কিভাবে সেট আপ করবেন এবং Google ডক্স অফলাইন সহজেই ব্যবহার করবেন

যেহেতু আমরা ক্লাউড স্টোরেজের যুগে চলে যাচ্ছি, এর সাথে অনেক সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে। আপনি বিশ্বের যেখানেই থাকুন না কেন আপনার ফাইল এবং নথিগুলি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হওয়া একটি খুব সুন্দর বৈশিষ্ট্য, তবে আপনি যদি ইন্টারনেট অ্যাক্সেস করতে না পারেন তবে কী হবে? হঠাৎ করে, সেই সব সুবিধামত-সঞ্চিত ফাইল আপনার নাগালের বাইরে! ফলস্বরূপ, কিছু ক্লাউড স্টোরেজ কোম্পানি আপনার ক্লাউড অফলাইনে একটি ক্যাশে করা সংস্করণ অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হওয়ার পদ্ধতি তৈরি করেছে। এর মধ্যে রয়েছে Google, যারা তাদের ক্লাউড পরিষেবা সেট আপ করেছে যাতে আপনি Google ডক্স অফলাইনে ব্যবহার করতে পারেন৷

আমরা কীভাবে এটি করব তা নিয়ে যাওয়ার আগে, আপনাকে কয়েকটি বিষয় নোট করতে হবে। প্রথমত, যেহেতু এটি অফলাইন বৈশিষ্ট্যগুলি সক্রিয় করতে একটি Chrome এক্সটেনশন ইনস্টল করে, তাই এটি Chrome ছাড়া অন্য কোনো ব্রাউজারে করা যাবে না৷ দ্বিতীয়ত, ডক্স, শীট, স্লাইড এবং অঙ্কনে আপনার সমস্ত নথি অফলাইনে উপলব্ধ হবে, কিন্তু আপনার ড্রাইভে আপনার আপলোড করা ফাইলগুলি হবে না৷ তৃতীয়ত, এই বিকল্পগুলি সেট আপ করার জন্য আপনাকে অনলাইন হতে হবে, তাই আপনি Google ডক্স অফলাইনে ব্যবহার করার আগে আপনাকে এটি করতে হবে। যদি এই বিধিনিষেধগুলি খুব বেশি হয়, তাহলে আপনি উপলব্ধ অন্যান্য পদ্ধতিগুলি দেখতে নীচের "বিকল্প বিকল্প" বিভাগটি পরীক্ষা করতে পারেন৷

Google ডক্স অফলাইনে অ্যাক্সেস করা

Google ডক্স অফলাইনে ব্যবহার করতে, আপনাকে Chrome-এ Google ড্রাইভ সেটিংস অ্যাক্সেস করতে হবে। আপনি Google ড্রাইভে গিয়ে উপরের ডানদিকে কগ ক্লিক করে সেটিংসে ক্লিক করে এটি করতে পারেন। আপনি যদি ইতিমধ্যেই Google-এ লগ ইন করে থাকেন তবে আপনি এই লিঙ্কে ক্লিক করে এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন।

একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। এই উইন্ডোতে অফলাইন বিকল্পটি সনাক্ত করুন এবং বাক্সে টিক দিন। আপনি সাহায্য টেক্সট দ্বারা দেখতে পারেন যে এটি পূর্বে-উল্লেখিত এক্সটেনশন যোগ করা হলে।

Chrome আপনাকে সতর্ক করবে যে এক্সটেনশনটি ইনস্টল করার অনুরোধ করছে। প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে "এড এক্সটেনশন" বোতামে ক্লিক করুন।

নির্দিষ্ট ফাইল সিঙ্ক করা হচ্ছে

এখন আপনি যখন অফলাইনে যান এবং Google ডক্স খোলার চেষ্টা করেন, এটি পরিবর্তে একটি বিশেষ অফলাইন সংস্করণ লোড করবে৷ এই সংস্করণটি অফলাইন ব্যবহারের জন্য সিঙ্ক করা ফাইলগুলি ব্যবহার করবে৷ যদিও আপনি সম্ভবত আপনার বেশিরভাগ ফাইল সিঙ্ক হয়েছে দেখতে পাবেন, কিছু কিছু "নেট স্লিপড" হতে পারে। এর মানে হল যে আপনি অফলাইন অ্যাক্সেস চালু করলেও কিছু ফাইল এখনও অনুপলব্ধ থাকবে বলে আপনি দেখতে পাবেন।

যদি আপনি নিশ্চিত করতে চান যে একটি নির্দিষ্ট ফাইল অফলাইনে পাওয়া যায়, তাহলে সেটিকে জোর করে সিঙ্ক করার একটি উপায় আছে। এই একই পদ্ধতি ডক্স, শীট, স্লাইড এবং অঙ্কনের জন্য কাজ করে, তাই আপনি কি ধরনের ফাইল সিঙ্ক করতে চান তা নিয়ে চিন্তা করবেন না!

1. আপনি যে ফাইলটি অফলাইনে অ্যাক্সেস করতে চান সেটি খুঁজুন৷ ফাইলের নামের কাছাকাছি তিনটি বিন্দুতে ক্লিক করুন, তারপর "অনলাইনে উপলব্ধ" স্যুইচটি চালু করুন। সুইচটি ডানদিকে স্লাইড করবে এবং এটি চালু আছে দেখাতে নীল হয়ে যাবে।

2. অল্প সময়ের পরে, একটি লাইনের উপরে একটি টিক চিহ্নের একটি ছোট আইকন আপনার ফাইলে উপস্থিত হবে। এর মানে আপনি অফলাইনে থাকাকালীন এটি উপলব্ধ হওয়ার নিশ্চয়তা। আপনি এটি অফলাইনে অ্যাক্সেস করতে পারেন তা নিশ্চিত করতে, ইন্টারনেট থেকে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করুন, অফলাইনে Google ডক্স ব্যবহার করুন এবং ফাইলটি খোলার চেষ্টা করুন৷ আপনি যদি পারেন, ফাইলটি সিঙ্ক করা হয়৷

বিকল্প বিকল্প

আপনি যদি ক্রোম ব্যবহার না করেন, অফলাইনে Google ড্রাইভ ফাইল ব্যবহার করতে চান বা শুধুমাত্র অফলাইন অ্যাক্সেসের জন্য এক্সটেনশন ইনস্টল করার ধারণাটি সত্যিই পছন্দ না করেন, চিন্তা করবেন না! এখনও আপনার ফাইলগুলি অফলাইনে পাওয়ার উপায় আছে।

পিসি বিকল্পের জন্য Google ড্রাইভ

এই বিকল্পটির জন্য পিসির জন্য Google ড্রাইভ ইনস্টল করতে হবে। আপনি যদি কখনও ডেস্কটপের জন্য ড্রপবক্সের মতো সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে থাকেন তবে এটি খুব অনুরূপ। এটি আপনার পিসিতে একটি বিশেষ Google ড্রাইভ ফোল্ডার সেট আপ করবে, তারপর এটিতে Google ড্রাইভ থেকে ফাইলগুলি সিঙ্ক করবে৷ এর অর্থ হল আপনি যখন সেই ফোল্ডারে একটি ফাইল সম্পাদনা করেন, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Google ড্রাইভে সিঙ্ক করে এবং এর বিপরীতে। ফাইলগুলি আপনার হার্ড ড্রাইভে হার্ড কপি হিসাবে সংরক্ষিত হওয়ার কারণে, এর অর্থ হল আপনি অফলাইনে গেলে আপনার ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস রয়েছে৷ আপনার হার্ড ড্রাইভে শুধু Google ড্রাইভ ফোল্ডারটি খুলুন এবং আপনি যে ফাইলটি ব্যবহার করতে চান সেটি খুলুন৷

দুর্ভাগ্যবশত, যখন এটি আপনার হার্ড ড্রাইভে Google ডক্স, স্লাইড, শীট এবং অঙ্কনে তৈরি করা ফাইলগুলিকে সিঙ্ক করবে, আপনি উপরের ধাপগুলি অনুযায়ী সিঙ্ক সেট আপ না করা পর্যন্ত অফলাইনে থাকা অবস্থায় সেগুলি সঠিকভাবে খুলবে না৷ আপনি যদি এই ধরনের ফাইলগুলি ব্যবহার করতে চান তবে অফলাইনে যাওয়ার আগে সেগুলিকে হার্ড কপি হিসাবে ডাউনলোড করা ভাল৷

ডাউনলোড বিকল্প

আপনি যদি অফলাইনে Google ডক ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে চান তবে আপনি আপনার কম্পিউটারে একটি হার্ড কপি ডাউনলোড করতে পারেন৷ তারপরে আপনি এগুলিকে আপনার প্রিয় অফিস স্যুটে খুলতে পারেন, ঠিক একটি সাধারণ ফাইলের মতো। এটি করার জন্য, আপনার Google ড্রাইভের যেকোনো ফাইলে ডান ক্লিক করুন এবং ডাউনলোড ক্লিক করুন। এটি একটি ফাইল ফরম্যাটে আপনার হার্ড ড্রাইভে একটি ফিজিক্যাল কপি ডাউনলোড করে যা Microsoft Office সমর্থন করে৷

এমনকি আপনি সেগুলি ডাউনলোড করতে একাধিক ফাইলে CTRL-ক্লিক করতে পারেন এবং Google স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলিকে আপনার জন্য একটি .zip ফাইলে বান্ডিল করবে৷

আপনার যদি নন-মাইক্রোসফ্ট অফিস ফর্ম্যাটে একটি ফাইলের প্রয়োজন হয়, আপনি যে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন। ফাইল এ ক্লিক করুন, ডাউনলোড করুন এবং তারপরে আপনি যে ফাইল ফরম্যাট চান তা ক্লিক করুন।

ড্রাইভ বজায় রাখা

ক্লাউড-ভিত্তিক সঞ্চয়স্থান জনপ্রিয় এবং সুবিধাজনক হয়ে উঠলে, কখনও কখনও আপনি আপনার ফাইলগুলিতে সংযোগ বা অ্যাক্সেস ছাড়াই নিজেকে ধরা পড়বেন। উপরের সমাধানগুলির সাথে, এখন আপনি পরিস্থিতি উপস্থিত হলে অফলাইনে Google ডক্স ব্যবহার করতে সক্ষম হবেন৷

ক্লাউডে ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করতে অক্ষম হলে আপনি কি কখনও বাধা পেয়েছেন? আপনি কি মেঘ ব্যবহার করেন, নাকি ঐতিহ্যবাহী মিডিয়া যেমন USB ড্রাইভ আপনার জন্য কাজ করে? নীচে মন্তব্যে আমাদের জানান৷