আপনার জিমেইল এমবক্স ডেটা কীভাবে ডাউনলোড করবেন এবং তার সাথে কী করা যায়

গুগল টেকআউটের মাধ্যমে আপনার জিমেইল ডেটার একটি কপি ডাউনলোড করা খুব সহজ। কিন্তু গুগল আপনাকে একটি এমবক্স (MBOX) ফাইল দেয়, এবং আপনি তার সাথে কী করতে পারেন? আসলে, আপনি অনেক কিছু করতে পারেন। এটি একটি অফলাইন ব্যাকআপ রাখার জন্য বা আপনার সব ইমেল একটি নতুন ইমেল সার্ভিস বা জিমেইল অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করার জন্য আদর্শ।

আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে গুগল টেকআউট ব্যবহার করতে হয়, থান্ডারবার্ড ব্যবহার করে একটি অফলাইন ব্যাকআপ তৈরি করতে হয়, এবং কীভাবে আপনার জিমেইল ডেটা একটি নতুন ইমেল সার্ভিসে স্থানান্তর করতে হয়।

ধাপ ১: গুগল টেকআউটের মাধ্যমে আপনার জিমেইল ডেটা ডাউনলোড করুন

প্রথমে, আপনাকে গুগল টেকআউট থেকে আপনার জিমেইল ডেটার এক্সপোর্ট ডাউনলোড করতে হবে।

ডিফল্টভাবে, আপনার সব গুগল সার্ভিসের ডেটা নির্বাচিত থাকবে, এতে ক্রোম এবং ড্রাইভের মতো জিনিসগুলো অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি যদি শুধু জিমেইল চান, তাহলে তালিকার শীর্ষে Deselect all (সব বাতিল করুন) এ ক্লিক করুন। নিচে স্ক্রোল করে Mail (মেইল) খুঁজে বক্সে টিক দিন।

আপনি দেখবেন MBOX format (এমবক্স ফরম্যাট) ইতিমধ্যে নির্বাচিত আছে। আপনি এতে ক্লিক করতে পারেন, কিন্তু মেইলের ফরম্যাট পরিবর্তন করা যাবে না, যদিও অন্যান্য গুগল সার্ভিসের জন্য এটি করা যায়।

ডিফল্টভাবে, আপনার সব ক্যাটাগরির সকল জিমেইল মেসেজ অন্তর্ভুক্ত থাকবে। আপনি যদি এটাকে সমন্বয় করতে চান, তাহলে All Mail data included (সব মেইল ডেটা অন্তর্ভুক্ত) এ ক্লিক করুন, Include all messages in Mail (মেইলে সব মেসেজ অন্তর্ভুক্ত করুন) থেকে টিক বাতিল করুন, আপনার পছন্দের ফোল্ডারগুলো নির্বাচন করুন, তারপর OK এ ক্লিক করুন।

নিচে স্ক্রোল করে Next (পরবর্তী) এ ক্লিক করুন। এখানে আপনি আপনার Delivery method (ডেলিভারি পদ্ধতি), Frequency (বάρাদ্দ), এবং File type & size (ফাইল টাইপ এবং আকার) বেছে নিতে পারেন। আপনি সব কিছু ডিফল্ট রেখে দিতে পারেন, কিন্তু ইচ্ছে করলে পরিবর্তন করতে পারেন। প্রস্তুত হলে Create export (এক্সপোর্ট তৈরি করুন) এ ক্লিক করুন।

আপনার এক্সপোর্ট প্রক্রিয়া শুরু হবে। এটি প্রস্তুত হলে আপনাকে একটি ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাবেন। আপনি যদি এক্সপোর্টে শুধু মেইল অন্তর্ভুক্ত করে থাকেন, তবে এতে বেশি সময় লাগবে না—পৃষ্ঠায় অপেক্ষা করুন যতক্ষণ না এটি শেষ হয়। একবার এটি হয়ে গেলে Download (ডাউনলোড) এ ক্লিক করুন।

আপনার কম্পিউটারে সংকুচিত ফাইলটি খুলুন এবং এক্সট্র্যাক্ট করুন। প্রয়োজনীয় এমবক্স ফাইলটি Takeout > Mail ফোল্ডারে পাবেন।

ধাপ ২: আপনার জিমেইল এমবক্স থান্ডারবার্ডে ইম্পোর্ট করুন

আপনি আপনার জিমেইল ডেটা যেকোনো ইমেল ক্লায়েন্টে ইম্পোর্ট করতে পারেন যা এমবক্স সমর্থন করে। আপনি উইন্ডোজ এমবক্স ভিউয়ারের মতো একটি ইউটিলিটি ও ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যদি ماك ব্যবহার করেন, তবে File > Import Mailboxes (ফাইল > মেইলবক্স ইম্পোর্ট করুন) এ ক্লিক করে এমবক্স ফাইলটি আপনার ماك-এর মেইল অ্যাপে ইম্পোর্ট করতে পারেন। আপনি যদি মাইক্রোসফট আউटलুক ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে প্রথমে এমবক্স ফাইলটিকে আউटलুক যে ফরম্যাটগুলো সমর্থন করে সেগুলোর একটিতে রূপান্তর করতে হবে—আউटलুক-এর এমবক্স ইম্পোর্ট করার কোনো নেটিভ পদ্ধতি নেই।

এই গাইডের বিস্তারিত ধাপগুলো জন্য আমরা মোজিলা থান্ডারবার্ড ব্যবহার করব কারণ এটি ফ্রি, ওপেন সোর্স, এবং এমবক্স ফাইল নেটিভভাবে সমর্থন করে। এটি উইন্ডোজ, ماك, এবং লিনাক্সে চলে।

সুতরাং, আপনার কম্পিউটারে থান্ডারবার্ড ইনস্টল করুন এবং খুলুন।

উইজার্ড অনুসরণ করে থান্ডারবার্ডে যেকোনো ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করুন। আপনাকে আসলেই সেটি ব্যবহার করতে হবে না; এটি শুধু নিশ্চিত করবে যে থান্ডারবার্ড ইমেলের জন্য সঠিকভাবে সেট আপ হয়েছে।

ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করার পর থান্ডারবার্ড বন্ধ করুন। এখন আপনাকে ফাইল এক্সপ্লোরারে একটি নির্দিষ্ট থান্ডারবার্ড ফোল্ডারে নেভিগেট করতে হবে যাতে আপনি আপনার জিমেইল এমবক্স সেখানে রাখতে পারেন। এটি কীভাবে করবেন সেটা নিচে দেওয়া হল।

Windows key + R চাপুন Run খোলার জন্য, ইনপুট দিন %appdata%\Thunderbird\Profiles\

তারপর OK এ ক্লিক করুন।

এটি ফাইল এক্সপ্লোরার খুলবে। আপনাকে এখানে xxxxxxxx.default নামে একটি ফোল্ডার দেখতে পাবেন, যেখানে x হলো আটটি র‍্যান্ডম ক্যারেক্টার। এই ফোল্ডারের ভিতরে যান এবং তারপর Mail > Local Folders (মেইল > লোকাল ফোল্ডার) এ যান।

আপনি আগে ডাউনলোড করা এমবক্স ফাইলটি নিন এবং এটি Local Folders ফোল্ডারের ভিতরে রাখুন। আপনি বাম ক্লিক করে ড্র্যাগ করে ফাইলটি উভয় উইন্ডোর মধ্যে সরাতে পারেন বা কপি (Ctrl + C) এবং পেস্ট (Ctrl + V) ব্যবহার করতে পারেন।

আবার থান্ডারবার্ড চালু করুন। আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের ডাউনলোড করা বিষয়বস্তু থান্ডারবার্ডের Local Folders এর অধীনে দেখাবে।

ধাপ ৩: থান্ডারবার্ডকে একটি অফলাইন আর্কাইভ হিসেবে ব্যবহার করুন

থান্ডারবার্ড এখন আপনার ডাউনলোড করা ইমেল পড়ার একটি অফলাইন পদ্ধতি প্রদান করে। আপনি এর মাধ্যমে ব্রাউজ করতে পারেন, মেসেজ পড়তে পারেন, সার্চ করতে পারেন, ফাইল আট্যাচমেন্ট বের করতে পারেন—বাসতে যা কিছু আপনি অনলাইন জিমেইলে করতে পারতেন।

এটি একটি চমৎকার ব্যাকআপ সমাধান যা মানসিক শান্তি দেয়। আপনি আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের একটি অফলাইন ব্যাকআপ এমবক্স ফরম্যাটে এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভ বা ইউএসবিতে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ব্যাকআপ ফাইলগুলির সাথে সংরক্ষণ করতে পারেন। অবশ্যই, আপনি যদি এখনও জিমেইল ব্যবহার করেন, তবে নিয়মিত নতুন এমবক্স ব্যাকআপ ফাইল ডাউনলোড করতে হবে যাতে আপনার ব্যাকআপগুলো আপ টু ডেট থাকে।

চाहে আপনি আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের অ্যাক্সেস হারিয়ে ফেলেন, গুগল জিমেইল বন্ধ করে দে, অথবা সমগ্র ইন্টারনেট ধ্বস্ত হয়ে যায়—আপনার पास আপনার ইমেল আর্কাইভ অ্যাক্সেস করার একটি উপায় সবসময় থাকবে।

আপনার ইমেলগুলো অন্য একটি ইমেল সার্ভিসে ইম্পোর্ট করুন

আপনি আপনার জিমেইলের অফলাইন কপিও ব্যবহার করে আপনার জিমেইল ডেটা অন্য ইমেল অ্যাকাউন্টগুলিতে ইম্পোর্ট করতে পারেন। এই ট্রিকের জন্য শুধুই ইমেল সার্ভিসগুলোকে IMAP সমর্থন করতে হবে যাতে আপনি থান্ডারবার্ড থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন। পুরনো POP3 প্রোটোকল কাজ করবে না, আমাদের IMAP দরকার।

IMAP এবং POP3-এর পার্থক্য সম্পর্কে আমাদের গাইডটি দেখুন আপনি যদি জানতে চান।

এই ট্রিকের মাধ্যমে, আপনি আপনার ইমেলগুলো অন্য একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট করতে পারেন, মাইক্রোসফট আউटलুক.কম অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করতে পারেন, ইয়াহু! মেইল অ্যাকাউন্টে যোগ করতে পারেন, বা যেকোনো অন্যান্য IMAP-সমর্থিত সার্ভিসে ইম্পোর্ট করতে পারেন। এটি উপযোগী যদি আপনি অন্য একটি সার্ভিসে যেতে চান এবং জিমেইল ছেড়ে দিতে চান অথবা আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে আপনি কেবল একটি নতুন জিমেইল ঠিকানা আপনার প্রধান গুগল অ্যাকাউন্ট হিসেবে ব্যবহার করবেন।

এটি করার জন্য, আপনাকে অন্য ইমেল অ্যাকাউন্টটি থান্ডারবার্ডে যোগ করতে হবে। বাম প্যানে, top level email address (শীর্ষ স্তরের ইমেল ঠিকানা) এ ক্লিক করুন থান্ডারবার্ড ওভারভিউ সেকশনে যেতে। এখান থেকে, Accounts > Set up an account (অ্যাকাউন্ট > একটি অ্যাকাউন্ট সেট আপ করুন) এর নিচে, Email (ইমেল) এ ক্লিক করুন।

আপনার মেইল অ্যাকাউন্টের বিবরণ দিন। থান্ডারবার্ড উপযুক্ত সার্ভার তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাউনলোড করার চেষ্টা করবে যাতে আপনাকে ম্যানুয়ালি কনফিগার করতে না হয়, কিন্তু Manual config (ম্যানুয়াল কনফিগ) এ ক্লিক করে বিবরণ যাচাই করুন। নিশ্চিত করুন Incoming (ইনকামিং) সার্ভার অপশনটি IMAP হিসেবে সেট করা আছে।

থান্ডারবার্ড আপনার ইমেল সার্ভিসের কনফিগারেশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে শনাক্ত করতে পারেনা, তাই আপনাকে আপনার ইমেল সার্ভিসের IMAP হোস্টনেম, পোর্ট, এবং SSL কনফিগারেশন খুঁজে বের করতে হতে পারে। এই ক্ষেত্রে আপনার প্রোভাইডারের সাহায্য ডকুমেন্টেশন দেখুন।

একবার আপনি আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করলে, এটি থান্ডারবার্ডের সাইডবারে দেখাবে। আপনি আপনার লোকাল জিমেইল ব্যাকআপ এবং IMAP অ্যাকাউন্টের মধ্যে ইমেল ড্র্যাগ এন্ড ড্রপ করতে পারেন। বস্তুতঃ, আপনি আপনার এমবক্স ফাইল থেকে সকল ইমেল অন্য IMAP অ্যাকাউন্টের কোথাও যেতে পারেন। থান্ডারবার্ড সেগুলো আপলোড করবে এবং সেগুলো আপনার নতুন অ্যাকাউন্টে দেখাবে।

এই ট্রিক IMAP-এর কাজ করার পদ্ধতির সুবিধা নেয়, কারণ এটি আপনাকে মেসেজ আপলোড করা এবং সেগুলো সরানোর অনুমতি দেয়। অন্য ইমেল সার্ভিসকে এমবক্স ফাইল বা জিমেইল সম্পর্কে কিছু জানতে হয় না; এটি শুধু IMAP সমর্থন করলেই চলে।

আপনি ডাউনলোড করা এমবক্স ফাইল ছাড়াও আপনার জিমেইল অন্য অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট করতে পারেন। শুধু দুটি ইমেল অ্যাকাউন্টই থান্ডারবার্ডে যোগ করুন, এবং তারপর সেগুলোর মধ্যে মেসেজ ড্র্যাগ এন্ড ড্রপ করুন। আরেকটি উদাহরণের জন্য, মাইক্রোসফট আউटलুকেতে জিমেইল কীভাবে সেট আপ করতে হয় সেটা দেখুন।

সেরা ফ্রি ইমেল ক্লায়েন্টগুলো

আপনার জিমেইল ডেটার আর্কাইভ কীভাবে নেওয়া যায় এবং এমবক্স ফাইল কীভাবে সহজে পড়া যায় সেটা সম্পর্কে আপনার জানার দরকার সব কিছু এখানেই।

এখানে আমরা ফ্রি থান্ডারবার্ডকে ইমেল ক্লায়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করেছি, কিন্তু এটি একমাত্র নন। আপনার কম্পিউটারের জন্য আমাদের সুপারিশ করা সেরা ফ্রি ইমেল ক্লায়েন্টগুলো এখানে দেওয়া হল।

আপনি আউटलুক থেকে ইমেল এক্সপোর্ট কীভাবে করবেন সেটাও জানতে পছন্দ করতে পারেন।