এক্সেল ডেটা পরিষ্কার করুন:অবাঞ্ছিত স্থানগুলি দ্রুত এবং সহজে সরান

আপনি যখন Microsoft Excel এ ডেটা আমদানি করেন বা একটি শীটে একাধিক ব্যক্তি কাজ করেন, তখন আপনি সহজেই অগোছালো ডেটা নিয়ে শেষ করতে পারেন। এই ডেটাতে ঘরের কন্টেন্টের শুরুতে, শেষে বা মাঝখানে অতিরিক্ত স্পেস থাকতে পারে।

আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে এক্সেল সেল থেকে স্পেস মুছে ফেলতে হয় যাতে আপনি আপনার ডেটা পরিষ্কার করতে পারেন। এটি করার জন্য কয়েকটি ভিন্ন পদ্ধতির সাহায্যে, আপনি যেটি সেই সময়ে সবচেয়ে উপযুক্ত তা ব্যবহার করতে পারেন।

লিডিং, ট্রেইলিং এবং অতিরিক্ত স্পেস সরান

এক্সেলে স্পেস অপসারণের একটি পদ্ধতি হল TRIM ফাংশন ব্যবহার করা। এটির সাহায্যে, আপনি একটি একক সূত্রের সাহায্যে পাঠ্যের মাঝখানে অগ্রণী, পিছিয়ে থাকা এবং স্পেস বাদ দিতে পারেন।

সূত্রের সিনট্যাক্স হল TRIM(টেক্সট) যেখানে আপনি আর্গুমেন্টের জন্য সেল রেফারেন্স বা আসল টেক্সট লিখতে পারেন। মনে রাখবেন যে এই ফাংশনটি শুধুমাত্র অতিরিক্ত স্পেসগুলি সরিয়ে দেয়, পাঠ্যের মধ্যে একক স্পেস নয়, এবং ফলাফলের জন্য একটি পৃথক ঘর ব্যবহার করে৷

আপনি সূত্র লিখতে চান যেখানে ঘর চয়ন করুন এবং ফলাফল পেতে. উদাহরণস্বরূপ, সেল A1-এ পাঠ্য ছাঁটাই করতে আমরা সেল B1 বেছে নিই।

আপনার নিজের সাথে সেল রেফারেন্স প্রতিস্থাপন নিম্নলিখিত সূত্র লিখুন. আমাদের উদাহরণের জন্য, আমরা নিম্নলিখিত টাইপ করি:

=TRIM(A1)

সূত্র প্রয়োগ করতে এন্টার বা রিটার্ন ব্যবহার করুন এবং আপনার ফলাফল দেখুন।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, TRIM ফাংশনটি A1 কক্ষের শুরুতে, মাঝখানে এবং তারপরে পাঠ্যের শেষে অতিরিক্ত স্থানগুলি সরিয়ে দিয়েছে৷

বদলি স্থান

এক্সেলে অতিরিক্ত স্পেস দূর করার আরেকটি উপায় হল SUBSTITUTE ফাংশন ব্যবহার করা। এই ফাংশনটি আপনাকে বিদ্যমান স্পেসগুলিকে ভিন্ন সংখ্যক স্পেস বা একটি খালি স্ট্রিং দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে দেয়, তবে একটি পৃথক অবস্থানে ফলাফলেরও প্রয়োজন হয়৷

সিনট্যাক্স হল SUBSTITUTE(টেক্সট, পুরানো, নতুন, উদাহরণ) যেখানে শুধুমাত্র প্রথম তিনটি আর্গুমেন্ট প্রয়োজন এবং আপনি প্রথম আর্গুমেন্টের জন্য একটি সেল রেফারেন্স বা আসল টেক্সট ব্যবহার করতে পারেন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি ইনস্ট্যান্স আর্গুমেন্ট ব্যবহার করতে পারেন যদি আপনি শুধুমাত্র কিছু ঘটনা প্রতিস্থাপন করতে চান।

সূত্র লিখতে এবং ফলাফল পেতে ঘর নির্বাচন করুন. উদাহরণ হিসেবে, সেল A1-এর কন্টেন্টে স্পেস প্রতিস্থাপন করতে আমরা সেল B1 বেছে নিই।

এই সূত্রটি ব্যবহার করে, আপনি একটি স্থানের জন্য দুটি স্থান প্রতিস্থাপন করতে পারেন। উদ্ধৃতিগুলির প্রথম সেটের মধ্যে, দুটি স্থান লিখুন। উদ্ধৃতিগুলির দ্বিতীয় সেটে, একটি স্থান লিখুন।

=SUBSTITUTE(A1," "," ")

আপনি সূত্র প্রয়োগ করতে এন্টার বা রিটার্ন ব্যবহার করলে, আপনি আপনার আপডেট করা সামগ্রী দেখতে পাবেন।

আপনি যদি পরিবর্তে একটি ফাঁকা স্ট্রিং দিয়ে স্পেস প্রতিস্থাপন করতে চান, তাহলে নিচের মত করে উদ্ধৃতির দ্বিতীয় সেটটি খালি রাখুন:

=SUBSTITUTE(A1," ","")

স্পেস খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন করুন

যদিও উপরের ফাংশনগুলি অতিরিক্ত স্পেস দূর করতে একটি দুর্দান্ত কাজ করে, আপনি আপনার আপডেট করা সামগ্রীর জন্য আলাদা ঘর ব্যবহার করতে নাও পারেন৷ এই ক্ষেত্রে, আপনি Excel এ Find এবং Replace বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন।

খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপনের মাধ্যমে, আপনি অপসারণ এবং প্রতিস্থাপন উভয়ই করতে চান এমন স্পেসগুলির সংখ্যা লিখবেন, এটি নির্বাচিত কক্ষে বা পুরো শীটে প্রয়োগ করতে পারবেন এবং ডেটা-ভরা কক্ষগুলিতে সরাসরি ফলাফলগুলি পাবেন৷

একটি নির্দিষ্ট কক্ষ বা পরিসরে পরিবর্তনটি প্রয়োগ করতে, এটি নির্বাচন করতে ভুলবেন না। অন্যথায়, টুলটি স্প্রেডশীটের সমস্ত স্পেস খুঁজে পায় এবং প্রতিস্থাপন করে।

1. হোম ট্যাবে যান, সম্পাদনা বিভাগে খুঁজুন এবং নির্বাচন করুন মেনু খুলুন এবং প্রতিস্থাপন নির্বাচন করুন।
   

1. যখন বাক্সটি খোলে, আপনি কী ক্ষেত্রটি খুঁজে বের করতে চান তার সংখ্যা লিখুন।
   

1. এরপর, রিপ্লেস উইথ ফিল্ডে যেগুলি প্রতিস্থাপন করতে হবে তার সংখ্যা লিখুন। শূন্যস্থানগুলি সম্পূর্ণরূপে অপসারণ করতে, নীচের চিত্রের মতো ক্ষেত্রটি ফাঁকা রেখে প্রতিস্থাপন করুন।
   

1. নিম্নলিখিত একটি বেছে নিন:
   
2. প্রথমে ঘরগুলি না দেখে সমস্ত স্থান প্রতিস্থাপন করতে, সমস্ত প্রতিস্থাপন নির্বাচন করুন।
   
3. স্পেসগুলি প্রতিস্থাপন করার আগে কক্ষগুলি পর্যালোচনা করতে, সমস্ত খুঁজুন নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি প্রস্তুত হলে সমস্ত প্রতিস্থাপন করুন৷
   

1. আপনি কতগুলি প্রতিস্থাপন করা হয়েছে তা দেখতে পাবেন, খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন বাক্সে বন্ধ নির্বাচন করতে পারেন এবং তারপরে আপনি প্রবেশ করা স্থানগুলি ছাড়াই আপনার ডেটা দেখতে পাবেন।
   

পাওয়ার ক্যোয়ারী ব্যবহার করে স্থান নির্মূল করুন

এক্সেলে স্পেস অপসারণের আরও একটি উপায় হল পাওয়ার কোয়েরি। এটি আদর্শ যদি আপনি ইতিমধ্যেই আপনার ডেটা আমদানি বা রূপান্তর করতে পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করছেন বা শুধুমাত্র শুরু এবং শেষের স্থানগুলি সরাতে চান৷

দ্রষ্টব্য:আগে উল্লিখিত TRIM ফাংশন থেকে ভিন্ন, এই ট্রিম বৈশিষ্ট্যটি শুধুমাত্র অগ্রণী এবং পিছনের স্থানগুলিকে সরিয়ে দেয়, মাঝখানের স্থানগুলিকে নয়৷

আপনার যদি পাওয়ার ক্যোয়ারী এখনও খোলা না থাকে, আপনার ডেটা নির্বাচন করুন এবং ডেটা ট্যাবে যান৷

1. গেট অ্যান্ড ট্রান্সফর্ম ডেটা গ্রুপে টেবিল/রেঞ্জ থেকে বেছে নিন।
   

1. পপ-আপ বক্সে টেবিলের জন্য আপনার ডেটা পরিসীমা নিশ্চিত করুন, আপনার ডেটার শিরোনাম থাকলে ঐচ্ছিকভাবে বাক্সটি চিহ্নিত করুন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
   

1. পাওয়ার কোয়েরিতে আপনার ডেটা সহ, আপনার একাধিক থাকলে আপডেট করার জন্য কলামগুলি নির্বাচন করুন৷ আপনি প্রতিটি নির্বাচন করার সাথে সাথে Ctrl ধরে রেখে এটি করতে পারেন।
   

1. ট্রান্সফর্ম ট্যাবে যান, টেক্সট কলাম গ্রুপে ফরম্যাট মেনু খুলুন এবং ট্রিম বাছাই করুন।
   

1. আপনি আপনার ডেটা আপডেট দেখতে পাবেন সব লিডিং এবং ট্রেলিং স্পেস মুছে ফেলার জন্য।
   

1. ডাটা অবিলম্বে ব্যবহার করতে, হোম ট্যাবে যান, ক্লোজ এবং লোড মেনু খুলুন এবং নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি বেছে নিন:
   
2. বন্ধ করুন এবং এতে লোড করুন:আপডেট করা ডেটার জন্য অবস্থান চয়ন করুন।
   
3. বন্ধ করুন এবং লোড করুন:আপনার বিদ্যমান পত্রকের একটি নতুন ট্যাবে ডেটা রাখুন।
   

তারপরে আপনি আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে একটি টেবিল থেকে একটি সেল পরিসরে ডেটা ফর্ম্যাট করতে, সরাতে এবং রূপান্তর করতে পারেন৷

Excel-এ আপনার প্রয়োজন নেই এমন স্পেসগুলি থেকে মুক্তি পাওয়ার বিভিন্ন উপায়ের সাহায্যে, স্পেসগুলি যেখানেই থাকুক না কেন আপনি দ্রুত এবং সহজেই আপনার ডেটা পরিষ্কার করতে পারেন৷

এখন যেহেতু আপনি জানেন কিভাবে একটি এক্সেল সেল থেকে স্পেস মুছে ফেলতে হয়, দেখুন কিভাবে এক্সেলের ডুপ্লিকেট সারি মুছে ফেলা যায়।