গুগল ক্যালেন্ডার হলো ক্রিস্টাল বอลের পরের সেরা জিনিস। ভালোভাবে ম্যানেজ করলে এটি আপনার আগামী দিনগুলো কেমন হবে সেটি অনুমান করতে পারে। কিন্তু একটি গুগল ক্যালেন্ডার শুধু ততটুকু উপকারী যতটুকু আপনার টাইম ম্যানেজমেন্ট অভ্যাস।
আপনি যদি খুব ব্যস্ত হন, তবে আপনার ক্যালেন্ডার আউট অফ কন্ট্রোল চলে যেতে পারে। সেটি আপনার জন্য একটি সাইন যে আপনি প্যাডেল থেকে নেমে আসুন এবং আপনার শিডিউল স্ট্রেস কমান। নিচে কিছু গুগল ক্যালেন্ডার টিপস দেওয়া হলো যাতে গুগল ক্যালেন্ডার অর্গানাইজ করে আপনার সময় বাঁচাতে পারে।
ভিউ পরিবর্তন করুন যেটি আপনার জন্য কাজ করে
গুগল ক্যালেন্ডার আপনাকে একটি কি চাপায় ভিউ বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয়। আপনি একটি দিনে জুম ইন করতে পারেন বা বছরটির ধারণা পেতে জুম আউট করতে পারেন।
আপনার ক্যালেন্ডার ভিউ বেছে নেতে উপরের ডান কোণে ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন।
আপনি দিন, সপ্তাহ, মাস, বা বছর অনুযায়ী ক্যালেন্ডার দেখতে পারেন। কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে ভিউগুলো টগল করুন। আরও সিম্পল করতে চান? শুধু আপনার দিনের শিডিউলে ফোকাস করুন যদি চান।
এছাড়া, শুধু গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলোতে ফোকাস করতে, উইকএন্ড এবং ডিক্লাইন করা ইভেন্টগুলো ভিউ থেকে সরিয়ে দিন।
গুগল ক্যালেন্ডারের Settings-এ আপনাকে আরও কিছু অপশন মিLবে। উপরের ডান কোণে Gear আইকনে ক্লিক করুন। Settings > General > View options-এ যান।
একাধিক গুগল ক্যালেন্ডার সাইড-বাই-सাইড দেখা খুব সহজ। শুধু দিন ভিউ সিলেক্ট করুন এবং যেসব ক্যালেন্ডার এক ভিউতে কম্বাইন করতে চান সেগুলোর পাশে বক্স চেক করুন।
"Schedule" ভিউ ব্যবহার করে দ্রুত আপনার দিন চেক করুন
একটি উপকারী গুগল ক্যালেন্ডার টিপ হলো Schedule ভিউ ব্যবহার করা দ্রুত আপনার দিন চেক করার জন্য যদি আপনি রিমোট টিমে কাজ করেন। আপনার যদি শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার থাকে, তবে বাম সাইডবার থেকে যেকোনো টিম ক্যালেন্ডার যোগ করতে পারেন।
তারপর, উপরের ডানদিকের ড্রপ-ডাউন থেকে Schedule-এ ক্লিক করুন।
এই জয়েন্ট ক্যালেন্ডার আপনাকে আপনার পুরো টিম কতটা ব্যস্ত বা ফ্রি সেটি বার্ডস আই ভিউ দেয়। অবশ্যই, আপনি একই ভিউ আপনার নিজস্ব একাধিক ক্যালেন্ডারেও অ্যাপ্লাই করতে পারেন এবং ক্ল্যাশিং টাস্ক চেক করতে পারেন।
এইজন্যই গুগল ক্যালেন্ডার যেকোনো রিমোট টিমের কলাবরেশন টুলকিটের অংশ হওয়া উচিত।
প্রায়োরিটি টাস্ক কালার কোড করুন যাতে মিস না হয়
রঙ একটি নজরে আপনার টাস্কের পার্থক্য বোঝাতে পারে। প্রায়োরিটির ভিত্তিতে ইভেন্টগুলোতে রঙ অ্যাসাইন করুন।
উদাহরণস্বরূপ, জরুরি কাজের জন্য লালের মত গাঢ় রঙ, আর কম প্রায়োরিটির টাস্কের জন্য হলুদের মত হালকা রঙ।
আপনার ক্যালেন্ডারে একটি ইভেন্ট খুলুন। Select event color-এর পাশে নিচের দিকে অ্যারোতে ক্লিক করুন এবং যে রঙ দিয়ে লেবেল করতে চান সেটি বেছে নিন।
আপনার একাধিক গুগল ক্যালেন্ডার থাকলে, সেগুলো আলাদা রঙ দিয়ে আলাদা করুন। একটি ক্যালেন্ডারের পাশে তিনটি ভার্টিক্যাল অ্যারোতে ক্লিক করুন। প্যালেট থেকে রঙ বেছে নিন।
টাইম ব্লক ব্যবহার করে সময় মুক্ত করুন
টাইম ব্লক আর একটি গুগল ক্যালেন্ডার টিপ যা আপনার শিডিউল স্ট্রেসের জন্য অসাধারণভাবে কার্যকর হতে পারে। গুগল ক্যালেন্ডার আপনাকে ডিফল্টলি "Busy" দেখাতে দেয়। কেউ আপনাকে এই ব্লক করা ঘন্টাগুলোতে ডিস্টার্ব করতে পারবে না।
- আপনি যে টাইম স্লটে নিজেকে বিজি দেখাতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।
- Event ডায়লগে, একটি ইভেন্ট টাইটেল লিখুন।
- নিচে স্ক্রোল করুন যে ড্রপ-ডাউনটি Busy (বা Free) বলে। Busy ডিফল্ট অপশন।
- ভিজিবিলিটি Public সেট করুন।
অন্যদের আপনার ওয়ার্কিং আওয়ার্স জানান
আপনি আপনার ক্যালেন্ডারের সাহায্যে ওয়ার্কিং আওয়ার্সের পর মিটিং এড়াতে পারেন। সপ্তাহের জন্য ওয়ার্কিং আওয়ার্স বা প্রতিদিনের জন্য নির্দিষ্ট আওয়ার্স সেট করুন এবং আপনার টিম জানবে যে সেটির পর আপনি যেকোনো সময় উপলব্ধ নন।
এটি একটি গুগল ক্যালেন্ডার G Suite ফিচার।
- ডেস্কটপে গুগল ক্যালেন্ডার খুলুন।
- গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর Settings।
- General-এ, Working Hours-এ ক্লিক করুন।
- এই সেকশনে, Enable working hours-এ ক্লিক করুন।
- যে দিনগুলো আপনি কাজ করেন সেগুলো সিলেক্ট রাখুন এবং সেগুলোর জন্য আপনি যে সময় উপলব্ধ সেটি সেট করুন।
ফেসবুক ইভেন্ট ক্যালেন্ডারে আনুন
আপনি কি জানতেন যে আপনি ফেসবুক ইভেন্ট গুগল ক্যালেন্ডারে যোগ করতে পারেন এবং সেগুলো সিঙ্ক রাখতে পারেন? এটি আপনাকে সোশ্যাল মিডিয়া চেক করার ঝামেলা থেকে বাঁচাবে যদি আপনি চান না।
- ফেসবুকে লগ ইন করুন। Events পেজে যান এবং নিচে স্ক্রোল করুন যতক্ষণ না এই ছোট নোটিফিকেশনটি দেখেন।
- Upcoming Events-এ ক্লিক করুন ক্যালেন্ডার ফাইল ডাউনলোড করতে।
- গুগল ক্যালেন্ডারে যান। বাম সাইডবার থেকে, Other calendars-এর পাশে প্লাস সাইনে ক্লিক করুন।
- Import-এ ক্লিক করুন, এবং ফেসবুক Upcoming Events iCal ফাইল আপলোড করুন।
- ফাইল ইম্পোর্ট হলে, আপনি other calendars সেকশনে নতুন ক্যালেন্ডার দেখতে পাবেন।
নতুন ইভেন্ট যোগ হলে গুগল ক্যালেন্ডার ফেসবুক ইভেন্টস ক্যালেন্ডারের সাথে সিঙ্ক থাকবে।
গুগল ক্যালেন্ডারকে জার্নেলের মত ব্যবহার করুন
প্রতিটি ইভেন্টের Notes ফিল্ডে আপনি ফরম্যাট করলে অনেক ইনফরমেশন রাখতে পারেন। আপনি এটি কুইকফায়ার বুলেট জার্নেল বা নোটপ্যাডের মত ব্যবহার করতে পারেন। আপনি রিচার নোটের জন্য অ্যাটাচমেন্টও যোগ করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি শিডিউলড টাস্ক কমপ্লিট করার পর একটি প্রোডাক্টিভিটি স্কোর নোট করতে পারেন এবং ভবিষ্যতের উন্নতির জন্য ইনসাইট পেতে পারেন।
এই সেলফ-ফিডব্যাক আপনাকে আপনার সময় ব্যবহারে আরও দক্ষ করে তুলতে পারে এবং স্ট্রেস কমাতে পারে।
টাইম জোন জুড়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট মিস করবেন না
আপনি যদি আন্তর্জাতিক টিমে কাজ করেন, তবে গুগল ক্যালেন্ডারের সেকেন্ডারি টাইম জোন ফিচার অন করুন। গুগল আপনার জন্য টাইম জোন কনভার্শন করবে এবং আপনাকে ট্র্যাক પર রাখবে।
ক্যালেন্ডার Settings-এ যান। Time zone হেডারের নিচে, Display secondary time zone-এর বক্স চেক করুন এবং আপনি যে টাইম জোন চান সেটি সেট করুন।
এক নজরে ক্যালেন্ডারে বোঝার জন্য সহজ করতে, প্রতিটি টাইম জোনে একটি লেবেল দিন। স্ক্রিনশটে দেখুন, আপনি বিশ্ব ঘড়ির কালকও ডিসপ্লে করতে পারেন যেকোনো জায়গার বর্তমান সময় দেখাতে।
নোটিফিকেশন বন্ধ করুন
নোটিফিকেশন বর্ষণ অদৃশ্য স্ট্রেস সৃষ্টি করতে পারে। সেগুলো সীমাবদ্ধ করা বা পুরোপুরি বন্ধ করা সেরা উপায়।
গুগল ক্যালেন্ডার এলার্টস উপকারী হতে পারে। কিন্তু অতিরিক্ত ইভেন্ট বা একাধিক ক্যালেন্ডার ডিস্ট্রাকশন হতে পারে।
Event settings- থেকে নোটিফিকেশন বন্ধ করুন।
একটি গুগল ক্যালেন্ডার শর্টকাট যেটি মনে রাখবেন
যেকোনো তারিখে এক কিপ্রেসে দ্রুত যেতে চান? যেকোনো ক্যালেন্ডার ভিউ থেকে "g" চাপুন। একটি ছোট বক্স পপ-আপ হবে যেখানে আপনি যে কোনো তারিখ টাইপ করে জাম্প করতে পারেন।
স্ট্যান্ডার্ড ডেট ফরম্যাট ("5/15/20") বা টেক্সট ফরম্যাটে তারিখ ("May 15, 2020") ব্যবহার করুন।
"t" চাপুন আজকের ডেট ভিউতে ফিরে আসতে।
আপনার গুগল ক্যালেন্ডার ভরা রাখা মনে রাখবেন
গুগল ক্যালেন্ডার স্মার্ট, কিন্তু এটি ততটুকু স্মার্ট হতে পারে যতটুকু আপনি এতে ডেটা দেন। আপনার ভালো টাইম ম্যানেজমেন্ট অভ্যাস থাকলে, এটি আপনার জন্য সেরা অনলাইন ক্যালেন্ডার। আপনাকে ব্রাউজার বা মোবাইল অ্যাপের ওপর নির্ভর করতে হয় না, যদিও সেগুলো চমৎকার। আপনি সহজেই আপনার ডেস্কটপেও গুগল ক্যালেন্ডার সেট আপ করতে পারেন। নিচে কমেন্টে আপনার নিজস্ব কিছু গুগল ক্যালেন্ডার টিপস শেয়ার করুন।
