জিমেইলে ইমেইল আর্কাইভ করলে আপনি পুরনো ইমেইল থ্রেড ডিলিট না করেই ইনবক্স সংগঠিত রাখতে পারেন। কেউ যদি পুরনো থ্রেডে নতুন ইমেইল পাঠায়, তবে সেটি আবার আপনার ইনবক্সে ফিরে আসবে। অন্যথায়, আর্কাইভ করা ইমেইল গুগলের সার্ভারে একটি আলাদা ফোল্ডারে লুকিয়ে থাকবে।
এই আর্টিকেলে আমরা ব্যাখ্যা করব জিমেইলে আর্কাইভ ফাংশন কীভাবে কাজ করে, কীভাবে ইমেইল আর্কাইভ করবেন, এবং কীভাবে সহজে আর্কাইভ করা ইমেইল খুঁজে পাবেন।
জিমেইলে Archive মানে কী?
অনেকেই পুরনো ইমেইল আর দরকার নেই বলে ডিলিট করে দেন। কিন্তু ভবিষ্যতে সেটি রেফারেন্স করতে হলে কী করবেন? সেটায় আর্কাইভিং কাজে আসে।
ডিলিট করা ইমেইল Trash ফোল্ডারে ৩০ দিন থাকে তারপর গুগলের সার্ভার থেকে মুছে যাওয়া। কিন্তু আর্কাইভ করা ইমেইল একটি হিডেন ফোল্ডারে চলে যায় যেখানে সেটি 무기ণকাল ধরে থাকে।
এটি আপনার ইনবক্স ডিক্লাটার করতে সাহায্য করে côtés সম্ভাব্য গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মেসেজগুলো রাখে ভবিষ্যতের জন্য।
জিমেইলে আর্কাইভ কীভাবে করবেন
জিমেইলে ইমেইল আর্কাইভ করার তিনটি সহজ উপায় আছে।
ওয়েব ব্রাউজারে ইমেইল আর্কাইভ করতে:
- জিমেইল খুলুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।
- ইমেইলের ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Archive অপশন সিলেক্ট করুন।
বিকল্পভাবে, যদি আপনি ইমেইলটি খোলেন:
- ইমেইলের উপরে Archive বাটন চাপুন। এটি একটি ফোল্ডারের মত দেখতে যেটির উপরে নিচের দিকে তীর আছে।
অ্যান্ড্রয়েড বা iOS-এ জিমেইল অ্যাপ দিয়ে আর্কাইভ করতে:
- জিমেইল অ্যাপ খুলুন।
- আর্কাইভ করতে চাওয়া ইমেইল খুঁজে খুলুন।
- Archive আইকন ট্যাপ করুন। এটি ব্রাউজার ভার্সনের মতোই ফোল্ডারের সাথে নিচের দিকে তীর लगी আইকন।
জিমেইলে আর্কাইভ করা ইমেইল খুঁজুন
দুর্ভাগ্যক্রমে, আর্কাইভ করা ইমেইল সংরক্ষণের জন্য কোনো আলাদা জিমেইল আর্কাইভ ফোল্ডার নেই। তবে দুটি উপায়ে খুঁজে পাওয়া যায়। প্রথমে, যদি বিষয় বা প্রেরকের নাম মনে থাকে, তবে জিমেইল সার্চ বার দিয়ে সার্চ করুন।
যদি কোনো কীওয়ার্ড মনে না থাকে, তবে PC বা Mac-এ আর্কাইভ করা ইমেইল খুঁজতে নিচের পদ্ধতি ফলো করুন:
- আপনার জিমেইল ইনবক্স খুলুন।
- বাম পাশের মেনুতে More সিলেক্ট করুন।
- All Mail ক্লিক করুন।
- এই ইনবক্সে আপনার সব মেইল থাকবে—আর্কাইভ করা বা না করা। স্ক্রোল করে আপনার দরকারি আর্কাইভ করা মেইল খুঁজুন।
নোট: আপনি "All Mail" লেবেল দিয়েও সার্চ করতে পারেন। সার্চ বারে -in:Sent -in:Draft -in:Inbox টাইপ করুন।
আইফোন বা অ্যান্ড্রয়েডে আর্কাইভ করা জিমেইল মেসেজ খুঁজতে:
- Gmail app খুলুন।
- উপরের বাম কোণে হ্যামবার্গার আইকন ট্যাপ করুন সাইডবার মেনু খুলতে।
- All Mail ফোল্ডার ট্যাপ করুন।
- স্ক্রোল করে আর্কাইভ করা ইমেইল খুঁজুন।
দুর্ভাগ্যক্রমে, কীওয়ার্ড মনে না থাকলে সব ইমেইল খুঁজতে সময় লাগতে পারে। এইीलिये উন্নত সর্টিং স্ট্র্যাটেজি ব্যবহার করে Спаম কমানো এবং ইমেইল সংগঠিত করা ভালো—বিশেষ করে ওয়ার্ক ইমেইল হলে (সিকিউর ইমেইল প্রসিডিউর মেনটেইন করতে হলে)।
আর্কাইভ করা ইমেইল ইনবক্সে ফেরান
যদি ভুলে আর্কাইভ করে ফেলেন বা আর্কাইভ করা মেসেজ ইনবক্সে ফিরিয়ে আনার ইচ্ছা হয়, তবে সহজেই করা যায়।
মাইক্রোসফট PC বা Mac-এ আনআর্কাইভ করতে:
- Gmail খুলুন এবং যে ইমেইল আনআর্কাইভ করতে চান সেটি খুঁজুন।
- রাইট-ক্লিক করুন এবং Move to তারপর Inbox সিলেক্ট করুন।
অ্যাপল বা অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইসে:
- Gmail app খুলুন এবং ইমেইলটি খুঁজুন।
- ইমেইল ট্যাপ করুন খোলতে।
- উপরের ডান কোণে তিন ডট ট্যাপ করুন।
- Move to Inbox সিলেক্ট করুন।
চোখের সামনে না থাকলে মনেও থাকে না
আজকাল অধিকাংশ লোক সপ্তাহে সয়েকেরও বেশি ইমেইল পান, এবং ইমেইল আর্কাইভিং ইনবক্স পরিষ্কার করার একটি চমৎকার উপায়। তবে আর্কাইভ ফিচারই সবচেয়ে শক্তিশালী সর্টিং টেকনিক নয়। জিমেইল ইনবক্স সংগঠিত করার সেরা স্ট্র্যাটেজি হলো আর্কাইভিং, ডিলিটিং, এবং ক্যাটাগরি ফিল্টার—এই তিনটির কম্বিনেশন ব্যবহার করা।
