অন্য লোকেদের পূরণ করার জন্য গুগল শিটস তৈরি করার সময়, একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট ডেটা-এন্ট্রি প্রক্রিয়া সহজ করে দেয়।
আপনি আপনার ড্রপ-ডাউন লিস্টের আইটেমগুলো অন্য একটি সেল রেঞ্জ থেকে টানতে পারেন, অথবা সরাসরি এন্টার করতে পারেন। উভয় পদ্ধতি, সেই সাথে বিদ্যমান ড্রপ-ডাউন লিস্ট মডিফাই করার পদ্ধতি শিখুন।
গুগল শিটসে ম্যানুয়াল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
গুগল শিটসে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির সবচেয়ে দ্রুত পদ্ধতি হলো ডেটা ভ্যালিডেশন সেটিংসের ভেতর আইটেমগুলো লিস্ট করা।
এটি করতে:
১. আপনি যেখানে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে চান সেই সেল সিলেক্ট করুন। মেনু থেকে Data সিলেক্ট করুন, এবং তারপর Data validation সিলেক্ট করুন।
২. Criteria-এর পাশে List of items সিলেক্ট করুন।
৩. এই সিলেকশনের পাশের ফিল্ডে, আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্টে যেসব আইটেম অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলো কমা দিয়ে আলাদা করে টাইপ করুন।
৪. Save বাটন চাপুন, এবং আপনি দেখবেন আপনি যে সেলটি সিলেক্ট করেছেন সেটিতে এখন একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট রয়েছে।
ডেটা ভ্যালিডেশন অপশন
ডেটা ভ্যালিডেশন উইন্ডোতে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সেটিং রয়েছে যেগুলো নোট করা উচিত।
আপনি যদি Show dropdown list in cell ডিসিলেক্ট করেন, তবে ড্রপ-ডাউন অ্যারো দেখাবে না। তবে, যখন ব্যবহারকারী টাইপ करना শুরু করবে, লিস্ট আইটেমগুলো দেখাবে।
On invalid data সেকশনে, আপনি যদি Show warning সিলেক্ট করেন, তবে একটি লাল ওয়ার্নিং ইন্ডিকেটর দেখাবে। এটি ব্যবহারকারীকে মেসেজ দেবে যে টাইপ করা আইটেমটি লিস্টের যেকোনো জিনিসের সাথে মিলছে না।
আপনি যদি Reject input বেছে নেন, তবে গুগল শিটস এন্ট্রিটি রিজেক্ট করবে এবং এর বদলে ড্রপ-ডাউন লিস্টের প্রথম আইটেমটি দিয়ে রিপ্লেস করবে।
Appearance সেকশনে, আপনি যদি Show validation help text সিলেক্ট করুন এবং নিচের ফিল্ডে টেক্সট টাইপ করুন, তবে ব্যবহারকারী ড্রপ-ডাউন সেল সিলেক্ট করলে সেই টেক্সটটি দেখাবে।
গুগল শিটস রেঞ্জ থেকে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা
গুগল শিটসে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার একটি আরও ডাইনামিক পদ্ধতি হলো সেলের একটি রেঞ্জের কন্টেন্ট ব্যবহার করে লিস্ট পূরণ করা।
এটি করতে:
১. প্রথমে, যেকোনো সেল রেঞ্জে আপনার ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করুন। এগুলো একই স্প্রেডশিটে থাকতে হবে না। আপনি অন্যান্য স্প্রেডশিট ট্যাবেও এই লিস্টগুলো তৈরি ও সিলেক্ট করতে পারেন।
২. এরপর, আপনি যেখানে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে চান সেই সেল সিলেক্ট করুন। মেনু থেকে Data সিলেক্ট করুন, এবং তারপর Data validation সিলেক্ট করুন।
৩. এই বারের Criteria ড্রপডাউন লিস্ট থেকে List from a range সিলেক্ট করুন। তারপর, ছোট গ্রিড সিলেকশন আইকনে ক্লিক করুন রেঞ্জ সিলেকশন উইন্ডো খোলার জন্য।
৪. আপনি যে রেঞ্জটি আপনার লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন, এবং আপনি Select a data range ফিল্ডে রেঞ্জ টেক্সট দেখবেন।
৫. সিলেকশন উইন্ডো বন্ধ করে ভ্যালিডেশন উইন্ডোতে ফিরে আসতে OK চাপুন। আপনি যে ড্রপ-ডাউন অপশনগুলো পছন্দ করবেন সেগুলো কনফিগার করুন এবং তারপর Save বাটন চাপুন ফিনিশ করার জন্য।
৬. এখন, আপনি আপনি যে সেলটি সিলেক্ট করেছেন সেটিতে রেঞ্জ ডেটা ড্রপ-ডাউন লিস্ট আইটেম হিসেবে দেখবেন।
৭. আপনি যে যেকোনো অন্যান্য কলাম ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট হিসেবে যোগ করতে চান সেগুলোর জন্য একই প্রক্রিয়া চালিয়ে যান।
রেঞ্জকে আপনার ডেটার সোর্স হিসেবে ব্যবহার করা আপনার স্প্রেডশিট আপডেটেড রাখার চমৎকার পদ্ধতি χωρίς প্রতিটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট ম্যানুয়ালি আপডেট করা।
গুগল শিটস ড্রপ-ডাউন লিস্ট সম্পর্কে আজানা তথ্য
রেঞ্জের সাথে সংযুক্ত গুগল শিটস ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো সবচেয়ে উপকারী কারণ সেগুলো আপনার স্প্রেডশিটের সামগ্রিক মেইনটেন্যান্স নाटকীয়ভাবে কমিয়ে দেয়।
একটি রেঞ্জ পরিবর্তনে একাধিক সেল আপডেট
এটি বিশেষত সত্য যদি আপনার কাছে অনেক সেল থাকে যেগুলো একটি একক রেঞ্জের আইটেম থেকে ডেটা টানে। আপনি যদি সেই লিস্ট আইটেমগুলো আপডেট বা পরিবর্তন করতে চান, তবে আপনাকে শুধু একটি রেঞ্জে পরিবর্তন আনতে হবে।
আপনার কাছে সোয় সোয় সেল থাকলে যেগুলো সেই লিস্ট আইটেম ব্যবহার করে, একবার রেঞ্জ আপডেট করলে সকল ড্রপ-ডাউন সেল ইনস্ট্যান্টলি আপডেট হয়ে যাবে।
ভ্যালিডেটেড সেল কপি করে সময় বাঁচানো
আপনি ভ্যালিডেটেড ড্রপ-ডাউন সেলগুলো যেকোনো অন্যান্য সেলে কপি করে সময় বাঁচাতে পারেন। এটি ভ্যালিডেশন স্ক্রিনগুলোতে আবার যেতে হয় না সেটি বাঁচায়।
ভ্যালিডেটেড সেল কপি করা বিশেষভাবে উপকারী সিলেকশন লিস্টের জন্য যেমন দিন, মাস, টাইম, এবং অন্যান্য স্ট্যান্ডার্ড ডেটাসেট।
দ্রুত সেল ভ্যালিডেশন রিমুভ করা
মান লিন, আপনি কোনো সেলের সাথে লিস্ট আইটেম অন্তর্ভুক্ত করতে না চান। আপনি দ্রুত সেগুলো রিমুভ করতে পারেন সেলে রাইট-ক্লিক করে, Validation সিলেক্ট করে, এবং তারপর ডেটা ভ্যালিডেশন উইন্ডোতে Remove validation সিলেক্ট করে।
আপনি সেল থেকে ড্রপ-ডাউন অ্যারো গায়েব হয়ে যাচ্ছে এবং সকল ড্রপ-ডাউন আইটেম গায়েব। সেলটি একটি সাধারণ স্প্রেডশিট সেল হয়ে যাবে।
গুগল শিটসে ডাবল ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করা
গুগল শিটস ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করার আরেকটি উপকারী পদ্ধতি হলো শিটসের মাঝপথে ইনফরমেশন পাস করা। আপনি এই টেকনিকটি মানুষের মাঝপথে ইনফরমেশন রিলে করার জন্যও ব্যবহার করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে একটি অরিজিনাল শিট আছে যাতে একটি টিম দ্বারা সম্পন্ন টাস্কের লিস্ট রয়েছে, আপনি সেগুলোর ভিত্তিতে একটি দ্বিতীয় স্প্রেডশিট বেস করতে পারেন।
আপনি সেটি একই ডাইনামিক ড্রপ-ডাউন লিস্টের ভিত্তিতে তৈরি করতে চাইতে পারেন বা নাও চাইতে পারেন যেটি গত সেকশনে বর্ণনা করা হয়েছে।
যে কোনো ভাবে, আপনি যে শিটে কম্প্লিটেড টাস্ক পাঠাতে চান সেটিকে অন্য একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট হিসেবে, সেলটি সিলেক্ট করুন এবং ভ্যালিডেশন উইন্ডো খুলুন গত সেকশনে বর্ণনা করা পদ্ধতিতে। ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করার সময়, সোর্স টাস্ক স্প্রেডশিট-এ স্যুইচ করুন এবং টাস্কের পুরো কলাম সিলেক্ট করুন (ব্ল্যাংক সেলসহ)।
এখন, ডেস্টিনেশন স্প্রেডশিটে, আপনি দেখবেন টাস্ক কলাম থেকে ডেটা পুল হয়ে এসেছে। এর মানে আপনার দ্বিতীয় টিম তাদের নিজস্ব প্রজেক্ট টাস্ক পারফর্ম করতে পারবে প্রথম টিমের কম্প্লিটেড টাস্কের ভিত্তিতে।
প্রথম টিম আপনার অরিজিনাল সোর্স স্প্রেডশিটে নতুন কম্প্লিটেড টাস্ক যোগ করতে থাকতে পারেন।
যেহেতু আপনি সোর্স রেঞ্জে ব্ল্যাংক সেলগুলো অন্তর্ভুক্ত করেছেন, সেই নতুন ইউনিক টাস্কগুলো দ্বিতীয় টিমের ড্রপ-ডাউন লিস্টে দেখাবে।
মনে রাখবেন শুধু ইউনিক টাস্কগুলো দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন লিস্টে দেখাবে। এটি সোর্স থেকে স্পেসিফিক রো আইটেম পাস করার সেরা পদ্ধতি নয়, কিন্তু এটি একটি চমৎকার পদ্ধতি যাতে একটি সেকেন্ড টিম অন্য লোকদের দ্বারা স্প্রেডশিটে যোগ করা সকল ইউনিক আইটেম দেখতে পারে।
আপনি কীভাবে গুগল শিটস ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করবেন?
যোগ্য হলে, গুগল শিটস আপনাকে অনেক পদ্ধতিতে অন্যান্য সেল থেকে ইনফরমেশন টানতে দেয় ড্রপ-ডাউন লিস্ট পূরণ করার জন্য। অথবা, আপনার ডেটা এন্ট্রির প্রয়োজন যদি abbastanza সহজ হয়, তবে আপনি কমা দিয়ে আলাদা করে ম্যানুয়ালি ড্রপ-ডাউন লিস্ট আইটেম এন্টার করতে পারেন।
যে কোনো পদ্ধতিই হোক, আপনি আপনার যেকোনো স্প্রেডশিটের ডেটা এন্ট্রি যতটা সম্ভব সহজ ও সিম্পল করতে পারবেন।
