আপনি Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail বা অন্য কিছু ব্যবহার করুন না কেন, ইমেলই ইমেল এবং শীঘ্রই বা পরে, আপনার ইনবক্স প্লাবিত হয়। কিন্তু একটি সহজ বাছাই পদ্ধতি নিশ্চিত করবে যে আপনি কখনই অনুভব করবেন না যে এটি হাতের বাইরে চলে গেছে এবং সর্বদা আপনার বার্তাগুলির শীর্ষে থাকবেন৷
কখনও আপনার ইমেল ইনবক্সে করণীয় তালিকা কৌশল প্রয়োগ করার চেষ্টা করেছেন? আমি করেছিলাম. প্রায়শই, তারা কাজ করে না। ইমেল এবং করণীয় তালিকার মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে আমরা যা বুঝতে ব্যর্থ হই তা হল যে কাজগুলির জন্য শুধুমাত্র আপনার কাছ থেকে একটি পদক্ষেপের প্রয়োজন হয়, যখন ইমেলগুলি মানুষের সাথে যোগাযোগের বিষয়ে।
কিন্তু একটি জনপ্রিয় উত্পাদনশীলতা সিস্টেম পরিবর্তন করা ইমেলের ক্রমাগত ঝাঁকুনিকে নিয়ন্ত্রণ করার উত্তর। মার্কিন প্রেসিডেন্ট ডোয়াইট আইজেনহাওয়ারের কাজগুলি সাজানোর ম্যাট্রিক্স ইমেলগুলিকে সাজানোর ক্ষেত্রেও বিস্ময়করভাবে কার্যকর, যদি আপনি এটিকে সঠিকভাবে পরিবর্তন করেন।
ইমেলের জন্য সংশোধিত আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স হল কিভাবে তিনি তার করণীয় তালিকাকে চারটি চতুর্ভুজে সাজিয়েছেন, যা তাকে পরবর্তী কাজটি করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করেছে। মৌলিক ম্যাট্রিক্স দেখতে এইরকম, এবং আমরা এটি অক্ষত রাখতে যাচ্ছি:
আপনি প্রতিটি ইমেলকে এই চারটি চতুর্ভুজের একটিতে শ্রেণীবদ্ধ করবেন। চতুর্ভুজগুলি নির্দেশ করতে চলেছে যে আপনি সেই ইমেলটি দিয়ে কী করবেন এবং কখন আপনি এটিতে কাজ করবেন। "ইনবক্স জিরো" সম্পর্কে ভুলে যান, আমরা কেবল কাজগুলি সম্পন্ন করার দিকে মনোনিবেশ করতে যাচ্ছি৷
আউটলুকের ফোল্ডারগুলির সাথে ম্যাট্রিক্সকে একত্রিত করা বা আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করতে Gmail লেবেল ব্যবহার করা সর্বোত্তম৷ তাই প্রতিটি চতুর্ভুজের নিজস্ব লেবেল/ফোল্ডারের নাম এবং সম্ভবত তার নিজস্ব রঙও থাকবে।
আপনি যাই করুন না কেন, এই চতুর্ভুজগুলির নাম পরিবর্তন করবেন না। সুতরাং আপনার ফোল্ডার বা লেবেলে শুধুমাত্র এই চারটি বিভাগ থাকবে:
- গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী
- গুরুত্বপূর্ণ (জরুরি নয়)
- জরুরী (গুরুত্বপূর্ণ নয়)
- গুরুত্বপূর্ণ না জরুরী
"জরুরী" কি?
"গুরুত্বপূর্ণ" কী তা সনাক্ত করা সহজ — এটি একটি বিষয়গত কল যা আমরা আমাদের অগ্রাধিকারের উপর নির্ভর করে সহজেই গ্রহণ করতে পারি। কিন্তু "জরুরি" সময়-ভিত্তিক গণনার একটি চিত্র তুলে ধরে, এবং এটি মানুষকে দূরে সরিয়ে দেয়।
আরাম করুন, আতঙ্কিত হবেন না। "জরুরী" এখানে আপনি যা বোঝাতে চান তা বোঝাতে যাচ্ছে। যদি আপনার একটি ব্যস্ত দিন থাকে না একটি মুহূর্তও ছাড়া, তাহলে "জরুরী" একটি নতুন অর্থ গ্রহণ করে। আপনার যদি মিটিংয়ে ভরা একটি দিন থাকে, তাহলে "জরুরী" অন্য অর্থ গ্রহণ করে। এটি নমনীয় হতে দিন; আসলে, এটা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি নমনীয়।
বেশ কিছু উত্পাদনশীলতা বিশেষজ্ঞরা আসলে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের "জরুরি" কলামে একটি সময়সীমা রাখতে পছন্দ করেন, কিন্তু জীবন এবং কাজের সময়-ভিত্তিক চাহিদাগুলি পরিবর্তিত হওয়ার কারণে এটি কার্যকর নয়৷
"জরুরী" সংজ্ঞায়িত করার জন্য কোন জাদু সূত্র বা নির্দিষ্ট সময়সীমা নেই। দেখলেই বুঝতে পারবেন। এটি বোঝা কঠিন শব্দ নয়, তাই এটিকে অতিরিক্ত ভাববেন না।
এটি সহজ রাখুন, "চতুর্ভুজ নিয়ম" রাখবেন না
আপনি আপনার চতুর্ভুজ সঙ্গে একটি কর্ম সংযুক্ত করতে প্রলুব্ধ করা হবে. উদাহরণস্বরূপ, টুটুমের ব্রায়ান লি সিস্টেমটি ব্যবহার করেন এবং প্রতিটি চতুর্ভুজটির জন্য একটি নির্দিষ্ট পদক্ষেপ রেখেছেন, যেমন "গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরি নয়" এর জন্য "কখন এটি করতে হবে তা নির্ধারণ করুন" এবং "জরুরী কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়" এর জন্য "এটি অর্পণ করুন"। পি>
প্রতিরোধ করুন। এতে দুটি সমস্যা আছে।
প্রথমত, এই "অ্যাকশন নিয়মগুলি" আপনি কীভাবে একটি ইমেল ট্যাগ করবেন তা পক্ষপাতিত্ব করে। আপনি যদি জানেন যে আপনাকে এখনই একটি ইমেলে কাজ করতে হবে কিন্তু এটি করার সময় আপনার কাছে নেই, তাহলে আপনি দেখতে পাবেন আপনার মস্তিষ্ক আপনাকে ভুলভাবে শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য প্রতারণা করছে।
দ্বিতীয়ত, চতুর্ভুজের সবসময় একই ক্রিয়া থাকে না। একটি কাজ অর্পণ করা সবসময় একটি বিকল্প হতে যাচ্ছে না। "জরুরি বা গুরুত্বপূর্ণ নয়" এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে এটি মুছে ফেলতে হবে, পরেও আপনার সেই ইমেলের প্রয়োজন হতে পারে৷
পরিবর্তে, আইজেনহাওয়ারের ম্যাট্রিক্সে আস্থা রাখুন এবং কাজগুলি করার জন্য আপনার নিজের ক্ষমতার উপর আস্থা রাখুন। একটি অত্যধিক জটিল, অতিরিক্ত-নির্দিষ্ট উত্পাদনশীলতা সিস্টেম এমন একটি যা আপনি তিন-স্ট্রাইক উত্পাদনশীলতা নিয়মের সাথে ডাম্পিং শেষ করবেন। এই চতুর্ভুজগুলির নামগুলি আসলে আপনাকে একটি ইমেল সম্পর্কে একটি ভাল ধারণা দেয় এবং আপনি সেই অনুযায়ী সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম হবেন৷
একটি সুবর্ণ নিয়ম:লেবেল ছাড়া চলতে নেই
ধারণাটি হল আপনার ইমেলগুলিকে নির্মমভাবে বাছাই করা, এবং এতে স্ব-শৃঙ্খলার একটি কাজ জড়িত — আপনি যেটি পড়ছেন সেটিকে লেবেল না করে আপনি পরবর্তী ইমেলে যেতে পারবেন না৷
এটা সমালোচনামূলক. আপনি যখনই একটি ইমেল খুলবেন, আপনাকে অবশ্যই এটি বাছাই করতে হবে। আপনি যদি এটিকে একটি চতুর্ভুজে শ্রেণীবদ্ধ না করে থাকেন তবে পরবর্তী মেলটি চেক করার অনুমতি দেবেন না৷
যেমনটি আমরা আগে আলোচনা করেছি, বাছাই না করা বা বাছাই করা খারাপভাবে আপনার উত্পাদনশীলতা অ্যাপটি কাজ না করার কারণ। আপনাকে বাছাই করার পদক্ষেপটি সঠিকভাবে পেতে হবে, এবং তারপরে অন্য সবকিছু ঠিক হয়ে যাবে৷
৷কিভাবে আপনার ইমেল আক্রমণ করবেন
এটির সৌন্দর্য এখানে:একবার আপনার ইনবক্স সাজানো হয়ে গেলে, কখন এবং কীভাবে আপনার ইমেল ঠিকানা দেওয়া উচিত সে সম্পর্কে আপনার আসলে খুব বেশি পরামর্শের প্রয়োজন হবে না। জরুরী এবং গুরুত্বপূর্ণ জিনিসের জন্য, আপনার কাছে কিছু অতিরিক্ত সময় থাকলেই আপনি এটির সমাধান করবেন৷
অন্য সব কিছুর জন্য, যেমন ActiveInbox-এর অ্যান্ডি মিচেল MakeUseOf কে বলেছেন,
আপনার দিনে কম-শক্তির পয়েন্টগুলি বেছে নিন (যেমন দুপুরের খাবারের আধা ঘন্টা পরে ঘুমের সময়) এবং এটির মাধ্যমে জুম করতে আপনার ইনবক্সে ড্রপ করুন৷
যদি এটি ইতিমধ্যেই অগ্রাধিকার দেওয়া হয়ে থাকে, তাহলে একটি আবশ্যকীয় জিনিস মিস না করেই কাজগুলি করা সহজ৷
প্রতিটি দিনের শেষে, আপনার সমস্ত সাজানো ইমেলগুলিতে কাজ করুন, এমনকি আপনার স্মার্টফোন অ্যাপ থেকেও। আমাকে বিশ্বাস করুন, একবার এটি ইতিমধ্যেই অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত হয়ে গেলে, আপনি অন্যথায় যতটা সময় নেন তার অর্ধেকের মধ্যে আপনি এটি পেয়ে যাবেন৷
এটা কি সহজ নাকি কঠিন?
ব্যক্তিগতভাবে, আমি ইমেল সাজানোর আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স পদ্ধতিটিকে সবচেয়ে সহজ বলে মনে করি। এটি আসলে আমার ইনবক্সকে আমার জন্য অনেক বেশি পরিচালনাযোগ্য করে তুলেছে এবং এর কারণে আমি কিছুই মিস করিনি৷
আপনি কি মনে করেন এই সিস্টেমটি বাস্তবায়ন করা সহজ নাকি আপনি এটিকে কঠিন মনে করবেন? আমাদের বলুন কেন!
