ছোট ব্যবসার মালিকরা যারা المحتمل গ্রাহক বা ক্লায়েন্টের কাছে ভলে মেইল পাঠাতে চান, তাদের জন্য Mailchimp-এর মতো সার্ভিস есть, কিন্তু সেগুলো অতিরিক্ত খরচে। আপনি Outlook বা Microsoft Word-এর মেইল মার্জ ফিচার দিয়েও ভলে মেইল পাঠাতে পারেন।
তবে Microsoft Publisher আপনাকে আরও পেশাদার ও স্টাইলিশ ভাবে মাস-ইমেইল মেসেজ বা নিউজলেটার তৈরি করতে দেয়। আজ আমরা দেখবো কিভাবে Office 365 সাবস্ক্রিপশনের সাথে বিনামূল্যে Publisher-এ পেশাদার ইমেইল মার্জ তৈরি করতে হয়।
Publisher চালু করুন এবং Mailings মেনুতে যান
শুরুতে Blank 8.5 x 11" অপশন দিয়ে নতুন ফাইল তৈরি করুন বা টেমপ্লেট ব্যবহার করুন। অনলাইন টেমপ্লেট সার্চ করেও পাবেন। মাস ইমেইলের জন্য "newsletter" টেমপ্লেট ভালো—এতে টেক্সট ও ফটোর অনেক এইরিয়া থাকে যা কাস্টমাইজ করা যায়।
কোম্পানির তথ্য দিয়ে ফাইল কাস্টমাইজ করার পর উপরের মেনু থেকে Mailings অপশন বেছে নিন। বাম পাশে E-mail Merge অপশন থাকবে, এর ডাউন অ্যারো ক্লিক করে Step by Step Wizard বেছে নিন।
প্রাপক (Recipient) অপশন বেছে নিন
উইজার্ডে প্রাপক তালিকা তৈরির অপশন থাকবে: existing list of contacts, Outlook contacts, বা Type a new list। সাধারণত Outlook কন্টাক্ট বেছে নেওয়াই ভালো। সেটি বেছে নিয়ে কন্টাক্ট সিলেক্ট করুন এবং পরের ধাপে যান।
নতুন তালিকা তৈরি করতে Mailings Tab-এ গিয়ে Select Recipients > Type a New List বেছে নিন। নাম ও তথ্য টাইপ করে Address List সেভ করুন, OK > Yes > Yes ক্লিক করুন।
ই-মেইল মার্জের জন্য ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
রিবনে থেকে ই-মেইল মার্জ উইজার্ড খুলুন। কন্টাক্ট লিস্ট সিলেক্টেড কিনা চেক করুন। না হলে Edit Recipient List > Select an existing list দিয়ে আপলোড করুন।
Step 2-এ যান। ডকুমেন্টে কーソর রাখে উইজার্ড থেকে নাম, ঠিকানা, ইমেইল ইত্যাদি ফিল্ড ইনসার্ট করুন। পারসোনালাইজড লিংক বা ছবিও যোগ করা যায়।
মাস ইমেইল পাঠাতে প্রস্তুত হন
ফিল্ড ইনপুট শেষ হলে ইমেইল পাঠান। প্রিভিউ দেখে নিন। সমস্যা থাকলে সেটি ঠিক করুন। Send Email ক্লিক করুন।
পপ-আপে To ফিল্ডে Email Address বেছে নিন। সাবজেক্ট লিখুন। Options-এ CC, BCC, প্রায়োরিটি সেট করুন। ফাইল আট্যাচ করুন। Send চাপুন। Publisher কনফার্মেশন মांবে, OK চাপলে মেইল পাঠানো হবে।
Microsoft Publisher-র শক্তি কীভাবে ব্যবহার করবেন?
Publisher শুধু মেইল বা নিউজলেটারের জন্য নয়। Thank You কার্ড, জন্মদিন কার্ড, ব্যানার, পোস্টার, লেবেল, বিজনেস কার্ড ইত্যাদি তৈরির জন্যও এটি চমৎকার। সম্ভাবনা অসীম—আপনার ব্যবসাকে চমকদার করার জন্য Publisher দিয়ে почти সব কিছু করা যায়। আপনি কীভাবে Publisher ব্যবহার করছেন কমেন্টে জানান।
