মাস্টার এক্সেল সাবটোটাল:সঠিক ডেটা সারাংশের জন্য 7টি প্রমাণিত কৌশল

পদ্ধতি 1 - স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেলে সাবটোটাল ঢোকান

• একটি এলোমেলো ঘর নির্বাচন করুন> ডেটা -এ যান ট্যাব> বাছাই ক্লিক করুন .

• বাছাই ডায়ালগ বক্স উইন্ডোতে পপ আপ হবে।
• এর মধ্যে বাছাই করুন ক্ষেত্র, যে কলামের উপর ভিত্তি করে আপনি সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
• কোষের মান রাখুন সর্ট অন -এ ক্ষেত্র।
• ক্রম ক্রমবর্ধমান হবে:A থেকে Z .
• ঠিক আছে ক্লিক করুন .

• এটি বিক্রয় প্রতিনিধিদের বাছাই করবে কলাম বর্ণানুক্রমিকভাবে।

বিল্ট-ইন বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন, যা Excel-এ সাবটোটাল শর্টকাট নামেও পরিচিত৷

• পরিসরের একটি কক্ষে ক্লিক করুন> সাবটোটাল নির্বাচন করুন রূপরেখা -এর অধীনে ডেটা থেকে গ্রুপ ট্যাব।

• সাবটোটাল ডায়ালগ বক্স এখন প্রদর্শিত হবে। আমরা SUM ব্যবহার করে Excel এ সাবটোটাল সন্নিবেশ করব ফাংশন।
• প্রতিটি পরিবর্তনে ফিল্ডে সেই ডেটা রাখা উচিত যেখানে আপনি সাবটোটাল সন্নিবেশ করবেন।
• সমষ্টি রাখুন ফাংশন ব্যবহার করুন -এ ফাংশন মোট মান গণনা করার জন্য ক্ষেত্র।
• ঠিক আছে ক্লিক করুন .

আপনি Excel এ সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে সক্ষম হবেন। বিক্রয় প্রতিনিধি ৷ কলামে সাবটোটাল এবং গ্র্যান্ড টোটাল থাকবে .

• সংখ্যা 1, 2, এবং 3 সহ উপরের বাম কোণে আইকনটি আপনাকে এক্সেলে সাবটোটালগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় সে সম্পর্কে নির্দেশ দেবে। এটি আপনাকে গ্রুপগুলি পরিচালনা করতে এবং এক্সেলে সাবটোটালগুলি দেখাতে এবং লুকানোর অনুমতি দেয়৷

পদ্ধতি 2 – একাধিক সাবটোটাল যোগ করুন

2.1. বিভিন্ন কলামে একাধিক সাবটোটাল ঢোকান

পূর্ববর্তী বিভাগে, আমরা দেখিয়েছি কিভাবে আমরা বিক্রয় প্রতিনিধি কলামে একটি সাবটোটাল প্রয়োগ করতে পারি। বিভাগের উপর ভিত্তি করে আরেকটি সাবটোটাল যোগ করুন .

• বাছাই খুলুন ডেটা থেকে ডায়ালগ বক্স ট্যাব।
• বিক্রয় প্রতিনিধি অনুসারে সাজান .
• অন্য স্তর যোগ করুন।
• আমরা বিক্রয় প্রতিনিধিদের দ্বারা বাছাই করেছি; এখন আমরা বিভাগ অনুসারে সাজাব .
• ঠিক আছে ক্লিক করুন .

• সাবটোটাল খুলুন ডেটা থেকে ডায়ালগ বক্স পদ্ধতি-1-এ বর্ণিত ট্যাব .
• বিক্রয় প্রতিনিধি বেছে নিন এ প্রতিটি পরিবর্তনে ক্ষেত্র।

• Excel বিক্রয় প্রতিনিধি -এ সাবটোটাল সন্নিবেশ করবে কলাম।
• সাবটোটাল খুলুন পপ-আপ।
• এই সময় বিভাগে প্রতিটি পরিবর্তন নিশ্চিত করে .
• বর্তমান সাবটোটালগুলি প্রতিস্থাপন করুন ক্ষেত্র অচিহ্নিত। যদি তা না হয়, তাহলে এটি পূর্ববর্তী সাবটোটালটি সাফ করবে এবং এর ফলে একটি একক সাবটোটাল হবে।
• ঠিক আছে ক্লিক করুন .

একাধিকবার গোষ্ঠীবদ্ধ করুন এবং এক্সেলে সাবটোটাল সন্নিবেশ করুন।

সাবটোটাল -এ আরেকটি পরিবর্তন নির্বাচন করুন আপনি যদি আরও সাবটোটাল যোগ করতে চান তাহলে বক্স করুন।

2.2. একই কলামে একাধিক সাবটোটাল খুঁজুন

একই কলামে একাধিক সাবটোটাল সন্নিবেশ করান। মোট গণনা করার পরে, আমরা গড় এবং আদর্শ বিচ্যুতি গণনা করব। আপনার আরও দুটি ফাংশন প্রয়োজন হবে। গড় বেছে নিন ফাংশন এবং তারপর StdDev ফাংশন।

বিক্রয় প্রতিনিধি -এ সাবটোটাল ঢোকানোর পরে শুরু করুন (পদ্ধতি-1 থেকে প্রাপ্ত ) SUM ব্যবহার করে ফাংশন।

• সাবটোটাল খুলুন বক্স 2 গুণ বেশি।
• গড় বেছে নিন ফাংশন এবং দ্বিতীয়বার StdDev নির্বাচন করুন ফাংশন।

• গড় ফাংশন নির্বাচিত কলামের গড় খুঁজে বের করবে।
• StdDev ফাংশন মানক বিচ্যুতি গণনা করবে।

এই ফাংশনগুলির উপর ভিত্তি করে, সাবটোটালগুলি আপনার ডেটাতে ঢোকানো হবে৷

পদ্ধতি 3 - এক্সেল টেবিলে সাবটোটাল ঢোকান

আপনি এক্সেল টেবিলে সরাসরি সাবটোটাল প্রয়োগ করতে পারবেন না। সাবটোটাল  বৈশিষ্ট্য এখানে কাজ করবে না।

আপনি যদি সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে চান, আপনাকে প্রথমে টেবিলটিকে পরিসরে রূপান্তর করতে হবে।

• আপনার টেবিলে একটি এলোমেলো ঘর নির্বাচন করুন এবং টেবিল ডিজাইন-এ যান ট্যাব> পরিসরে রূপান্তর করুন নির্বাচন করুন সরঞ্জাম এর অধীনে গ্রুপ।

• মাইক্রোসফ্ট এক্সেল জিজ্ঞাসা করবে আপনি টেবিলটিকে একটি পরিসরে রূপান্তর করতে চান কিনা। হ্যাঁ ক্লিক করুন৷ নিশ্চিত করতে।

এক্সেল এখন টেবিলটিকে একটি সাধারণ পরিসরে রূপান্তর করবে। আপনি সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে পারেন সাবটোটাল বৈশিষ্ট্য প্রয়োগ করে।

পদ্ধতি 4 - ফিল্টার সহ Excel এ SUBTOTAL সূত্র প্রয়োগ করুন

আমরা সাবটোটাল ব্যবহার করেছি বৈশিষ্ট্য এক্সেলেরও SUBTOTAL ফাংশন আছে আপনার ডেটাতে সাবটোটাল যোগ করার জন্য উপলব্ধ। ফিল্টার করা ডেটা এর জন্য ফাংশনটি ব্যবহার করুন .

SUBTOTAL-এর সিনট্যাক্স ফাংশন:

SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)

প্রথম যুক্তি:function_num কিছু সংখ্যা দ্বারা বর্ণনা করা হয় (1-9 এবং 101-109 ) বিভিন্ন ফাংশন নির্দেশ করে।

4.1. ফিল্টার আউট সারিতে সাবটোটাল

আমরা নিম্নলিখিত SUBTOTAL প্রয়োগ করেছি৷ সাবটোটাল সন্নিবেশ করার সূত্র।

যেমন আমরা প্রথম আর্গুমেন্ট ব্যবহার করেছি:9, এটি ফিল্টার করা ঘরকে উপেক্ষা করবে

• বিক্রয় প্রতিনিধি-এ ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন৷ কলাম এবং একটি নাম চয়ন করুন (যেমন, আদম ) সেই নামে ফিল্টার করতে।

আপনি শুধুমাত্র ফিল্টার করা কক্ষের জন্য সাবটোটাল গণনা করার ফাংশনটি পর্যবেক্ষণ করবেন, এটি বাকিগুলিকে উপেক্ষা করবে৷

নীচের চিত্রটি SUBTOTAL-এর আউটপুট প্রদর্শন করে৷ উভয় আর্গুমেন্টের জন্য ফাংশন 9 এবং 109 .

4.2. ম্যানুয়ালি লুকানো সারিতে সাবটোটাল

SUBTOTAL-এর আউটপুট দেখুন ম্যানুয়ালি লুকানো সারিগুলির জন্য ফাংশন; সারি নম্বরে ডান-ক্লিক করে এবং লুকান বেছে নিয়ে সারি লুকান প্রসঙ্গ মেনু থেকে।

আর্গুমেন্টের জন্য আউটপুট তুলনা করুন 9 এবং 109 . যুক্তি 9 ম্যানুয়ালি লুকানো সারির ঘরগুলি অন্তর্ভুক্ত করবে, কিন্তু যুক্তি 109 তাদের উপেক্ষা করবে।

পদ্ধতি 5 - VBA কোড সহ সাবটোটাল খুঁজুন

• ALT+F11 টিপুন ভিজ্যুয়াল বেসিক এডিটর চালু করতে উইন্ডো।
• ক্লিক করুন ঢোকান টুলবারে> মডিউল নির্বাচন করুন .

• মডিউল -এ আপনার VBA কোড ঢোকান উইন্ডো।

কোড :

Sub Calculate_Subtotal()
Dim iColumn As Integer
Dim iValue As Integer
Dim xValue As Integer
Application.ScreenUpdating = False
iValue = 5
xValue = iValue
Range("B5").CurrentRegion.Offset(1).Sort Range("B6"), 1
Do While Range("B" & iValue) <> ""
    If Range("B" & iValue) <> Range("B" & (iValue + 1)) Then
    Rows(iValue + 1).Insert
    Range("B" & (iValue + 1)) = "Subtotal " & Range("B" & iValue).Value
    For iColumn = 7 To 8 'Columns to Calculate Sum
    Cells(iValue + 1, iColumn).Formula = "=SUM(R" & xValue & "C:R" & iValue & "C)"
    Next iColumn
    Range(Cells(iValue + 1, 1), Cells(iValue + 1, 8)).Font.Bold = True
    iValue = iValue + 2
    xValue = iValue
    Else
    iValue = iValue + 1
    End If
    Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

• চালান এ ক্লিক করুন VBA চালানোর জন্য বোতাম কোড।

এক্সেল এখন বিক্রয় প্রতিনিধিদের উপর ভিত্তি করে আপনার ডেটাতে সাবটোটাল সন্নিবেশ করবে .

পদ্ধতি 6 – এক্সেল পিভট টেবিলে সাবটোটাল যোগ করুন

পিভট টেবিলে চারটি ক্ষেত্র রয়েছে এবং আমাদের ফরম্যাট করা পিভট টেবিল আছে এই ক্ষেত্রগুলিতে আমাদের ডেটা ব্যবহার করে:
1. ফিল্টার৷ :বিক্রয় প্রতিনিধি

1. কলাম :ফাঁকা
2. সারি :বিভাগ, পণ্য
3. মানগুলি৷ :পরিমাণ, এককের মূল্য, মোট মূল্য, এবং লাভ

• ডিজাইন -এ যান ট্যাব> সাবটোটাল -এর ড্রপডাউনে ক্লিক করুন লেআউট এর অধীনে বিকল্প গ্রুপ।

• নির্বাচন করুন গোষ্ঠীর নীচে সমস্ত সাবটোটাল দেখান ড্রপডাউন মেনু থেকে।

পিভট টেবিলটি এখন সারি লেবেলগুলির উপর ভিত্তি করে প্রতিটি গোষ্ঠীর নীচে সাবটোটাল সন্নিবেশ করবে . টেবিলের নীচে গ্রুপের মোট মোট যোগ করুন।

পদ্ধতি 7 - সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করুন

একটি গোষ্ঠীর জন্য সাবটোটাল সন্নিবেশ করার জন্য পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করুন .

• পরিসরের একটি কক্ষে ক্লিক করুন> ডেটা -এ যান ট্যাব> সারণী/পরিসীমা থেকে ক্লিক করুন Get &Transform Data-এর অধীনে .

• ঠিক আছে ক্লিক করুন টেবিল তৈরি করুন -এ ডায়ালগ বক্স।

• এক্সেল আপনাকে পাওয়ার কোয়েরি এডিটর-এ স্থানান্তরিত করবে উইন্ডো।
• কলামগুলি নির্বাচন করুন (যেমন, বিক্রয় প্রতিনিধি এবং বিভাগ ) আপনি যে ডেটা নিয়ে কাজ করতে চান তাতে> গ্রুপ বাই ক্লিক করুন রূপান্তর থেকে আইকন ট্যাব।

• গ্রুপ দ্বারা ডায়ালগ বক্স, একটি নতুন কলামের নাম দিন।
• আপনি যে ধরনের অপারেশন করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (যেমন, SUM)।
• কলাম নির্বাচন করুন যেখানে আপনি গণনা করতে চান (যেমন, মোট মূল্য)।
• ক্লিক করুন আগ্রাসন যোগ করুন আরও গ্রুপ করতে।

• লাভের সাবটোটাল গণনা করতে , লাভ বেছে নিন কলামে ক্ষেত্র এবং সমষ্টি অপারেশনে ক্ষেত্র এই আগ্রাসনকে একটি নাম দিন (যেমন, লাভ )।
• ঠিক আছে ক্লিক করুন .

• আপনি বিক্রয় প্রতিনিধি এবং বিভাগের উপর ভিত্তি করে সাবটোটাল সন্নিবেশিত দেখতে পাবেন।
• হোম এ যান৷ ট্যাব> ক্লোজ এবং লোড-এর ড্রপডাউনে ক্লিক করুন> বন্ধ করুন এবং লোড করুন নির্বাচন করুন৷ .

পাওয়ার কোয়েরি সম্পাদক এক্সেল ওয়ার্কশীটে সাবটোটাল সহ আপনার গ্রুপ করা ডেটা লোড করবে।

এক্সেলের সাবটোটালগুলি কীভাবে সরানো যায়

• সাবটোটাল খুলুন ডেটা থেকে ডায়ালগ বক্স ট্যাব> সব সরান ক্লিক করুন .

• এটি থেকে গোষ্ঠী এবং সাবটোটালগুলি সরিয়ে আপনার ডেটাকে সাধারণ পরিসরে রূপান্তরিত করুন৷

দ্রষ্টব্য :সাবটোটাল অপসারণ করলে ডেটা সাজানো হয়ে যায়, বাছাই করার আগে মূল ডেটার মতো নয়।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

1. কেন আমি Excel এ সাবটোটালগুলি সরাতে পারি না?

সাবটোটাল বিভিন্ন কারণে কাজ নাও করতে পারে।

i) সুরক্ষিত ওয়ার্কশীট:আপনার শীটটি পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত থাকলে আপনাকে অবশ্যই অরক্ষিত করতে হবে।

ii) শেয়ার করা ওয়ার্কবুক:ওয়ার্কবুকটি একাধিক ব্যবহারকারীর মধ্যে শেয়ার করা হলে আপনাকে ওয়ার্কবুকটি আনশেয়ার করতে হবে বা ওয়ার্কবুক দিয়ে চেক করতে হতে পারে

iii) কাস্টম সূত্র বা ম্যাক্রো:যদি কাস্টম সূত্র বা ম্যাক্রো ব্যবহার করে সাবটোটাল যোগ করা হয়, তাহলে সেগুলি সরানোর জন্য আপনাকে সেগুলি সংশোধন বা মুছে ফেলতে হতে পারে৷

২. কিভাবে আমি এক্সেলের সাবটোটালগুলিকে ভেঙে ফেলব বা প্রসারিত করব?

আপনি Excel-এ সাবটোটালগুলিকে সঙ্কুচিত বা প্রসারিত করতে গোষ্ঠীবদ্ধ রূপরেখা বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে রূপরেখার প্রতীক যোগ করে যা আপনাকে উপ-টোটাল গোষ্ঠীগুলিকে ভেঙে ফেলা বা প্রসারিত করতে দেয়। গ্রুপ সারির পাশের বিয়োগ (-) বা প্লাস (+) চিহ্নগুলিতে ক্লিক করলে সাবটোটালগুলি যথাক্রমে ভেঙে যাবে বা প্রসারিত হবে৷

3. ডেটা পরিবর্তিত হলে আমি কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Excel-এ সাবটোটাল আপডেট করতে পারি?

হ্যাঁ, ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তিত হলে আপনি সাবটোটাল আপডেট করার জন্য Excel সেট করতে পারেন। আপনি একটি সাবটোটাল সারিতে ডান-ক্লিক করে এবং “রিফ্রেশ” বেছে নিয়ে ম্যানুয়ালি সাবটোটাল রিফ্রেশ করতে পারেন। প্রসঙ্গ মেনু থেকে। যদি সেগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট না হয়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনার ওয়ার্কবুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে গণনা করে সূত্রগুলি .

4. AGGREGATE কি Excel এ SUBTOTAL ফাংশনের সমান?

না, সমগ্র এর মধ্যে পার্থক্য রয়েছে এবং SUBTOTAL৷  ফাংশন যদিও সিনট্যাক্স একই রকম।

নিবন্ধ থেকে মূল টেকওয়েস

• এক্সেলের "সাবটোটাল" বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে নির্দিষ্ট কলামের উপর ভিত্তি করে ডেটার গ্রুপগুলির জন্য সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে দেয়৷
• সাবটোটাল সন্নিবেশ করতে, ডেটার পরিসর নির্বাচন করুন এবং "ডেটা" ট্যাবে যান, তারপর "আউটলাইন" গ্রুপে "সাবটোটাল" বোতামে ক্লিক করুন।
• আপনি সাবটোটালে একাধিক কলাম নির্বাচন করে সাবটোটালের একাধিক স্তর যোগ করতে পারেন।
• বিয়োগ (-) এবং প্লাস (+) চিহ্ন দ্বারা নির্দেশিত গোষ্ঠীবদ্ধ আউটলাইন বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে সাবটোটালগুলিকে সঙ্কুচিত বা প্রসারিত করা যেতে পারে৷
• এক্সেলের টেবিল বা ডাইনামিক নামের রেঞ্জ ব্যবহার করে ডেটা পরিবর্তন হলে সাবটোটালগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা যেতে পারে।

অভ্যাস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

আপনি এখান থেকে অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

<<এক্সেলের সাবটোটালে ফিরে যান | এক্সেল শিখুন