প্রকাশিত: ১২ জানুয়ারি, ২০২৬, সকাল ১০:০০ AM EST
তাশরিফের কনজিউমার টেকনোলজির প্রতি আকর্ষণ শুরু হয়েছিল স্কুল লাইব্রেরিতে একটি টেক ম্যাগাজিন CHIP পড়ে। সেটিই তাকে কম্পিউটার সায়েন্সে ডিগ্রি নেওয়ার জন্য অনুপ্রাণিত করল। ২০১২ সাল থেকে তিনি প্রফেশনালি ১০০০+ হাউ-টু আর্টিকেল লিখেছেন, Windows Report এবং How-To Geek-এ অবদান রেখেছেন। বর্তমানে MakeUseOf-এ মাইক্রোসফট উইন্ডোজ কনটেন্টে ফোকাস করছেন, যা ২০০৭ সাল থেকে ব্যবহার করছেন।
ওয়েবসাইট ও টেক ব্লগ তৈরির হ্যান্ডস-অন অভিজ্ঞতা থাকায় টেকনিক্যাল রাইটিং-এ প্র্যাকটিক্যাল ডেভেলপার ইনসাইট নিয়ে আসেন। সম্পূর্ণ পোর্টফোলিও itashreef.com-এ দেখতে পাবেন।
ছোট হাউ-টু ভিডিও এক্সপ্লেনারও তৈরি করেন তিনি, জটিল বিষয় সহজ করে বোঝাতে। লেখার বাইরে শorters explainer ভিডিও বানানো, গেমিং, এবং অ্যানিমেটেড শো দেখা পছন্দ।
আশ্চর্য নয় যে ১৫ বছরের আমার জিমেইল অ্যাকাউন্টে সবসময় লো স্টোরেজ ওয়ার্নিং আসে, গুগল পেইড স্টোরেজ টিয়ার কেনায়। কিন্তু ক্লাউড স্টোরেজের জন্য টাকা দিতে কঠিন, কারণ মাইক্রোসফট ৩৬৫ পারসোনাল প্ল্যানে ইতিমধ্যে ১TB স্টোরেজ পাচ্ছি। বিভিন্ন জিমেইল অ্যাড-অন চেষ্টা করলেও স্টোরেজ সমস্যা সমাধান হয়নি।
আরো স্টোরেজ কেনার বদলে, একটু নতুন জিমেইল অ্যাকাউন্ট এবং POP ফরোয়ার্ডিং ব্যবহার করে ১৫GB ফ্রি করলাম একটু ইমেইল মুছে না। পুরনো ইমেইলগুলো আলাদা আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে সরিয়ে দিলাম। এইভাবে পুরনো ইমেইলগুলো রক্ষা রইল এবং নতুন দশকের জন্য জায়গা তৈরি হয়েছে।
সেটআপটি কীভাবে কাজ করে
পুরনো ইমেইল হ্যান্ডেল করার সেরা উপায়
আপনার হাতে সবসময় পুরনো ইমেইল ম্যানুয়ালি ডিলিট করার অপশন আছে। জিমেইলের বিল্ট-ইন টুলস আছে ইনবক্স ক্লিন করার জন্য, এবং Manage Subscriptions ফিচার দিয়ে দ্রুত আনসাবস্ক্রাইব করা যায় নিউজলেটার থেকে। কিন্তু যদি শুরু থেকে ইনবক্সে ডিসিপ্লিন না থাকেন, হাজার হাজার নিউজলেটার, রিসিপ্ট, প্রোমোশনাল মেইলের মাঝপথে beberapa সয় গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল খুঁজে বের করা কষ্টসাধ্য। সব সর্ট করার পরেও কোনো কাজের ইমেইল ডিলিট হয়ে যেতে পারে যেটি ক্লিনআপের সময় গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়নি।
গুগল वन দিয়ে স্টোরেজ আপগ্রেড করা যায়, শুরু ১.৯৯ ডলার/মাসে ১০০GB। কিন্তু শুধু ইমেইল স্টোরেজের জন্য টাকা দেয়া বুদ্ধিমানের কাজ নয়, যদি না ড্রাইভ ফাইল এবং ফটোর জন্যও স্পেস লাগে। সেক্ষেত্রে সাবস্ক্রিপশন নেওয়াই থাকত।
পুরনো ইমেইলগুলো সেকেন্ডারি অ্যাকাউন্টে সরালে দুটোই সমস্যা সমাধান হয়। প্রাইমারি অ্যাকাউন্টে স্পেস ফ্রি হয়, এবং সব কিছু সংরক্ষিত থাকে ভবিষ্যতে অ্যাক্সেসের জন্য।
এই সেটাপ POP প্রোটোকল ব্যবহার করে এক ইমেইল অ্যাকাউন্ট অন্যটি থেকে মেসেজ ফেচ করতে দেয়। পুরনো অ্যাকাউন্টে POP অন করুন, নতুন আর্কাইভ অ্যাকাউন্ট বানান, এবং সেটিকে বলুন সব কপি করে আনতে। নতুন অ্যাকাউন্ট বারবার কানেক্ট হয়ে সব মেসেজ কপি করে, এবং অপশনালি ফেচ করার পর মূল ইনবক্স থেকে ডিলিট করে দেয়। গুগল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভári কাজটি করে।
ইমেইল ট্রান্সফারের জন্য প্রস্তুতি
ব্যাকআপ এবং ক্রেডেনশিয়াল রেডি রাখুন
কোনো পরিবর্তন করার আগে Google Takeout ব্যবহার করে ইমেইলদের ব্যাকআপ নিন। Google Takeout-এ যান, Gmail সিলেক্ট করুন, এবং আর্কাইভটি কম্পিউটার বা এক্সটার্নাল ড্রাইভে ডাউনলোড করুন। ট্রান্সফারের সময় কিছু ভুল হলে এটি সেফটি নেট হিসেবে কাজ করবে।
পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য একটি অ্যাপ-স্পেসিফিক পাসওয়ার্ড তৈরি করতে হবে। গুগলের সিকিউরিটি সেটিংস সাধারণত রেগুলার পাসওয়ার্ড দিয়ে POP অ্যাক্সেস ব্লক করে দেয়। Google App Password-এ যান, একবার ব্যবহারের অ্যাপ পাসওয়ার্ড বানান Email Transfer লেবেল দিয়ে, এবং ১৬-ডিজিট কোডটি কপি করে রাখুন। পরবর্তী স্টেপের জন্য এটি প্রয়োজন। এরর হলে চেক করুন টু-ফ্যাক্টর অথেন্টিকেশন সেটআপ করা আছে কিনা, এবং আবার চেষ্টা করুন।
ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য অ্যাপ-স্পেসিফিক পাসওয়ার্ড তৈরি করা এই প্রক্রিয়ার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। এটি না থাকলে ট্রান্সফার সম্পন্ন করা যাবে না, কারণ গুগলের সার্ভার রেগুলার পাসওয়ার্ড দিয়ে অথেন্টিকেট করতে না করবে।
আপনার যদি ইতিমধ্যে সেকেন্ডারি জিমেইল অ্যাকাউন্ট না থাকে, এখনই বানান। এটি আপনার ডেডিকেটেড আর্কাইভ অ্যাকাউন্ট হবে যেখানে সকল পুরনো ইমেইল থাকবে।
আপনার ইমেইলগুলো ট্রান্সফার করুন
গুগলে ভারি কাজটি করতে দিন
শুরু করুন পুরনো জিমেইল অ্যাকাউন্টে POP অন করে। Settings খুলুন, See all settings ক্লিক করুন, এবং Forwarding and POP/IMAP ট্যাবে যান। POP for all mail অন করুন, তারপর When messages are accessed with POP-এর নিচে delete Gmail's copy বেছে নিন যদি ট্রান্সফারের পর পুরনো ইনবক্স খালি করতে চান। পরিবর্তনগুলো সেভ করুন।
এখন নতুন আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে স্বিচ করুন। Settings খুলুন, Accounts and Import-এ যান, এবং Check mail from other accounts-এর পাশে Add an email account ক্লিক করুন। পুরনো জিমেইল অ্যাড্রেস দিন এবং Import emails from my other account (POP3) বেছে নিন।
পরবর্তী স্ক্রিনে, আগে তৈরি করা অ্যাপ পাসওয়ার্ডটি দিন, পোর্ট সেট করুন 995-এ, এবং Always use a secure connection (SSL) টিক দিন। এছাড়া Label incoming messages অন করুন যাতে ট্রান্সফার হওয়া মেইলগুলো সহজে চিনতে পারেন, এবং Archive incoming messages অন করুন যাতে সেগুলো ইনবক্সে না গিয়ে সরাসরি All Mail-এ চলে যায়। Add Account ক্লিক করুন ট্রান্সফার শুরু করতে। গুগল একটি কনফার্মেশন লিংকসহ ইমেইল পাঠাবে আপনার ইমেইল ঠিকানায়, সেটি খুলে লিংকে ক্লিক করুন।
এখন গুগল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরনো অ্যাকাউন্ট থেকে সকল মেসেজ পুল করবে। বড় ইনবক্সের জন্য এটি ঘন্টা বা কয়েক দিন নিতে পারে। আমার অ্যাকাউন্টে প্রায় ৫০,০০০ মেসেজ ছিল, পুরোপুরি ট্রান্সফার হওয়ায় প্রায় ডেড দিন লেগেছিল।
ট্রান্সফার সম্পূর্ণ হলে, পুরনো অ্যাকাউন্টে ফিরে Trash খালি করুন স্টোরেজ স্পেস ফ্রি করার জন্য। তারপর আর্কাইভ অ্যাকাউন্টের সেটিংসে যান এবং Check mail from other accounts-এর নিচে মেইল ইম্পোর্ট লিংকটি ডিলিট করুন যাতে আর কোনো অটোমেটিক সিঙ্কিং ন होয়।
যে বিষয়গুলো জানা দরকার
ট্রান্সফারের কিছু লিমিটেশন আছে
এই প্রক্রিয়া সব কিছু মুভ করে না। Drafts এবং Spam ফোল্ডারগুলো POP ট্রান্সফারে অন্তর্ভুক্ত নয়, তাই যদি Drafts-এ গুরুত্বপূর্ণ কাজ চলছে থাকে, সেগুলো ম্যানুয়ালি ফরোয়ার্ড বা কপি করতে হবে। Spam ৩০ দিনে অটোমেটিক ডিলিট হয় যাই হোক, তাই সেটি কম চিন্তার বিষয়।
বড় ইনবক্সের জন্য ট্রান্সফার-Time লাগে। দশক হাজার ইমেইলের জন্য কয়েক দিন লাগতে পারে। ট্রান্সফারের পর Trash খালি করাও বড় অ্যাকাউন্টের জন্য এক ঘন্টা নিতে পারে। বছরের পর বছরের জমা ইমেইল থাকলে এই টাইম প্ল্যান করে রাখুন।
কাজ শেষ হলে তৈরি করা অ্যাপ পাসওয়ার্ডটি ডিলিট করুন। সেটি এক্টিভ রেখে দিতে নিরাপত্তা রিস্ক। এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ—আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে কমপক্ষে দুই বছরে একবার সাইন-ইন করুন। গুগল নিষ্ক্রিয় অ্যাকাউন্ট দুই বছর পর ডিলিট করে দেয়, যা আপনার পুরো ইমেইল ইতিহাস মুছে ফেলবে।
জিমেইল স্টোরেজ সমস্যার একটি সহজ সমাধান
এই মেথড সবার জন্য কাজ করবে না। যদি পুরনো ইমেইলগুলোতে কনস্ট্যান্ট অ্যাক্সেস লাগে, অ্যাকাউন্ট সวิচ করা কম সুবিধাজনক। কিন্তু যদি পুরনো ইমেইলগুলো শুধু স্পেস ঘেরে থাকে, সেগুলো ফ্রি আর্কাইভ অ্যাকাউন্টে সরিয়ে দেয়া গুগলকে মাসিক ফি দিয়ে কম ব্যবহৃত স্টোরেজ কেনার চেয়ে বেশি যৌক্তিক।
আমার আর্কাইভ কয়েক মাস ধরে চলছে, এবং একবারও সেটি খুলতে হয়নি। কিন্তু জানা যে জরুরি হলে পুরনো রিসিপ্ট বা কথোপকথন পাওয়া যাবে—এটিই মানসিক শান্তি দিচ্ছে।
