Excel-এ ডুপ্লিকেট মান খুঁজে বের করা এবং সরানোর উপায়

Excel-এ ডুপ্লিকেট মান বিরক্তিকর হতে পারে, কিন্তু خوشবরিশব, এগুলো খুঁজে বের করে সরানোর বেশ কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে। আমরা সাজেস্ট করি ডুপ্লিকেট সরানোর আগে আপনার Excel শিটের একটি ব্যাকআপ কপি বানান। চলুন দেখি Excel-এ ডুপ্লিকেট মান কীভাবে খুঁজে বের করা, গণনা করা, এবং সরানো যায়।

১. Remove Duplicates বাটন ব্যবহার করুন

Excel-এ ডুপ্লিকেট মান সরাতে একটি নেটিভ বাটন রয়েছে।

1. যে কলাম থেকে ডুপ্লিকেট সরাতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
2. "Data" ট্যাবে যান এবং "Remove Duplicates" বাটনে ক্লিক করুন।

3. Duplicates ওয়ার্নিং বক্স আসবে, আপনার সিলেকশন কাস্টমাইজ করার সুযোগ দিয়ে।
4. "Continue with the current selection" অপশন বেছে নিন বর্তমানে সিলেক্ট করা ডেটা সেট থেকে ডুপ্লিকেট সরাতে।
5. তালিকায় আরও কলাম অন্তর্ভুক্ত করতে, "Expand the selection" বেছে নিন।
6. দুই কেসেই "Remove duplicates" বাটন চাপুন।

7. ডুপ্লিকেট tartalmazা কলামের পাশে বক্স চেক করা থাকুক এবং যেগুলো রাখতে চান সেগুলো আনচেক করুন।
8. নিশ্চিত করুন "My data has headers"-এর পাশে বক্সটি সিলেক্টেড আছে। এটি ডুপ্লিকেট মানের প্রথম সেটগুলো রাখবে পরবর্তী এন্ট্রিগুলো সরিয়ে দিয়ে।

9. OK বাটনে ক্লিক করুন। Excel সকল ডুপ্লিকেট মান সরিয়ে দেবে এবং কতগুলো ডুপ্লিকেট এবং ইউনিক মান পাওয়া গেছে সেটির সারাংশ দেবে।

২. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট ডেটা খুঁজুন

ডুপ্লিকেট সরানোর এই পদ্ধতি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিংয়ের ওপর ভিত্তি করে এবং আপনাকে ডুপ্লিকেট মান খুঁজে বের করতে সাহায্য করবে সেগুলো ডিলিট না করে।

1. আপনার Excel শিটে, ডুপ্লিকেট থাকা ডেটা সিলেক্ট করুন। এটি একটি কলাম বা পুরো টেবিল হতে পারে।
2. "Home" ট্যাবে যান এবং "Conditional Formatting"-এ ক্লিক করুন। ডুপ্লিকেট মানগুলো হাইলাইট হবে।

3. "Highlight Cell Rules" বেছে নিন তারপর "Duplicate Values"।

4. "Duplicate Values" পপ-আপ আসবে, ডুপ্লিকেট মানের রঙ বদলানোর সুযোগ দিয়ে।
5. 'Duplicate' ড্রপ-ডাউন বক্সে ক্লিক করুন এবং "Unique" বেছে নিন আপনি যদি ইউনিক মান দেখতে চান।
6. "OK"-এ ক্লিক করুন।

৩. কন্ডিশনাল ফিল্টার ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট সরানো

ডুপ্লিকেট হাইলাইট হলে, আপনি বা ফিল্টার ব্যবহার করে সেগুলো সরাতে পারেন বা উপরে দেখানো পদ্ধতি ফলো করতে পারেন।

1. ফিল্টার অপারেশন চালু করতে, "Home tab → Sort & Filter → Filter"-এ যান।

2. আপনার ডেটার কলাম হেডারের পাশে একটি ড্রপ-ডাউন বক্স আসবে। আপনি যে কলামে ডুপ্লিকেট ফিল্টার করতে চান সেটির ড্রপ-ডাউন বক্সে ক্লিক করুন।
3. মেনু থেকে "Filter by color" বেছে নিন। ইউনিক মানের রঙ বেছে নিন সেগুলো শিটে রাখতে এবং ডুপ্লিকেট সরাতে।

এখন আপনার শিট শুধু ইউনিক মান দেখাবে। সাবধান থাকুন কারণ এই পদ্ধতিতে সব ডুপ্লিকেট মান সহ প্রথমটিও সরিয়ে যাবে।

ইউনিক মান কপি করতে, ডেটা সেট সিলেক্ট করুন এবং Alt + ; কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে শুধু দৃশ্যমান সারি সিলেক্ট করুন, তারপর Ctrl + C শর্টকাট দিয়ে দৃশ্যমান সারি কপি করুন এবং প্রয়োজনীয় জায়গায় পেস্ট করুন।

৪. ফর্মুলা ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট মান খুঁজুন

এক কলামে ডুপ্লিকেট Excel ফর্মুলা দিয়েও খুঁজে বের করা যায়। ডুপ্লিকেট এন্ট্রি ডিটেক্ট করার সবচেয়ে বেসিক ফর্মুলা হলো =COUNTIF(Range, Criteria) >1, যেখানে রেঞ্জ হতে পারে পুরো কলাম বা সারি এর সাবসেট।

একটি নতুন কলাম তৈরি করুন এবং নিচের কমান্ডগুলো থেকে একটি নতুন কলামে লিখুন।

• পুরো কলামের জন্য ফর্মুলা =COUNTIF(D:D, D2) >1 ব্যবহার করুন, যেখানে D হলো কলামের নাম এবং D2 হলো শীর্ষের সেল।
• নির্বাচিত সারির জন্য, ফর্মুলা =COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) >1, ব্যবহার করুন, যেখানে প্রথম সেট পূরণ করে নির্বাচিত সারি, এবং D2 হলো শীর্ষের সেল। মনে রাখবেন রেঞ্জ অবশ্যই ডলার ($) চিহ্নে প্রিসিডেড থাকতে হবে, অন্যথায় ফর্মুলা ড্র্যাগ করলে সেল রেফারেন্স বদলাবে।

ফিল হ্যান্ডেল টানিয়ে অন্য সারিতে কমান্ড ব্যবহার করুন। ফর্মুলা ডুপ্লিকেট মানের জন্য "True" এবং ইউনিক মানের জন্য "False" দেখাবে।

আপনি যদি True বা False ছাড়া অন্য টেক্সট দেখাতে চান, তবে COUNTIF ফর্মুলাটিকে IF ফাংশনে এনক্লোজ করতে হবে। তাহলে ফর্মুলা হবে =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, "Duplicate", "Single")।

আপনি যদি ইউনিক মানের জন্য খালি সেল চান, তবে ফর্মুলা ব্যবহার করুন =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, "Duplicate", "")।

৫. ফর্মুলা ব্যবহার করে ডুপ্লিকেটের সংখ্যা গণনা করুন

আপনি উপরের ফর্মুলা > 1 টেক্সট ছাড়া ব্যবহার করে কলামে ডুপ্লিকেটের সংখ্যা গণনা করতে পারেন। দুটি ফর্মুলা হবে =COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) এবং =COUNTIF(D:D, D2)। নতুন কলামে লিখুন যাতে প্রতিটি আইটেম ডেটাতে কতবার আসছে সেটি প্রদর্শন করে।

৬. ফর্মুলা ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট মান সরানো

একবার আপনি ডুপ্লিকেট মান বা ডুপ্লিকেট কাউন্ট পেলে, ফিল্টার মেথড ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট সরান এবং ইউনিক মান রাখুন।

1. "Home tab -> Sort & Filter -> Filter"-এ যান কলাম হেডারে ফিল্টার ড্রপ-ডাউন বক্স চালু করতে।
2. এটি ক্লিক করুন এবং যে মান রাখতে চান তার পাশে বক্স চেক করা থাকুক। ডুপ্লিকেট খুঁজে বের করার মেথডের জন্য "Unique" এবং ডুপ্লিকেট গণনার জন্য "1" হওয়া উচিত। এটি ডুপ্লিকেট মান লুকিয়ে দেবে এবং ইউনিক মান দেখাবে।
3. Alt + ; শর্টকাট ব্যবহার করে দৃশ্যমান সারি সিলেক্ট করুন।

৭. এডভান্সড ফিল্টার ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট ডেটা সরানো

1. "Data" ট্যাবে যান এবং "Advanced"-এ ক্লিক করুন।

2. "Advanced Filter" পপ-আপ উইন্ডো খুলবে।
3. "Filter the list, in-place" অপশন বেছে নিন আপনি যদি একই ডেটা সেটে ডুপ্লিকেট লুকাতে চান। আপনি পরে ম্যানুয়ালি কপি-পেস্ট করে ইউনিক মান শিটের অন্য জায়গায় বা অন্য শিটে নিতে পারেন।
4. এই অপশন বেছে নিলে, কলামের তালিকা বেছে নিন। সেগুলো অটোমেটিক্যালি "List range" ফিল্ডে দেখাবে। "Criteria range" খালি রাখুন।
5. "Unique records only"-এর পাশে বক্স চেক করুন এবং "OK" চাপুন।

6. এটি আপনার ডেটাতে ইউনিক মান দেখাবে। Alt + ; শর্টকাট ব্যবহার করুন দৃশ্যমান সারি মাত্র সিলেক্ট করতে আপনি যদি সেগুলোর ওপর কোনো অ্যাকশন নিতে চান।
7. বিপরীতে, "Copy to another location" বেছে নিন আপনি যদি চান Excel অটোমেটিক্যালি ইউনিক মান একই শিটের অন্য জায়গায় কপি করে দেয়।
8. "List range" প্রথমে বেছে নিন। আপনি "Criteria range" খালি রাখতে পারেন।
9. "Copy to" ফিল্ডে একবার ক্লিক করুন এবং আপনার শিটের সারিগুলো বেছে নিন যেখানে আপনি ইউনিক ডেটা কপি করতে চান।
10. "Unique records only"-এর পাশে বক্স চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন।

৮. Power Query ব্যবহার করে Excel ডুপ্লিকেট সরানো

Power Query ডুপ্লিকেট মান Excel-এ সরাতে সাহায্য করে নিচে দেখানো মতে।

1. যেখানে ডুপ্লিকেট সরাতে চান সেই মানগুলো সিলেক্ট করুন।
2. "Data" ট্যাবে যান এবং "From Table/Range"-এ ক্লিক করুন।

3. "Power Query" এডিটর খুলবে। কলামগুলো সিলেক্ট করুন এবং সিলেক্ট করা কলাম হেডারে রাইট-ক্লিক করুন। মেনু থেকে "Remove duplicates" বেছে নিন।

4. আপনি যদি পুরো টেবিল থেকে ডুপ্লিকেট সরাতে চান, তবে উপরে বাম কোণে "Table" বাটনে ক্লিক করুন এবং "Remove Duplicates" বেছে নিন। বিকল্পভাবে, "Keep duplicates" বেছে নিন শুধু ডুপ্লিকেট এন্ট্রি দেখাতে এবং বাকি সরাতে।

5. উপরে "Close and Load" ক্লিক করুন টেবিল একই শিটে খোলার জন্য।

৯. Pivot Tables ব্যবহার করা

আপনি Pivot tables ব্যবহার করে আপনার ডেটাতে শুধু ইউনিক মান প্রদর্শন করতে পারেন, এভাবে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি সরিয়ে দিয়ে।

1. আপনার ডেটার ভিতরে একটি সেল সিলেক্ট করে Pivot table তৈরি করা শুরু করুন।
2. "Insert → Pivot table"-এ যান। "From Table/Range" বেছে নিন।

3. "PivotTable from the table or range" পপ-আপ খুলবে।
4. যে টেবিল বা রেঞ্জে আপনি ডুপ্লিকেট মান লুকাতে চান সেটি বেছে নিন, যাতে সেটি অটোমেটিক্যালি "Table/Range" ফিল্ডে দেখাবে।
5. PivotTable একই ওয়ার্কশিটে থাকবে কিনা বা নতুন ওয়ার্কশিটে সেটি বেছে নিন।
6. "OK" চাপুন।

7. "PivotTable Fields" সাইডবারে আপনাকে স্বাগত জানাবে। যেসব কলাম থেকে ইউনিক মান বের করতে চান সেগুলো টানিয়ে "Rows" সেকশনে আনুন।

PivotTable টেবুলার ফর্মে দেখাতে ফরম্যাট করতে হবে। সেজন্য Data ট্যাবে যান এবং নিচের ধাপগুলো করুন:

1. "Report Layout → Show in tabular form"-এ ক্লিক করুন।
2. "Subtotals → Do not show subtotals"-এ যান।
3. "Report Layout → Repeat all item labels"-এ ক্লিক করুন।
4. "Grand Totals"-এর নিচে, সারি এবং কলাম দুটোর জন্যও "Off" বেছে নিন।

আপনি টেবুলার ফর্মে ইউনিক মানের সাথে একটি Pivot table পাবেন।

Excel-এ Excel

পড়তে থাকুন সেল, কলাম, এবং সারি মার্জ করে নতুন ডেটা সেট তৈরি করার উপায়। এবং আপনার ওয়ার্কশিটে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা থাকলে, জানুন Excel ওয়ার্কবুক পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করার উপায়।