এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন দক্ষতা অর্জন: ৫টি অপরিহার্য টেকনিক

এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করার পদ্ধতি দেখাব। এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশনগুলো হলো অন্য একটি ওয়ার্কবুকের ডেটার রেফারেন্স যেখান থেকে কেউ বর্তমান ওয়ার্কবুকে ডেটা ইনসার্ট করছে। এটি ব্যবহারকারীদের অন্য ওয়ার্কবুকের ডেটা অনুযায়ী তাদের ডেটাসেট আপডেট করতে দেয়। এই আর্টিকেলে, আমরা সেই এক্সটার্নাল কানেকশনগুলো ট্র্যাক রাখার পদ্ধতি শিখব।

এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করা: ৫টি উপায়

এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করার ৫টি হ্যান্ডি উপায় আলোচনা করব। প্রথমে, আমরা লিংকগুলো পেতে Find ফিচার ব্যবহার করব। দ্বিতীয়, আমরা Name Manager ব্যবহার করব। তৃতীয়, কানেকশন পেতে Edit Links কমান্ড ব্যবহার করব। চতুর্থ, কানেকশন খুঁজে বের করতে একটি VBA কোড ব্যবহার করব। চূড়ান্ত, এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করতে 4.0 এক্সেল ম্যাক্রো ব্যবহার করব। এটি একটি স্যাম্পল ডেটাসেট যাতে দুটি আলাদা শিট থেকে ডেটা কানেক্টেড: Number of Sale.xlsx এবং Unit Price.xlsx।

১. Find ফিচার প্রয়োগ

এই মেথডে, আমরা ডেটাসেটের প্রতিটি সেলের এক্সটার্নাল কানেকশন খুঁজে বের করতে এক্সেলের Find ফিচার ব্যবহার করব। Find ফিচার ব্যবহারকারীদের ডেটাসেট থেকে 그들이 প্রয়োজনীয় ভ্যালু বা যেকোনো ডেটা খুঁজে বের করতে দেয়। এটি তাদের এক্সটার্নাল কানেকশন খুঁজে বের করতে দেয়।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Home ট্যাবে যান।
• সেখান থেকে, Editing অপশন বেছে নিন।
• তারপর, উপলব্ধ অপশন থেকে Find & Select বেছে নিন।
• শেষে, ড্রপ-ডাউন অপশন থেকে Find বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, স্ক্রিনে একটি প্রম্পট আসবে।

• প্রম্পটে, প্রথমে Find What বক্সে “.xl” লিখুন।
• তারপর, Within ওয়ার্কবুক সিলেক্ট করুন।
• পরবর্তী, Look in Formulas।
• শেষে, Find All-এ ক্লিক করুন।

• নतीজতন, আমরা ওয়ার্কবুকের সকল সেলের সকল কানেকশন পাব।

এভাবে, আমরা এক্সেলে সকল এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে পাব।

২. Name Manager ব্যবহার

Name Manager অপশন ওয়ার্কবুকের সকল নেমড রেঞ্জ ম্যানেজ করে। ব্যবহারকারী প্রায় অন্য একটি ওয়ার্কবুকের একটি নেমড রেঞ্জ ডেটা রেঞ্জ আপনার ওয়ার্কবুকে অ্যাড করেন। এটি তাদের ফর্মুলা কার্যকরভাবে প্রয়োগ করতে দেয়। এই উদাহরণে ও, আমরা অন্য একটি ওয়ার্কবুকের একটি নেমড রেঞ্জ আমাদের ওয়ার্কবুকে অ্যাড করেছি।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে, "Number of Sales.xlsx" ওয়ার্কবুক খুলুন।
• তারপর, B5:B10 সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
• শেষে, রেঞ্জটিকে নাম দিতে Name Box-এ Fruits লিখুন।

• পরবর্তী, বিদ্যমান ওয়ার্কবুকে ফিরে যান।
• B5 সেলে, "=" সাইন টাইপ করে এবং "Number of Sales.xlsx" ওয়ার্কবুকের Fruits রেঞ্জটি ফর্মুলা হিসেবে সিলেক্ট করে ওয়ার্কবুকটি লিংক করুন।

• তারপর, Formulas ট্যাবে যান।
• সেখান থেকে, Define Name বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, স্ক্রিনে একটি প্রম্পট আসবে।

• প্রম্পটে, Name হিসেবে Fruit_Items লিখুন।
• তারপর, "Number of Sales.xlsx" ওয়ার্কবুকের Fruits রেঞ্জটিকে নেমের Refers to রেঞ্জ হিসেবে বেছে নিন।
• শেষে, OK ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Formulas ট্যাবে যান।
• তারপর, Defined Names অপশনের অধীনে Name Manager অপশন বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, স্ক্রিনে একটি প্রম্পট আসবে।

• প্রম্পটে, Refer to সেকশনের অধীনে, আমরা বিদ্যমান Name Range-এর এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন দেখতে পাব।

আপনি এই লিংকটি কপি করে উইন্ডোজ টাস্কবারে পেস্ট করতে পারেন, এবং এটি আপনাকে "Number of Sales.xlsx" ওয়ার্কবুকের লোকেশনে নিয়ে যাবে।

আরও পড়ুন: অন্য একটি এক্সেল ফাইলে এক্সেল ডেটা কানেকশন তৈরি করার পদ্ধতি

৩. Edit Links ব্যবহার

Edit Links অপশন এক্সটার্নাল কানেকশন চেক, এডিট বা মডিফাই করার একটি ভালো উপায়। এখানে, আমরা এই অপশনটি ব্যবহার করে লিংকগুলো খুঁজে বের করব।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে, Data ট্যাব বেছে নিন।
• পরবর্তী, Queries & Connections-এ থেকে Edit Link অপশন বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, স্ক্রিনে একটি প্রম্পট আসবে।

• প্রম্পটে, Source কলামে ডেটা সোর্সের নাম দেখতে পাবেন।
• আপনি Open Source অপশনে ক্লিক করে সোর্স ওয়ার্কবুক খুলতে পারেন।

• ফলস্বরূপ, "Number of Sales.xlsx" এক্সেল ওয়ার্কশিট খুলবে।

এভাবে আপনি এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করবেন এবং খুলবেন।

৪. VBA কোড প্রয়োগ

VBA কোড একসাথে একাধিক কাজ করার একটি ভালো উপায়। এই মেথডে, আমরা ওয়ার্কবুকের সকল এক্সটার্নাল কানেকশন পেতে এবং একটি নতুন শিটে দেখাতে একটি সিম্পল VBA কোড ব্যবহার করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Developer ট্যাবে যান।
• সেখান থেকে, Visual Basic অপশন বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, একটি নতুন উইন্ডো স্ক্রিনে আসবে।

• Visual Basic উইন্ডো থেকে, প্রথমে সিলেক্ট করুন
• তারপর, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Module বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, একটি নতুন মডিউল আসবে।

• মডিউলে নিচের কোডটি লিখুন এবং সংরক্ষণ করুন।

Sub FindExternalConnections() Dim am_link As Variant am_link = ActiveWorkbook.LinkSources(xlExcelLinks) If Not IsEmpty(am_link) Then Sheets.Add For a = 1 To UBound(am_link) Cells(a, 1).Value = am_link(a) Next a End If End Sub

• শেষে, ত্রিভুজাকার গ্রিন বাটনে ক্লিক করুন কোড রান করতে।

• ফলস্বরূপ, আমরা ওয়ার্কবুকে এক্সটার্নাল কানেকশনগুলির তালিকা পাব।

Edit Links মেথডের মতো, এই লিংকগুলিও আপনাকে ওয়ার্কবুক들의 লোকেশন में নিয়ে যাবে।

আরও পড়ুন: Excel VBA: সকল ডেটা কানেকশন রিফ্রেশ করার পদ্ধতি

৫. সকল এক্সটার্নাল কানেকশন এক্সট্রাক্ট করা

এক্সেলের 4.0 ম্যাক্রোগুলো VBA-এর পূর্ববর্তী সংস্করণ। তারা ব্যবহারকারীদের VBA কোড পরিচিতির আগে রিপিটেটিভ কাজ করতে দিত। এই উদাহরণে, আমরা এখনো বিদ্যমান 4.0 বা XML ম্যাক্রোর একটি ব্যবহার করব এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন এক্সট্রাক্ট করতে। তারপর, TRANSPOSE ফাংশন ব্যবহার করে লিংক লিস্টটি ট্রান্সপোজ করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Formulas ট্যাবে যান।
• তারপর, Defined Names গ্রুপ থেকে Name Manager বেছে নিন।
• ফলস্বরূপ, স্ক্রিনে একটি প্রম্পট আসবে।

• Name Manager প্রম্পট থেকে বেছে নিন

• এখন, প্রথমে, ম্যাক্রোকে Name দিন।
• আমরা এটিকে নাম দিব।
• দ্বিতীয়, Refer to বক্সে LINKS() লিখুন।
• শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, B5 সেল সিলেক্ট করুন এবং টাইপ করুন,

• তারপর, Enter চাপুন।
• ফলস্বরূপ, আমরা এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশনগুলির একটি তালিকা পাব।

আপনি এই লিংকগুলো উইন্ডোজ সার্চ বক্সে রাখে এক্সটার্নাল ডেটার লোকেশন পেতে পারেন।

আরও পড়ুন: [Fixed!] এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশনগুলো ডিজেবল করা হয়েছে

অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

আপনি এখানে থেকে প্র্যাক্টিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

উপসংহার

এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলে এক্সটার্নাল ডেটা কানেকশন খুঁজে বের করার একাধিক উপায় দেখিয়েছি। এটি ব্যবহারকারীদের ওয়ার্কবুকে বিদ্যমান লিংকগুলো কার্যকরভাবে চেক, আপডেট, ব্রেক বা ডিলিট করতে দেবে। এই নিবন্ধের সংক্রান্ত আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে, কমেন্টে জানাতে আপনি স্বাধীন।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• ফাইল খোলামাত্রে এক্সেলে ডেটা কানেকশন রিফ্রেশ করার পদ্ধতি
• Excel Connections vs Queries
• এক্সেলে ডেটা সোর্স তৈরির পদ্ধতি
• এক্সেলে ডেটা কানেকশন রিফ্রেশ হচ্ছে না
• Excel Queries and Connections Not Working
• এক্সেলে Queries and Connections Pane বন্ধ করার পদ্ধতি

<< ফিরে যান Excel Data Connections | Importing Data in Excel | Learn Excel

নিখরচা এডভান্সড এক্সেল এক্সারসাইজ সমাধানসহ পান!