অত্যাবশ্যকীয় এক্সেল দক্ষতা যা আপনাকে একজন এক্সেল বিশেষজ্ঞ করে তুলবে

আপনি সবেমাত্র আপনার এক্সেল যাত্রা শুরু করছেন বা কিছু সময়ের জন্য এটি ব্যবহার করছেন, এক্সেল সম্পর্কে আপনার কিছু প্রয়োজনীয় দক্ষতা জানা উচিত:কাজ করার সর্বোত্তম উপায়, কিছু সমস্যা এড়ানোর জন্য, এমন জিনিস যা অন্য লোকেদের প্রভাবিত করবে (বিশেষ করে আপনার বস)।

এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে একজন শিক্ষানবিস হিসাবে শুরু করতে - অথবা একজন অভিজ্ঞ ব্যবহারকারী হিসাবে আপনাকে আরও বেশি উত্পাদনশীল করে তুলতে কিছু সেরা ইঙ্গিত এবং টিপস সহ এক্সেল সম্পর্কে আপনার জানার জন্য প্রয়োজনীয় 28টি প্রয়োজনীয় দক্ষতা সম্পর্কে কথা বলব৷

28 অত্যাবশ্যকীয় এক্সেল দক্ষতা যা আপনাকে আয়ত্ত করতে হবে

মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে, আপনি অনেক দক্ষতা পাবেন যা আপনি শিখতে পারেন। কিন্তু, এখানে, আমরা 30টি প্রয়োজনীয় এক্সেল দক্ষতা নিয়ে আলোচনা করব যা আপনার দৈনন্দিন জীবনের জন্য সহায়ক হতে পারে। বিভিন্ন সমস্যা মোকাবেলা করার সময় এটি দুর্দান্ত মূল্য নিয়ে আসে। সমস্ত 30টি প্রয়োজনীয় এক্সেল দক্ষতা সাবধানে অনুসরণ করুন৷

1. PDF এ রূপান্তর করা হচ্ছে

আপনাকে সম্ভবত একটি এক্সেল স্প্রেডশীট পাঠাতে হবে বা প্রায়ই ক্লায়েন্টদের রিপোর্ট করতে হবে - কিন্তু আপনি কি চান যে তারা আপনার সমস্ত ডেটা এবং সূত্রগুলি দেখুক? সম্ভবত না।

যদিও আপনার স্প্রেডশীটে জিনিসগুলি দেখতে এবং পরিবর্তন করা থেকে লোকেদের আটকানোর অনেক উপায় রয়েছে (আপনি জিনিসগুলিকে লুকিয়ে রাখতে পারেন, জিনিসগুলিকে রক্ষা করতে পারেন, বা বিন্যাসের মাধ্যমে মানগুলিকে ছদ্মবেশ ধারণ করতে পারেন), সামান্য কিছু জানার সাথে, এই সমস্ত পদ্ধতিগুলিকে ফাঁকি দেওয়া যেতে পারে .

অন্য সব কিছুর মতো, প্রায়শই সবচেয়ে সহজ রুটটি সেরা। আপনি যদি অন্য লোকেদের আপনার ডেটা পরিবর্তন করা থেকে আটকাতে চান তবে আপনার স্প্রেডশীটটিকে পিডিএফ-এ রূপান্তর করুন এবং পাঠান। এক্সেল ডকুমেন্টগুলিকে পিডিএফ ফাইলে রূপান্তর করা সহজ এবং এক্সেলের সমস্ত বর্তমান সংস্করণ অতিরিক্ত সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন ছাড়াই এটি করতে পারে৷

আপনার যদি এটির জন্য কিছু সাহায্যের প্রয়োজন হয় (অথবা আপনি যদি অনুরূপ টিপস এবং কৌশলগুলি খুঁজছেন), Activia Training তাদের ওয়েবসাইটে একটি নতুন বিভাগ চালু করেছে যাতে কিছু দুর্দান্ত টিউটোরিয়াল এবং কীভাবে ভিডিও রয়েছে৷

আরো পড়ুন: 102 দরকারী এক্সেল সূত্র চিট শীট PDF (ফ্রি ডাউনলোড শীট) 

2. ফিল ফাংশন ব্যবহার করে

ধরা যাক আপনাকে একটি ওয়ার্কবুকে 12 মাসের জটিল অ্যাকাউন্ট রাখতে হবে। আপনি 12টি শীট তৈরি করেছেন এবং জানুয়ারী থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত তাদের নাম দিয়েছেন, জানুয়ারী শীটটি বিন্যস্ত এবং ফর্ম্যাট করেছেন এবং তারপরে অন্য 11টি শীটে স্প্রেডশীটটি অনুলিপি এবং পেস্ট করতে এগিয়ে যান৷

এটি একটি ক্লান্তিকর পদ্ধতি এবং যদি ডেটা ভুলভাবে পেস্ট করা হয়, তাহলে এটি আপনাকে পরবর্তীতে দ্রুত একটি সারাংশ শীট তৈরি করা থেকেও বাধা দিতে পারে। আসলে, এটি করার জন্য সর্বোত্তম পদ্ধতি হল এক্সেলের "ফিল অ্যাক্রোস শীট" টুল ব্যবহার করা। ফিল ফাংশন ব্যবহার করে আপনি একটি শীটকে দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে অন্য অনেকগুলি জুড়ে নকল করতে পারবেন৷

এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার জন্য আপনার যদি কিছু অতিরিক্ত সাহায্যের প্রয়োজন হয়, টম তার ব্লগে একটি দুর্দান্ত ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল রয়েছে৷

আরো পড়ুন:এক্সেল সেলগুলিতে মানের পরিবর্তে কীভাবে সূত্র দেখাবেন (6 উপায়)

3. নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করা

আমার এখানে একটি সূত্র আছে যা তিনটি পৃথক পত্রকের মোট তিনটি ভিন্ন ব্যাপ্তির যোগফল দেয়:

এবং আরেকটি যে একই কাজ করে:

মাস্টার এক্সেল সূত্র এবং কার্যকারিতা মাত্র ৩.৫ ঘণ্টায়!

আমার ফ্রি কোর্সের সাথে Udemy এ।

Excel সূত্র এবং ফাংশন এক্সেল সূত্র চিট শীট সহ!

আপনি কোনটি নিবেন? ব্যক্তিগতভাবে, আমি দ্বিতীয়টি পছন্দ করি, যেহেতু এটি বোঝা অনেক সহজ এবং এটি তৈরি করাও অনেক সহজ ছিল – ডেটা রেঞ্জ নির্বাচন করতে আমাকে কখনই অন্য শীটে যেতে হয়নি৷

দ্বিতীয় সূত্র তথাকথিত নামকৃত রেঞ্জ ব্যবহার করে। নামযুক্ত ব্যাপ্তি (বা সংজ্ঞায়িত নাম) একটি একক কক্ষ বা কক্ষের একটি পরিসরে প্রযোজ্য এবং, যেমন আপনি সূত্রে দেখতে পাচ্ছেন, সেল বা পরিসর ঠিকানার সরাসরি প্রতিস্থাপন হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে৷

নামকৃত রেঞ্জগুলিও অভ্যন্তরীণভাবে পরম, তাই রেফগুলিকে অ্যাঙ্কর করার জন্য ডলার চিহ্নের প্রয়োজন নেই৷ নামকৃত রেঞ্জগুলিও, ডিফল্টরূপে, গ্লোবাল - তাই আপনি যখন একটি শীটে একটি নামযুক্ত পরিসর তৈরি করেন, তখন আপনি অন্য কোনও শীটে সেই নামটি ব্যবহার করতে পারেন এবং এটি সর্বদা তার আসল অবস্থানে ফিরে আসে৷

4. একটি ডেটাসেট ফর্ম্যাটিং

একবার আপনি আপনার স্প্রেডশীট তৈরি করে নিলে, আপনি দুটি জিনিসের যে কোনো একটি করতে যাচ্ছেন:ডেটা লিখুন বা ডেটা পর্যালোচনা করুন। ফন্ট, আকার এবং রঙের বিস্তার দ্বারা এই জিনিসগুলির কোনটিই সাহায্য করে না৷

আপনার স্প্রেডশীট বুঝতে সহজ করতে, একটি ফন্ট বাছাই করার চেষ্টা করুন এবং এটির সাথে লেগে থাকুন। শিরোনাম এবং ডেটার মধ্যে পার্থক্য হাইলাইট করতে জোর (গাঢ় বা তির্যক) ব্যবহার করুন এবং সারাংশ সারি এবং সূত্রগুলি বেছে নিতে হালকা ঘর রঙ ব্যবহার করুন৷

অবশেষে, শেষ অবধি সমস্ত বিন্যাস ছেড়ে দিন। কোন ফর্ম্যাটিং ছাড়া একটি কার্যকরী স্প্রেডশীট ভাল নাও লাগতে পারে, কিন্তু এটি কাজ করে। একটি অসমাপ্ত স্প্রেডশীট যা চমত্কার দেখায়, তবে, অকেজো৷

5. ডান লেআউট নির্বাচন করা হচ্ছে

এটা সুস্পষ্ট মনে হতে পারে কিন্তু অনেক মানুষ শুধু এক্সেল খোলে, টাইপ করা শুরু করে এবং সেরাটার আশা করে। যাইহোক, আপনি ডুব দেওয়ার আগে এবং একটি স্প্রেডশীট তৈরি শুরু করার আগে আপনাকে একটু পরিকল্পনা করতে হবে। সাধারণত, আমরা স্প্রেডশীটে প্রবেশ করার জন্য যে ডেটা প্রয়োজন তা বোঝার প্রবণতা রাখি, কিন্তু আমরা আসলে এটি থেকে কী পেতে চাই সে সম্পর্কে সামান্য চিন্তা করি।

আপনি স্প্রেডশীট থেকে কী পেতে চান সে সম্পর্কে ভালভাবে চিন্তা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার স্প্রেডশীটটি এমনভাবে সাজিয়েছেন যাতে এটি অর্জন করা যায়।

6. আপনার কাজ রক্ষা

আপনি নিখুঁত স্প্রেডশীট ডিজাইন করতে অনেক ঝামেলার মধ্য দিয়ে গেছেন, তাই আপনার শেষ জিনিসটি হল কেউ এটি খুলছে এবং ঘটনাক্রমে একটি সূত্র ওভাররাইট করছে, বা এমন কিছু পরিবর্তন করা যা তাদের পরিবর্তন করার কথা নয়। এবং এখানেই সুরক্ষা আসে৷

আপনার কাজকে রক্ষা করতে এবং আপনার ব্যবহারকারীরা কী পরিবর্তন করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করার জন্য Excel এর কিছু দুর্দান্ত সরঞ্জাম রয়েছে। আপনি ফর্মুলা সেলগুলিকে পরিবর্তন করা থেকে আটকাতে, কলাম বা সারিগুলিকে পুনরায় আকার দেওয়া থেকে আটকাতে বা এমনকি শীটগুলি যোগ বা মুছে ফেলার মাধ্যমে ওয়ার্কবুকের কাঠামো পরিবর্তন করা থেকে ব্যবহারকারীকে থামাতে রক্ষা করতে পারেন৷ একটি উন্নত স্তরে, আপনি এমনকি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট অঞ্চল সম্পাদনা করার অনুমতি দিতে পারেন৷

7. কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করা

অধিকাংশ মানুষ যখন এক্সেল এ একটি ক্রিয়া সম্পাদন করতে চায় তখনই মাউসের কাছে পৌঁছায়, কিন্তু কিছু কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে, আপনি আপনার কাজের গতি বাড়াতে পারেন এবং প্রচুর সময় বাঁচাতে পারেন। . আপনাকে শুরু করার জন্য এখানে কয়েকটি রয়েছে:

8. অটো-ফিল দিয়ে সময় বাঁচানো

শুধু একটি সূত্র লিখুন এবং সংলগ্ন কোষে একই জিনিস ব্যবহার করতে হবে? সূত্রটি আবার টাইপ করার পরিবর্তে, আপনি অটো-ফিল ব্যবহার করতে পারেন। অটো-ফিল আপনাকে একটি কক্ষ থেকে অনেক সংলগ্ন কক্ষে, উল্লম্বভাবে বা অনুভূমিকভাবে মানগুলি দ্রুত অনুলিপি করতে দেয়৷

এবং এটি কেবল সূত্রগুলির সাথে কাজ করে না, আপনি দ্রুত দিন, মাসের তালিকা তৈরি করতে বা এমনকি নিজের তালিকা তৈরি করতে অটো-ফিল ব্যবহার করতে পারেন। অটো-ফিল আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে তারিখ এবং সংখ্যা বৃদ্ধি করবে, প্রক্রিয়ায় আপনার অনেক সময় বাঁচবে।

9. বড় ডেটা সেট বিশ্লেষণ করা হচ্ছে

Excel এর প্রধান কাজগুলির মধ্যে একটি হল ডেটা সংগঠিত করা, এবং Excel এর নতুন সংস্করণগুলি এক মিলিয়ন সারি পরিচালনা করতে সক্ষম হলে, আপনি অনেক থাকতে পারেন তথ্য এবং যখন আপনি এই ডেটা থেকে জটিল প্রশ্নের উত্তর পেতে চান, তখন এটিতে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জাম রয়েছে৷

Pivot tables can be scary beasts to the uninitiated, but once you understand how they work, you will quickly see how easy they can be and how useful they are at summarizing and organizing data. And all this with just a few clicks!

10. Customizing Ribbon

I love the ribbon, but it can be a bit irritating having to switch from one tab to the other to find the commands you want to use. The good news is that since Excel 2010 we have been able to customize the ribbon. You can add your own custom tabs and then drop onto it a selection of the commands that you use the most frequently, which could even include macros.

11. Creating Charts

Your boss doesn’t want to see a table full of data for the past year’s sales, they want to see trends, the number of products sold each month, or the average customer evaluation results in graphical form.

Graphs and charts can be quite complex if you want them to be, but a basic chart can be produced in literally a couple of clicks, and the latest versions of Excel make it very easy to try out different charts and formats as well.

12. Using Array Formulas

If you need to do calculations on multiple ranges and don’t want to go to the trouble of adding lots of redundant columns, array formulas are the answer. They can be quite complex and impenetrable, but they can also save you lots of time and, as a bonus, impress your colleagues.

13. Using Custom Views

How often have you carefully set up a spreadsheet for printing, got the page breaks just right, scaled it correctly, added headers and footers, and then had to change it all again to print out a different region?  It can be really frustrating to set up a spreadsheet for printing time and time again, and this is where custom views can help.

A custom view will record all of your current print settings and allow you to re-apply them instantly at a later stage. As well as print settings, they can record filters and hidden rows and columns.

14. Grouping and Outlining

If you have a lot of columns or rows on your spreadsheet, it can be a bit of a chore constantly scrolling left and right or up and down to get to the point where you want to be, only to then have to go back to where you started. Grouping and outlining can help with this by allowing you to quickly expand and collapse a number of rows or columns instantly. It’s like a super hide/unhide feature and once you understand it, it’s very easy to apply.

15. Locking Headers

How often have you found yourself on row 987 of your spreadsheet only to realize that you can’t remember what the values in the columns are? This is a common problem, especially when you have to work with a number of columns with similar values.

The answer to this problem is to lock or freeze your header row or columns. Excel makes it very easy to ‘freeze’ the top rows or first column of your spreadsheet, so as you scroll, the headers will always be visible.

16. Automating Complex Tasks with Macros

Macros are an incredibly useful and powerful tool in Excel. With macros, you can make Excel do things that it can’t do already, or take those tasks that take you an hour to complete and do them in a couple of seconds.

Although macros can be very complex and the programming side can take a bit of learning, it is possible to create useful and time-saving macros without knowing anything about programming. If you want to give it a try, there’s a more detailed guide on the How-To Geek blog. Or you can use ExcelDemy.com’s complete step-by-step guide on Excel VBA .

17. Automating Sub-totals

One of the most common tasks in Excel is to add subtotals to a column of values, for example, if you have a sheet full of sales data and you want to show how much of each product was sold. In this case, you could insert new rows after a group of products and then sum the values above, and then repeat the process for each product.

I have come across people who spend hours each month doing just that, which is a huge time-waster. The sub-totals tool will do the same job in seconds and, when you’re finished, it can also remove the totals just as quickly, leaving your spreadsheet exactly as it was.

18. Filtering Data

Filtering is one of the 30 essential Excel skills. When you are dealing with large sets of data, you often only need to look at a particular subset of that data. Rather than searching for the data by scrolling up and down, the smart solution is to filter your database.

Filtering using auto-filter is quick and easy and will allow you to get the data you are interested in inefficiently. Recent versions of Excel also have lots of pre-set filters to quickly find text, numbers, and date ranges.

19. Data Sorting

In Microsoft Excel, you can sort your dataset into order. Using the sorting process, you can sort your data in ascending or descending order. While sorting, we need to check whether the sorting is correct or not. To sort the data, we need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Sort &Filter group, you will get the Sort বিকল্প For basic sorting, we can use the A to Z sorting which means lowest to highest, and Z to A sorting which means highest to lowest.

After clicking the Sort option, you will see the following three options.

• Sort by: it denotes the column which is the base of sorting.
• Sort On :This section provides you with four different options:cell values, cell color, font color, and conditional formatting icon.
• Order: In this section, you can get three options:ascending order, descending order, and custom list.

When you utilize the ascending order, then, you will get the following result where the data is sorted from A to Z.

When you utilize the descending order, then, you will get the following result where the data is sorted from Z to A.

20. Using Pivot Table

The pivot table is one of the most valuable assets in Excel. This illustrates the best possible ways to analyze data. By using the pivot table, you can prepare a summary of a large dataset.

To create a pivot table, select the range of cells. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, from the Tables group, select the Pivot Table .

As a result, you will get the PivotTable from table or range dialog box where you need to select the range of cells or the range of cells may appear automatically if you select it before applying the pivot table. Then, choose the place where you want to put your pivot table. Finally, click on OK to apply.

After that, the PivotTable Fields will appear where you can select the fields through which you want to create the pivot table.

Finally, you will get the required pivot table that summarizes the large dataset and provides a well-established summary. That’s why the pivot table is one of the most valuable Excel skills in your day-to-day life.

21. Learn to Use SUMIF/SUMIFS Functions

In terms of calculating the summation of some numbers sometimes we may need to apply conditions or criteria. MS Excel helps us with these kinds of problems by providing another powerful function named SUMIF function. But when you want to evaluate the sum of the range of cells under multiple conditions, you need to use the SUMIFS function instead of the SUMIF function . Both of these functions help you to get the sum of a given range of cells.

22. Learn to Use COUNTIF/COUNTIFS Functions

In Microsoft Excel, the COUNTIF function is widely used to count cells with a given condition or criterion. In this function, you need to define the range and criterion. Using these inputs, the function returns the output of the total number of cells that meets the criterion. Whereas, you can use the COUNTIFS function to count the number of cells satisfying one or more criteria from any range of cells in Excel. This function Returns the total number of values in the array that maintain all the given criteria

23. Data Validation

When we want to limit input to a cell or a range, then we use Data Validation. This feature is most useful in times of data collection. This ensures the data is error-free. For example, if we want to record the age of Students in a cell range, then we can set the Data Validation to be numerical values only. Moreover, we can set upper and lower limits for a particular type of data and it will not accept any values beyond that. Additionally, Excel allows us to enter custom functions to achieve complex conditions using this feature.

To open data validation, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, select the Data Validation option from the Data Tools group.

As a result, the data validation dialog box will appear where you can add validation criteria.

24. Moving Columns to Rows

Another important Excel skill is to move the column to rows. Sometimes, you have data in columns that need to be rotated in rows. In that case, you can use the transpose feature.

Then, copy the column headers cell C4 to cell F4 . After that, select a new cell where you want to paste it as a transposed format. Right-click on a cell and a Context Menu will appear. From there, click on the transpose option.

Finally, after doing some modifications, we get the following result. See the screenshot.

25. IF Formula

In Microsoft Excel, the IF function is used to check if a condition is met and then the defined statements will be shown based on the given condition. Otherwise, it will show blank or false. Using the IF formula, you can easily set the criterion, if it meets the criterion then it returns a certain value. Otherwise, it returns another value. For example, you have a dataset that includes the sales target and sales achieved column. By using the IF function, you can set a criterion if the sales achieved are greater than the sales target then, it returns achieved. Otherwise, it returns not achieved. This function is one of the most essential Excel skills in our day-to-day life.

26. Apply Conditional Formatting

When you format a cell or more than one cell based on some conditions, that is conditional formatting. For example, you have a dataset in Excel. The dataset has some numbers in some cells. You need to format the cells with a Red background color that has values less than zero. Here the condition part is:if the numbers are less than zero and the format part is:fill those cells with the Red background color. You can do it manually, find out the cells that have values that are less than zero and make their background color Red. If your worksheet has 10-15 numbers, manual formatting is not the worst job, otherwise, you will use Excel’s conditional formatting feature. To do the conditional formatting, go to the Home tab on the ribbon. From the Styles group, select the Conditional Formatting drop-down option.

Then, you will get several conditional formatting options from the drop-down option. Select your preferred option to do conditional formatting.

27. Find and Replace Option

The find and Replace option is another essential skill in Microsoft Excel where you can find a certain value or text and replace it with a certain value or text on all other worksheets. This skill saves a lot of time because you don’t need to find value manually. First, go to the Home tab on the ribbon. Then, select Find &Select drop-down option from the Editing group.

After that, select Replace from the Find &Select drop-down.

As a result, the Find and Replace dialog box will appear. First, write what you want to find and what you want to replace it with. Then, set the search with a sheet or workbook.

28. Paste Special Option

The paste special option is a part of 30 essential Excel skills. This option helps you to get total command of how you want to paste your values. Let’s say you have cell values where you applied formulas previously. But now, you want to paste it as a value. In that case, the paste special option helps you to solve this issue. First, copy the cell values in your dataset. Then, go to the Home tab on the ribbon. Then, select the Paste drop-down option from the Clipboard group.

As a result, the Paste Special dialog box will appear. Here, you get several paste options and operations. To paste only values, you need to select Values from this dialog box.

Essential Excel Skills for Accountants

While in terms of the accounting sector, Excel skills can be a vital part of the calculation. To be a well-known accountant, you need to have some basic Excel skills. You need to know all the previous 28 Excel-related essential skills. Besides those 28 skills, you need to master a few more skills to be an accountant.

1. What If Analysis

What-if analysis is a process through which you can see the outcome by changing any cell in the dataset. By using the what-if analysis in Excel, you can use several sets of values and get the desired outcome. For example, in the what-if analysis, you can calculate the total expenses of several houses and finally select your preferred house. That means, using the what-if analysis, you can establish a proper overview of all types of things and also denotes how it reacts in the future.

The main purpose of the what-if analysis in Excel is to determine the outcome in a statistical mood and do the risk assessment. The main advantage to use what-if analysis in Excel is that there is no need to create a new worksheet but we can get the final results for different inputs. There are three types of what-if analysis in Excel:Scenario , Goal Seek and Data Table . The scenario and data table take the input values and provide the possible outcome using these inputs. To get the What-If Analysis in Excel, you need to go to the Data tab on the ribbon. Then, from the Forecast group, select the What-If Analysis drop-down option.

2. Auditing Formulas

Accountants need to work with a large dataset where they apply several formulas to get the desired results. But in a large dataset, it is tough and time-consuming to check all the possible errors. In that case, you can use the formula auditing approach through which you can check whole dataset formulas. For small datasets, you can also use formula auditing. Formula auditing is an essential skill for accountants in the long run. To do formula auditing, first, go to the Formulas tab on the ribbon. Then, select the Error Checking option from the Formula Auditing group.

3. Sparkline Charts

The sparkline chart helps you to embed charts in a cell. It provides the ability to consolidate a large amount of data into a single spreadsheet. The sparkline charts can be useful for data analysts and accountants to create a better spreadsheet with valuable information. The sparkline charts can be three different types:Line, Column, and Win/Loss. To use the sparkline charts, you need to select the range of numbers. Then, go to the Insert tab on the ribbon. After that, select the Sparklines drop-down option. From there, you can select any of the chart options.

Essential Excel Skills for Data Analyst

To become a data analyst, you have to have some specific Excel-related essential skills through which you can do the job. Before doing anything, you need to cover all the Excel skills that were discussed previously. Those skills are also valuable for a data analyst. After that, you need to cover the following skills also.

1. VLOOKUP Function

The VLOOKUP function can be a valuable asset for the data analyst. In the function, the lookup value can be a single value or an array of values. If you enter an array of values, the function will look for each of the values in the leftmost column and return the same row’s values from the specified column. In the case of data analysis, you need to take values from another table, the VLOOKUP function helps to do this.

2. FORMULATEXT Function

The use of the FORMULATEXT function can be another useful skill, you need to learn as a data analyst. As a data analyst, you need to work with lots of data where you have to utilize numerous formulas. After finishing the task to check the formula of a certain cell, in that case, the text formulas can be vital.

3. TRIM Function

While dealing with lots of data, sometimes you may face problems with having extra space. In that case, you have to use the TRIM function . The Excel TRIM function is categorized under the TEXT functions. It removes the extra spaces from a text string. It saves valuable time. Otherwise, you need to do it manually. Because of this extra space, the calculation can be different. So, the TRIM function is vital for a data analyst.

4. CONCATENATE Function

In data analysis, you need to split values from one cell to another cell. After completing the task, if you want to combine those values into one text value, the CONCATENATE function helps you to do so. It joins two or more text values or numbers into one single text value. That is why using this Excel function is essential for any data analyst.

5. LEN Function

When you need to count the character in cells, you need to utilize the LEN function . This function returns a number of characters in a text string. If any data analyst needs to count the character in one cell or multiple cells, he/she needs to use the LEN function effectively.

6. LEFT/RIGHT Function

When you take data from different sources, these data aren’t ready for analysis. The data analysts spend most of their time clearing data. By default, Excel calculates formulas from left to right. The LEFT function helps to pull a set of numbers from the left and the RIGHT function does the opposite.

7. Add Slicer in Pivot Table

The slicer helps to filter the pivot table and makes an excellent report. The data analysts use several slicers to filter several pivot tables and finally, provide a meaningful output. Slicers help to take your dataset to the next level through their unique functioning. That is why it is an essential Excel skill for data analysts.

8. IFERROR Function

Data analysts use the IFERROR function to handle and eliminate errors from the given formulas. IFERROR is categorized under the Logical functions in Excel. It returns an alternate value if a formula results in an error. It helps data analysts with various problems while dealing with a big dataset.

Essential Excel Skills for Business Analyst

To become a business analyst, you need to have several Excel-related skills through which you can do the job properly. You need to adapt all the possible Excel skills that we discussed previously. After that, you can focus on the following essential Excel skills.

1. Excel File Format

While using the Excel file, you may experience some file format-related issues. Some tools only take CSV files. Some clients may not accept macros Excel workbooks. In that, you need to be careful about the Excel file format which is one more preferable compared to others. Otherwise, you may face misunderstandings with customers.

2. Visualize Pattern in Data

One of the biggest roles of a business analyst is to visualize patterns in data. Then, provide an optimum decision that is good for both customer and their own business. To visualize patterns in the data, you need to have profound knowledge of Excel commands and Excel functions. All of these combine with you a better business analyst and help you to make correct decisions.

3. Understand Industry Specific Functionalities

To become a well-known business analyst, you need to understand industry-specific functionalities such as NPV, PMT, IRR, etc in Excel.  Otherwise, you can’t figure out what you need to do in some specific condition. The business analyst should be capable of using statistical distribution functions. The overall ability to understand all of these functions will make them better business analysts.

উপসংহার

Here, we have shown 28 essential Excel skills to become a professional Excel expert. All of these are fairly easy to use and user-friendly. These skills can solve lots of problems in your day-to-day life. In this article, we also discussed the possible Excel skills for business analysts, data analysts, and accountants. I hope you found this article exciting. If you have any further questions, feel free to ask in the comment box. Don’t forget to visit our Exceldemy পৃষ্ঠা।

Related Articles

• Excel Formula Symbols Cheat Sheet (13 Cool Tips)
• 40+ Free Online Excel Courses with Certificates
• Top 20 Excel Limitations that might Frustrate You!
• How to Use Excel – Create Your First Workbook in Microsoft Excel