Microsoft Excel-এ ডেটা ইম্পোর্ট করলে বা একাধিক ব্যক্তি একই শীটে কাজ করলে, আপনি সহজে গyrinth ডেটা পেতে পারেন। এই ডেটাতে একটি সেলের কন্টেন্টের শুরু, শেষ, বা মাঝপথে এক্সট্রা স্পেস থাকতে পারে।
আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে Excel সেল থেকে স্পেস সরানো যায় যাতে আপনি আপনার ডেটা পরিষ্কার করতে পারেন। এটি করার কয়েকটি ভিন্ন পদ্ধতি থাকায়, আপনি যে সময় উপযুক্ত সেটা ব্যবহার করতে পারেন।
লিডিং, ট্রেইলিং, এবং এক্সট্রা স্পেস সরান
Excel-এ স্পেস সরানোর একটি পদ্ধতি হলো TRIM ফাংশন ব্যবহার করা। এর মাধ্যমে, আপনি একটি একক ফর্মুলা দিয়ে টেক্সটের শুরু, শেষ, এবং মাঝপথের এক্সট্রা স্পেস সরাতে পারেন।
ফর্মুলার সিনট্যাক্স হলো TRIM(text) যেখানে আর্গুমেন্ট হিসেবে সেল রেফারেন্স বা প্রকৃত টেক্সট দিতে পারেন। মনে রাখবেন এই ফাংশন শুধু এক্সট্রা স্পেস সরায়, টেক্সটের মাঝপথের সিঙ্গল স্পেস নয়, এবং রেজাল্টের জন্য আলাদা সেল ব্যবহার করে।
আপনি যেখানে ফর্মুলা डालতে চান এবং রেজাল্ট পেতে চান সেই সেলটি চয়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা সেল B1 চয়ন করলাম সেল A1-এর টেক্সট ট্রিম করার জন্য।
নিচের ফর্মুলা লিখুন আপনার সেল রেফারেন্স দিয়ে রিপ্লেস করে। আমাদের উদাহরণে, আমরা লিখলাম:
=TRIM(A1)
Enter বা Return চাপে ফর্মুলা অ্যাপ্লাই করুন এবং আপনার রেজাল্ট দেখুন।
যে प्रकारে দেখতে পাচ্ছেন, TRIM ফাংশনটি সেল A1-এ টেক্সটের শুরুতে, মাঝপথে, এবং শেষে থাকা এক্সট্রা স্পেসগুলো সরিয়ে দিয়েছে।
স্পেস সাবস্টিটিউট করুন
Excel-এ এক্সট্রা স্পেস সরানোর আরেকটি উপায় হলো SUBSTITUTE ফাংশন ব্যবহার করা। এই ফাংশন আপনাকে বিদ্যমান স্পেসকে ভিন্ন সংখ্যক স্পেস বা খালি স্ট্রিং দিয়ে রিপ্লেস করতে দেয়, কিন্তু এটিও রেজাল্ট আলাদা লোকেশনে চায়।
সিনট্যাক্স হলো SUBSTITUTE(text, old, new, instance) যেখানে শুধু প্রথম তিনটি আর্গুমেন্ট আবশ্যক, এবং প্রথম আর্গুমেন্টের জন্য সেল রেফারেন্স বা প্রকৃত টেক্সট ব্যবহার করতে পারেন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি instance আর্গুমেন্ট ব্যবহার করতে পারেন আপনি শুধু নির্দিষ্ট অকারেন্স রিপ্লেস করতে চাইলে।
ফর্মুলা দিতে এবং রেজাল্ট পেতে সেলটি চয়ন করুন। উদাহরণ হিসেবে, আমরা সেল B1 চয়ন করলাম সেল A1-এর কন্টেন্টের স্পেস সাবস্টিটিউট করার জন্য।
এই ফর্মুলা ব্যবহার করে, আপনি দুই স্পেসকে এক স্পেস দিয়ে রিপ্লেস করতে পারেন। প্রথম কোটেশনের সেটে, দুই স্পেস লিখুন। দ্বিতীয় কোটেশনের সেটে, এক স্পেস লিখুন।
=SUBSTITUTE(A1,” “,” “)
Enter বা Return চাপে ফর্মুলা অ্যাপ্লাই করলে, আপনি আপডেটেড কন্টেন্ট দেখবেন।
আপনি যদি স্পেসকে ব্ল্যাঙ্ক স্ট্রিং দিয়ে রিপ্লেস করতে চান, তবে দ্বিতীয় কোটেশনের সেট খালি রেখে দিন যেন:
=SUBSTITUTE(A1,” “,”“)
Find and Replace দিয়ে স্পেস সরান
উপরোক্ত ফাংশনগুলো এক্সট্রা স্পেস সরাতে খুব ভালো কাজ করে, কিন্তু আপনি আপডেটেড কন্টেন্টের জন্য আলাদা সেল ব্যবহার করতে চাইলে না। এই কেসে, আপনি Excel-এ Find and Replace ফিচার ব্যবহার করতে পারেন।
Find and Replace-এ, আপনি যে সংখ্যক স্পেস রিমUভ এবং রিপ্লেস করতে চান সেটা লিখবেন, সিলেক্টেড সেল বা পুরো শীটে অ্যাপ্লাই করতে পারবেন, এবং ডেটা-ভরা সেলগুলোতে সরাসরি রেজাল্ট পাবেন।
নির্দিষ্ট সেল বা রেঞ্জে পরিবর্তন অ্যাপ্লাই করতে, সেটি সিলেক্ট করতে ভুলবেন না। অন্যথায়, টুলটি স্প্রেডশিটের সব স্পেস খুঁজে রিপ্লেস করবে।
- Home ট্যাবে যান, Editing সেকশনে Find & Select মেনু খুলুন, এবং Replace পিক করুন।
- বক্স খুললে, Find what ফিল্ডে আপনি যে সংখ্যক স্পেস রিমUভ করতে চান সেটা লিখুন।
- পরবর্তী, Replace with ফিল্ডে যে সংখ্যক স্পেস দিয়ে রিপ্লেস করতে চান সেটা লিখুন। স্পেস সম্পূর্ণ সরাতে হলে, Replace with ফিল্ড খালি রেখে দিন যেমন নিচে দেখানো।
- নিচের অপশনগুলো থেকে একটি বেছে নিন:
- সেলগুলো আগে না দেখে সব স্পেস রিপ্লেস করতে, Replace All সিলেক্ট করুন।
- স্পেস রিপ্লেস করার আগে সেলগুলো রিভিউ করতে, Find All সিলেক্ট করুন এবং প্রস্তুত হলে Replace All চাপুন।
- আপনি কতগুলো রিপ্লেসমেন্ট করা হয়েছে সেটা দেখবেন, Find and Replace বক্সে Close সিলেক্ট করুন, এবং তারপর আপনার ডেটা আপনি যে স্পেসগুলো লিখেছিলেন সেগুলো ছাড়া দেখতে পাবেন।
Power Query ব্যবহার করে স্পেস সরান
Excel-এ স্পেস সরানোর আরেকটি উপায় হলো Power Query। এটি আইডিয়াল যদি আপনি ইতিমধ্যে Power Query ব্যবহার করছেন ডেটা ইম্পোর্ট বা ট্রান্সফর্ম করার জন্য বা শুধু শুরু এবং শেষের স্পেস সরাতে চান।
নোট: আগে উল্লেখ করা TRIM ফাংশন থেকে ভিন্ন, এই Trim ফিচার শুধু লিডিং এবং ট্রেইলিং স্পেস সরায়, মাঝপথের স্পেসগুলো নয়।
আপনার Power Query খোলা না থাকলে, আপনার ডেটা সিলেক্ট করুন এবং Data ট্যাবে যান।
- Get & Transform Data গ্রুপ থেকে From Table/Range চয়ন করুন।
- পপ-আপ বক্সে আপনার ডেটা রেঞ্জ টেবিলের জন্য কনফার্ম করুন, অপশনালি হেডার থাকলে বক্সে মার্ক করুন, এবং OK চাপুন।
- Power Query-তে আপনার ডেটা থাকলে, আপডেট করতে চাওয়া কলামগুলো সিলেক্ট করুন যদি একাধিক থাকে। Ctrl ধরে রেখে প্রতিটি চয়ন করে করতে পারেন।
- Transform ট্যাবে যান, Text Column গ্রুপে Format মেনু খুলুন, এবং Trim পিক করুন।
- আপনার ডেটা আপডেট হয়ে সব লিডিং এবং ট্রেইলিং স্পেস সরিয়ে দেবে।
- ডেটা অবিলম্বে ব্যবহার করতে, Home ট্যাবে যান, Close & Load মেনু খুলুন, এবং নিচের একটি পিক করুন:
- Close & Load To: আপডেটেড ডেটার লোকেশন চয়ন করুন।
- Close & Load: আপনার এক্সিস্টিং শীটে নতুন ট্যাবে ডেটা রাখুন।
তারপর আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ডেটা ফরম্যাট, মুভ, এবং টেবিল থেকে সেল রেঞ্জে কনভার্ট করতে পারেন।
Excel-এ অনিচ্ছাকৃত স্পেস সরানোর বিভিন্ন উপায় থাকায়, স্পেস কোথায় থাকুক না কেন, আপনি দ্রুত এবং সহজে আপনার ডেটা পরিষ্কার করতে পারবেন।
এখন আপনি জানেন কীভাবে Excel সেল থেকে স্পেস সরানো যায়, Excel-এ ডুপ্লিকেট সারি সরানোর পদ্ধতিও দেখুন।
