আপনি যদি Word-এ সংখ্যা নিয়ে কাজ করেন কিন্তু Excel এ স্যুইচ করতে পছন্দ করেন, আপনি ঠিক তা করতে পারেন। ম্যানুয়ালি ডেটা অনুলিপি করা বা ফাইলের ধরন রূপান্তর করা যাই হোক না কেন, আপনি Word থেকে Excel-এ স্যুইচ করার চেষ্টা করতে পারেন এমন কয়েকটি সহজ পদ্ধতি রয়েছে৷
আপনি যদি জানতে চান কিভাবে একটি Word ফাইলকে Excel এ রূপান্তর করতে হয়, তাহলে নিচে বর্ণিত ধাপগুলো চেষ্টা করুন।
কপি এবং পেস্ট করুন
ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে এক্সেলে রূপান্তর করার সবচেয়ে সহজ উপায় হ'ল ম্যানুয়ালি ডেটা কপি এবং পেস্ট করা। আপনার ডেটা যখন টেবিল বিন্যাসে থাকে তখন এটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে, কারণ সারি এবং কলাম সহজেই এক্সেল লেআউটের সাথে মেলে।
- এটি করার জন্য, ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি খুলুন যাতে আপনি এক্সেলে রূপান্তর করতে চান এমন টেবিলটি রয়েছে।
- এতে ক্লিক করে এবং টেনে নিয়ে পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন। বিকল্পভাবে, টেবিলের উপরের-বাম কোণে নির্বাচন আইকন টিপুন।
- টেবিলটি ক্লিপবোর্ডে কপি করতে Ctrl + C টিপুন (বা Mac এ Cmd + C)।
- এরপর, একটি নতুন বা বিদ্যমান এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলুন যেখানে আপনি টেবিলটি পেস্ট করতে চান৷
- সেলটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি টেবিলটি পেস্ট করতে চান বা একটি নতুন টেবিল তৈরি করতে ওয়ার্কশীটের যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন৷
- ক্লিপবোর্ড থেকে টেবিল পেস্ট করতে Ctrl + V (বা Mac এ Cmd + V) টিপুন, অথবা ডান-ক্লিক করুন এবং পেস্ট টিপুন।
Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওয়ার্ড টেবিলের সাথে মেলে কলামের প্রস্থ এবং বিন্যাস সমন্বয় করে।
তারপরে আপনি আপনার স্প্রেডশীটের সাথে মানানসই ডেটাতে আরও পরিবর্তন করতে পারেন (যেমন ফন্ট, রঙ, বা আকার পরিবর্তন করা)।
একটি পাঠ্য ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং এক্সেলে আমদানি করুন
ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে এক্সেলে রূপান্তর করার আরেকটি উপায় হল ফাইলটিকে একটি প্লেইন টেক্সট ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা এবং তারপরে এটি এক্সেলে আমদানি করা। এটি সর্বোত্তম কাজ করে যখন আপনার ডেটা একটি তালিকা বিন্যাসে থাকে, প্রতিটি এন্ট্রিকে একটি বিভাজনকারী অক্ষর যেমন একটি কমা, ট্যাব বা স্থান দ্বারা পৃথক করা হয়।
এক্সেল প্রতিটি ডিলিমিটার অক্ষরের মধ্যে প্রতিটি বিট ডেটাকে একটি সেল হিসাবে রূপান্তর করবে, প্রতিটি লাইন একটি পৃথক সারি হিসাবে।
- এটি করার জন্য, ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি খুলুন যাতে আপনি Excel এ রূপান্তর করতে চান এমন তালিকা রয়েছে।
- File> Save As এ ক্লিক করুন এবং একটি অবস্থান বেছে নিন যেখানে আপনি টেক্সট ফাইল সংরক্ষণ করতে চান।
- সেভ অ্যাজ টাইপ ড্রপ-ডাউন তালিকায়, প্লেইন টেক্সট (*.txt) নির্বাচন করুন।
- ফাইলটি সংরক্ষণ করতে সংরক্ষণ করুন টিপুন।
- একটি ফাইল রূপান্তর ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে — ডিফল্ট সেটিংস ছেড়ে ওকে ক্লিক করুন৷
- এই মুহুর্তে, Word নথিটি বন্ধ করুন (বা এটিকে ছোট করুন) এবং এক্সেল খুলুন।
- Excel এ, Data> From Text/CSV (অথবা Data> Get Data> From Text (Legacy)) টিপুন এবং আপনি যেখানে টেক্সট ফাইল সংরক্ষণ করেছেন সেখানে ব্রাউজ করুন।
- আপনার পাঠ্য ফাইল চয়ন করুন এবং আমদানি বা ডেটা পান নির্বাচন করুন (আপনার এক্সেল সংস্করণের উপর নির্ভর করে)। আপনার ডেটা কীভাবে সীমাবদ্ধ এবং ফর্ম্যাট করা হয় তা নির্দিষ্ট করতে সহায়তা করার জন্য এক্সেল একটি পাঠ্য আমদানি উইজার্ড খুলবে৷
- টেক্সট ইম্পোর্ট উইজার্ডের 3 এর মধ্যে 1 ধাপে, আপনার ডেটা কমা বা ট্যাবের মতো অক্ষর দ্বারা আলাদা করা হলে সীমাবদ্ধ নির্বাচন করুন, অথবা যদি আপনার ডেটা তাদের মধ্যে ফাঁকা স্থান সহ কলামে সারিবদ্ধ থাকে তবে স্থির প্রস্থ।
- চালিয়ে যেতে পরবর্তীতে ক্লিক করুন।
- ৩ এর মধ্যে ২য় ধাপে, ট্যাব, কমা, স্পেস ইত্যাদির মতো আপনার ডেটাতে প্রযোজ্য বিভেদক অক্ষরের পাশের বাক্সে টিক চিহ্ন দিন। আপনি অন্যান্য বাক্সে অন্যান্য অক্ষরও নির্দিষ্ট করতে পারেন। অবশেষে, ডেটা প্রিভিউ উইন্ডোতে, এক্সেল কীভাবে আপনার ডেটাকে কলামে বিভক্ত করবে তার পূর্বরূপ দেখতে পারেন।
- এগিয়ে যেতে পরবর্তী ক্লিক করুন।
- ৩-এর মধ্যে ৩য় ধাপে, আপনি নির্বাচন করতে পারেন কিভাবে ডেটার প্রতিটি কলাম ফরম্যাট করা হবে, যেমন সাধারণ, পাঠ্য, তারিখ ইত্যাদি। এর পরিবর্তে আপনি কলাম আমদানি করবেন না (বাদ দিন) বিকল্পটি নির্বাচন করে যেকোনো কলাম আমদানি করা এড়িয়ে যেতে পারেন।
- প্রক্রিয়া শেষ করতে Finish এ ক্লিক করুন।
- আপনার আমদানি করা ডেটা কোথায় রাখবেন তা চয়ন করুন (হয় একটি বিদ্যমান বা নতুন ওয়ার্কশীটে) এবং তারপর আমদানি টিপুন৷
আপনার ডেটা তারপর আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকে আমদানি করা হবে। আপনি সংরক্ষণ করার আগে ডাটা সঠিকভাবে আমদানি করা হয়েছে কিনা তা দুবার চেক করুন। যদি এটি না থাকে তবে আপনাকে ডেটা সাফ করতে হবে, প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করতে হবে এবং আপনার সেটিংস পরিবর্তন করতে হবে।
একটি অনলাইন ওয়ার্ড টু এক্সেল কনভার্টার ব্যবহার করুন
ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে এক্সেলে রূপান্তর করার তৃতীয় উপায় হল একটি অনলাইন কনভার্টার টুল ব্যবহার করা যা বিভিন্ন ফাইল ফরম্যাট পরিচালনা করতে পারে। যখন আপনি Microsoft Office অ্যাক্সেস করতে পারবেন না বা আপনার সমস্যার দ্রুত এবং সহজ সমাধান চান তখন এটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে।
এই সরঞ্জামগুলির মধ্যে বেশ কয়েকটি অনলাইনে বিদ্যমান - একটি দ্রুত Google অনুসন্ধান সম্ভাব্য বিকল্পগুলিকে তালিকাভুক্ত করবে৷ আমরা নীচে ব্যাখ্যা করব কিভাবে কনভার্টিও ওয়ার্ড টু এক্সেল রূপান্তর টুল ব্যবহার করে এটি করা যায়, কিন্তু এই টুলগুলির অনেকগুলি একইভাবে কাজ করা উচিত।
- আপনার ওয়েব ব্রাউজারে Convertio Word to Excel টুল খুলুন (বা পরিবর্তে আপনার পছন্দের বিকল্প খুলুন)।
- আপনার পিসি বা ম্যাক থেকে রূপান্তর করতে একটি Word ফাইল নির্বাচন করতে ফাইল নির্বাচন করুন টিপুন। বিকল্পভাবে, ফাইলটিকে আপলোড করতে পৃষ্ঠায় টেনে আনুন এবং ড্রপ করুন।
- এরপর, আপনার এক্সেল ফাইলের আউটপুট ফর্ম্যাট হিসাবে XLS বা XLSX নির্বাচন করুন৷
- রূপান্তর প্রক্রিয়া শুরু করতে রূপান্তর বোতাম টিপুন।
- প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, আপনার PC বা Mac-এ রূপান্তরিত XLS বা XLSX ফাইল ডাউনলোড করতে এখনই ডাউনলোড করুন বোতাম টিপুন৷
বিষয়বস্তু সঠিকভাবে রূপান্তর করা হয়েছে কিনা তা দুবার চেক করতে ফাইলটি খুলুন। যদি তারা না থাকে, তাহলে প্রক্রিয়াটি পুনরায় চেষ্টা করার আগে আপনাকে প্রথমে আপনার নথির বিন্যাস পরিবর্তন করতে হতে পারে (যেমন সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা টেবিল ব্যবহার করা)।
একটি বিকল্প সরঞ্জামে স্যুইচ করা একটি ভাল ফলাফলও দিতে পারে৷
Microsoft Office নথি রূপান্তর
যেমনটি আমরা উপরে দেখিয়েছি, আপনার ডেটা কীভাবে গঠন করা হয়েছে এবং আপনি এটি দিয়ে কী অর্জন করতে চান তার উপর নির্ভর করে আপনি একটি Word নথি থেকে একটি Excel স্প্রেডশীটে তথ্য রূপান্তর বা আমদানি করতে পারেন এমন কয়েকটি ভিন্ন উপায় রয়েছে।
আপনার ডেটা অন্য ফাইল ফরম্যাটে থাকলে, আপনি তাদের মধ্যেও স্যুইচ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিভিন্ন টুল ব্যবহার করে PDF গুলিকে Word নথিতে রূপান্তর করতে পারেন (Word নিজেই সহ)। আপনি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসাবে ওয়েব পৃষ্ঠাগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন৷
আপনি যদি LibreOffice বা OpenOffice থেকে অফিসে স্যুইচ করেন, আপনি আপনার ODT ফাইলগুলিকে দ্রুত এবং সহজে Word ফাইলগুলিতে রূপান্তর করতে পারেন৷
