।
নোট: অ্যাবসোলিউট সেল রেফারেন্স ব্যবহার করলে রেফারেন্স আটোমেটিক আপডেট হবে না।
এক্সেলের ফ্ল্যাশ ফিল ফিচারও টেক্সট কেস পরিবর্তনের সুবিধাজনক টুল। আপনি কাঙ্ক্ষিত ফরম্যাটে একটি এন্ট্রি দিন, বাকিগুলো ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে ফিল করুন।
মিক্সড কেসের নামের লিস্টে ডান পাশের প্রথম সেলে কাঙ্ক্ষিত ফরম্যাটে লিখে Enter চাপুন।
তারপর Ctrl+E চাপুন বা Data ট্যাবের Data Tools সেকশন থেকে Flash Fill বাটন চাপুন।
যাদুর মতো বাকি সেলগুলো প্রথম এন্ট্রির মতো ফিল হয়ে যাবে।
ঐচ্ছিক: ফ্ল্যাশ ফিল বাটন চাপুন সাজেশন অফিশিয়ালি এক্সেপ্ট করতে (বাধ্যতামূলক নয়)।
ফর্মুলা পছন্দ না হলে ইন-প্লেস টেক্সট চেঞ্জের জন্য অ্যাড-ইন ব্যবহার করুন। এখানে Swap Case অ্যাড-ইন ব্যবহার করা হয়েছে।
- Insert ট্যাবের Get Add-ins বাটনে ক্লিক করুন Office Add-ins Store খুলতে।
- সার্চ বক্সে "Case" বা "Swap Case" লিখুন, Add → Continue করুন ইনস্টল করতে।
- ওয়ার্কশীতে ফিরে Home ট্যাব থেকে Swap Case বেছে নিন।
- না পেলে Insert ট্যাবের My Add-ins → See All → অ্যাড-ইন বেছে নিয়ে Add করুন।
- সাইডবার খুললে সেল সিলেক্ট করে Uppercase বা Lowercase বাটন চাপুন।
সিলেক্ট করা সেলগুলো বেছে নেওয়া কেসে পরিবর্তিত হবে। অ্যাড-ইনের সুবিধা: মূল সেলেই টেক্সট চেঞ্জ হয়। কিন্তু প্রপার কেস অপশন নেই।
ওয়ার্ড এবং এক্সেল দুটোই ব্যবহার করলে এটি আরেকটি অপশন। ওয়ার্ডে টেক্সট কেস পরিবর্তন সহজ, সেখানে এডিট করে এক্সেলে ফিরিয়ে আনুন।
- এক্সেলে কাঙ্ক্ষিত সেলগুলো কপি করুন (Ctrl+C / Home ট্যাব / ডান ক্লিক → Copy)।
- ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলে পেস্ট করুন (Ctrl+V / Paste / ডান ক্লিক → Paste)।
- টেক্সট সিলেক্ট করে Home ট্যাবের Change Case বাটন থেকে কাঙ্ক্ষিত কেস বেছে নিন।
- ওয়ার্ডে ডেটা সিলেক্ট করে আবার কপি করুন।
- এক্সেলে ফিরে মূল ডেটার ওপর পেস্ট করুন।
এডিট করা টেক্সট কাঙ্ক্ষিত কেসে দেখা যাবে। এক্সট্রা কাজ হলেও এটি উপযোগী যদি এক্সট্রা কলাম চাওয়া না হয়।
ম্যানুয়ালি এক-এক সেলে টেক্সট কেস বদলানো যাবে, কিন্তু উপরের অপশনগুলো দ্রুত, সহজ এবং কম ক্লান্তিকর। আপনি কোনটি ব্যবহার করবেন? আরও টিউটোরিয়ালের জন্য এক্সেলে ডুপ্লিকেট সারি মুছে ফেলার পদ্ধতি দেখুন।
