সম্ভাবনা আছে আপনার পরিচিত কেউ Accidental Reply All-র শিকার হয়েছেন। এটি লজ্জাজনক – এবং সম্পূর্ণরূপে প্রতিরোধযোগ্য – একটি অবস্থা, এবং এটি খুব সাধারণ। লোকজন সহকর্মীদের সামনে কামিং আউট করেছেন, রোগীর নাম শেয়ার করেছেন, এবং ইমেইল ঠিকানা এক্সপোজ করেছেন – শুধু ভুলে Reply All চাপায়। ১৯৯৭ সালে, Microsoft একটি Accidental Reply All আউটব্রেকের শিকার হয়েছিল যাতে প্রায় ১৫ মিলিয়ন ইমেইল ছিল।
এটি সবসময় শুধু লজ্জা নয়; আপনি আসলে একটি সিরিয়াস সিকিউরিটি ব্রিচের শিকার হতে পারেন রিপ্লাই অল-এর অনিচ্ছাকৃত ব্যবহার দিয়ে। আপনি যদি অ্যাকাউন্ট ইনফরমেশন বা ট্রেড সিক্রেট পাঠান এবং ভুলে যাদের কপি করা উচিত নয় সেদেরও অন্তর্ভুক্ত করুন, তবে আপনার হাতে কিছু সিরিয়াস সমস্যা আসতে পারে। Accidental Reply All সংক্রামণ রোধ করতে চান? এখানে কীভাবে আপনাকে রক্ষা করবেন।
আপনি যদি Outlook ব্যবহার করেন
সুরক্ষিত থাকার সেরা উপায় হচ্ছে Reply All বাটনটি সম্পূর্ণরূপে সরিয়ে ফেলা। Outlook 2003 বা 2007-এ, আপনি শুধু টুলবারের দূর ডানে নিচের দিকে মুখোỏ আโร-এ ক্লিক করুন, Add or Remove Buttons-এ ক্লিক করুন, এবং Reply All-কে সরিয়ে ফেলুন। আপনি Outlook 2010 বা 2013-এ একই জিনিস করতে পারেন, কিন্তু এট কিছুটা বেশি জটিল।
CNET নিচের নির্দেশনা দেয়। File > Options > Customize Ribbon-এ যান। ডান পেনে Respond-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর Remove-এ ক্লিক করুন। New Group দুবার ক্লিক করুন, এবং প্রথম New Group (Custom)-কে "Respond (Custom)" এবং দ্বিতীয়টিকে "Reply all (Custom)" হিসেবে রিনেম করুন। বাম পেনে Main Tabs-এ ক্লিক করুন, তারপর Home (Mail) এবং Respond এক্সপ্যান্ড করুন। ডান পেনে, Respond (Custom) সিলেক্ট করুন।
এক এক করে, কমান্ডগুলো Post reply, Reply, Forward, Meeting, IM, এবং More বাম পেন থেকে Respond (Custom)-এ যোগ করুন। ডান পেনে, Reply all (Custom) সিলেক্ট করুন। কমান্ড Reply All. যোগ করুন। Reply all (Custom) সিলেক্ট করুন এবং down বাটন ব্যবহার করুন "Send/Receive (IMAP/POP),"-র নিচে সরাতে, তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
একটি সহজ পদ্ধতি হচ্ছে TuneReplyAll অ্যাড-অন Outlook-এ ইনস্টল করা। এটি আপনাকে একটি পপ-আপ সতর্কতা সক্ষম করতে দেবে যখন আপনি Reply All ব্যবহার করতে যাচ্ছেন। আপনি যদি সবার কাছে পাঠাতে ঠিক মনে করেন, শুধু Yes চাপুন – যদি না, তবে No-এ ক্লিক করুন।
আপনি একটি রুলও তৈরি করতে পারেন যা Outlook-কে আপনার মেসেজগুলো একটু দেরি থেকে পাঠাতে বলে; সেটি করে যদি আপনি বুঝেন আপনি Reply All চাপালেন, আপনার পাঠানো বাতিল করার সময় থাকবে। এই রুল তৈরির জন্য আপনাকে যেসব ধাপ নিতে হবে সেগুলো নিচে।
Tools > Rules and Alerts > New Rule-এ ক্লিক করুন। "Select a template" বক্সে Blank Rule-এর অধীনে, Check messages after sending-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর Next-এ ক্লিক করুন। "Select condition(s)" লিস্টে যেকোনো ডিজায়ারড অপশন সিলেক্ট করুন, তারপর Next-এ ক্লিক করুন (আপনি যদি কোনো কন্ডিশন সিলেক্ট না করেন, রুলটি আপনার পাঠানো প্রতিটি মেসেজে প্রয়োগ হবে)। "Select action(s)" লিস্টে, Defer delivery by a number of minutes বেছে নিন। "Edit the rule description" বক্সে, আন্ডারলাইন করা ফ্রেজ a number of-এ ক্লিক করুন এবং আপনি প্রতিটি মেসেজ কত মিনিট দেরি করবেন সেটি লিখুন, ১২০ মিনিট পর্যন্ত। OK এবং Next-এ ক্লিক করুন, যেকোনো এক্সসেপশন যোগ করুন, তারপর Next-এ ক্লিক করুন। রুলটি একটি নাম দিন, Turn on this rule বক্স চেক করুন, এবং Finish-এ ক্লিক করুন।
আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন
Gmail-এর সেরা ফিচারগুলির একটি যা আপনি হয়তো ব্যবহার করছেন না সেটি হলো Undo Send ফিচার, যা আপনাকে একটি ইমেইল পাঠানো বাতিল করতে দেয় সেন্ড বাটন চাপার ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত, আপনাকে Accidental Reply All আউটব্রেক শেষ মুহূর্তে রোধ করতে দেয়। দুর্ভাগ্যক্রমে, আপনি যদি একটি ডেস্কটপ Gmail ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তবে এটি আপনাকে সাহায্য করবে না।
আপনার Gmail সেটিংসে চেক করার আর একটি জিনিস হলো ডিফল্ট রিপ্লাই আচরণ Reply-এ সেট করা আছে কিনা Reply All-এর বদলে। যদি এটি Reply All-এ থাকে, তখন আপনি রিপ্লাই বাটনে চাপালে, Gmail To এবং CC ফিল্ডগুলো মূল ইমেইলে কপি করা লোকজনের ঠিকানা দিয়ে পূরণ করবে।
Boomerang, একটি Gmail অ্যাড-অন অ্যাপ, আপনাকে মেসেজ শিডিউল করতে দেয় পরে পাঠাতে, যা আপনাকে কিছু মিনিট বা কিছু দিন পর ফিরে আসতে দেয় নিশ্চিত করতে যে আপনি আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টের সবার কাছে কিছু লজ্জাজনক কিছু পাঠাচ্ছেন না। ডिले ইন্টারভাল সিলেক্ট করুন, Send Later-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর স্ক্রিনের উপরের ডান কোণে Boomerang-এ ক্লিক করুন আপনার ডিলে করা মেসেজগুলো ম্যানেজ করতে। সহজ!
আপনি যদি অন্যান্য ইমেইল প্রোভাইডার বা ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন
আপনি যদি অন্যান্য ইমেইল প্রোভাইডার বা ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে কিছু খোঁজা করতে হতে পারে। Send Later নামে একটি Thunderbird এক্সটেনশন আপনাকে আপনার ইমেইলগুলো ভবিষ্যতের একটি তারিখে পাঠাতে শিডিউল করতে দেবে। Lotus Notes সেন্ড-লেটার ফাংশনালিটি আউট অফ দ্য বক্স অন্তর্ভুক্ত করে, এবং MailMate এবং Airmailও।
আপনি ওয়েব-ভিত্তিক সার্ভিসও ব্যবহার করতে পারেন, যেমন LetterMeLater, পরে ইমেইল পাঠাতে। একাউন্ট তৈরি করার পর, আপনি পরে পাঠাতে ইমেইল তৈরি করতে পারেন, এবং পাঠানোর আগে সেগুলো ম্যানেজ করতে পারেন, যাতে আপনি যেকোনো প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি আপনার নিজের ইমেইল প্রোগ্রামের ভিতর থেকেও এটি ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ইমেইল ক্লায়েন্ট যদি এই অপশনগুলোর যেকোনো একটি সমর্থন না করে, তবে আপনি সবসময় এটি একটি অভ্যাস বানাতে পারেন আপনার ইমেইল ড্রাফ্ট হিসেবে সেভ করুন এবং পাঁচ বা দশ মিনিট পর ফিরে আসুন ডাবল-চেক করতে যে আপনি কোনো বিপর্যয়কর ভুল করেননি, যেমন আপনার ক্লায়েন্ট লিস্টের সবার কপি করা বা পুরো অফিসকে CC করা।
Accidental Reply All: এটা আপনার সাথে হয়ে যাওয়া দিন না!
প্রথম ইমেইল পাঠানো হয়েছিল ৪৪ বছর আগে; আপনি মনে করতেন আমরা Accidental Reply All কে এখন পর্যন্ত মুলনিবারণ করতাম। দুর্ভাগ্যক্রমে, আমরা এখনো কোনো ভ্যাকসিন খুঁজে পাইনি, তাই আপনাকে নিজে রক্ষা নিতে হবে। রিপ্লাই অল ফাংশনালিটি ডিজেবল করা, আপনার ইমেইল পাঠানো ডিলে করা, বা শুধু সেগুলো ড্রাফ্ট হিসেবে সেভ করে কিছু মিনিট পর পাঠানো সাহায্য করতে পারে। শুধু আপনি Accidental Reply All রোধ করতে পারেন!
আপনি কি কখনো ভুলে Reply All দিয়ে খুব বেশি ইনফরমেশন শেয়ার করেছেন? উপরের স্ট্র্যাটেজিগুলোর কোনো একটি ব্যবহার করেন? Accidental Reply All লড়াইয়ে আপনার সেরা تاکটিকস নিচে শেয়ার করুন!
