আপনিও ইমেইল সিগনেচারের শক্তি থেকে লাভ उठাতে পারেন

একটি সিগনেচার (signature) একটি ব্যক্তিত্বের কথা বলে। যেভাবে দুজন মানুষ একরকম লিখে না, তেমনি তারা একরকম সাইনও করে না। তাই "গ্রাফোলজি" (Graphology) বা হস্তলিপি বিজ্ঞান উদ্ভব পেল। কিন্তু ডিজিটাল যুগ এবং ইমেইল সিগনেচার আপনার মেইল সমাপ্ত করার পদ্ধতিকে একটি ফুটনোটে পরিণত করেছে। শুধু একটি টাইপ করা নাম, এবং হয়তো একটি ফোন নম্বর বা টুইটার হ্যান্ডল (Twitter handle) — কতটুকু নীরস! যেভাবে সঠিক ইমেইল লিখা ও ফরম্যাট করার পদ্ধতি আছে, তেমনি সঠিকভাবে সমাপ্ত করারও পদ্ধতি আছে।

কয়েক বছর আগে আমি আপনাকে দেখিয়েছিলাম ফায়ারফক্স অ্যাড-অন (Firefox add-ons) দিয়ে জিমেইলে কাস্টম সিগনেচার তৈরি করা। সেই তথ্যের অধিকাংশ আজও সঠিক। তেমনি জিমেইল ইমেইল সিগনেচার থেকে বেশি লাভের ৬ টি টিপসও। সাধারণ থ্রেড হলো—শুধু একটি স্টাইলিশ впечатান তৈরি করা নয়, বরং একটি পারসোনাল ব্র্যান্ড (personal brand) বা কর্পোরেট ব্র্যান্ড প্রোমোট করা।

তো, আর দেরি না করে, আসুন দেখি কীভাবে আপনি ইমেইল সিগনেচারের শক্তি থেকে লাভ উঠাতে পারেন।

ইমেইল সিগনেচারের সুবিধা

1. একটি ইমেইল সিগনেচার আপনার যোগাযোগের খুল্লेapan দেখায়।
2. একটি ভালো ডিজাইনকৃত ইমেইল সিগনেচার আপনার ইমেইলesez প্রোফেশনালিজম (professionalism) প্রকাশ করে।
3. একটি ইমেইল সিগনেচার একটি বিলবোর্ড (promotion tool) — একটি ব্যবসা, ওয়েবসাইট/ব্লগ, বই, বা সামাজিক কারণ প্রমোট করার জন্য।
4. সম্পর্কিত তথ্য সহ একটি ইমেইল সিগনেচার আপনার সংক্ষিপ্ত জীবনী (short-biography)।
5. একটি ইমেইল সিগনেচার একটি সোশ্যাল নেটওয়ার্কিং টুলও, যেমন একটি বিজনেস কার্ড (business card)।

ইমেইল সিগনেচারের绝對 মৌলিক বিষয়গুলো

একটি সুন্দর ইমেইল সিগনেচার শুধু একটা সাধারণ কথা বলে—আপনি আপনার যোগাযোগের পদ্ধতির প্রতি যত্নশীল। তাই, কোনো ধোঁস ছাড়া একটি বেসিক ইমেইল সিগনেচার উত্তর দিতে হবে—আপনি কে, আপনি কী করেন, এবং আপনাকে কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে। আমি ন্যূনতম (minimal) এবং স্পেস না ঘেপে এমন একটি ইমেইল সিগনেচার পছন্দ করি। আমাদের মনোযোগের পরিধি (attention span) সীমিত হওয়ায়, আমি মনে করি আপনি এই পয়েন্টগুলোতে থেকে শুরু করতে পারেন…

1. আপনার পূর্ণ নাম।
2. আপনার যোগাযোগের তথ্য।
3. আপনার পারসোনাল বা প্রোফেশনাল ওয়েবসাইট/ব্লগ।
4. আপনার ব্যবসায়িক ঠিকানা (আথবা অন্য যেকোনো যা আপনি যোগ করতে চান)।
5. শুধু তখন আপনার সোশ্যাল নেটওয়ার্ক প্রোফাইল লিংক যোগ করুন যদি সেগুলো যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ হয়।

সিম্পল টেক্সট ইমেইল সিগনেচার ডিজাইন করা

সিম্পল টেক্সটে ইমেইল সিগনেচার আপনাকে ক্লিন লাইন অফ ইনফরমেশন তৈরি করতে দেয় ফ্যান্সি গ্রাফিক্স ও লোগো ছাড়া। এগুলো ডিভাইসের পরিবর্তে কনসিস্টেন্ট (consistent) থাকে এবং ইমেজ ব্লকার (image blockers) থাকলে (যেমন জিমেইল বা আউटलুক-এ) হ্যান্ডিক্যাপড (handicapped) হয় না। আপনার ইমেইলের জন্য একটি সিম্পল টেক্সট সিগনেচার ডিজাইন করতে কিছু সৃষ্টিশীল চিন্তা লাগে কারণ আপনি শুধু ফন্ট, ফন্ট সাইজ, সিম্বল, স্পেসিং, এবং উপলব্ধ রঙগুলো দিয়ে কাজ করতে পারেন। নিচের ছবিটি জিমেইলে তৈরি একটি সুন্দর টেক্সট সিগনেচার দেখাচ্ছে:

এটি একটি সিম্পল সিগনেচার যা আমি জিমেইলে মাত্র ৩ মিনিটে সেটআপ করলাম। আমি শুধু ভার্ডানা (Verdana) ফন্ট এবং আমার নামের অক্ষরগুলোর মাঝপথে কিছু স্পেসিং ব্যবহার করলাম যাতে সেটি প্রমিন্যান্ট (prominent) হয়। আপনার কোম্পানির লোগোর রঙ ব্যবহার করে আপনি আপনার টেক্সট সিগনেচার ডিজাইন করতে পারেন। এখানে ঠিকানা যোগ করে আরেকটি লুক:

আপনার ডিফল্ট জিমেইল সিগনেচারকে টেক্সটের বাইরে নিয়ে যেতে, আপনি জিমেইলের রিচ টেক্সট এডিটর (rich text editor) ব্যবহার করতে পারেন হাইপারলিংক ও ইমেজ যোগ করতে।

আপনার জিমেইল সিগনেচারকে সিম্পল টেক্সটের বাইরে নিয়ে যান

জিমেইলের রিচ টেক্সট সিগনেচার এডিটর আপনাকে HTML লোগো তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনি ছোট ট্রান্সপারেন্ট লোগো আইকন ইন্সার্ট করতে পারেন যেসব সার্ভিস আপনি আপনার সিগনেচারে প্রতিনিধিত্ব করতে চান। একটি অ্যাডভান্সড গুগল ইমেজ সার্চ (Google Image Search) আপনাকে এমন আইকন들의 লোকেশন দেবে। অনেক সার্ভিসের মিডিয়া লোগো বিভিন্ন সাইজে থাকে, উদাহরণস্বরূপ: টুইটার (Twitter)। আপনি ১৬px বাই ১৬px সাইজের ট্রান্সপারেন্ট আইকন পছন্দ করুন। সেগুলো আপলোড করুন এবং উপযুক্তভাবে পজিশন করুন। এখানে আমি দ্রুত তৈরি একটি স্যাম্পল সিগনেচার:

একটি বিষয় লক্ষ্য করুন (যে বিষয়ে এই জিমেইল সাপোর্ট পেজ বলে) — যদি আপনি জিমেইলে "from" একাধিক ঠিকানা থেকে মেইল পাঠান, তবে আপনি প্রতিটি ঠিকানার জন্য আলাদা সিগনেচার সেট করতে পারেন সেটিংসের General ট্যাবে। আপনি ক্যানড রেসপন্স (canned responses) এর শক্তিও ব্যবহার করতে পারেন একই একাউন্টে একাধিক ইমেইল সিগনেচার সেটআপ করার জন্য।

লিংকডইন (LinkedIn) দিয়ে একটি সিগনেচার তৈরি করুন

লিংকডইন (LinkedIn) এর একটি রিচ সিগনেচার জেনারেটর (signature generator) আছে যা আপনার ইমেইলকে HTML সিগনেচার দিয়ে পোপুলেট (populate) করতে সাহায্য করে। সিগনেচার জেনারেটর অনেক রঙিন থিম (hued themes) দিয়ে আসে যাতে আপনার ইমেইল একটি স্টাইলাইজড লুক পায়। লিংকডইন সিগনেচার জেনারেটর নিচের মতো একটি জাভাস্ক্রিপ্ট উইন্ডো (JavaScript window) দেয়। আপনি কোডটি কপি-পেস্ট করতে পারেন যেসব ইমেইল ক্লায়েন্ট HTML সিগনেচার সাপোর্ট করে।

সিগনেচার জেনারেটর বলছে না যে এটি অনলাইন ইমেইল ক্লায়েন্ট সাপোর্ট করে। কিন্তু জিমেইলের জন্য একটি সহজ ওয়ার্কআরাউন্ড (workaround) আছে। সিম্পলি আপনার লিংকডইন সিগনেচার의 সকল টেক্সট কপি করুন এবং একটি নিউ কম্পোজ উইন্ডোতে পেস্ট করুন। জিমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিগনেচারটি লিংকডইন থিমের সাথে ঠিক একইভাবে দেখাবে। আপনি এই সিগনেচারটি সেভ করে ক্যানড রেসপন্স হিসেবে পুনরাবৃত্তি ব্যবহার করতে পারেন।

থার্ড-পার্টি ইমেইল সিগনেচার টুল দিয়ে আপনার ইমেইলকে মসালাদার করুন

WiseStamp

WiseStamp একটি ব্রাউজার অ্যাড-অন (browser add-on) ক্রোম (Chrome), ফায়ারফক্স (Firefox), সাফারি (Safari), এবং থান্ডারবার্ড (Thunderbird) এর জন্য। ব্রাউজার এক্সটেনশনটি অনেক ইমেইল সিগনেচার টেমপ্লেট দিয়ে আসে যেগুলো আপনি আপনার নিজের ইনফরমেশন দিয়ে কাস্টমাইজ করতে পারেন—যেমন প্রোফাইল পিকচার বা লোগো, IM ও সোশ্যাল প্রোফাইল। WiseStamp-এর সিঙ্গুলার ফিচার হলো—এটি আপনাকে সোশ্যাল 웹 (social web) এর থেকে অ্যাপের একটি চয়েস দেয় যেগুলো আপনি আপনার সিগনেচারের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ফেসবুক ইমেইল অ্যাপ যোগ করতে পারেন একটি ফেসবুক পেজ প্রোমোট করতে বা একটি ওয়ার্ডপ্রেস (WordPress) অ্যাপ আপনার ব্লগের পাঠক বাড়াতে।

ফ্রি ভার্সন আপনাকে দুটি সিগনেচার দেয় (যেমন পারসোনাল এবং বিজনেস), এবং পেইড ভার্সন (paid version) বিভিন্ন প্ল্যানের সাথে মাল্টিপল সিগনেচার সাপোর্ট দেয়।

গত বছর, টিনা (Tina) WiseStamp-এ একটি কম্প্রيهেনসিভ রিভিউ (comprehensive review) করেছিলেন। সেরপর নতুন অ্যাপগুলো যেমন পিন্টারেস্ট (Pinterest) এবং ইনস্টাগ্রাম (Instagram) যোগ হয়েছে। আউटलুক.কম (Outlook.com) একটি সাপোর্টেড ওয়েবমেইল প্ল্যাটফর্ম। উল্লেখযোগ্য অ্যাডিশনগুলো হলো **Sidebar Apps**।

Sidebar Apps আপনাকে আপনার কন্টেন্ট **সাইড-বাই-সাইড** (alongside) আপনার ইমেইলগুলোর সাথে শো কেস করতে দেয়। সাইডবার প্লেসমেন্ট আপনাকে আপনার কন্টেন্ট প্রোমোট করতে দেয় আপনার ইমেইলগুলোর **ডান হাতের পাশে** (right-hand side of your emails) এবং সম্ভাব্য বেশি দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারে। Sidebar Apps বর্তমানে উপলব্ধ ইউটিউব (YouTube), টুইটার (Twitter), এবং পিন্টারেস্ট (Pinterest) এর জন্য।

Sigwich

Sigwich আরেকটি থার্ড-পার্টি অ্যাপ যা আপনাকে একটি আকর্ষণীয় সিগনেচার তৈরি করতে সাহায্য করে। এটি আউटलুক, জিমেইল, এবং ইয়াহু مثل ইমেইল ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করে, এবং ইন্টারনেট এক্সপ্লোরার, ফায়ারফক্স এবং ক্রোম ব্রাউজারে। Sigwich-এর একটি পাওয়ারফুল সিগনেচার ইঞ্জিন (signature engine) আছে যা আপনাকে সহজে একটি সৃষ্টিশীল সিগনেচার বানাতে সাহায্য করে। এর ৬টি ভিন্ন সিগনেচার লেআউট (signature layouts) আছে যা আপনাকে একটি কাস্টোমাইজড লুক ডিজাইন করার পর্যাপ্ত স্পেস দেয়। আপনার সিগনেচার টাচ-আপ করার পর, আপনি সিগনেচার ফাইলটি ইনস্টল করে আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে ব্যবহার করতে পারেন। নোট করুন, আপনাকে একটি ফ্রি একাউন্ট সাইন-আপ করতে হবে ডাউনলোডে ক্লিক করার আগে।

অপশনাল সিগনেচার লেআউটগুলো ভালো, কিন্তু আমি Sigwich-এ খুব সन्तুষ্ট হয়নি। Sigwich ব্যবহার করার সময় আমি যে একটু ছোট বাগ (bug) খুঁজে পেলাম সেটি হলো—Image Cropper ঠিকমতো কাজ করছে না। আমি ফন্ট কালার করার ক্ষমতা মিস করলাম। হেড-টু-হেড (going head-to-head) তুলনা করলে, WiseStamp অনেক বেশি পাওয়ারফুল এবং ব্যবহার করা সহজ।

পারফেক্ট ইমেইল সিগনেচার তৈরির জন্য অনেক ডゥস অ্যান্ড ডন্টস (do's and don'ts) আছে। সঠিক টুল ব্যবহার করা হয়তো তালিকায় নম্বর এক। এটিকে সিম্পল এবং স্লিম (slim) রাখা নম্বর দুই। ইমেইল সিগনেচার ব্যবহারের সুবিধাগুলো প্রায়শই স্পর্শনೀಯ (intangible) হয়। কিন্তু আপনি কখনো জানবেন না ভালো কথা কোথায় পৌঁছাচ্ছে। আপনার কি মতামত? আপনি কি নিয়মিত ইমেইল সিগনেচার ব্যবহার করেন? বলুন কীভাবে আপনাকে সুবিধা হয়? আপনি কীভাবে ডিজাইন করেছেন? যদি না, তবে এখনই শুরু করার সময়।