PowerPoint প্রেজেন্টেশনতে সাধারণত বড় পরিমাণে ছবি, ভিডিও, GIF, চার্ট এবং অন্যান্য ভিজুয়াল কন্টেন্ট থাকে। এটি ফাইলগুলোকে খুব বড় এবং কাজ করার জন্য কঠিন করে তোলে।
বড় ফাইলগুলো ডিস্ক স্পেসের উল্লেখযোগ্য অংশ chiếm করে, এবং ইমেইলের মাধ্যমে পাঠাতে যাননি ডেটা লিমিটের সীমানা লঙ্ঘন করে। এমনকি আপনি যদি ফাইলটি ক্লাউড স্টোরেজে রাখেন, প্রাপক ব্যবহার করার সময় ফাইলটি ধীরে রেসপন্স করতে পারে।
PowerPoint ফাইল থেকে সেরা পারফরম্যান্স পেতে হলে, আপনাকে ডকুমেন্ট সাইজ নিয়ন্ত্রণে রাখতে হবে। আপনার প্রেজেন্টেশনের সাইজ ফুলানোর থেকে অতিরিক্ত এবং অধিকাংশ সময় غيرضرুরী তথ্য রোধ করার অনেক উপায় রয়েছে।
ইমেজ এডিটরে ছবি এডিট করুন
যদিও PowerPoint আপনাকে প্রেজেন্টেশনের ছবিগুলো প্রোগ্রামের ভিতরেই এডিট করার অপশন দেয়, তবে এটি অতিরিক্ত বাইটের ইনফরমেশন যোগ করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি ছবির রঙ কালো-সাদায় পরিবর্তন করেন, ফাইলটিতে রঙিন ছবিটি এখনও থাকে। আপনি যদি PowerPoint-এ অনেক ছবি এডিট করেন, তবে আপনি bastante অতিরিক্ত ডেটা যোগ করতে পারেন।
বদলে, এক্সটার্নাল ইমেজ এডিটর ব্যবহার করে প্রেজেন্টেশনে ইনসার্ট করার আগে ছবিতে পরিবর্তন আনুন। এই এডিট করার জন্য অনলাইনে ইমেজ এডিটর উপলব্ধ। আপনি যদি কোনো পরিবর্তন করার আগে সব ছবি যোগ করে দেন, তবে আপনি PowerPoint-কে এডিটিংয়ের সময় তৈরি অতিরিক্ত সব ডেটা ডিসকার্ড করার জন্য বলতে পারেন।
- File → Info-এ ক্লিক করুন।
- "Check for issues"-এ ক্লিক করুন।
- "Inspect Document" সিলেক্ট করুন।
- Inspect Document উইন্ডোতে, নিচের বক্সগুলোর কমপক্ষে টিক দিন:
- Comments, Revisions, Versions, and Annotations
- Document Properties and Personal Information
- Invisible Content
- Hidden Text
- Inspect-এ ক্লিক করুন।
- ইনস্পেকশন শেষ হলে, "Remove all"-এ ক্লিক করে এডিটিংয়ের মাধ্যমে যোগ হওয়া অতিরিক্ত ইনফরমেশন সরিয়ে দিন।
ছবি কমপ্রেস করুন
যেহেতু ছবিগুলো PowerPoint প্রেজেন্টেশনে বড় পরিমাণে স্পেস घরে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে সেগুলো ডেটা হিসেবে যতটা সম্ভব ছোট। এর জন্য, সব ছবি বা শুধু সবচেয়ে বড় ছবিগুলো কমপ্রেস করুন।
- File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং "Save As" সিলেক্ট করুন।
- File type ড্রপ-ডাউন বক্সের নিচে "More options"-এ ক্লিক করুন।
- দেখানো Save As উইন্ডোতে, Save বাটনের পাশে "Tools" শব্দে ক্লিক করুন।
- "Compress Pictures" সিলেক্ট করুন।
- Compress Pictures বক্সে, আপনার পছন্দমতো রেজোলিউশন বেছে নিন। (প্রেজেন্টেশনের জন্য 150 ppi সেরা)। "Delete cropped areas of pictures" বক্সটি চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন (যদি আপনি কাটা অংশগুলো ফিরে পাওয়ার সুযোগ রাখতে চান তবে বাদ দিন)।
- OK-এ ক্লিক করুন।
প্রেজেন্টেশনে শুধু নির্দিষ্ট ছবিগুলো কমপ্রেস করতে:
- আপনি যে ছবিটি কমপ্রেস করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।
- মেনু রিবনে "Picture Tools → Format" ট্যাবে ক্লিক করুন। "Compress pictures"-এ ক্লিক করুন।
- দেখানো উইন্ডোতে, অপশনগুলো নিচের দিক থেকে আপনার পছন্দমতো রেজোলিউশন সিলেক্ট করুন।
- "Delete cropped areas of pictures" চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন।
- OK-এ ক্লিক করুন।
ছবি ইনসার্ট করুন
আপনি যদি Ctrl + C এবং Ctrl + V দিয়ে বা ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে স্লাইড শোতে ছবি কপি-পেস্ট করেন, তবে PowerPoint সেসব ছবির ফরম্যাট PNG বা BMP-তে পরিবর্তন করতে পারে। একই ছবির JPG ফরম্যাটের চেয়ে এই ফরম্যাটগুলো বড়।
PowerPoint মেনুর Insert image অপশন ব্যবহার করে ছবি ইনসার্ট করুন।
ছবিটি তার মূল ফরম্যাটে থাকবে, যা কিছু অতিরিক্ত ডেটা বাঁচাতে পারে।
ফন্ট এম্বেড করবেন না
ফন্ট এম্বেড করা মানে প্রেজেন্টেশনে স্পেশাল ফন্টগুলো ডকুমেন্টের অংশ হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করা। যদি ফন্ট প্রেজেন্টেশনের থিমের জন্য বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ না হয়, তবে স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট ব্যবহার করুন এবং সেগুলো এম্বেড করার অপশন বন্ধ রাখুন।
- File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নিচে Options-এ ক্লিক করুন।
- Options বক্সে Save ট্যাবে ক্লিক করুন। "Embed fonts in the file" বক্সটি আনচেক করুন।
- OK-এ ক্লিক করুন।
ভিডিও লিংক করুন
আপনি যদি প্রেজেন্টেশন কারো কাছে পাঠাতে না চান, তবে ভিডিও এম্বেড করার বদলে লিংক করলে আপনি বড় পরিমাণে ডেটা বাঁচাতে পারেন। Insert ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Video বাটনে ক্লিক করে আপনার অপশনগুলো দেখুন।
মিডিয়া কমপ্রেস করুন
শেষে, প্রেজেন্টেশনের সাইজ যতটা সম্ভব কমাতে, ফাইল মেনু ব্যবহার করে মিডিয়া ফাইলগুলো কমপ্রেস করুন।
- "File → Info"-এ ক্লিক করুন।
- "Media Size and Performance"-এ ক্লিক করুন।
- পছন্দমতো কোয়ালিটি সিলেক্ট করুন। ইন্টারনেট কোয়ালিটি অধিকাংশ প্রেজেন্টেশনের জন্য যথেষ্ট।
- আপনি যেন কোয়ালিটি সিলেক্ট করলেই কমপ্রেশন শুরু হয়ে যাবে।
আপনি যখন অন্যদের সাথে শেয়ার করার জন্য PowerPoint প্রেজেন্টেশন তৈরি করবেন, তখন এই ধাপগুলির কিছু বা সবগুলো অনুসরণ করে ফাইল সাইজ ছোট রাখুন। এটি আরও স্মুথ चलेगा এবং ইলেকট্রনিক্যালি পাঠানো সহজ হবে।
