আপনার পরিচিত কেউ দুর্ঘটনাজনিত উত্তর দ্বারা প্রভাবিত হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। এটি একটি বিব্রতকর - এবং সম্পূর্ণরূপে প্রতিরোধযোগ্য - শর্ত, এবং এটি বেশ সাধারণ। লোকেরা তাদের সহকর্মীদের কাছে এসেছেন, রোগীর নাম শেয়ার করেছেন এবং ইমেল ঠিকানা প্রকাশ করেছেন—শুধুমাত্র ভুলবশত সকলকে রিপ্লাই টিপে। 1997 সালে, মাইক্রোসফ্ট একটি দুর্ঘটনাজনিত উত্তর সহ্য করে যা আনুমানিক 15 মিলিয়ন ইমেল অন্তর্ভুক্ত করে।
এটা সবসময় শুধু বিব্রত নয়; আপনি প্রকৃতপক্ষে উত্তরের অন্যায় ব্যবহারের সাথে একটি গুরুতর নিরাপত্তা লঙ্ঘনের শিকার হতে পারেন। আপনি যদি অ্যাকাউন্টের তথ্য বা ট্রেড সিক্রেট পাঠান এবং দুর্ঘটনাক্রমে এমন লোকদের অন্তর্ভুক্ত করেন যাদের কপি করার কথা নয়, তাহলে আপনার হাতে কিছু গুরুতর সমস্যা হতে পারে। আপনি দুর্ঘটনাজনিত উত্তর সব চুক্তি না নিশ্চিত করতে চান? কীভাবে নিজেকে রক্ষা করবেন তা এখানে।
আপনি যদি Outlook ব্যবহার করেন
নিরাপদ থাকার সর্বোত্তম উপায় হল সমস্ত উত্তর দিন বোতামটি সম্পূর্ণ সরিয়ে দেওয়া। Outlook 2003 বা 2007 এ, আপনি শুধু নিম্নমুখী তীর ক্লিক করতে পারেন টুলবারের একেবারে ডানদিকে, বোতাম যোগ করুন বা সরান ক্লিক করুন , এবং Reply All থেকে পরিত্রাণ পান। আপনি Outlook 2010 বা 2013-এ একই জিনিস করতে পারেন, কিন্তু এটি বেশ কিছুটা জটিল৷
CNET নিম্নলিখিত নির্দেশাবলী দেয়। ফাইল> বিকল্প> কাস্টমাইজ রিবন-এ যান . প্রতিক্রিয়া এ ক্লিক করুন ডান ফলকে, এবং তারপর সরান ক্লিক করুন৷ . নতুন গ্রুপ ক্লিক করুন দুবার, এবং প্রথম নতুন গোষ্ঠীর (কাস্টম) নাম পরিবর্তন করুন "প্রতিক্রিয়া (কাস্টম)" এবং দ্বিতীয়টির নাম "সকলকে উত্তর দিন (কাস্টম)৷" প্রধান ট্যাবগুলি ক্লিক করুন৷ বাম ফলকে, তারপর হোম (মেল) প্রসারিত করুন৷ এবং প্রতিক্রিয়া . ডান ফলকে, প্রতিক্রিয়া (কাস্টম) নির্বাচন করুন .
একের পর এক, কমান্ড যোগ করুন উত্তর পোস্ট করুন , উত্তর , ফরোয়ার্ড , মিটিং , IM , এবং আরো বাম ফলক থেকে প্রতিক্রিয়া (কাস্টম)। ডান ফলকে, সকলকে উত্তর দিন (কাস্টম) নির্বাচন করুন . সকলকে উত্তর দিন। কমান্ড যোগ করুন সকলকে উত্তর দিন (কাস্টম) নির্বাচন করুন এবং নিচে ব্যবহার করুন এটিকে "পাঠান/গ্রহণ (IMAP/POP)" এর অধীনে সরানোর জন্য বোতাম, তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন .
একটি সহজ পদ্ধতি হল Outlook এর জন্য TuneReplyAll অ্যাড-অন ইনস্টল করা। এটি আপনাকে একটি পপ-আপ সতর্কতা সক্ষম করতে দেবে যখন আপনি সমস্ত উত্তর দিন ব্যবহার করতে চলেছেন৷ আপনি যদি এটিকে সবার কাছে পাঠানোর বিষয়ে ঠিক থাকেন, তাহলে শুধু হ্যাঁ চাপুন—যদি না হয়, তাহলে না-তে ক্লিক করুন।
আপনি একটি নিয়মও তৈরি করতে পারেন যা আউটলুককে বিলম্বে আপনার বার্তা পাঠাতে বলে; এইভাবে আপনি যদি বুঝতে পারেন যে আপনি সমস্ত উত্তর দিন, আপনার কাছে পাঠানো বাতিল করার সময় আছে। এই নিয়মটি তৈরি করতে আপনাকে যে পদক্ষেপগুলি নিতে হবে তা এখানে রয়েছে৷
৷সরঞ্জাম> নিয়ম এবং সতর্কতা> নতুন নিয়ম ক্লিক করুন . ফাঁকা নিয়মের অধীনে "একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করুন" বাক্সে, প্রেরণের পরে বার্তাগুলি পরীক্ষা করুন ক্লিক করুন , এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন . "নির্বাচন শর্ত(গুলি)" তালিকায় যে কোনো পছন্দসই বিকল্প নির্বাচন করুন, তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন (যদি আপনি কোনো শর্ত নির্বাচন না করেন, তাহলে আপনার পাঠানো প্রতিটি বার্তায় নিয়মটি প্রযোজ্য হবে)। "ক্রিয়া(গুলি) নির্বাচন করুন" তালিকায়, বেশ কয়েক মিনিটের মধ্যে ডেলিভারি স্থগিত করুন বেছে নিন . "নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন" বাক্সে, আন্ডারলাইন করা বাক্যাংশটিতে ক্লিক করুন একটি সংখ্যা এবং আপনি প্রতিটি বার্তা 120 মিনিট পর্যন্ত বিলম্বিত করতে চান এমন মিনিটের সংখ্যা লিখুন। ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং পরবর্তী , আপনি চান এমন কোনো ব্যতিক্রম যোগ করুন, তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন . নিয়মটিকে একটি নাম দিন, এই নিয়মটি চালু করুন চেক করুন৷ বক্স, এবং সমাপ্ত ক্লিক করুন .
আপনি যদি Gmail ব্যবহার করেন
Gmail-এর সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি যা আপনি হয়তো ব্যবহার করছেন না তা হল পূর্বাবস্থায় পাঠানোর বৈশিষ্ট্য, যা আপনাকে পাঠান বোতামে চাপ দেওয়ার পরে 30 সেকেন্ড পর্যন্ত একটি ইমেল পাঠানো বাতিল করতে দেয়, যা আপনাকে একটি দুর্ঘটনাজনিত উত্তরের সমস্ত প্রাদুর্ভাব এড়াতে দেয়। দ্বিতীয় দুর্ভাগ্যবশত, আপনি যদি একটি ডেস্কটপ Gmail ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে এটি আপনাকে সাহায্য করবে না৷
আপনার জিমেইল সেটিংসে চেক করার আরেকটি জিনিস হল যে ডিফল্ট উত্তর আচরণটি উত্তর দিন এর পরিবর্তে উত্তর দিন সেট করা আছে। যদি এটি সমস্ত উত্তর দেওয়া হয়, আপনি যখনই উত্তর বোতামটি চাপবেন, Gmail মূল ইমেলে অনুলিপি করা লোকেদের ঠিকানা সহ To এবং CC ক্ষেত্রগুলিকে পূরণ করবে৷
বুমেরাং, একটি Gmail অ্যাড-অন অ্যাপ, আপনাকে পরবর্তীতে পাঠানোর জন্য বার্তাগুলি নির্ধারণ করতে দেয়, যা আপনাকে কয়েক মিনিট বা কয়েক দিনের মধ্যে তাদের কাছে ফিরে আসতে দেয় তা নিশ্চিত করতে যে আপনি আপনার পরিচিতির প্রত্যেকের কাছে বিব্রতকর কিছু পাঠাচ্ছেন না। তালিকা বিলম্বের ব্যবধান নির্বাচন করুন, পরে পাঠান ক্লিক করুন , এবং তারপর বুমেরাং-এ ক্লিক করুন আপনার বিলম্বিত বার্তাগুলি পরিচালনা করতে স্ক্রিনের উপরের-ডান কোণে। সহজ!
আপনি যদি অন্য ইমেল প্রদানকারী বা ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন
আপনি যদি অন্য ইমেল প্রদানকারী বা ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে একটু খনন করতে হতে পারে। Send Later নামক একটি থান্ডারবার্ড এক্সটেনশন আপনাকে ভবিষ্যতের তারিখে আপনার ইমেলগুলি পাঠানোর সময় নির্ধারণ করতে দেবে। লোটাস নোটে মেইলমেট এবং এয়ারমেইলের মতোই বাক্সের বাইরে পাঠানো-পরবর্তী কার্যকারিতা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
আপনি পরবর্তী তারিখে ইমেল পাঠাতে লেটারমেলাটারের মতো ওয়েব-ভিত্তিক পরিষেবাগুলিও ব্যবহার করতে পারেন। আপনি একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করার পরে, আপনি পরবর্তী তারিখে পাঠানোর জন্য ইমেলগুলি তৈরি করতে পারেন এবং সেগুলি পাঠানোর আগে আপনি সেগুলি পরিচালনা করতে পারেন, যাতে আপনি প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারেন৷ এমনকি আপনি এটি আপনার নিজের ইমেল প্রোগ্রামের মধ্যে থেকে ব্যবহার করতে পারেন৷
যদি আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট এই বিকল্পগুলির কোনওটিকে সমর্থন না করে, তাহলে আপনি সবসময় আপনার ইমেলটিকে একটি খসড়া হিসাবে সংরক্ষণ করার অভ্যাস তৈরি করতে পারেন এবং পাঁচ বা দশ মিনিট পরে এটিতে ফিরে এসে দুবার চেক করতে পারেন যে আপনি কোনও সম্ভাব্য বিপর্যয় তৈরি করেননি। ভুল, যেমন আপনার ক্লায়েন্ট তালিকার প্রত্যেককে অনুলিপি করা বা পুরো অফিসে সিসি করা।
দুর্ঘটনাজনিত উত্তর সব:আপনার সাথে এটি ঘটতে দেবেন না!
প্রথম ইমেইল পাঠানো হয়েছিল 44 বছর আগে; আপনি মনে করেন যে আমরা দুর্ঘটনাজনিত উত্তর সবগুলিকে কীভাবে ঘটতে পারে তা মুছে ফেলতাম। দুর্ভাগ্যবশত, আমরা এখনও কোনো ভ্যাকসিন নিয়ে আসিনি, তাই আপনাকে নিজের হাতেই সুরক্ষা নিতে হবে। উত্তর দেওয়ার সমস্ত কার্যকারিতা অক্ষম করা, আপনার ইমেলগুলি প্রেরণে বিলম্ব করা, বা কয়েক মিনিট পরে পাঠানোর জন্য সেগুলিকে খসড়া হিসাবে সংরক্ষণ করা সাহায্য করতে পারে৷ শুধুমাত্র আপনি দুর্ঘটনাজনিত উত্তর সব প্রতিরোধ করতে পারেন!
আপনি কি কখনো ভুলবশত Reply All এর সাথে খুব বেশি তথ্য শেয়ার করেছেন? আপনি উপরে তালিকাভুক্ত কোনো কৌশল ব্যবহার করেন? দুর্ঘটনাজনিত উত্তরের বিরুদ্ধে লড়াই করার জন্য আপনার সেরা কৌশলগুলি নীচে শেয়ার করুন!
