আপনি জিমেইল, আউটলুক, গুগল ইনবক্স, یাহু মেইল বা অন্য যেকোনো কিছু ব্যবহার করেন, ইমেইল তো ইমেইল এবং কোনো একটি সময়ে আপনার ইনবক্স বाढ়িয়ে যাবে। কিন্তু একটি সহজ সর্টিং সিস্টেম নিশ্চিত করবে আপনি কখনো মনে করবেন না এটি হাতের বাইরে চলে গেছে এবং আপনি সর্বদা আপনার মেসেজের টপে থাকবেন।
আপনি কি কখনো আপনার ইমেইল ইনবক্সে টু-ডু লিস্ট ট্রিকস অ্যাপ্লাই করার চেষ্টা করেছেন? আমি করেছি। অধিকাংশ সময়, সেগুলো কাজ করে না। আমরা যা ইমেইল এবং টু-ডু লিস্টের পার্থক্য বুঝতে ব্যর্থ হই, সেটি হলো টাস্কগুলো শুধু আপনার একটি অ্যাকশন চায়, যখন ইমেইল লোকজনর সাথে কমিউনিকেশন সম্পর্কিত।
কিন্তু একটি জনপ্রিয় প্রোডাক্টিভিটি সিস্টেম মডিফাই করা ইমেইলের ধারাবাহিক ঝড়কে বশে করার উত্তর। ইউএস প্রেসিডেন্ট ডুইট আইজেনহাওয়ারের টাস্ক সর্ট করার ম্যাট্রিক্স ইমেইল সর্ট করার জন্যও চমৎকারভাবে কার্যকর, যদি আপনি সেটি সঠিকভাবে মডিফাই করেন।
ইমেইলের জন্য মডিফাইড আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স হলো সে কীভাবে তার টু-ডু লিস্টকে চার কোণে ভাগ করেছিল, যা তাকে সাহায্য করেছিল পরবর্তী টাস্ক কী করা উচিত সেটি বের করতে। বেসিক ম্যাট্রিক্সটি এভাবে দেখে, এবং আমরা সেটি অক্ষুণ্ণ রাখব:
আপনি প্রতিটি ইমেইলকে এই চার কোণের একটিে ক্লাসিফাই করবেন। কোণগুলো নির্দেশ করবে আপনি সেই ইমেইলের সাথে কী করবেন এবং কখন করবেন। "ইনবক্স জিরো" ভুলে যান, আমরা শুধু জিনিসপত্র সম্পন্ন করতে ফোকাস করব।
ম্যাট্রিক্সটি আউটলুক ফোল্ডার বা জিমেইল লেবেলের সাথে কম্বাইন করা সেরা। তাই প্রতিটি কোণের নিজস্ব লেবেল/ফোল্ডার নাম এবং সম্ভবত নিজস্ব রঙও থাকবে।
আপনি যা করুন, এই কোণগুলোর নাম পরিবর্তন করবেন না। তাই আপনার ফোল্ডার বা লেবেলগুলো শুধু এই চার ক্যাটাগরিতে থাকবে:
- Important And Urgent (গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি)
- Important (Not Urgent) (গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরি নয়)
- Urgent (Not Important) (জরুরি কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ নয়)
- Not Important Nor Urgent (ন entonces গুরুত্বপূর্ণ নেই জরুরি নেই)
"জরুরি" কী?
"গুরুত্বপূর্ণ" কী সেটি চিহ্নিত করা সহজ—এটি একটি সাবজেক্টিভ কল যা আমরা সহজে নিতে পারি আমাদের প্রায়োরিটির উপর ভিত্তি করে। কিন্তু "জরুরি" একটি টাইম-ভিত্তিক ক্যালকুলেশনের ছবি তুলে ধরে যা লোকদের বিভ্রান্ত করে।
শান্ত থাকুন, প্যানিক করবেন না। "জরুরি" এখানে অর্থ করবে যা আপনি চান। আপনার যদি একদম ব্যস্ত দিন থাকে একক মুহূর্ত ছাড়া, তবে "জরুরি" একটি নতুন অর্থ নেবে। আপনার যদি মিটিং-ভরা দিন থাকে, তবে "জরুরি" আরেকটি অর্থ নেবে। এটিকে ফ্লেক্সিবল থাকতে দিন; আসলে, এটি ফ্লেক্সিবল থাকা গুরুত্বপূর্ণ।
অনেক প্রোডাক্টিভিটি এক্সপার্ট আসলে আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্সের "জরুরি" কলামে একটি টাইম লিমিট দিতে পছন্দ করেন, কিন্তু জীবন ও কাজের টাইম-ভিত্তিক চাহিদা পরিবর্তনশীল হয়ে থাকায় এটা ভায়বেল নয়।
"জরুরি" ডিফাইন করার কোনো ম্যাজিক ফর্মুলা বা সেট টাইম লিমিট নেই। আপনি দেখলে বুঝতে পারবেন। এটি বুঝতে কঠিন শব্দ নয়, তাই অוברথিংক করবেন না।
সरल রাখুন, "কোণার রুল" রাখবেন না
আপনি প্রলোভিত হবেন আপনার কোণের সাথে একটি অ্যাকশন যুক্ত করতে। উদাহরণস্বরূপ, Tutum-এর ব্রায়ান লি এই সিস্টেম ব্যবহার করেন এবং প্রতিটি কোণের জন্য নির্দিষ্ট অ্যাকশন রাখেছেন, যেমন "Important but Not Urgent"-এর জন্য "Decide when to do it", এবং "Urgent but Not Important"-এর জন্য "Delegate it"।
এটি প্রতিরোধ করুন। এতে দুটি সমস্যা রয়েছে।
প্রথম, এই "অ্যাকশন রুল"গুলো আপনি কীভাবে একটি ইমেইল ট্যাগ করবেন সেটিকে বায়াস করে। আপনি যদি জানেন আপনাকে একটি ইমেইল এখনই অ্যাকশন নিতে হবে কিন্তু সময় নেই, আপনি আপনার ব্রেইনকে ভুল ক্লাসিফিকেশনে ফেলতে দেখবেন।
দ্বিতীয়, একটি কোণা সবসময় একই অ্যাকশন নয়। একটি টাস্ক ডেলিগেট করা সবসময় একটি অপশন নয়। "Not urgent nor important" মানে এটা ডিলিট করতে হবে নয়, আপনি হয়তো পরে সেই ইমেইলটি দরকার পড়বেন।
বদলে, আইজেনহাওয়ারের ম্যাট্রিক্সে আস্থা রাখুন এবং নিজের জিনিসপত্র সম্পন্ন করার ক্ষমতায় আস্থা রাখুন। একটি অতি জটিল, অতি নির্দিষ্ট প্রোডাক্টিভিটি সিস্টেম হলো একটি যা আপনি থ্রি-স্ট্রাইক প্রোডাক্টিভিটি রুল দিয়ে ফেলে দেবেন। এই কোণার নামগুলো আসলে আপনাকে একটি ভালো ধারণা দেয় একটি ইমেইল কী সম্পর্কে, এবং আপনি সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন।
একটি গোল্ডেন রুল: লেবেল ছাড়া آگামি ইমেইলে যাবেন না
আইডিয়াটি হলো আপনার ইমেইল নিষ্ঠুরতার সাথে সর্ট করা, এবং এতে জড়িত একটি সেলফ-ডিসিপ্লিন—আপনি পরবর্তী ইমেইলে যেতে পারবেন না যতক্ষণ না আপনি পড়ছেন সেই ইমেইলটি লেবেল করবেন।
এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিবার আপনি একটি ইমেইল খোলেন, আপনাকে অবশ্যই সেটি সর্ট করতে হবে। আপনাকে পরবর্তী মেইল চেক করতে দেবেন না যদি আপনি এটিকে একটি কোণায় ক্লাসিফাই না করে থাকেন।
আমরা আগে আলোচনা করেছি, সর্ট না করা বা খারাপ সর্ট করাই আপনার প্রোডাক্টিভিটি অ্যাপ কাজ না করার কারণ। আপনাকে সর্টিং ধাপটি সঠিক করতে হবে, এবং তারপর সব কিছু আপনাকার Lage আছুক।
আপনার ইমেইলগুলোর সাথে কীভাবে আক্রমণ করবেন
এখানেই এর সৌন্দর্য: একবার আপনার ইনবক্স সর্ট হয়ে গেলে, আপনাকে আসলে অনেক পরামর্শ দরকার নয় কখন এবং কীভাবে আপনার ইমেইল ঠিক করতে। জরুরি এবং গুরুত্বপূর্ণ জিনিসপত্রের জন্য, আপনি অবশ্যই সেটি ঠিক করবেন তখনই যখন আপনার কিছু ফ্রি টাইম পাবেন।
বাকি সব কিছুর জন্য, ActiveInbox-এর অ্যান্ডি মিচেল MakeUseOf-কে বলেছেন,
আপনার দিনের লো-এনার্জি পয়েন্টগুলো বেছে নিন (যেমন দুপুরের খাবারের পর সাসুরি সা অর্ধেক ঘণ্টা) এবং ইনবক্সে ঝাঁপ দিয়ে দ্রুত নিপটা দিন।
যদি এটি ইতিমধ্যে প্রায়োরিটাইজড থাকে, তবে কোনো মাস্ট-ডু আইটেম মিস না করে জিনিসপত্র সম্পন্ন করা সহজ।
প্রতিদিনের শেষে, আপনার সর্ট করা সকল ইমেইলে অ্যাকশন নিন, আপনার স্মার্টফোন অ্যাপ থেকে করলেও হয়। আমার কথা মেনে চলুন, একবার প্রায়োরিটাইজড হলে, আপনি সেটি অর্ধেক সময়ে নিপটা পারবেন।
এটি সহজ কি কঠিন?
ব্যক্তিগতভাবে, আমি আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স পদ্ধতিতে ইমেইল সর্ট করার কতটা সহজ সেটি খুঁজে পেয়েছি। এটিই আমার ইনবক্স অনেক বেশি ম্যানেজেবল করে দিয়েছে এবং এর কারণে আমি কিছুই মিস করিনি।
আপনি কি মনে করেন এই সিস্টেম ইম্প্লিমেন্ট করা সহজ নাকি আপনি কঠিন পাবেন? কেন বলে জানান!
