আপনি এক্সেল-এ নতুন হোক বা প্রয়োগ করছেন কিছুদিন, এক্সেল সম্পর্কে জানতে হয় কিছু অপরিহার্য স্কিল: সেরা পদ্ধতিগুলো, কিছু পিটফল এড়ানো, এবং যেসব কিছু অন্যদের (বিশেষ করে বসকে) মুগ্ধ করবে।
এই আর্টিকেলে আমি ২৮টি অপরিহার্য এক্সেল স্কিল নিয়ে আলোচনা করব, সেরা হিন্ট ও টিপসসহ যাতে আপনি বিগিনার হিসেবে শুরু করতে পারেন—বা অভিজ্ঞ ইউজার হিসেবে আরও প্রোডাক্টিভ হতে পারেন।
মাস্টার করতে হবে ২৮টি অপরিহার্য এক্সেল স্কিল
মাইক্রোসফট এক্সেল-এ আপনি অনেক স্কিল শিখতে পারেন। কিন্তু এখানে আমরা ৩০টি অপরিহার্য এক্সেল স্কিল নিয়ে আলোচনা করব যা আপনার দিনদিনের জীবনে কাজ আসবে। এটি বিবিধ সমস্যা সমাধানে বড় মান দেয়। সব ৩০টি স্কিল মনোযোগপূর্বক ফলো করুন।
১. পিডিএফ-এ কনভার্ট করা
আপনার প্রয়োজন হয় যেন এক্সেল স্প্রেডশিট বা রিপোর্ট ক্লায়েন্টদের পাঠাতে—কিন্তু কি আপনি চান তারা আপনার সকল ডেটা ও ফর্মুলা দেখে? সম্ভবত না।
যদিও স্প্রেডশিটে ডেটা দেখতে বা পরিবর্তন করতে বাধা দিতে অনেক পদ্ধতি রয়েছে (লুকিয়ে রাখা, প্রোটেক্ট করা, বা ফরম্যাটিং দিয়ে ভ্যালু ছদ্মবেশ দেওয়া), তবে এক্সপার্ট হাতে সব পদ্ধতি বাইপাস করা যায়।
সাধারণত সবচেয়ে সিম্পল রুটই সেরা। যদি আপনি অন্যদের ডেটা পরিবর্তন করতে না দিতে চান, তবে স্প্রেডশিটকে পিডিএফ-এ কনভার্ট করে পাঠিয়ে দিন। এক্সেল ডকুমেন্ট পিডিএফ ফাইলে কনভার্ট করা খুব সহজ এবং এক্সেলের সব করেন্ট ভার্সন এডিশনাল সফটওয়্যার ছাড়াই এটা করতে পারে।
এเรื่องে হেল্প দরকার হলে (বা অনুরূপ টিপস-ট্রিকস খুঁজছেন), Activia Training তাদের ওয়েবসাইটে একটি নতুন সেকশন লঞ্চ করেছে যেখানে চমৎকার টিউটোরিয়াল ও হাও-টু ভিডিও রয়েছে।
আরও পড়ুন: ১০২টি উপকারী এক্সেল ফর্মুলা চিট শিট পিডিএফ (ফ্রি ডাউনলোড শিট)
২. ফিল ফাংশন ব্যবহার করা
ধরুন, ১২ মাসের জটিল অ্যাকাউন্ট এক ওয়ার্কবুকে রাখতে হচ্ছে। আপনি ১২টি শিট বানিয়ে জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত নাম দিয়েছেন, জানুয়ারি শিট লে-আউট ও ফরম্যাট করলেন, এবং তারপর অন্য ১১টি শিটে কপি-পেস্ট করলেন।
এটি একটা ক্লান্তিকর পদ্ধতি এবং ডেটা ভুল পেস্ট হলে পরে সারমারি শিট জেনারেট করতে সমস্যা হয়। বেস্ট মেথড হলো এক্সেলের "Fill Across Sheets" টুল ব্যবহার করা। ফিল ফাংশন দিয়ে এক শিট দ্রুত ও সঠিকভাবে অনেক শিটে ডুপ্লিকেট করা যায়।
এই ফিচার ব্যবহারে অতিরিক্ত হেল্প দরকার হলে, টমের ব্লগে চমৎকার ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল রয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেল সেলে ভ্যালুর বদলে ফর্মুলা দেখানোর পদ্ধতি (৬ পদ্ধতি)
৩. নেমড রেঞ্জ ব্যবহার করা
একটা ফর্মুলা আছে যা তিনটি আলাদা শিটের তিনটি রেঞ্জের টোটাল যোগ করে:
=SUM(‘Jan Sales’!$D$10:$L$10, ‘Feb Sales’!$D$10:$L$10, ‘Mar Sales’!$D$10:$L$10)এবং আরেকটা ফর্মুলা একই কাজ করে:
=SUM(JanTotal, FebTotal, MarTotal)সার্প ৩.৫ ঘণ্টায় এক্সেল ফর্মুলা ও ফাংশন মাস্টার করুন!
আমার ফ্রি কোর্স-এ Udemy-তে।
এক্সেল ফর্মুলা অ্যান্ড ফাংশনস উইথ এক্সেল ফর্মুলা চিট শিট!
আপনি কোনটি পছন্দ করেন? আমি দ্বিতীয়টাই পছন্দ করি, কারণ এটি বোঝা সহজ এবং বানানোটা সহজ ছিল—আমাকে অন্য শিটে গিয়ে ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করতে হয়নি।
দ্বিতীয় ফর্মুলা নেমড রেঞ্জ ব্যবহার করে। নেমড রেঞ্জ (বা ডিফাইনড نیم) একক সেল বা সেল রেঞ্জের ওপর প্রয়োগ হয় এবং ফর্মুলাতে সেল বা রেঞ্জ ঠিকানা 대신 সরাসরি ব্যবহার করা যায়।
নেমড রেঞ্জ ইনট্রিনসিক্যালি অ্যাবসোলিউট, তাই ডলার সিম্বল দিয়ে রেফারেন্স আঙ্কর করার প্রয়োজন নেই। নেমড রেঞ্জ বাই ডিফল্ট গ্লোবাল—এক শিটে তৈরি করলে অন্য শিট থেকেও অ্যাক্সেস করা যায় এবং সবসময় এর মূল লোকেশনকে রেফার করে।
৪. ডেটাসেট ফরম্যাট করা
স্প্রেডশিট বানানোর পর আপনি দুটো কাজই করবেন: ডেটা এন্ট্রি বা ডেটা রিভিউ। এই দুটো কাজে ফন্ট, সাইজ, কালারের বড়িয়ে থাকা কোনো হেল্প করে না।
স্প্রেডশিট বোঝা সহজ করতে এক ফন্ট ব্যবহার করুন। হেডার ও ডেটার পার্থক্য হাইলাইট করতে বল্ড বা ইট্যালিক ব্যবহার করুন, এবং সারমারি রো ও ফর্মুলা হাইলাইট করতে হালকা সেল কালারিং করুন।
শেষে, সব ফরম্যাটিং শেষে রাখুন। ফরম্যাটিং ছাড়া কাজ করার স্প্রেডশিট ভালো লাগে না কিন্তু কাজ করে। কিন্তু অসম্পূর্ণ স্প্রেডশিট যদি চমকে দেখাও, তবে সেটি অকার্যকর।
৫. সঠিক লে-আউট বেছে নেওয়া
এটি শুনতে সহজ হলেও অনেক লোক এক্সেল খুলে টাইপিং শুরু করে এবং ভালো হওয়ার আশা করে। কিন্তু স্প্রেডশিট বানানোর আগে কিছু প্ল্যানিং দরকার। সাধারণত আমরা কী ডেটা ইনপুট করতে হবে সেটি বুঝি, কিন্তু আউটপুট কী চাই সেটি কম চিন্তা করি।
আপনি স্প্রেডশিট থেকে কী আশা করেন সেটি ভালোভাবে চিন্তা করুন এবং সেই অনুযায়ী লে-আউট করুন।
৬. আপনার কাজ প্রোটেক্ট করা
আপনি পারফেক্ট স্প্রেডশিট ডিজাইন করতে অনেক কষ্ট করেছেন, তাই কেউ ভুলে ফর্মুলা ওভাররাইট করলে বা কিছু পরিবর্তন করলে মনের জোরা। এখানে প্রোটেকশন কাজে লাগে।
এক্সেলে আপনার কাজ প্রোটেক্ট করতে এবং ইউজার কী চেঞ্জ করতে পারবে সেটি কন্ট্রোল করার চমৎকার টুল রয়েছে। ফর্মুলা সেল প্রোটেক্ট করতে পারেন, কলাম বা রো রিসাইজ বন্ধ করতে পারেন, হتى ওয়ার্কবুকের স্ট্রাকচার চেঞ্জ (শিট অ্যাড বা ডিলিট) বন্ধ করতে পারেন। অ্যাডভান্সড লেভেলে নির্দিষ্ট ইউজারকে নির্দিষ্ট রিজন এডিট করার অনুমতি দিতে পারেন।
৭. কিবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করা
আমরা মাউসের দিকে হাত বাড়িয়ে এক্সেলে একশন পারফর্ম করি, কিন্তু কিছু কিবোর্ড শর্টকাট জানলে কাজ দ্রুত হয় এবং সময় বাঁচায়। কিছু শর্টকাট নিচে দেওয়া হলো:
| কিবোর্ড শর্টকাট | ফাংশন |
|---|---|
| Ctrl + * | বর্তমান রিজন সিলেক্ট করুন |
| Ctrl + Space | বর্তমান কলাম সিলেক্ট করুন |
| Shift + Space | বর্তমান রো সিলেক্ট করুন |
| Ctrl + 0 | বর্তমান কলাম হাইড করুন |
| Ctrl + 9 | বর্তমান রো হাইড করুন |
| F4 | ফর্মুলায় অ্যাবসোলিউট রেফারেন্স অ্যাপ্লাই করুন |
| F3 | নেম বক্স দেখান (ফর্মুলায়) |
| Ctrl + : | বর্তমান তারিখ এন্টার করুন |
| Alt + = | সন্নিকট ডেটা অটো-সম করুন |
৮. অটো-ফিল দিয়ে সময় বাঁচান
ফর্মুলা লিখে ফেললেন এবং সেটি আজবacent সেলগুলতে ব্যবহার করতে চান? আবার ফর্মুলা লিখার বদলে অটো-ফিল ব্যবহার করুন। অটো-ফিল দিয়ে এক সেলের ভ্যালু খুব দ্রুত খুব সারি আজবacent সেলগুলতে (ভার্টিক্যালি বা হরিজেন্টালি) কপি করা যায়।
এটি শুধু ফর্মুলার জন্য নয়, দিন, মাসের লিস্ট বা কাস্টম লিস্ট দ্রুত বানাতে পারেন। অটো-ফিল ডেটা ও নাম্বার অটোমেটিকলি ইনক্রিমেন্ট করে, অনেক সময় বাঁচায়।
৯. বড় ডেটাসেট বিশ্লেষণ করা
এক্সেলের প্রধান কাজ ডেটা অর্গানাইজ করা, এবং নতুন ভার্সনগুলো ১ মিলিয়ন+ রো হ্যান্ডেল করতে পারে। জটিল প্রশ্নের উত্তর পেতে এক্সেলের সব টুল রয়েছে।
পিভট টেবিল নতুনদের কাছে ভয়ঙ্কর লাগে, কিন্তু একবার বুঝলে কতটা সহজ এবং ডেটা সারমারি ও অর্গানাইজ করার জন্য কতটা উপকারী—শুধু একক্লিকে!
১০. রিবন কাস্টমাইজ করা
রিবন ভালো লাগে, কিন্তু ট্যাব স্যুইচ করে কমান্ড খুঁজতে চিড়াচিড়ি লাগে। ভালো খবর হলো এক্সেল ২০১০ থেকে রিবন কাস্টমাইজ করা যায়। আপনার কাস্টম ট্যাব বানিয়ে সেখানে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কমান্ডগুলো (ম্যাক্রোও হতে পারে) রাখতে পারেন।
১১. চার্ট বানানো
বস গত বছরের সেলসের ডেটা টেবিল দেখতে চান না, তারা ট্রেন্ড, মাসে কত প্রোডাক্ট বিক্রি, বা গড় কাস্টমার ইভ্যালুয়েশন গ্রাফিক্যাল ফর্মে দেখতে চান।
গ্রাফ ও চার্ট জটিল হতে পারে, কিন্তু বেসিক চার্ট শুধু একক্লিকে বানানো যায়, এবং লেটেস্ট এক্সেল ভার্সনগুলো ডিফারেন্ট চার্ট ট্রাই করা খুব সহজ করে দিয়েছে।
১২. অ্যারে ফর্মুলা ব্যবহার করা
একাধিক রেঞ্জে ক্যালকুলেশন করতে হলে এবং রিডান্ডান্ট কলাম যোগ করতে না চাইলে অ্যারে ফর্মুলা উত্তর। এগুলো জটিল হতে পারে, কিন্তু সময় বাঁচায় এবং সহকর্মীদের মুগ্ধ করে।
১৩. কাস্টম ভিউ ব্যবহার করা
কতবার আপনি প্রিন্টিং-এর জন্য স্প্রেডশিট সেটআপ করেছেন, পেজ ব্রেক ঠিক করলেন, স্কেলিং করলেন, হেডার-ফুটার যোগ করলেন, এবং আবার অন্য রিজন প্রিন্ট করতে হলে সব বদলাতে হয়? একই সেটআপ বারবার করা ফ্রাস্ট্রেটিং। এখানে কাস্টম ভিউ হেল্প করে।
কাস্টম ভিউ আপনার সকল প্রিন্ট সেটিং রেকর্ড করে এবং পরে ইনস্ট্যান্টলি রি-অ্যাপ্লাই করতে দেয়। প্রিন্ট সেটিংসের পাশাপাশি ফিল্টার ও হিডেন রো/কলামও রেকর্ড করে।
১৪. গ্রুপিং আউটলাইনিং
অনেক কলাম বা রো থাকলে স্ক্রোল করে নির্দিষ্ট পয়েন্টে যেতে কষ্ট হয়। গ্রুপিং আউটলাইনিং দিয়ে রো/কলাম একসাথে এক্সপ্যান্ড/কোল্যাপ্স করা যায়। এটি সatrième হাইড/আনহাইড ফিচারের মতো এবং বুঝলে খুব সহজে প্রয়োগ করা যায়।
১৫. হেডার লক করা (Freeze Panes)
রো ৯৮৭-এ পৌঁছালে কলামের ভ্যালুগুলো ভুলে যাওয়া নয়? এটি সাধারণ সমস্যা, বিশেষ করে অনেক সাদৃশ্য কলাম থাকলে। সমাধান হচ্ছে হেডার রো বা কলাম ফ্রিজ/লক করা। এক্সেলে টপ রো বা ফার্স্ট কলাম ফ্রিজ করা খুব সহজ, যাতে স্ক্রোল করলেও হেডার সবসময় ভিজিবল থাকে।
১৬. ম্যাক্রো দিয়ে জটিল টাস্ক অটোমেট করা
ম্যাক্রো এক্সেলে অত্যন্ত উপকারী এবং পাওয়ারফুল টুল। ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেলকে সেটা করতে পারবেন যা সেটি না জানে, বা এক ঘণ্টা লাগা কাজ কয়েক সেকেন্ডে করতে পারবেন।
ম্যাক্রো প্রোগ্রামিং পার্ট শেখা কঠিন হতে পারে, কিন্তু প্রোগ্রামিং না জেনেও ইউজফুল টাইম-সেভিং ম্যাক্রো বানানো যায়। ট্রাই করতে চাইলে How-To Geek ব্লগে ডিটেইলড গাইড রয়েছে। অথবা ExcelDemy.com-এর কমপ্লিট স্টেপ-বাই-স্টেপ গাইড অন এক্সেল VBA দেখুন।
১৭. সাব-টোটাল অটোমেট করা
এক্সেলে সবচেয়ে কমন টাস্ক হচ্ছে কলামে সাব-টোটাল যোগ করা—যেমন সেলস ডেটা থাকলে প্রতিটি প্রোডাক্ট কতটুকু বিক্রি হয়েছে দেখাতে হলে। নতুন রো ইনসার্ট করে উপরের ভ্যালু সম করে, প্রতিটি প্রোডাক্টের জন্য রিপিট করা লাগে।
অনেক লোক ঘন্টা ঘন্টা এই কাজে খরচ করেন—হュージ টাইম 웨이ষ্টার। সাব-টোটাল টুল সেকেন্ডগুলোতে একই কাজ করে, এবং শেষে টোটালগুলো রিমুভ করেও স্প্রেডশিট আগের অবস্থায় ফিরে যায়।
১৮. ডেটা ফিল্টার করা
ফিল্টারিং ৩০ অপরিহার্য এক্সেল স্কিলের একটি। বড় ডেটাসেটে আপনি শুধু নির্দিষ্ট সাবসেট দেখতে চান। স্ক্রোল করে খুঁজার বদলে ডেটাবেস ফিল্টার করুন।
অটো-ফিল্টার দিয়ে ফিল্টারিং কুইক ও ইজি, এবং আপনি যা খুঁজছেন সেটি দ্রুত পাবেন। রিসেন্ট এক্সেল ভার্সনে টেক্সট, নাম্বার, ডেট রেঞ্জের জন্য প্রি-সেট ফিল্টারও রয়েছে।
১৯. ডেটা সর্টিং
মাইক্রোসফট এক্সেলে আপনি ডেটাসেট সর্ট করতে পারেন। অ্যাসেন্ডিং বা ডেসেন্ডিং অর্ডারে সর্ট করা যায়। সর্টিং ঠিক হয়েছে কিনা চেক করতে হবে। ডেটা সর্ট করতে Data ট্যাবে যান, Sort & Filter গ্রুপ থেকে Sort অপশন নিন। বেসিক সর্টিং-এ A to Z (লouest থেকে হাইএস্ট) এবং Z to A (হাইএস্ট থেকে লouest) ব্যবহার করুন।
Sort ক্লিক করলে তিনটি অপশন আসবে:
- Sort by: সর্টিং-এর বেস কোলাম।
- Sort On: চার অপশন—সেল ভ্যালু, সেল কালার, ফন্ট কালার, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং আইকন।
- Order: তিন অপশন—অ্যাসেন্ডিং, ডেসেন্ডিং, কাস্টম লিস্ট।
অ্যাসেন্ডিং অর্ডার ব্যবহার করলে A to Z সর্টেড রেজাল্ট मिलে।
ডেসেন্ডিং অর্ডার ব্যবহার করলে Z to A সর্টেড রেজাল্ট मिलে।
২০. পিভট টেবিল ব্যবহার করা
পিভট টেবিল এক্সেলের সবচেয়ে মূল্যবান টুল। এটি ডেটা বিশ্লেষণের সেরা পদ্ধতি দেখায়। পিভট টেবিল দিয়ে বড় ডেটাসেটের সারমারি তৈরি করা যায়।
পিভট টেবিল বানাতে সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন। Insert ট্যাবে গিয়ে Tables গ্রুপ থেকে Pivot Table সিলেক্ট করুন।
PivotTable from table or range ডায়লগ বক্স আসবে, রেঞ্জ সিলেক্ট করুন (পहলে সিলেক্ট থাকলে অটোমেটিক আসবে)। পিভট টেবিল কোথায় রাখবেন সেটি বেছে নিন। OK ক্লিক করুন।
তারপর PivotTable Fields আসবে, যেখানে থেকে ফিল্ড সিলেক্ট করে পিভট টেবিল বানাবেন।
ফাইন্যালি আপনার প্রয়োজনীয় পিভট টেবিল পাবেন যা বড় ডেটাসেট সারমারি করে দেয়। তাই পিভট টেবিল দিনদিনের জীবনে এক্সেলের সবচেয়ে মূল্যবান স্কিল।
২১. SUMIF/SUMIFS ফাংশন শিখুন
নাম্বার যোগ করার সময় কন্ডিশন বা ক্রাইটেরিয়া লাগলে MS Excel SUMIF ফাংশন দিয়ে সমাধান করে। কিন্তু একাধিক কন্ডিশনে সেল রেঞ্জের সম যোগ করতে হলে SUMIFS ফাংশন ব্যবহার করতে হয়। দুটো ফাংশনই দিয়ে সেল রেঞ্জের সম পাওয়া যায়।
২২. COUNTIF/COUNTIFS ফাংশন শিখুন
মাইক্রোসফট এক্সেলে COUNTIF ফাংশন দিয়ে দিয়া ক্রাইটেরিয়া পূরণকারী সেল কাউন্ট করা হয়। রেঞ্জ ও ক্রাইটেরিয়া ডিফাইন করতে হয়। COUNTIFS ফাংশন দিয়ে একাধিক ক্রাইটেরিয়া পূরণকারী সেল কাউন্ট করা যায়।
২৩. ডেটা ভ্যালিডেশন
সেল বা রেঞ্জে ইনপুট লিমিট করতে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার হয়। ডেটা কালেকশনের সময় এটি খুব উপকারী। ডেটা এরর-ফ্রি থাকতে নিশ্চিত করে। যেমন ছাত্রের বয়স রেকর্ড করতে হলে নümerিক্যাল ভ্যালু অনলি সেট করতে পারেন। আপার ও লোয়ার লিমিটও সেট করতে পারেন। কাস্টম ফাংশন দিয়ে কমপ্লেক্স কন্ডিশনও বানানো যায়।
ডেটা ভ্যালিডেশন খোলতে Data ট্যাবে গিয়ে Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation সিলেক্ট করুন।
ডায়লগ বক্সে ভ্যালিডেশন ক্রাইটেরিয়া যোগ করুন।
২৪. কলাম থেকে রোতে ডেটা রোটেট করা (Transpose)
এক্সেলের আরেকটা গুরুত্বপূর্ণ স্কিল কলামকে রোতে কনভার্ট করা। কখনো কলামে থাকা ডেটা রোতে রোটেট করতে হয়। সেক্ষেত্রে ট্রান্সপোজ ফিচার ব্যবহার করুন।
কলাম হেডার সেল C4 কপি করে সেল F4-এ পেস্ট করুন। তারপর যেখানে ট্রান্সপোজ ফরম্যাটে পেস্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। রাইট-ক্লিক করে Context Menu-তে Transpose অপশন ক্লিক করুন।
কিছু মডিফিকেশনের পর ফাইন্যাল রেজাল্ট নিচে দেওয়া হলো।
২৫. IF ফর্মুলা
মাইক্রোসফট এক্সেলে IF ফাংশন দিয়ে কন্ডিশন চেক করা হয়—কন্ডিশন মেট হলে ডিফাইনড স্টেটমেন্ট দেখায়, না হলে ব্লাঙ্ক বা ফালস। IF ফর্মুলা দিয়ে ক্রাইটেরিয়া সেট করে মেট হলে একটি ভ্যালু, না হলে অন্য ভ্যালু রিটার্ন করা যায়। যেমন সেলস টার্গেট ও সেলস আচিভড কলাম থাকলে IF দিয়ে আচিভড > টার্গেট হলে "Achieved", নাহলে "Not Achieved" দেখানো যায়। এটি দিনদিনের জীবনে সবচেয়ে অপরিহার্য এক্সেল স্কিল।
২৬. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং অ্যাপ্লাই করা
কন্ডিশন অনুযায়ী সেল ফরম্যাট করাকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং বলে। যেমন ডেটাসেটে কিছু নেগেটিভ নাম্বার আছে, সেগুলোর ব্যাকগ্রাউন্ড রেড করতে হলে কন্ডিশন: নাম্বার < ০, ফরম্যাট: রেড ব্যাকগ্রাউন্ড। ম্যানুয়ালি করা যাবে ছোট ডেটায়, বড় ডেটায় এক্সেলের কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ফিচার ব্যবহার করুন। Home ট্যাবে গিয়ে Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting ড্রপডাউন সিলেক্ট করুন।
ড্রপডাউন থেকে পছন্দের অপশন বেছে নিন।
২৭. ফাইন্ড অ্যান্ড রিপ্লেস অপশন
ফাইন্ড অ্যান্ড রিপ্লেস এক্সেলের অপরিহার্য স্কিল যেখানে নির্দিষ্ট ভ্যালু বা টেক্সট খুঁজে সব ওয়ার্কশিটে রিপ্লেস করা যায়। ম্যানুয়ালি খুঁজার ঝামেলা নেই। Home ট্যাবে গিয়ে Editing গ্রুপ থেকে Find & Select ড্রপডাউন সিলেক্ট করুন।
Replace সিলেক্ট করুন।
Find and Replace ডায়লগ বক্স আসবে। কী খুঁজবেন এবং কীতে রিপ্লেস করবেন লিখুন। সার্চ স্কোপ শিট বা ওয়ার্কবুক সেট করুন।
২৮. পেস্ট স্পেশাল অপশন
পেস্ট স্পেশাল ৩০ অপরিহার্য এক্সেল স্কিলের অংশ। এটি আপনাকে পেস্ট করার পূর্ণ কন্ট্রোল দেয়। ধরুন ফর্মুলা লাগানো সেলগুলো ভ্যালু হিসেবে পেস্ট করতে চান। পেস্ট স্পেশাল দিয়ে সমাধান। সেল কপি করে Home ট্যাবে Clipboard গ্রুপ থেকে Paste ড্রপডাউন সিলেক্ট করুন।
Paste Special ডায়লগ বক্স আসবে। শুধু ভ্যালু পেস্ট করতে Values সিলেক্ট করুন।
অ্যাকাউন্ট্যান্টদের জন্য অপরিহার্য এক্সেল স্কিল
অ্যাকাউন্টিং সেক্টরে এক্সেল স্কিল ক্যালকুলেশনের ভিতাল অংশ। ভালো অ্যাকাউন্ট্যান্ট হতে হলে উপরের ২৮টি স্কিল জানতে হবে। তার পাশাপাশি আরও কিছু স্কিল মাস্টার করতে হবে।
১. হয়তো অ্যানালিসিস (What-If Analysis)
What-if অ্যানালিসিস দিয়ে ডেটাসেটের যেকোনো সেল বদলে আউটকাম দেখা যায়। একাধিক সেট ভ্যালু দিয়ে ডিজায়ার্ড আউটকাম পাওয়া যায়। যেমন অনেক বarious হাউসের টোটাল এক্সপেন্স ক্যালকুলেট করে পছন্দের হাউস বেছে নেওয়া যায়। What-if অ্যানালিসিস দিয়ে ভবিষ্যতে কী রিয়্যাক্ট করবে সেটি বুঝা যায়।
মূল লক্ষ্য—স্ট্যাটিস্টিক্যাল মডে আউটকাম নির্ধারণ এবং রিস্ক অ্যাসেসমেন্ট। সুবিধা—নতুন ওয়ার্কশিট বানাতে হয় না, আলাদা ইনপুট দিয়ে ফাইনাল রেজাল্ট পাওয়া যায়। তিন ধরণের What-if অ্যানালিসিস রয়েছে: Scenario, Goal Seek এবং Data Table। Data ট্যাবে গিয়ে Forecast গ্রুপ থেকে What-If Analysis ড্রপডাউন পাবেন।
২. ফর্মুলা অডিটিং
অ্যাকাউন্ট্যান্ট বড় ডেটাসেটে অনেক ফর্মুলা প্রয়োগ করেন। সব এরর চেক করা কঠিন ও টাইম-কনসামিং। ফর্মুলা অডিটিং অ্যাপ্রোচ দিয়ে পুরো ডেটাসেটের ফর্মুলা চেক করা যায়। Formulas ট্যাবে গিয়ে Formula Auditing গ্রুপ থেকে Error Checking সিলেক্ট করুন।
৩. স্পার্কলাইন চার্ট
স্পার্কলাইন চার্ট দিয়ে এক সেলে চার্ট এমবেড করা যায়। বড় ডেটা এক স্প্রেডশিটে কনসোলিডেট করতে হেল্প করে। ডেটা অ্যানালিস্ট ও অ্যাকাউন্ট্যান্টের জন্য স্পার্কলাইন চার্ট ভ্যালুয়েবল। তিন ধরণের—Line, Column, Win/Loss। ব্যবহার করতে নাম্বার রেঞ্জ সিলেক্ট করে Insert ট্যাবে Sparklines ড্রপডাউন থেকে বেছে নিন।
ডেটা অ্যানালিস্টদের জন্য অপরিহার্য এক্সেল স্কিল
ডেটা অ্যানালিস্ট হতে হলে নির্দিষ্ট এক্সেল স্কিল দরকার। আগে উপরের সব স্কিল কভার করুন, তারপর নিচের স্কিলগুলো।
১. VLOOKUP ফাংশন
VLOOKUP ফাংশন ডেটা অ্যানালিস্টের জন্য মূল্যবান। লুকআপ ভ্যালু সিঙ্গল বা অ্যারে হতে পারে। অ্যারে দিলে প্রতিটি ভ্যালু লেফটমোস্ট কলামে খুঁজে সেম রো থেকে স্পেসিফাইড কলামের ভ্যালু রিটার্ন করে। ডেটা অ্যানালিসিসে অন্য টেবিল থেকে ভ্যালু নিতে VLOOKUP হেল্প করে।
২. FORMULATEXT ফাংশন
FORMULATEXT ফাংশন ডেটা অ্যানালিস্টের জন্য উপকারী। অনেক ডেটা ও ফর্মুলা ব্যবহার করতে হয়। টাস্ক শেষে নির্দিষ্ট সেলের ফর্মুলা চেক করতে টেক্সট ফর্মুলা বড় কাজে লাগে।
৩. TRIM ফাংশন
বড় ডেটায় এক্সট্রা স্পেস সমস্যা হলে TRIM ফাংশন ব্যবহার করুন। এটি টেক্সট স্ট্রিং থেকে এক্সট্রা স্পেস রিমুভ করে। ম্যানুয়ালি করা লাগলে সময় লাগবে এবং ক্যালকুলেশন ভুল হয়ে যেতে পারে।
৪. CONCATENATE ফাংশন
ডেটা অ্যানালিসিসে এক সেল থেকে অন্য সেলে ভ্যালু স্প্লিট করা হয়। শেষে সেগুলো এক টেক্সট ভ্যালুতে কমবাইন করতে CONCATENATE ফাংশন হেল্প করে। দুই বা একাধিক টেক্সট/নাম্বার এক স্ট্রিংয়ে জয়েন করে।
৫. LEN ফাংশন
সেলে ক্যারেক্টার কাউন্ট করতে LEN ফাংশন ব্যবহার করুন। এটি টেক্সট স্ট্রিংয়ের ক্যারেক্টার সংখ্যা রিটার্ন করে।
৬. LEFT/RIGHT ফাংশন
বিভিন্ন সোর্স থেকে ডেটা নিলে সেগুলো অ্যানালিসিস-রেডি নয়। ডেটা অ্যানালিস্ট অধিকাংশ সময় ডেটা ক্লিনিং-এ বিতয়েন। এক্সেল বাই ডিফল্ট লেফট টু রাইট ক্যালকুলেট করে। LEFT ফাংশন বাম থেকে নাম্বার পুল করে, RIGHT ফাংশন ডানে থেকে।
৭. পিভট টেবিলে স্লাইসার যোগ করা
স্লাইসার পিভট টেবিল ফিল্টার করে চমৎকার রিপোর্ট বানায়। ডেটা অ্যানালিস্ট একাধিক স্লাইসার দিয়ে একাধিক পিভট টেবিল ফিল্টার করে মেনিংফুল আউটপুট দেন।
৮. IFERROR ফাংশন
ডেটা অ্যানালিস্ট IFERROR ফাংশন দিয়ে ফর্মুলা এরর হ্যান্ডেল ও এলিমিনেট করেন। এটি লজিক্যাল ফাংশন ক্যাটেগরিতে পড়ে। ফর্মুলা এরর দিলে অল্টার্নেটিভ ভ্যালু রিটার্ন করে। বড় ডেটাসেটে খুব কাজে লাগে।
বিজনেস অ্যানালিস্টদের জন্য অপরিহার্য এক্সেল স্কিল
বিজনেস অ্যানালিস্ট হতে হলে এক্সেল স্কিল দরকার। উপরের সব স্কিল অ্যাডাপ্ট করুন, তারপর নিচের ফোকাস করুন।
১. এক্সেল ফাইল ফরম্যাট
এক্সেল ফাইল ফরম্যাট ইস্যু হয়। কিছু টুল শুধু CSV নেয়। কিছু ক্লায়েন্ট ম্যাকরো ওয়ার্কবুক নেয় না। ফাইল ফরম্যাট সম্পর্কে সতর্ক থাকা জরুরি, অন্যথায় কাস্টমারের সাথে মিসঅন্ডারস্ট্যান্ডিং হয়।
২. ডেটায় প্যাটার্ন ভিজুয়ালাইজ করা
বিজনেস অ্যানালিস্টের বড় রোল—ডেটায় প্যাটার্ন ভিজুয়ালাইজ করে অপ্টিমাম ডিসিশন নেওয়া। এক্সেল কমান্ড ও ফাংশনের গভীর জ্ঞান দরকার।
৩. ইন্ডাস্ট্রি-স্পেসিফিক ফাংশনালিটি বুঝা
NPV, PMT, IRR এর মতো ইন্ডাস্ট্রি-স্পেসিফিক ফাংশনালিটি এক্সেলে বুঝতে হয়। স্ট্যাটিস্টিক্যাল ডিস্ট্রিবিউশন ফাংশন ব্যবহার করতে পারা লাগে। এই সব অভ্যতা বিজনেস অ্যানালিস্টকে बेटার বানায়।
উপসংহার
এখানে ২৮টি অপরিহার্য এক্সেল স্কিল দেখানো হয়েছে প্রফেশনাল এক্সেল এক্সপার্ট হওয়ার জন্য। সবই ইউজার-ফ্রেন্ডলি এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য। দিনদিনের জীবনের অনেক সমস্যা সমাধান করে। বিজনেস অ্যানালিস্ট, ডেটা অ্যানালিস্ট, অ্যাকাউন্ট্যান্টদের জন্য এক্সেল স্কিলও আলোচনা করা হয়েছে। আশা করি আর্টিকেলটি আপনাকে পছন্দ আসল। প্রশ্ন থাকলে কমেন্টে জানান। আমাদের Exceldemy পেজ ভিজিট করতে ভুলবেন না।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- Excel Formula Symbols Cheat Sheet (13 Cool Tips)
- 40+ Free Online Excel Courses with Certificates
- Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
- How to Use Excel – Create Your First Workbook in Microsoft Excel
