আপনি যদি ওয়ার্ডে নম্বরগুলোর সাথে কাজ করেন কিন্তু এক্সেলে স্যুইচ করতে চান, তবে আপনি এটা করতে পারেন। ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে স্যুইচ করার কয়েকটি সহজ পদ্ধতি আছে, চাহে ডেটা ম্যানুয়ালি কপি করুন চাহে ফাইল টাইপ রূপান্তর করুন।
আপনি যদি জানতে চান কিভাবে একটি ওয়ার্ড ফাইল এক্সেলে রূপান্তর করতে হয়, নিচে বর্ণিত ধাপগুলো ট্রাই করুন।
কপি ও পেস্ট
এক্সেলে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট রূপান্তর করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হচ্ছে ডেটা ম্যানুয়ালি কপি ও পেস্ট করা। এটি সেরা কাজ করে যখন আপনার ডেটা টেবিল ফরম্যাটে থাকে, কারণ সারি ও কলামগুলো সহজে এক্সেল লেআউটের সাথে মেলে।
- এটি করতে, যে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে টেবিলটি আছে যা আপনি এক্সেলে রূপান্তর করতে চান সেটি খুলুন।
- টেবিলের টপ-লেফট কর্নারের সিলেক্ট আইকনে ক্লিক করে পুরো টেবিল সিলেক্ট করুন। অথবা, ক্লিক করে ড্র্যাগ করে টেবিল সিলেক্ট করুন।
- Ctrl + C চাপুন টেবিলটি ক্লিপবোর্ডে কপি করতে (বা ম্যাকের জন্য Cmd + C)।
- এরপর, একটি নতুন বা বিদ্যমান এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলুন যেখানে আপনি টেবিলটি পেস্ট করতে চান।
- যে সেলে টেবিলটি পেস্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন বা ওয়ার্কশীতে যেকোনো জায়গা ক্লিক করুন একটি নতুন টেবিল তৈরি করতে।
- Ctrl + V চাপুন (বা ম্যাকের জন্য Cmd + V) ক্লিপবোর্ড থেকে টেবিল পেস্ট করতে, অথবা রাইট-ক্লিক করে পেস্ট বেছে নিন।
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে কলামের প্রস্থ ও ফরম্যাটিং আডজাস্ট করে ওয়ার্ড টেবিলের সাথে মেলাতে।
তারপর আপনি ডেটায় আরও পরিবর্তন আনতে পারেন আপনার স্প্রেডশীটের সাথে ফিট করতে (যেমন ফন্ট, রঙ বা সাইজ পরিবর্তন)।
টেক্সট ফাইল হিসেবে সেভ করুন এবং এক্সেলে ইম্পোর্ট করুন
এক্সেলে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট রূপান্তর করার আরেকটি পদ্ধতি হচ্ছে ফাইলটি প্লেইন টেক্সট ফাইল হিসেবে সেভ করা এবং তারপর এক্সেলে ইম্পোর্ট করা। এটি সেরা কাজ করে যখন আপনার ডেটা লিস্ট ফরম্যাটে থাকে, প্রতিটি এন্ট্রি একটি ডিলিমিটার ক্যারেক্টার (যেমন কমা, ট্যাব বা স্পেস) দিয়ে আলাদা থাকে।
এক্সেল প্রতিটি ডিলিমিটার ক্যারেক্টারের মাঝপথের ডেটাকে একটি সেলে রূপান্তর করবে, প্রতিটি লাইন একটি আলাদা সারি হিসেবে।
- এটি করতে, যে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে লিস্টটি আছে যা আপনি এক্সেলে রূপান্তর করতে চান সেটি খুলুন।
- ফাইল > সেভ অ্যাজ বেছে নিন এবং যেখানে আপনি টেক্সট ফাইলটি সেভ করতে চান সেটি বেছে নিন।
- সেভ অ্যাজ টাইপ ড্রপ-ডাউন লিস্টে, প্লেইন টেক্সট (*.txt) বেছে নিন।
- সেভ বেছে নিন ফাইলটি সেভ করতে।
- এক ফাইল কনভার্সন ডায়লগ বক্স দেখাবে — ডিফল্ট সেটিংগুলো রেখে ওকে ক্লিক করুন।
- এই পয়েন্টে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি বন্ধ করুন (বা মিনিমাইজ করুন) এবং এক্সেল খুলুন।
- এক্সেলে, ডেটা > फ्रম টেক्सট/CSV (বা ডেটা > গেট ডেটা > फ्रম টেক্সট (লিগ্যাসি)) চাপুন এবং যেখানে আপনি টেক্সট ফাইলটি সেভ করেছেন সেটি ব্রাউজ করুন।
- আপনার টেক্সট ফাইলটি বেছে নিন এবং ইম্পোর্ট বা গেট ডেটা বেছে নিন (আপনার এক্সেল ভার্সনের উপর নির্ভর করে)। এক্সেল একটি টেক্সট ইম্পোর্ট উইজার্ড খুলবে যা আপনাকে স্পেসিফাই করতে সাহায্য করবে আপনার ডেটা কীভাবে ডিলিমিটেড ও ফরম্যাটেড।
- টেক্সট ইম্পোর্ট উইজার্ডের স্টেপ ১ অফ ৩-এ, ডিলিমিটেড বেছে নিন যদি আপনার ডেটা ক্যারেক্টার দিয়ে (যেমন কমা বা ট্যাব) আলাদা থাকে, অথবা ফিক্সড উইডথ বেছে নিন যদি আপনার ডেটা কলামগুলোতে স্পেস দিয়ে আলাইন্ড থাকে।
- নেক্স্ট চাপুন চালিয়ে যেতে।
- স্টেপ ২ অফ ৩-এ, আপনার ডেটার জন্য যেসব ডিলিমিটার ক্যারেক্টার প্রযোজ্য সেগুলোর পাশে চেকবক্স চেক করুন, যেমন ট্যাব, কমা, স্পেস, ইত্যাদি। আপনি অদর বক্সে অন্যান্য ক্যারেক্টারও স্পেসিফাই করতে পারেন। ফাইনালি, ডেটা প্রিভিউ উইন্ডোতে আপনি প্রিভিউ করতে পারেন এক্সেল কীভাবে আপনার ডেটাকে কলামগুলোর মধ্যে ভাগ করবে।
- নেক্স্ট চাপুন অগ্রসর হতে।
- স্টেপ ৩ অফ ৩-এ, আপনি বেছে নিতে পারেন প্রতিটি কলামের ডেটা কীভাবে ফরম্যাটেড হবে, যেমন জেনারেল, টেক্সট, ডেট, ইত্যাদি। আপনি যেকোনো কলাম ইম্পোর্ট না করার জন্যও বেছে নিতে পারেন ডু নট ইম্পোর্ট কলাম (স্কিপ) অপশন বেছে নিয়ে।
- ফিনিশ চাপুন প্রক্রিয়া শেষ করতে।
- আপনার ইম্পোর্টেড ডেটা কোথায় প্লেস করতে চান সেটি বেছে নিন (বিদ্যমান বা নতুন ওয়ার্কশীতে) এবং তারপর ইম্পোর্ট চাপুন।
আপনার ডেটা তখন আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকে ইম্পোর্ট হবে। সেভ করার আগে ডাবল-চেক করুন ডেটা সঠিকভাবে ইম্পোর্ট হয়েছে কিনা। যদি না হয়, তবে আপনাকে ডেটা ক্লিয়ার করতে হয়ে, প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করতে হয়ে এবং সেটিংস টিউন করতে হয়ে পারে।
অনলাইন ওয়ার্ড টু এক্সেল কনভার্টার ব্যবহার করুন
এক্সেলে একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট রূপান্তর করার তৃতীয় পদ্ধতি হচ্ছে একটি অনলাইন কনভার্টার টুল ব্যবহার করা যা বিভিন্ন ফাইল ফরম্যাট হ্যান্ডেল করতে পারে। এটি সেরা কাজ করে যখন আপনি মাইক্রোসফট অফিস অ্যাক্সেস করতে পারেন না বা আপনার সমস্যার জন্য একটি দ্রুত ও সহজ সমাধান চান।
এই ধরণের অনেক টুল অনলাইনে আছে — একটি কুইক গুগল সার্চ সম্ভাব্য অপশনগুলো লিস্ট করবে। নিচে আমরা কনভার্টিও ওয়ার্ড টু এক্সেল কনভার্সন টুল ব্যবহার করে কিভাবে করবেন সেটি ব্যাখ্যা করব, কিন্তু এই টুলগুলোর অধিকাংশ একইভাবে কাজ করে।
- আপনার ওয়েব ব্রাউজারে কনভার্টিও ওয়ার্ড টু এক্সেল টুল খুলুন (বা আপনার পছন্দের বিকল্পটি খুলুন)।
- চুজ ফাইলস চাপুন আপনার পিসি বা ম্যাক থেকে রূপান্তর করার জন্য একটি ওয়ার্ড ফাইল বেছে নিতে। অথবা, ফাইলটি পেজে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন আপলোড করতে।
- এরপর, আপনার এক্সেল ফাইলের আউটপুট ফরম্যাট হিসেবে XLS বা XLSX বেছে নিন।
- কনভার্ট বাটন চাপুন রূপান্তর প্রক্রিয়া শুরু করতে।
- প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হলে, ডাউনলোড নাও বাটন চাপুন রূপান্তরিত XLS বা XLSX ফাইলটি আপনার পিসি বা ম্যাকে ডাউনলোড করতে।
ফাইলটি খুলে ডাবল-চেক করুন কন্টেন্টগুলো সঠিকভাবে রূপান্তরিত হয়েছে কিনা। যদি না হয়, তবে আপনাকে আপনার ডকুমেন্টের ফরম্যাট প্রথমে পরিবর্তন করতে হতে পারে (যেমন সঠিকভাবে ফরম্যাট করা টেবিল ব্যবহার করে) প্রক্রিয়াটি রিট্রাই করার আগে।
একটি বিকল্প টুল ব্যবহার করলেও ভালো ফলাফল আসতে পারে।
মাইক্রোসফট অফিস ডকুমেন্ট রূপান্তর
যেমন আমরা উপরে দেখিয়েছি, একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে এক্সেল স্প্রেডশীতে ইনফরমেশন কনভার্ট বা ইম্পোর্ট করার কয়েকটি ভিন্ন পদ্ধতি আছে, আপনার ডেটা কীভাবে স্ট্রাকচারড আছে এবং আপনি সেটির সাথে কী অর্জন করতে চান সেটির উপর নির্ভর করে।
আপনার ডেটা যদি অন্যান্য ফাইল ফরম্যাটে থাকে, আপনি সেগুলোর মাঝেও স্যুইচ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি PDF ফাইলগুলো ওয়ার্ড ডকুমেন্টে রূপান্তর করতে পারেন বিভিন্ন টুল ব্যবহার করে (ওয়ার্ড নিজেও)। আপনি ওয়েব পেজগুলো ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসেবে সেভ করতে পারেন।
আপনি যদি লিব্রেঅফিস বা ওপেনঅফিস থেকে অফিসে স্যুইচ করেন, আপনি আপনার ODT ফাইলগুলো দ্রুত ও সহজে ওয়ার্ড ফাইল হিসেবে রূপান্তর করতে পারেন।
