ক্লাউড-বেসড সার্ভিস এবং অ্যাপের একটানা ডাউনসাইড হচ্ছে আপনাকে সেগুলো ব্যবহার করার জন্য সবসময় অনলাইন থাকতে হয়। আপনার ইন্টারনেট চলে গেলে, অথবা আপনি ট্রাভেল করলে, আপনার কাজ রুকে যায়।
শুকর, Google Docs, যেটি এখন আরও ভালোভাবে Google Drive নামে পরিচিত, এটিকে কভার করে। আপনি সার্ভিসটি অফলাইন নিতে পারেন, এবং ইন্টারনেট কানেকশন ছাড়াই আপনার ফাইল অ্যাক্সেস ও এডিট করতে পারেন।
সবচেয়ে ভালো কথা, আপনি প্রায় যেকোনো প্ল্যাটফর্ম বা ডিভাইসে এটি করতে পারেন। এই গাইডে, আমরা দেখব কীভাবে সেট আপ করে যেকোনো জায়গায় Google Drive ব্যবহার করতে হয়।
ডেস্কটপে ব্রাউজারে
ডেস্কটপে Google Drive অফলাইন অ্যাক্সেস করার জন্য Chrome ব্রাউজার প্রয়োজন। এটি Windows, Mac, এবং Linux-এ উপলব্ধ, এবং প্রতিটি প্ল্যাটফর্মে একইভাবে কাজ করে। নন-সাপোর্টেড ব্রাউজারে, অফলাইন অ্যাক্সেস এক্টিভেট করার সেটিংস অনুপস্থিত থাকে।
Google Drive-এ অফলাইন মোড এক্টিভেট করুন
Google Drive-এ আপনার একাউন্টে লগ ইন করুন, drive.google.com-এ। স্ক্রিনের উপরের ডানে Settings আইকন (কগ) ক্লিক করুন এবং Settings সিলেক্ট করুন।
খোলা উইন্ডোতে, Sync Google Docs… অপশন চেক করুন Offline লেবেলযুক্ত সেকশনে। আপনার ফাইলগুলো আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড হওয়া শুরু হবে—এগুলোর মধ্যে Docs, Sheets, Slides, এবং Drawings রয়েছে।
Google Docs-এ অফলাইন মোড এক্টিভেট করুন
Google Docs-এ যান — docs.google.com — এবং লগ ইন করুন। স্ক্রিনের উপরে বামে হ্যামবার্গার মেনু আইকন ক্লিক করুন এবং Settings বেছে নিন।
Offline sync-এর অধীনে Turn on ক্লিক করুন। একটি নতুন ট্যাব খুলবে Chrome Web অ্যাপ ইনস্টল করার ইনস্ট্রাকশন সহ (যদি প্রয়োজন হয়), তারপর অফলাইন অ্যাক্সেস ইনএবল করার কনফার্মেশন।
ফাইল এডিট করা
আপনার ফাইলগুলো ডাউনলোড হওয়া এবং Docs অ্যাপস ক্যাশে হওয়ার জন্য কয়েক মিনিট লাগে। খুব দ্রুত ইন্টারনেট থেকে ডিসকানেক্ট করবেন না, অন্যথায় আপনি সেগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। একটি নির্দিষ্ট ফাইল অফলাইনে উপলব্ধ আছে কিনা নিশ্চিত করতে, সেটি খুলে আবার বন্ধ করুন।
যখন আপনি অফলাইন থাকবেন, Google Drive বা Google Docs আপনার ব্রাউজারে খুলুন অনলাইন মোডে ব্যবহৃত একই URL-এ যেতে। আপনার সব ফাইল স্বাভাবিকভাবে লিস্ট হবে, কিন্তু যেগুলো অফলাইনে উপলব্ধ নয় সেগুলো গ্রে-আউট থাকবে।
ডাবল-ক্লিক করুন একটি ফাইল খোলার জন্য। ফাইলনেমের পাশে একটি গ্রে "Offline" আইকন দেখাবে।
আপনার পরিবর্তনগুলো আপনি ডকুমেন্ট এডিট করার সাথে সাথে অটোমেটিক্যালি সেভ হবে। আপনি যখন অনলাইনে যাবেন সেগুলো আপনার একাউন্টে সিঙ্ক হয়ে যাবে। যেকোনো ফাইল যা লোকালি এডিট হয়েছে কিন্তু এখনো সিঙ্ক হয়নি সেগুলো আপনার ডক্স লিস্টে বোল্ড টাইপে দেখাবে।
আপনি অফলাইন থাকাকালনও নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন। সেগুলো আপনি পরবর্তী অনলাইনে যাওয়ার সময় আপনার একাউন্টে আপলোড হবে।
ডেস্কটপে Drive অ্যাপ ব্যবহার করে
Google Docs অফলাইন ব্যবহার করার আরেকটি পথ হলো ডেডিকেটেড Google Drive অ্যাপ। এটি ডেস্কটপ ডিভাইসের জন্য Windows এবং Mac-এ, এবং মোবাইলে Android এবং iOS-এ উপলব্ধ।
ডিফল্টরূপে, ডেস্কটপের জন্য Drive অ্যাপ আপনার পুরো Drive একাউন্টের কন্টেন্ট আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করে। এটি ডেস্কটপ ক্লাউড ক্লায়েন্ট যেমন Dropbox-এর মত কাজ করে। শুধু নির্দিষ্ট ফোল্ডার ডাউনলোড করতে অ্যাপের মধ্যে Preferences > Sync options-এ যান।
ইনস্টল হলে, আপনি আপনার সব Drive ফাইল—শুধু ডকুমেন্ট নয়—এক্সপ্লোরার উইন্ডোতে Windows-এ, বা Finder-এ Mac-এ অ্যাক্সেস করতে পারেন।
Drive অ্যাপের মাধ্যমে ডাউনলোড করা যেকোনো ফাইল এডিট করতে পারেন। Google Docs ফাইল, যেগুলো .gdoc, .gsheet ইত্যাদি ফরম্যাটে সেভ করা থাকে, সেগুলো Chrome-এ এডিট হয়।
আপনাকে ফাইলটিতে ডাবল-ক্লিক করতে হবে সেটি খোলার জন্য, তাই Chrome আপনার ডিফল্ট ব্রাউজার হিসেবে সেট থাকতে হবে: অন্য ব্রাউজারে খুললে ফাইলটি অ্যাক্সেসযোগ্য হবে না। আপনাকে Drive ওয়েব অ্যাপের মধ্যে অফলাইন ফিচার এক্টিভেট করতে হবে, যেমন আমরা উপরে বর্ণনা করেছি।
অন্যান্য ফাইল আপনার পছন্দের লোকাল অ্যাপে খুলবে—Excel স্প্রেডশিট Office-এ, ইমেজ Photoshop-এ ইত্যাদি।
এগুলো এডিট করুন এবং স্বাভাবিকভাবে সেভ করুন। আপনি যখন পরবর্তীতে ইন্টারনেটে কানেক্ট করবেন সেগুলো আপনার ক্লাউড একাউন্টে সিঙ্ক হয়ে যাবে।
Drive অ্যাপ সম্ভবত সবচেয়ে সুবিধাজনক অপশন যদি আপনি প্রধানত একটি কম্পিউটারে সার্ভিসটি ব্যবহার করেন। এতে একটি অসুবিধা রয়েছে অনেক গিগাবাইট ডেটা লোকালি স্টোর করতে হয়, তাই একাধিক মেশিনে রাখতে আদর্শ নয়।
একটি Chromebook-এ
জনপ্রিয় বিশ্বাসের বিপরীতে, Chromebook-গুলো অফলাইনে কাজ করে বিভিন্ন ফাংশনের জন্য। এতে Docs অফলাইন ব্যবহার করা যাবে।
সেট আপ করার প্রসেস ঠিক একই যেটি Windows, Mac, বা Linux-এ Chrome ব্যবহার করার জন্য। Drive বা Docs অ্যাপ খুলুন সংশ্লিষ্ট সাইট লোড করতে Chrome ব্রাউজারে, তারপর অফলাইন ফিচার এক্টিভেট করুন একইভাবে যেন অন্যান্য প্ল্যাটফর্মে করতেন।
Google Apps at Work-এ
Google Docs-এ অফলাইন অ্যাক্সেস Google Apps for businesses-এও ইনএবল করা যায়। ফিচারটি ইন্ডিভিজুয়াল ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ নয়, এবং একটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এক্টিভেট করতে হবে। যেন যেন, ব্যবহারকারীদের Chrome ব্যবহার করতে হবে।
Google Admin console-এ লগ ইন করুন এবং যান Apps > Google Apps > Drive > Data Access-এ। Allow users to enable offline docs লেবেলযুক্ত বক্স চেক করুন এবং Save চাপুন।
এই সেটিংস পুরো সংস্থার ওপর প্রয়োগ হবে। Google Apps Unlimited বা Google Apps for Education একাউন্টের জন্য, আপনি অফলাইন অ্যাক্সেস নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী বা গ্রুপে সিকিউরিটি উদ্দেশ্যে সীমাবদ্ধ করতে পারেন।
মোবাইলে
iOS এবং Android-এর জন্য গুগল অ্যাপস স্মার্টফোন এবং ট্যাবলেট ব্যবহারকারীদের অফলাইন সাপোর্ট দেয়। Windows ট্যাবলেটের জন্য আপনাকে উপরের ডেস্কটপ মেথড Chrome-এর জন্য ফলো করতে হবে; Windows Phone-এ কোনো সাপোর্ট নেই। থার্ড-পার্টি অ্যাপ GDocs Windows Phone-এ অফলাইন ভিউইং দেয়, কিন্তু এডিটিং নয়।
iOS এবং Android-এ Docs অফলাইন ব্যবহার করুন
iPhone এবং iPad-এর জন্য অ্যাপস, و همچنین Android ডিভাইসের জন্য, একইভাবে কাজ করে। এগুলোর একটি সম্ব্যপী "offline" সেটিং নেই, বরং আপনাকে ফাইল বাই ফাইল বেসিসে আপনার কন্টেন্ট অফলাইনে উপলব্ধ করতে হবে।
এটি অর্জন করার তিনটি ভিন্ন পথ রয়েছে। অ্যাপের মেইন স্ক্রিন থেকে শুধু আপনার নির্বাচিত ফাইলের নিচে "three dots" মেনু বাটনে ট্যাপ করুন এবং Keep offline সিলেক্ট করুন।
বিকল্পভাবে, ফাইল খোলা থাকলে আপনি মেনু থেকে Keep offline সিলেক্ট করতে পারেন। অথবা Details সিলেক্ট করুন এবং সেখান থেকে একই অপশন বেছে নিন। সব কেসে, অপশনটি ডিসিলেক্ট করুন অফলাইন ভার্সন আপনার ডিভাইস থেকে রিমুভ করার জন্য।
এটি সিলেক্ট করলে, ফাইলটি ডাউনলোড হবে। প্রসেস কমপ্লিট হলে একটি নোটিফিকেশন আপনাকে সতর্ক করবে।
স্ক্রিনের বাম প্রান্ত থেকে ডান দিকে স্বাইপ করুন এবং Offline বেছে নিন অপশন থেকে শুধু অফলাইনে উপলব্ধ ফাইলগুলো দেখার জন্য।
আপনি যা কোনো এডিট করবেন সেগুলো অটোমেটিক্যালি সেভ হবে, এবং আপনার ডিভাইস পরবর্তী ইন্টারনেটে কানেক্ট হলে সেগুলো আপনার একাউন্টে সিঙ্ক হয়ে যাবে।
অফলাইন কাজ করার সময় সমস্যা এড়িয়ে চলুন
Google Docs অফলাইন নিয়ে কাজ করার সময় কিছু ইস্যু রয়েছে जिनके সম্পর্কে আপনাকে সচেতন থাকা উচিত।
- সিঙ্ক ইস্যু। Google Drive-এর দুটি মূল সুবিধা হলো আপনি যেকোনো ডিভাইসে আপনার ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারেন, এবং অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে ডকুমেন্টে সহজে সহযোগিতা করতে পারেন। মনে রাখুন যখন আপনি অফলাইনে একটি ডকুমেন্ট এডিট করবেন, পরিবর্তনগুলো অন্য ব্রাউজারে বা অন্য ব্যবহারকারীর কাছে তৎক্ষণাৎ উপলব্ধ হবে না। আপনি যদি আপনার অফলাইন এডিট সিঙ্ক করান তার পর ডকুমেন্ট অন্য কোথাও এডিট হয়ে থাকে, তবে ফাইলের দুটি ভার্সন মার্জ হবে। বিভ্রান্তি এড়াতে, আপনাকে যেকোনো সহযোগীকে জানাতে হবে যখন আপনি একটি ফাইল অফলাইন নিচ্ছেন, যাতে তারা সেটি নিজেরা এডিট না করে।
- অফলাইন স্প্রেডশিট কম্প্যাটিবিলিটি। ডিসেম্বর ২০১৩-এর আগে Google Sheets-এ তৈরি স্প্রেডশিটগুলো এডিট করা যায় না, এবং শুধু রিড-অনলি মোডে অ্যাক্সেসযোগ্য। আপনি যদি পুরনো স্প্রেডশিট এডিট করতে চান তবে কন্টেন্ট কপি-পেস্ট করে একটি নতুন ডকুমেন্টে নিন।
- সীমিত ফাংশনালিটি। আপনি যখন ডেস্কটপে Google Docs অফলাইন নেন, এটি মাত্র একটি বেসিক টেক্সট এডিটরে পরিণত হয়। আপনি বেসিক ফরম্যাটিং অপশন পাবেন, কিন্তু অনেক কমন ফিচার রিমুভ থাকবে। এগুলোর মধ্যে আছে スペл চেকিং, ইমেজ যোগ করা, এবং ইনস্টল করা যেকোনো অ্যাড-অন অ্যাক্সেস করা। মোবাইলে এটি কম সমস্যা, কারণ অ্যাপগুলো ইতিমধ্যে লাইটওয়েট ফিচারের।
অফলাইন কাজ করা একটি কমপ্রোমাইজ
Google Docs অফলাইন নেওয়া MS Office বা অন্য যেকোনো ট্র্যাডিশনাল ডেস্কটপ অফিস স্যুইটের ফুল-অন রিপ্লেসমেন্ট দেয় না। আপনি সার্ভিসটির সেরা আউটপুট পাবেন এটি অনলাইন ব্যবহার করলে যতক্ষণ ইন্টারনেট কানেকশন থাকে।
তবে সীমাবদ্ধতা এবং কিছু সম্ভাব্য পিঠফল সম্পর্কে অবগত থাকলে, ফাংশনালিটি অবিশ্বাস্যভাবে উপকারী। এটি আপনাকে যেকোনো জায়গা থেকে কাজ চালিয়ে যেতে দেয়, নিশ্চিন্ত থাকতে যে আপনার ডেটা সুরক্ষিত, এবং কানেকশন ফিরে আসার সাথে সাথে স্মুথলি সিঙ্ক হয়ে যাবে। ফিচার অন করার জন্য কোনো পারফরম্যান্স হিট নেই, তাই আমরা পরামর্শ দিই এখনই এক্টিভেট করতে, এমনকি আপনি যদি মনে করেন আপনাকে এটি কমই প্রয়োজন হবে।
এবং মনে রাখবেন, Google Docs-এর মত আরও অনেক চমৎকার প্রোডাক্টিভিটি অ্যাপ রয়েছে যা অফলাইন কাজ করে।
