মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে অখন ফাংশন আছে যার অনেক ব্যবহার রয়েছে, কিন্তু আজ আমরা যে ফাংশন নিয়ে আলোচনা করব সেটির নাম VLOOKUP। VLOOKUP का ফুল ফর্ম Vertical Lookup, যা একটি মানকে אנכিকভাবে খুঁজে বের করে এবং উপযুক্ত উত্তর ফেরত দেয়। এটি মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের বহু লুকআপ এবং রেফারেন্স ফাংশনগুলির একটি এবং খুব গুরুত্বপূর্ণ একটি। VLOOKUP আপনাকে আপনার স্প্রেডশীটে אנכিকভাবে কোনো তথ্য খুঁজে বের করতে দেয় এবং তার সাথে মিলে যাওয়া একটি মান ফেরত দেয়। তাই যদি আপনি একটি টেবিল থেকে কোনো মান বের করতে চান তবে এটি খুব কাজের। উদাহরণস্বরূপ, একটি লম্বা আইটেম লিস্টের টেবিল থেকে কোনো নির্দিষ্ট আইটেমের দাম জানা এই ফাংশন দিয়ে খুব সহজ।
এখানে একমাত্র সীমাবদ্ধতা হলো VLOOKUP ব্যবহার করে যে টেবিলটি লুকআপ করা হচ্ছে সেটিতে অবশ্যই একটি কলাম থাকতে হবে যাতে ইউনিক ভ্যালু থাকে যাতে VLOOKUP ফাংশন ডুপ্লিকেট ভ্যালু খুঁজতে আটকে না পড়ে। যদি স্পষ্ট না হয়, आगे পড়ুন, বুঝতে পারবেন।
এই উদাহরণে, আমরা আইটেমের নাম এবং দামের একটি টেবিল তৈরি করব। তারপর আমরা VLOOKUP ব্যবহার করে শুধু আইটেমের নাম দিয়ে তার দাম জানব। এই উদাহরণে সব দামই أمامه আছে, কিন্তু সैकड़ো আইটেম একাধিক স্প্রেডশীটে এবং কয়েকটি ওয়ার্কবুকেও फैলে থাকলে এই ফাংশন অত্যন্ত উপকারী হয়।
তো উদাহরণ শুরু করতে, আপনি নিজের এক্সেল শীট তৈরি করতে পারেন বা ডাউনলোড করুন আমাদের স্যাম্পলটি এখান থেকে। একবার ডাউনলোড হয়ে গেলে, Microsoft Excel-এ open করুন। আমরা একটি সহজ উদাহরণ ব্যবহার করব যাতে আপনি সহজে বুঝতে পারেন।
বাম পাশে, আপনি একটি টেবিলে কিছু আইটেমের নাম এবং ক্যাটাগরি দেখবেন। উদ্দেশ্য হলো VLOOKUP ফাংশন এমনভাবে ব্যবহার করা যাতে ডান পাশের টেবিলে শুধু আইটেমের নাম দিলেই তার দাম এবং ক্যাটাগরি বাম পাশের টেবিল থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফেচ হয়ে আসবে।
মান "Scarf" ইতিমধ্যে H2-এ আছে। আমরা I2-এ VLOOKUP ব্যবহার করব স্কার্ফের দাম পেতে। I2-এ Click করুন। তারপর উপরের মেনুবারে FORMULAS ট্যাবে ক্লিক করুন। এখন Insert Function বেছে নিন বা (SHIFT + F3) চাপুন। Insert Function উইন্ডো খুলবে।
Search for a function-এ VLOOKUP টাইপ করুন এবং Go ক্লিক করুন। VLOOKUP selected থাকা অবস্থায় OK ক্লিক করুন।
VLOOKUP Function Arguments খুলবে। এখানে চারটি আর্গুমেন্ট আছে। প্রথম তিনটি বোল্ড, অর্থাৎ এগুলো আবশ্যক, এবং চতুর্থটি অপশনাল।
প্রথমটি Lookup_value। এটি একটি একক মান (এই কেসে আইটেমের নাম) যা একটি unique identifier, কলাম B-এ দাম খুঁজে বের করতে।
Table_array হলো পুরো রেফারেন্স টেবিল যেখানে মান (Price) সার্চ করা হবে। Table_array-এর পাশের ছোট আইকনে ক্লিক করুন এবং হেডার ছাড়া পুরো টেবিল সিলেক্ট করুন। এছাড়া F4 চাপুন যাতে এই সেল অ্যাড্রেসগুলো অবсолютী থাকে এবং এই সেলকে ক্লিক ও ড্র্যাগ করে অন্য সেলে এই ফর্মুলা প্রয়োগ করলে সেল অ্যাড্রেস পরিবর্তন না হয়।
VLOOKUP একবার রেফারেন্স টেবিলে ইউনিক আইডেন্টিফায়ার খুঁজে পেলে, Col_index_num আর্গুমেন্ট VLOOKUP-কে বলে দেবে কোন কলাম নম্বর-এ তথ্যের টুকরো (দাম) খুঁজে বের করতে হবে। যেহেতু রেফারেন্স টেবিলে দামগুলো দ্বিতীয় কলামে আছে আইটেম নাম-এর সাপেক্ষে, তাই Col_index_num-এর পাশে 2 টাইপ করব। এখানে ২ দিয়েছি কারণ প্রাইস কলাম ২ নং, বরং কারণ এটি রেফারেন্স টেবিলে (table_array) ২ নং কলাম। যদি ডেটাবেস যেটি লুকআপ করতে হবে সেকেন্ড শীটে থাকে, তবে সেকেন্ড শীট থেকে table_array সিলেক্ট করব।
Range_lookup ব্যবহার করা হয় closest match খুঁজে বের করার জন্য unique identifier-র reference table-এ, কিন্তু এটিকে ব্যবহার করতে হলে আপনার রেফারেন্স টেবিলটি ascending order-এ সোর্টেড থাকতে হবে, যা এই উদাহরণে নেই। তাই এর পাশে False টাইপ করুন এবং OK ক্লিক করুন। OK চাপার পর I2-এ স্কার্ফের দাম দেখাবে।
এভাবেই আপনি J2-এ Category-র অধীনে ফর্মুলা ব্যবহার করে VLOOKUP দিয়ে আইটেমের ক্যাটাগরি বের করতে পারেন। একমাত্র পরিবর্তন হবে Col_index_num-র মান 3 করা, কারণ রেফারেন্স টেবিলে আইটেমের Categories তৃতীয় কলামে আছে।
এখন আপনি I2 এবং J2 সেলগুলো নিচে ক্লিক ও ড্র্যাগ করুন ফর্মুলা নিচের সেলগুলোর জন্যও প্রয়োগ করার জন্য। কিন্তু আপনি তাদের পাশে আইটেমের নাম না দিলে আপনি সেই সেলগুলিতে N/A লেখা দেখবেন। এটিকে সরাতে, আমরা এক্সেলের ISBLANK এবং IF ফাংশন একসাথে ব্যবহার করতে পারি।
এর জন্য, N/A দেখাচ্ছে I3-এ ক্লিক করুন। তারপর formula bar-এ ক্লিক করুন formula edit করার জন্য। পরিবর্তন করুন:
=VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE)
এটি করতে =IF(ISBLANK(H3),””,VLOOKUP(H3,$A$2:$C$16,2,FALSE))
এখন I3 খালি থাকবে যতক্ষণ না H3 কোনো আইটেমের নাম দিয়ে পূরণ করা হয়।
এত ছিল VLOOKUP সম্পর্কে। নিচের GIF-এ সেকেন্ড শীট থেকে রেফারেন্স টেবিল ব্যবহার করার демонস্ট্রেশন দেখানো হয়েছে।
