মাইক্রোসফট আউटलুকের মেইল এলার্টগুলো দুই ধারার তরোয়ার। এগুলো আপনাকে ইমেইলের সাথে আপডেট থাকতে সাহায্য করে কিন্তু একসাথে আপনার ফোকাস ও প্রোডাক্টিভিটি ভাঙতে পারে। এই টিউটোরিয়াল আপনাকে দেখাবে কিভাবে আউटलুক নোটিফিকেশন সক্ষম বা বন্ধ করবেন এবং কিভাবে ইনফর্মড থাকার সাথে ডিসট্র্যাকশন এড়ানোর মাঝে ভারসাম্য বজায় রাখবেন।
উইন্ডোজে আউटलুক নোটিফিকেশন সক্ষম বা নিষ্ক্রিয় করার পদ্ধতি
আপনি যদি উইন্ডোজ ১০/১১ কম্পিউটারে ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে মাইক্রোসফট আউटलুক ব্যবহার করেন, আপনি প্রোগ্রামটিকে কনফিগার করতে পারেন যাতে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলো নতুন মেইল পাওয়ার সময় আপনাকে ডেস্কটপ নোটিফিকেশন পাঠায়। আপনাকে আউटलুক অপশনস ডায়লগ অ্যাক্সেস করতে হবে আপনার মেইল নোটিফিকেশন সেটিংস ম্যানেজ করতে। এখানে পদ্ধতিটি:
- আউटलুকে ফাইল ট্যাব বেছে নিন।
- সাইডবার থেকে অপশনস বেছে নিন।
- মেসেজ অ্যারাইভাল বিভাগের আন্ডারে ডিসপ্লে অ্যা ডেস্কটপ অ্যালার্ট চেকবক্সে টিক দিন। এই অপশনটি আউटलুককে ইনকামিং মেইল সম্পর্কে টোস্ট নোটিফিকেশন হিসেবে একশন সেন্টারের উপরে নোটিফাই করতে বলে।
আপনি সাব-অপশনটিও চেক করতে পারেন যেটি লেবেল করা আছে: ইनेবল প্রিভিউ ফর রাইটস প্রটেক্টেড মেসেজেস (মে ইমপ্যাক্ট পারফরম্যান্স) — এটি প্রটেক্টেড মেসেজের জন্য নোটিফিকেশন প্রিভিউ পাওয়ার সুযোগ দেবে।
এরপর, নিচের অপশনগুলো চেক করুন আপনি যদি ইনকামিং মেইলের জন্য অতিরিক্ত সিগন্যাল চান।
- প্লে অ্যা সাউন্ড: নতুন মেসেজের জন্য আউटलুককে সাউন্ড বাজাতে বলে।
- ব্রিফলি চেঞ্জ দ মাউস পয়েন্টার: নতুন মেইল ইঙ্গিত দিতে মাউস পয়েন্টার পরিবর্তন করে।
- শো অ্যান エンভেলপ আইকন ইন দ্য টাস্কবার: সিস্টেম ট্রে এলিয়ায়া একটি এনভেলপ আইকন দেখায় আনরিড মেইল নির্দেশ করতে।
যদি আউटलুকের নতুন মেইল নোটিফিকেশন আপনাকে ডিসট্র্যাক্ট করে, আউटलুক অপশনস ডায়লগ পুনরায় খুলুন, মেইল বেছে নিন এবং ডিসপ্লে অ্যা ডেস্কটপ অ্যালার্ট এবং আপনি যেসব অ্যালার্ট টাইপ বন্ধ করতে চান সেগুলো নিষ্ক্রিয় করুন। আপনি যদি শুধু সাময়িকভাবে নোটিফিকেশন পজ করতে চান, একটি ভালো বিকল্প হচ্ছে উইন্ডোজে ডু নট ডিস্টার্ব বা ফোকাস অ্যাসিস্ট সক্রিয় করা।
macOS-এ আউटलুক নোটিফিকেশন সক্ষম বা নিষ্ক্রিয় করার পদ্ধতি
উইন্ডোজের মতোই, মাইক্রোসফট আউटलুক ফর ম্যাক নতুন মেইল পাওয়ার সময় নোটিফিকেশন পাঠাতে পারে। আউटलুক প্রেফারেন্স প্যানে যান ইমেইল এলার্ট সক্ষম করতে এবং কীভাবে কাজ করবে সেটি ম্যানেজ করতে।
- মাইক্রোসফট আউटलুক অ্যাপ খুলুন এবং মেনু বার থেকে আউटलুক > সেটিংস বেছে নিন।
- নোটিফিকেশন অ্যান্ড সাউন্ড ক্যাটাগরি বেছে নিন।
- ডিসপ্লে অ্যান অ্যালার্ট অন মাই ডেস্কটপ বক্সে টিক দিন আউटलুক ডেস্কটপ নোটিফিকেশন পাওয়ার জন্য। অতিরিক্তভাবে, শো মেসেজ সাবজেক্ট أনלי এবং শো মেসেজ সাবজেক্ট অ্যান্ড প্রিভিউ সাব-অপশনগুলো থেকে বেছে নিন এইขึ้นে নোটিফিকেশন মেসেজ প্রিভিউ দেখাবে কিনা।
ইনকামিং ইমেইল সম্পর্কিত অন্যান্য অপশনগুলো যা আপনি সক্ষম করতে পারেন:
- বাউন্স আউटलুক আইকন ইন ডেস্কটপ: নতুন মেইল পাওয়ার জন্য ডকে আউटलুক আইকন বাউন্স করবে।
- নিউ মেসেজ: নতুন মেসেজের জন্য আপনার ম্যাককে চাইম বাজাতে বলে।
- ব্যাজ কাউন্ট: ফোকাসড ইনবক্স বা সব ইনবক্সের আনরিড মেইলের জন্য আউटलুক আইকনে ব্যাজ কাউন্ট দেখায়।
আউटलুক নোটিফিকেশন নিষ্ক্রিয় করতে, আউटलুক প্রেফারেন্সের নোটিফিকেশন অ্যান্ড সাউন্ড স্ক্রিনে ফিরে যান এবং ডিসপ্লে অ্যান অ্যালার্ট অন মাই ডেস্কটপ এবং অন্যান্য অ্যালার্ট টাইপগুলো আনচেক করুন। আপনি আপনার ম্যাককে ডু নট ডিস্টার্ব/ফোকাস মোডে রেখেও ডিসট্র্যাকশন দূর করতে পারেন।
Outlook.com-এ ডেস্কটপ নোটিফিকেশন সক্ষম বা নিষ্ক্রিয় করার পদ্ধতি
আপনি যদি আপনার উইন্ডোজ বা ম্যাক কম্পিউটারে আউटलুক ওয়েব ভার্সন ব্যবহার করেন, আপনি ডেস্কটপ নোটিফিকেশন সক্ষম করতে পারেন সেই সময়ের জন্য যখন আপনার ওয়েব অ্যাপ একটি ট্যাবে খোলা নেই। এটি করতে:
- Outlook.com ভিজিট করুন, আপনার মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন এবং টপ-রাইট কোণে গিয়ার আইকন বেছে নিন।
- সেটিংস সাইডবার নিচে স্ক্রোল করুন এবং ডেস্কটপ নোটিফিকেশনের পাশে সوییচ অন করুন।
- ব্রাউজারের সাইট পারমিশন পপ-আপে অ্যালাউ বেছে নিন।
ঐচ্ছিকভাবে, ভিউ অল আউटलুক সেটিংস (ডেস্কটপ নোটিফিকেশন অপশনের নিচে) বেছে নিন এবং জেনারেল > নোটিফিকেশনস-এ যান। তারপর, সব ইনকামিং মেসেজের জন্য ডেস্কটপ নোটিফিকেশন (মেসেজেস ইন ইনবক্স) বা শুধু আপনার ফেভারিট কন্ট্যাক্ট থেকে আসা ইমেইলগুলোর জন্য (মেসেজেস फ्रম ফেভারিট পিপল) মধ্যে বেছে নিন।
আপনার পিসি বা ম্যাকে Outlook.com-এর ডেস্কটপ নোটিফিকেশন নিষ্ক্রিয় করতে, ওয়েব ইন্টারফেসের সেটিংস সাইডবার পুনরায় খুলুন এবং ডেস্কটপ নোটিফিকেশনের পাশে সوییচটি ডিসএবল করুন।
অ্যান্ড্রয়েডে আউटलুক নোটিফিকেশন সক্ষম বা নিষ্ক্রিয় করার পদ্ধতি
আপনি যদি অ্যান্ড্রয়েডে আউटलুক ইনস্টল করার পর নোটিফিকেশন সক্ষম করার প্রম্পট মিস বা স্কিপ করে থাকেন, আপনি অ্যাপের বিল্ট-ইন নোটিফিকেশন ম্যানেজমেন্ট প্যানেল 통해서 এলার্ট সক্রিয় করতে পারেন। তবে, তার আগে আপনাকে চেক করতে হবে আউटलুককে সিস্টেম পারমিশন আছে কিনা নতুন মেইল এলার্ট পাঠানোর। এটি করতে:
- অ্যান্ড্রয়েড সেটিংসে যান এবং অ্যাপস ট্যাপ করুন।
- আপনার ফোনের অ্যাপ লিস্টে আউटलুক লোকেট করুন এবং বেছে নিন।
- নোটিফিকেশনস ট্যাপ করুন এবং আউटलুক নোটিফিকেশনস সווিচ অন করুন।
আউटलুক নোটিফিকেশন আপনার অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে সক্রিয় হলে, আপনাকে অবশ্যঃ
- আউटलুক অ্যাপ খুলুন, আপনার অ্যাকাউন্ট আইকন বা ইনিশিয়ালস ট্যাপ করুন এবং সেটিংস বেছে নিন।
- নোটিফিকেশনস বেছে নিন।
- মেইল ট্যাবের আন্ডারে অ্যালাউ নোটিফিকেশনস সווিচ অন করুন। তারপর, আপনার ইমেইল এলার্ট কাস্টমাইজ করতে নিচের অপশনগুলো ব্যবহার করুন:
- নোটিফিকেশনস ফ্রম: আপনি কি ধরনের ইনকামিং মেসেজের জন্য এলার্ট চান তা বেছে নিন। উপলব্ধ অপশনগুলো: সকল মেইল, শুধু ফোকাসড ইনবক্স, এবং ফেভারিট পিপল।
- নিউ মেইল সাউন্ড: নতুন মেইল পাওয়ার সময় আপনার অ্যান্ড্রয়েড ফোন রিং বা ভাইব্রেট করবে।
আপনি যদি অ্যান্ড্রয়েডে আউटलুকে ইমেইল নোটিফিকেশন নিষ্ক্রিয় করতে চান, আবার অ্যাপের নোটিফিকেশন স্ক্রিনে যান এবং নোটিফিকেশনস ফ্রম-কে নান সেট করুন। অথবা, আপনার অ্যান্ড্রয়েড ফোনকে ডু নট ডিস্টার্ব মোডে রাখুন।
আইফোনে আউटलুক নোটিফিকেশন সক্ষম বা নিষ্ক্রিয় করার পদ্ধতি
আপনার আইফোন বা আইপ্যাডে আউटलুক এলার্ট সেট আপ ও কাস্টমাইজ করার আগে, আপনাকে অ্যাপটিকে নোটিফিকেশন পাঠানোর পারমিশন দিতে হবে। এখানে পদ্ধতিটি:
- সেটিংস অ্যাপ খুলুন, নিচে স্ক্রোল করুন এবং আউटलুক ট্যাপ করুন।
- নোটিফিকেশনস ট্যাপ করুন।
- অ্যালাউ নোটিফিকেশনস সווিচ অন করুন।
এটি করার পর, আউटलুকের নোটিফিকেশন ম্যানেজমেন্ট স্ক্রিনে যান নতুন ইমেইল এলার্ট সক্ষম ও ম্যানেজ করতে।
- আপনার iOS বা iPadOS ডিভাইসে আউटलুক অ্যাপ খুলুন, আপনার প্রোফাইল আইকন বেছে নিন এবং সেটিংস ট্যাপ করুন।
- নোটিফিকেশনস ট্যাপ করুন।
- আপনার সাইন-ইন করা প্রতিটি ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য নিচের নোটিফিকেশন টাইপগুলো থেকে বেছে নিন:
- ফোকাসড অ্যান্ড অদার ইনবক্সেস: সকল ইমেইল মেসেজের জন্য এলার্ট পাঠায়।
- ফোকাসড ইনবক্স: শুধু ফোকাসড ইনবক্সে পাওয়া মেইলগুলোর জন্য নোটিফিকেশন পাঠায়।
- ফেভারিট পিপল: শুধু আপনার ফেভারিট কন্ট্যাক্ট থেকে আসা মেইলগুলোর জন্য নোটিফিকেশন পাঠায়।
অতিরিক্তভাবে, নতুন মেইলের জন্য সাউন্ড সেট আপ করতে সাউন্ড ফর নিউ মেইল ট্যাপ করুন।
iOS-এ আউटलুকে ইমেইল নোটিফিকেশন নিষ্ক্রিয় করতে, উপরের মতো একই স্ক্রিনে যান এবং প্রতিটি ইমেইল অ্যাকাউন্টের অধীনে নান বেছে নিন। বিকল্পভাবে, আপনার আইফোনে ডু নট ডিস্টার্ব বা ফোকাস সক্ষম করুন।
আউटलুক ইমেইল এলার্ট সক্ষম করুন বা বন্ধ করুন
ইনকামিং ইমেইল ট্র্যাক রাখা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু আপনার ফোকাস বজায় রাখাও ততোই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার জন্য কী সেরা কাজ করে সেটি খুঁজে বের করার কথা, তাই আপনার প্রয়োজন ও পছন্দ অনুযায়ী আউटलুকে ইমেইল এলার্ট সক্ষম, কাস্টমাইজ বা নিষ্ক্রিয় করুন।
