যদিও ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধান এবং বাজেট অ্যাপ এক্সেলের প্রতিযোগিতা দিতে চায়, এটি এখনো হিসাব, চার্টিং এবং ডেটা অর্গানাইজেশনের রাজা। বিশ্বে ৭৫০ মিলিয়ন মানুষ এবং ৮৯% ব্যবসা প্রতিদিন MS Excel-এর সুবিধা নিচ্ছে, অনেকেই এর ভয়ঙ্কর সিকিউরিটি ফিচার ভুলে যান: পাসওয়ার্ড যোগ করা এবং রিড-অনলি করা।
উপরোক্ত সিকিউরিটি লেয়ার আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুককে অনঅথরাইজড টেম্পারিং থেকে রক্ষা করে। MS Office 2016 থেকে ২৫৬-বিট AES প্রটেকশন ইন্টিগ্রেটেড, পুরনো ১২৮-বিট এনক্রিপশন থেকে আপগ্রেড করা হয়েছে, যা আধুনিক এক্সেলকে ডেডিকেটেড পাসওয়ার্ড ম্যানেজারের সমতুল্য করে দিয়েছে।
কেন এক্সেল ওয়ার্কবুক লক করবেন
এক্সেল ওয়ার্কবুককে পাসওয়ার্ড দিয়ে প্রটেক্ট করা দুটিভাবে কাজ করতে পারে:
- ওয়ার্কবুকে অনঅথরাইজড অ্যাক্সেস রোধ করা
- ইউজারদের স্প্রেডশিটের কন্টেন্ট মডিফাই করতে বাধা দেওয়া (রিড-অনলি করে দেওয়া)
উভয় ক্ষেত্রেই, আপনি পাসওয়ার্ড দিয়ে এক্সেল ওয়ার্কবুককে রিড-অনলি করতে পারেন। এর মানে ইউজাররা ওয়ার্কবুক খুলতে এবং ডেটা দেখতে পারবে কিন্তু স্প্রেডশিটে কোনো পরিবর্তন করতে পারবে না। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনি একটি ছোট বা মাঝারি ব্যবসা চালান এবং আপনার আর্থিক ডেটার অখণ্ডতা নিশ্চিত করতে চান।
এক্সেল ওয়ার্কবুককে রিড-অনলি হিসেবে সেভ করার পদ্ধতি
এখানে ধাপে ধাপে গাইড দেওয়া হলো কীভাবে একটি এক্সেল স্প্রেডশিট বা ওয়ার্কবুককে পাসওয়ার্ড দিয়ে লক করে রিড-অনলি করতে হয়।
- আপনি যে ওয়ার্কবুকটি সুরক্ষিত করতে চান সেটি খোলার পর, "File" অপশনে ক্লিক করুন, তারপর মেনু থেকে "Save As" অপশনে ক্লিক করুন।
- "Save As" ডায়লগ বক্স পপ আপ হবে। বক্সের নিচে নেভিগেট করুন এবং "Save" বোতামের ঠিক পাশে "Tools" অপশনটি খুঁজুন। "Tools"-এ ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে "General options" সিলেক্ট করে ক্লিক করুন।
- এটি "General Options" ডায়লগ বক্স খুলবে। এখানেই আপনি আপনার ওয়ার্কবুকের জন্য পাসওয়ার্ড তৈরি করবেন।
নিচের চিত্র অনুযায়ী "Password to modify" বক্সে আপনার পছন্দের পাসওয়ার্ড দিন। আপনার যদি ইতিমধ্যে পাসওয়ার্ড ম্যানেজার ইনস্টল করা থাকে, তবে সেটি ব্যবহার করে একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড জেনারেট করে ভল্টে স্টোর করতে পারেন। অন্যথায়, কঠিন পাসওয়ার্ড জেনারেট করার গাইড পড়ুন। পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত হলে, "Read-Only recommended" বক্সে টিক দিন, তারপর "OK"-এ ক্লিক করুন। - আপনাকে পাসওয়ার্ড কনফার্ম করতে বলবে। একই পাসওয়ার্ড দিন, তারপর প্রসেস সম্পূর্ণ করতে "OK"-এ ক্লিক করুন। শেষে "Save" বোতামে ক্লিক করুন। এখন, যেকোনো ইউজার যখন ওয়ার্কবুক খুলতে চাবে, একটি পপ-আপ নোটিফিকেশন বক্স আসবে নিচের মেসেজের সাথে।
- "Read-Only" বোতামে ক্লিক করলে ডকুমেন্ট খুলবে কিন্তু রিড-অনলি মোডে। শুধু যাদের সাথে আপনি "password to modify" শেয়ার করেছেন, তারা ওয়ার্কবুকে পরিবর্তন করতে পারবে।
এক্সেল ওয়ার্কবুক "আনপ্রোটেক্ট" করার পদ্ধতি
আপনি যদি রিড-অনলি রেস্ট্রিকশন হটাতে চান এবং সবাইকে এডিটিং প্রিভিলেজ দিতে চান? রিড-অনলি ফিচার সরানো খুব সহজ এবং শুধু এক ক্লিকে করা যায়। আপনাকে শুধু একই প্রসেস আবার ফলো করতে হবে এবং এক্সেল ওয়ার্কবুককে রিড-অনলি করার চেকবক্সটি আনচেক করতে হবে।
আসুন রিক্যাপ করি কীভাবে সেই ডায়লগ বক্স খোলা যায় যেটিতে "Read-only recommended" চেকবক্স থাকে: "File → Save As"-এ ক্লিক করুন এবং দিয়ে যেসব ডায়লগ বক্স আসে, "Tools" ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে "General Options" সিলেক্ট করুন "Save" বোতামের পাশে।
একবার আপনি "Read-Only recommended" বক্সটি আনচেক করলে, আপনি যে পাসওয়ার্ড সেট করেছিলেন সেটি সরিয়ে দিন এবং নতুন পরিবর্তন প্রয়োগ করতে "Save"-এ ক্লিক করুন। এরপর যখন ওয়ার্কবুক খুলবেন, তবে এটি রিড-অনলি মোডে খুলবে না, নয়то রিড-অনলি রেস্ট্রিকশন বক্স দেখাবে।
এক্সেল ফাইল এনক্রিপশনের সুবিধা নিন
এক্সেলে পাসওয়ার্ড সেট করে যেকোনো ওয়ার্কবুক প্রটেক্ট করা সহজ এবং স্বতঃস্পষ্ট। তবুও, এটি কোরো অ্যাক্সেস এবং/অথবা এডিট করতে পারে সেটি নিয়ন্ত্রণের ব্যাপক সুযোগ দেয়। এটি ডেটা ইন্টিগ্রিটি বজায় রাখতে দূরগামী ভূমিকা রাখতে পারে।
এখন আপনি জানেন কীভাবে আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুককে রিড-অনলি করতে হয়, পরবর্তীতে আপনি Concatenate ফাংশন ব্যবহার এবং এক্সেলে সেল Сп্লিট করার পদ্ধতি শিখতে পারেন। আমাদের কয়েকটি ওয়ার্ড টিউটোরিয়ালও আছে — এক পেজ সময়ে দেখানোর পদ্ধতি এবং ওয়ার্ড ডকুমেন্টে অফলাইন ভিডিও যোগ করার পদ্ধতি শিখুন।
