শুধু বাড়ি থেকে কাজ করার মানে এটি নয় যে আপনি রিয়েল-টাইমে একসাথে কাজ করতে পারবেন না। গুগল ডক্স (Google Docs) ব্যবহার করে আপনি সহজেই আপনার টিম মেম্বারদের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন, যাতে সবাই একই ডকুমেন্টে কাজ করতে পারে। প্রতিটি ব্যক্তি বাকিদের কী করছে তা দেখতে পাবে এবং সরাসরি ডিজিটাল পৃষ্ঠায় পরামর্শ ও মন্তব্য করতে পারবে। এখানে গুগল ডক্সে সহযোগিতা করার কিছু উপায় দেওয়া হলো।
শেয়ারড ডকুমেন্ট ব্যবহার করার দুটি পদ্ধতি
শেয়ারড ডকুমেন্টে সহযোগিতা করার দুটি সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতি হলো ব্রেইনস্টর্মিং সেশন এবং গোষ্ঠী হিসেবে একটি নিবন্ধে একসাথে কাজ করা।
আপনার টিমের সদস্যদের Idee সংগ্রহ করতে একটি একক ডকুমেন্ট ব্যবহার করুন যেখানে প্রতিটি ব্যক্তি তার Idee লিস্ট করতে পারবে।
যদি একটি চূড়ান্ত রিপোর্ট একাধিক ব্যক্তির দ্বারা সম্পন্ন করতে হয়, তবে প্রতিটি ব্যক্তিকে নিবন্ধের একটি অংশ লিখতে দেওয়া যায়। সবাই একই সময়ে ডকুমেন্টে কাজ করতে পারবে, এবং প্রতিটি টিম মেম্বার বাকিদের কী লিখছে তা রিয়েল-টাইমে রিভিউ করে মন্তব্য করতে পারবে।
কীভাবে শেয়ার করবেন
গুগল ডক্সে একটি ডকুমেন্টে সহযোগিতা করার প্রথম ধাপ হলো ডকুমেন্টটি আপনি যাদের সাথে অ্যাক্সেস দিতে চান তাদের সাথে শেয়ার করা। আপনি প্রজেক্টে তাদের ভূমিকার উপর ভিত্তি করে প্রতিটি ব্যক্তিকে ভিন্ন অ্যাক্সেস দিতে পারেন। তিনটি ভিন্ন অ্যাক্সেস লেভেল রয়েছে: "Can edit" (এডিট করতে পারে), "Can comment" (মন্তব্য করতে পারে), এবং "Can view" (দেখতে পারে)।
- "Can edit" সুবিধা পাওয়া ব্যক্তি টিমের অন্য সদস্যকে জড়িয়ে না দিয়ে সরাসরি ডকুমেন্টে যেকোনো পরিবর্তন আনতে পারে।
- "Can comment" অ্যাক্সেস পাওয়া লোকরা ডকুমেন্টে সরাসরি পরিবর্তন আনতে পারে না। তারা শুধু মন্তব্য যোগ করে তাদের Idee শেয়ার করতে পারে।
- "Can view" অ্যাক্সেস পাওয়া ব্যক্তি অন্যদের কী করছে তা দেখতে পাবে কিন্তু কোনো পরিবর্তন বা মন্তব্য করতে পারবে না।
আপনি যদি ডকুমেন্টের মালিক হন (অর্থাৎ আপনি ডকুমেন্টটি তৈরি করেছেন), তবে আপনার তিনটি সুবিধা সব থাকবে। ডকুমেন্টে কাজ করার সময়, যারা ডকুমেন্টটি খোলা রেখেছে তাদের প্রত্যেকের পরিবর্তন রিয়েল-টাইমে দেখা যাবে। প্রতিটি অবদানকারীর জন্য ভিন্ন রঙের কার্সর দেখাবে।
শেয়ারড ডকুমেন্টে কাজ করা
একবার আপনি ডকুমেন্টটি শেয়ার করলে বা কেউ আপনার সাথে শেয়ার করলে, আপনার অবদান রাখার সময় আসে।
এডিটিং মোড (Editing Mode)
এডিটিং মোডে কাজ করার সময়, আপনি ডকুমেন্টে যে পরিবর্তন আনবেন সেটি তৎক্ষণই প্রদর্শিত হবে। শুধু কার্সরটি সেখানে রাখুন যেখানে আপনি টেক্সট যোগ করতে চান এবং টাইপ করুন। এটি অন্যের কাছে কোনো নোটিফিকেশন পাঠানো ছাড়াই পরিবর্তিত হবে।
মন্তব্য করা (Commenting)
মন্তব্য করার মাধ্যমে আপনি ডকুমেন্টে ভার্চুয়াল স্টিকি নোট যোগ করতে পারেন। মন্তব্য করতে:
১. আপনি যে টেক্সট সেকশনে মন্তব্য করতে চান সেটি হাইলাইট করুন।
২. পৃষ্ঠার ডান প্রান্তে প্রদর্শিত ছোট প্লাস চিহ্নে ক্লিক করুন।
৩. আপনার মন্তব্য টাইপ করুন।
৪. নীল রঙের Comment বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি যদি কোনো মন্তব্যের উত্তর দিতে চান, তবে মন্তব্যের ওপর ক্লিক করে আপনার উত্তর টাইপ করুন। একবার মন্তব্যের সমস্যা সমাধান হলে, আপনি কপি পরিষ্কার রাখতে মন্তব্যটি মুছে ফেলতে চাইতে পারেন। বক্সের "Resolve" (সমাধান) অপশনে ক্লিক করুন, মন্তব্যটি অদৃশ্য হয়ে যাবে।
মুছে ফেলা মন্তব্যগুলো রিভিউ করতে, মন্তব্য আইকনে (কথাবলুন আকারের আইকন যাতে লাইন রয়েছে) ক্লিক করুন। সেখানে আপনি মন্তব্যটি এবং সেটির সাথে সকল ইন্টারঅ্যাকশন দেখতে পাবেন।
মন্তব্যের আরেকটি সহজ টুল হলো অন্য এডিটরদের ট্যাগ (tag) করার ক্ষমতা, যাতে আপনি একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে প্রশ্ন বা Idee পৌঁছাতে পারেন।
১. মন্তব্য বক্সে @ টাইপ করুন।
২. অপশন থেকে বেছে নিন বা আপনি যাকে ট্যাগ করতে চান তার ইমেইল টাইপ করুন।
৩. যদি এটি একটি নির্দিষ্ট টাস্ক হয় যা সে সম্পন্ন করবে, তবে তার নামের পাশের চেকবক্সে টিক দিন, এবং সে আইটেমটি সম্পন্ন করে Done মার্ক করবে।
সাজেস্টিং মোড (Suggesting Mode)
সাজেস্টিং মোড সহযোগিতা করার লোক들에게 ডকুমেন্টে এডিট করার অনুমতি দেয় যেগুলো অনুমোদন পাওয়ার পরেই প্রয়োগ হবে।
ফাইলে এডিট সাজেস্ট করতে, সরাসরি ডকুমেন্টে আপনার পরিবর্তনগুলো টাইপ করুন। আপনার পরিবর্তনগুলো মূল টেক্সট থেকে ভিন্ন রঙে দেখাবে। আপনি যা ডিলিট করেছেন সেটি কাটা হয়ে যাবে, এবং ডান মার্জিনে একটি মন্তব্য বক্সে এডিটের ব্যাখ্যা দেখা যাবে।
রিভিশন ইতিহাস (Revision History)
গুগল ডক্সের Revision History (রিভিশন হিস্টরি) ব্যবহার করে আপনি ডকুমেন্টের বিভিন্ন সংস্করণ এবং বিভিন্ন সময়ে কোনো পরিবর্তন করা হয়েছে তা দেখতে পারেন।
রিভিশন ইতিহাসে, আপনি কে কী পরিবর্তন করেছে তা রঙ-কোডিং (color-coding) দিয়ে দেখতে পারেন। আপনি যেকোনো সংস্করণের নাম পরিবর্তন করতে পারেন বা পূর্ববর্তী সংস্করণ রিস্টোর (restore) করতে পারেন, যাতে সেটির পরের সকল পরিবর্তন মুছে যাবে।
এই পরিবর্তনের ইতিহাস খুঁজে বের করতে:
১. File (ফাইল) ক্লিক করুন।
২. "Version history" (ভার্সন হিস্টরি) এর ওপর হোভার করুন।
৩. "See version history" (ভার্সন ইতিহাস দেখুন) ক্লিক করুন।
পূর্ববর্তী সংস্করণ দেখতে, সেই সংস্করণের টাইটেলে ক্লিক করুন। আপনি যদি সেই সংস্করণ রিস্টোর করতে চান, তবে পৃষ্ঠার উপরের নীল বাটনে ক্লিক করুন।
ভার্সনের পাশের তিনটি ডটে ক্লিক করে সেটি রিনেম (rename) করতে পারেন।
এটি ছিল গুগল ডক্সে সহযোগিতা করার পদ্ধতি। আপনি দেখলেন, এটি সহজ এবং সরল। সবচেয়ে ভালো কথা, সেবাটি বিনামূল্য, এবং আপনি সর্বোচ্চ ১০০ জনের সাথে সহযোগিতা করতে পারেন। সহযোগিতার পাশাপাশি, আপনি গুগল ডক্সে দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করতে পারেন এবং আপনার ডকুমেন্টে টেবিল অফ কন্টেন্ট যোগ করতে পারেন। গুগল ডক্সের আরও টিপস এবং ট্রিকসের জন্য আমাদের গুগল ডক্স টিউটোরিয়াল লাইব্রেরি দেখুন।
