আপনি যদি একটি বড় কমিউনিটি ম্যানেজ করেন, তবে সম্ভবত আপনাকে আপনার মেম্বারদের দ্রুত এবং কার্যকরভাবে আপডেট কমিউনিকেশন করার একটি উপায় দরকার। একটি ইমেইল নিউজলেটার এটি করার একটি খুব কার্যকর উপায় হতে পারে।
এই আর্টিকেলে, আমি কিছু টিপস এবং সাজেশন দেব আপনার ইমেইল নিউজলেটারের 임প্যাক্ট সর্বোচ্চ করার জন্য: ওপেন রেট, ক্লিক-থ্রু রেট, এবং আপনার রিসিপিয়েন্টদের বিরক্ত না করা।
আমি কিছু টেকনিক্যাল ডিটেইল এবং কনফিগারেশনও শেয়ার করব আপনার ইমেইল নিউজলেটারের ডেলিভरेবিলিটি সর্বোচ্চ করার জন্য।
ইম্প্যাক্টফুল সাবজেক্ট লাইন লেখার পদ্ধতি
আপনার সাবজেক্ট লাইন হল প্রথম জিনিস যা আপনার রিডাররা ইমেইল তাদের ইনবক্সে দেখার সময় দেখে। এটি গুরুত্বপূর্ণ, তাই আপনি কিছু আকর্ষণীয় ব্যবহার করবেন যা তাদের মেসেজ পড়তে উৎসাহিত করবে।
সাবজেক্ট লাইনে কী থাকবে
আপনার সাবজেক্ট লাইনটি ইমেইল কন্টেন্টের একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ দিতে হবে বা মূল তথ্য হাইলাইট করতে হবে। কিছু উদাহরণ:
Learn Data Structures and Algorithms [free 6-hour coding course]
এই হেডলাইনটি Quincy-এর একটি সাপ্তাহিক কিউরেটেড নিউজলেটার থেকে, যা পাঁচটি আর্টিকেলের তালিকার প্রথম আর্টিকেলকে কল আউট করে।
Our Community Reached 3,000 Members - Here's What's Next
এখানে হেডলাইনটি ইমেইল কন্টেন্টের একটি স্পষ্ট সারাংশ দেয় – কমিউনিটির সাফল্য এবং ভবিষ্যতের পরিকল্পনা সম্পর্কে আপডেট।
The Observatory #4: Gravity is the key to community growth
Orbit নিউজলেটার থেকে নেওয়া এই সাবজেক্ট লাইনের দুটি সুবিধা আছে: অন্যদের মতো, এটি ইমেইল কন্টেন্ট সারাংশ দেয়। এছাড়া, এটি রিডারদের এই ইমেইলকে একটি সিরিয়াল নিউজলেটার হিসেবে সনাক্ত করতে সাহায্য করে, এবং নম্বরটি ট্র্যাক করে নিশ্চিত করতে পারেন তারা কোনো ইস্যু মিস করেননি।
সাবজেক্ট লাইনে কী থাকবে না
আপনি যেসব হেডলাইন ঝামেলা, অনিবেচনীয়, বা স্প্যাম মতো লাগতে পারে সেগুলো এড়াতে চাবেন।
Click Here! Important Information Within!
click here, urgent, important, এবং priority শব্দ ও ফ্রেজ এড়াতে হবে। এই টাইপের সাবজেক্ট লাইন স্প্যাম ইমেইলে ঘন ঘন ব্যবহার হয়, এবং আপনার রিডারদের ডিজেঞ্জ করতে পারে।
April 2020 Community Update
এই সাবজেক্ট স্প্যামের মতো লাগবে না, কিন্তু এটি অস্পষ্ট এবং অনিবেচনীয়। আপনি আপনার সাবজেক্টকে রিডারের মনোযোগ আকর্ষণ করার এবং ইউনিক बनाने চান।
Top Picks Just For You
একটি অন্য অস্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন, এটি একটি "ক্লিকবেট" ভাইব দেয়। এই টাইপের সাবজেক্ট লাইন আপনার রিডারদের হুক করে না বা পুরো ইমেইল পড়তে আকর্ষণ করে না।
ইফেক্টিভ ইমেইল বডি তৈরি করার পদ্ধতি
আপনার ইমেইলের বডি হল যেখানে আপনার মূল কন্টেন্ট যাবে। একটি ভালো লিখা এবং ইফেক্টিভ ইমেইল বডি অপরিহার্য।
ইমেইলে HTML বনাম প্লেইন টেক্সট
ইমেইলে HTML ব্যবহার করলে এটি সুন্দর দেখাতে পারে। তবে, HTML ইমেইল রিসিভিং প্রোভাইডাররা দ্বারা স্প্যাম হিসেবে ফ্ল্যাগ হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।
প্লেইন টেক্সট ইমেইল সাধারণত সুরক্ষিত, যদিও এতে কম ফাংশনালিটি থাকে। এছাড়া, একটি প্লেইন টেক্সট ইমেইল সকল ডিভাইসের সাথে সর্বোচ্চ কম্প্যাটিবিলিটি নিশ্চিত করে, এবং ধীর ইন্টারনেট কানেকশনেও আপনার ইমেইল ভিউ করা যায়।
HTML, অন্যদিকে, লেআউট, কন্টেন্ট, এবং ফাংশনালিটির मामলায় অনেক বেশি কাস্টমাইজেশন অফার করে। আপনি ইন্টারঅ্যাকশন ট্র্যাকিং ইমপ্লিমেন্ট করতে পারেন যাতে দেখতে পান কে ওপেন করছে (ওপেন রেট), পড়ছে, এবং আপনার ইমেইলে লিংকগুলোতে ক্লিক করছে (ক্লিক-থ্রু রেট)। এই ফিচারগুলো ডেলিভেরির ওপর পটেনশিয়াল 임প্যাক্টের মূল্য কিনা সেটি আপনার ওপর নির্ভর।
ইমেইলে লিংক হ্যান্ডেল করা
লিংক নিয়ে কথা বলা হয়েছে, ইমেইলে লিংক হ্যান্ডেল করার সময় কিছু বিশেষ বিবেচনা আছে। মূল আइডিয়া হল আপনার লিংকগুলো সহজে পড়া ও ভেরিফাই করা যায় এমন রাখা।
একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক হল আপনার লিংকগুলোর ট্রান্সপারেন্সি। আপনি URL শর্টেনার ব্যবহার করা এড়াবেন যা লিংকটি কী ডোমেনে পয়েন্ট করছে সেটি হাইড করে। আপনার লিংকের টার্গেট স্পষ্ট রাখা নিশ্চিত করে আপনার রিডাররা লিংকটির সেফটিその上 বিশ্বাস করতে পারে।
অনেক সেন্ডিং প্রোভাইডার ক্লিক-ট্র্যাকিং ফিচার অফার করে, যেখানে তারা মেট্রিক্স দেয় কতজন রিডার আপনার ইমেইলের লিংকগুলোতে ক্লিক করেছে।
এই মেট্রিকগুলো উপযোগী লাগতে পারে, কিন্তু এتها একটি কস্ট সহ আসে – সাধারণত লিংকগুলো প্রোভাইডারের ডোমেন দিয়ে রিডাইরেক্ট করে অপসার করা হয়। এটি আপনার রিডাররা লিংকটি ক্লিক করার চান্স কমিয়ে দেয়।
আনসাবস্ক্রাইব লিংক
আপনার ইমেইল যদি কমার্শিয়াল ম্যাটেরিয়াল বলে ধরা হয় (мар্কেটিং, অ্যাডভার্টাইজমেন্ট, ইত্যাদি), তবে আনসাবস্ক্রাইব লিংক আবশ্যক। যদি এটি ট্রানজ্যাকশনাল (রিসিপ্ট, একাউন্ট আপডেট) বা রিলেশনশিপ (বর্তমান কন্ট্যাক্টের সাথে কমিউনিকেশন) ইমেইল হয়, তবে আনসাবস্ক্রাইব লিংক আবশ্যক নাও হতে পারে কিন্তু দৃঢ়ভাবে রিকমেন্ডেড।
আনসাবস্ক্রাইব লিংক থাকলে আপনার রিসিপিয়েন্টরা দ্রুত এবং সহজে ভবিষ্যতে কমিউনিকেশন পাওয়ার থেকে অপ্ট-আউট করতে পারে। যদিও আপনার রিডার বেস হারানো আইডিয়াল লাগতে পারে, তবে এটি আপনার ইমেইলগুলো স্প্যাম হিসেবে ফ্ল্যাগ হওয়ার চেয়ে অনেক ভালো (যা আপনার সেন্ডার রেপুটেশনকে প্রভাবিত করতে পারে এবং সেই ইমেইল প্রোভাইডারের যেকোনো কাস্টমারের কাছে ভবিষ্যতের ইমেইল ব্লক করতে পারে)।
আপনার আনসাবস্ক্রাইব লিংক প্রমিনেন্ট বা ফিচার্ড হতে হবে না – আপনার ইমেইলের নিচে শুধু "Unsubscribe" টেক্সট সহ একটি সিম্পল লিংক প্রায়ই পর্যাপ্ত।
আপনার ইমেইলগুলোর কন্টেন্ট এবং লেআউট
আপনার ইমেইল বডির কন্টেন্ট এবং লেআউটও খুব গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি প্লেইন টেক্সট ব্যবহার করেন ইমেইল পাঠাতে, তবে আপনার সবচেয়ে বড় বিবেচনা হবে আপনার প্যারাগ্রাফের দৈর্ঘ্য। সাধারণত, ছোট প্যারাগ্রাফ "wall of text"-এর চেয়ে সহজে পড়া যায়, এবং আপনার রিডারদের কন্টেন্টের সাথে এনগেজড রাখতে সাহায্য করে।
আপনি যদি HTML ব্যবহার করেন, তবে আপনার কিছু অতিরিক্ত বাধা আছে বিবেচনা করার জন্য।
উদাহরণস্বরূপ, ইমেজ ইনক্লুড করা খুব লোভনীয় লাগতে পারে কারণ এটি ইমেইলকে আরও ভিজুয়ালি আপিলিং করতে পারে। কিন্তু প্রতিটি ইমেজ রিডারের ডিভাইসে ইমেইল রেন্ডার হওয়ার সময় বাড়ায়, এবং ইমেজ প্লেইন টেক্সটের মতো স্ক্রিন রিডার ব্যবহারকারীদের জন্য অ্যাক্সেসিবল নয়।
মনে রাখবেন যে ইমেজগুলো কন্টেন্টে যোগ করা উচিত, তথ্য থেকে ডিট্র্যাক্ট করার জন্য নয়।
HTML ব্যবহার করার সময় বিবেচনা করার আরেকটি দিক হল সেমান্টিক স্ট্রাকচার। যেকোনো রেন্ডারিং এরর বা অ্যাক্সেসিবিলিটি চিন্তা এড়াতে, আপনি আপনার HTML সেমান্টিক্যালি কেরেক্ট রাখতে চাবেন। আমি পাঠানোর আগে একটি HTML Validator ব্যবহার করার পরামর্শ দিই যাতে কোনো এরর নেই নিশ্চিত হয়।
কন্টেন্ট দৈর্ঘ্যও গুরুত্বপূর্ণ। আপনি আপনার রিডারদের একক ইমেইলে অনেক বেশি ইনফরমেশন দিয়ে অভিভূত করতে চাবেন না। আপনার যদি অনেক কন্টেন্ট থাকে শেয়ার করার জন্য, তবে একটি ব্লগ পোস্ট বা নিউজ আর্টিকেল बनाने চেয়ে – তারপর, আপনার ইমেইলে সেটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ সহ লিংক করুন।
ইমেইলে সাইন অফ করার পদ্ধতি
আপনার ইমেইলের সিগনেচার মূল কন্টেন্টের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ইমেইল সাইন অফ করা আপনার রিডারদের জানায় কে এটি পাঠিয়েছে, এবং আপনাকে কন্টেন্ট সমাপ্তি করার সুযোগ দেয়।
আপনার নাম এবং আপনার অর্গানাইজেশনে আপনার রোল ইনক্লুড করুন, যাতে আপনার রিডাররা দেখে যে ইমেইলটি একজন ব্যক্তি থেকে আসেছে। এটি একটি আরও পারসোনাল কমিউনিকেশন এর ধারণা তৈরি করে এবং অটোমেটিক্যালি জেনারেটেড ইমেইল নয়।
শেষে, সিগনেচার এবং উপসংহার আপনাকে আপনার রিডারদের তাদের সময়ের জন্য ধন্যবাদ জানানোর সুযোগ দেয়। এটি ভালো যে আপনার রিডাররা তাদের দিন থেকে সময় বের করে আপনার কন্টেন্ট পড়েছেন। সময় মূল্যবান, এবং আপনার রিডাররা আপনাকে তাদের সময় দিয়েছেন।
ইমেইল নিউজলেটারের টেকনিক্যাল দিক
এখন যেহেতু আপনি আপনার প্রথম নিউজলেটার ড্রাফট করেছেন, আপনাকে টেকনিক্যাল চিন্তা সমাধান করতে হবে। নামতঃ, আপনাকে বুঝতে হবে আপনি কীভাবে এই নিউজলেটারটি পাঠাবেন।
একটি সেন্ডিং প্রোভাইডার বেছে নিন
প্রথম প্রশ্ন হল আপনি কী ব্যবহার করবেন এই ইমেইল পাঠাতে? আপনার নিজস্ব Secure Mail Transfer Protocol (SMTP) সার্ভার সেট আপ এবং রান করা সম্পূর্ণ সম্ভব, কিন্তু এটি সময় এবং রিসোর্সের উল্লেখযোগ্য Інভেস্টমেন্ট হতে পারে।
বদলে, অনেক প্রোভাইডার আছে যা ইমেইল পাঠানোর দায়িত্ব নেয়। freeCodeCamp-এ আমরা SendGrid ব্যবহার করি। অধিকাংশ প্রোভাইডার একটি API অফার করে ইমেইল পাঠানোর রিকোয়েস্ট করার জন্য, বা একটি UI ইনপুট করার জন্য আপনার ইমেইল প্রস্তুত করতে। তারপর তারা আসল পাঠানোর প্রক্রিয়া হ্যান্ডেল করে।
এই প্রোভাইডারগুলো উচ্চ ভলিউমে ব্যয়বহুল হতে পারে, কিন্তু অনেক সময় খরচটি যোগ্য অতিরিক্ত ফিচারهایی জন্য যেমন ইমেইল ভ্যালিডেশন এবং বাউন্স রিপোর্ট ট্র্যাকিং।
ইমেইল অথেন্টিকেশন সেট আপ করুন
একটি আরো গুরুত্বপূর্ণ টেকনিক্যাল দিক হল ইমেইল ভেরিফিকেশন এবং অথেন্টিকেশন, বিশেষ করে আপনি যদি কাস্টম ডোমেন ব্যবহার করেন।
Gmail-এর মতো একটি প্রোভাইডার কীভাবে নিশ্চিত করে যে ইমেইলটি সত্যিকারের আপনার অর্গানাইজেশন থেকে আসেছে এবং কেউ আপনার ভাব করা নয়?
আপনার ইমেইলগুলো ডেলিভার হয় এবং স্পুফড ইমেইলগুলো না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি কয়েকটি সিকিউরিটি স্টেপ নিতে পারেন।
- Sender Policy Framework (SPF): আপনি একটি SPF সেটিং ব্যবহার করতে পারেন যাতে মেইল সার্ভার আপনার ইমেইল ডোমেন থেকে ইমেইল পাঠানোর জন্য অথোরাইজড কিনা তা ভ্যালিডেট করা যায়। SPF আপনার ডোমেন সেটিংসে একটি
TXTরেকর্ড দিয়ে ইন্যাবল করা হয়। সেই রেকর্ডের কন্টেন্ট নির্ভর করবে আপনি কোন সিস্টেম ব্যবহার করছেন সেই ইমেইল পাঠাতে। - DomainKeys Identified Mail (DKIM): আপনি DKIM ব্যবহার করতে পারেন যাতে ইমেইল মেসেজটি ট্রানজিটে মডিফাই করা হয়নি সেন্ডিং সার্ভার থেকে রিসিভিং সার্ভার পর্যন্ত। DKIM রেকর্ড আপনার ডোমেন সেটিংসে একটি
TXTরেকর্ড বাCNAMEরেকর্ড হিসেবে সেট আপ করা হয়, আপনার প্রোভাইডারের ওপর নির্ভর করে। এই রেকর্ডগুলো পাবলিক এনক্রিপশন/ডিক্রিপশন কী ইন্ডিকেট করে। - Domain Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC): শেষ ধাপ, SPF এবং DKIM ইন্যাবল করার পর, হল একটি DMARC রেকর্ড সেট আপ করা। DMARC রেকর্ড ইমেইল প্রোভাইডারদের বলে আপনার ডোমেন থেকে ইমেইল SPF বা DKIM ফেইল করলে কী করতে হবে, ডেলিভেরি রিপোর্ট কোথায় পাঠাতে হবে, এবং DMARC পলিসি কতবার অ্যাপ্লাই করতে হবে। একটি DMARC রেকর্ড আপনার ডোমেন সেটিংসে একটি
TXTরেকর্ড হিসেবে যোগ করা হয়,_dmarc.yourdomain.tldহিসেবে।
অভিনন্দন। এখন যেহেতু আপনি এই আর্টিকেল পড়েছেন, আপনার আপনার প্রথম ইমেইল নিউজলেটার তৈরি এবং পাঠানোর একটি বেসিক ধারণা থাকা উচিত। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য সহায়ক হয়েছে।
