মাইক্রোসফ্ট এক্সেল বেসিক টিউটোরিয়াল – কিভাবে এক্সেল ব্যবহার করতে হয় তা শেখা

2018 সালে লেখা একটি নিবন্ধে, রবার্ট হাফ, মানবসম্পদ এবং আর্থিক শিল্পে বিশেষজ্ঞ একটি কোম্পানি লিখেছেন যে 63% আর্থিক সংস্থা প্রাথমিক ক্ষমতায় Excel ব্যবহার করে চলেছে। ঠিক আছে, এটি 100% নয় এবং আসলে ব্যবহারের হ্রাস হিসাবে বিবেচিত হয়! কিন্তু সফ্টওয়্যারটিকে একটি স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার বিবেচনা করে এবং শুধুমাত্র আর্থিক শিল্প সফ্টওয়্যার হিসাবে ডিজাইন করা হয়নি, 63% এখনও শিল্পের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ এবং এক্সেল কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা ব্যাখ্যা করতে সহায়তা করে৷

কিভাবে এক্সেল ব্যবহার করতে হয় তা শেখা কঠিন হতে হবে না। একে একে একে এক ধাপ নেওয়া আপনাকে একজন নবজাতক থেকে একজন বিশেষজ্ঞের কাছে যেতে সাহায্য করবে (অথবা অন্তত সেই বিন্দুর কাছাকাছি) - আপনার গতিতে।

এই নিবন্ধে আমরা যা কভার করতে যাচ্ছি তার পূর্বরূপ হিসাবে, ওয়ার্কশীট, মৌলিক ব্যবহারযোগ্য ফাংশন এবং সূত্রগুলি চিন্তা করুন এবং একটি ওয়ার্কশীট বা ওয়ার্কবুক নেভিগেট করুন। ঠিক আছে, আমরা প্রতিটি সম্ভাব্য এক্সেল ফাংশন কভার করব না তবে আমরা যথেষ্ট কভার করব যে এটি আপনাকে কীভাবে অন্যদের কাছে যেতে হবে তার একটি ধারণা দেয়।

মৌলিক সংজ্ঞা

আমরা কয়েকটি সংজ্ঞা কভার করলে এটি সত্যিই সহায়ক। সম্ভবত, আপনি এই শর্তাবলী শুনেছেন (বা ইতিমধ্যে জানেন যে তারা কি)। কিন্তু আমরা নিশ্চিত হতে সেগুলিকে কভার করব এবং কিভাবে Excel ব্যবহার করতে হয় তা শেখার বাকি প্রক্রিয়ার জন্য প্রস্তুত থাকব৷

ওয়ার্কবুক বনাম ওয়ার্কশীট

এক্সেল ডকুমেন্টগুলিকে ওয়ার্কবুক বলা হয় এবং আপনি যখন প্রথমবার একটি এক্সেল ডকুমেন্ট (ওয়ার্কবুক) তৈরি করেন, তখন অনেকগুলি (সকল নয়) এক্সেল সংস্করণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তিনটি ট্যাব অন্তর্ভুক্ত করবে, প্রতিটিতে নিজস্ব ফাঁকা ওয়ার্কশীট থাকবে। যদি আপনার Excel এর সংস্করণ তা না করে, চিন্তা করবেন না, আমরা শিখব কিভাবে সেগুলি তৈরি করতে হয়।

কার্যপত্রক হল প্রকৃত অংশ যেখানে আপনি ডেটা প্রবেশ করেন। যদি এটি দৃশ্যমানভাবে চিন্তা করা সহজ হয়, তাহলে ওয়ার্কশীটগুলিকে সেই ট্যাবগুলি হিসাবে ভাবুন৷ আপনি ট্যাব যোগ করতে পারেন বা ট্যাব মুছে ফেলতে পারেন ডান-ক্লিক করে এবং মুছে ফেলার বিকল্পটি বেছে নিয়ে। সেই ওয়ার্কশীটগুলি হল প্রকৃত স্প্রেডশীট যার সাথে আমরা কাজ করি এবং সেগুলি ওয়ার্কবুক ফাইলে রাখা হয়৷

দ্য রিবন

রিবনটি এক্সেল অ্যাপ্লিকেশন জুড়ে শর্টকাটগুলির একটি সারির মতো ছড়িয়ে পড়ে, তবে শর্টকাটগুলি যা দৃশ্যমানভাবে উপস্থাপন করা হয় (টেক্সট বর্ণনা সহ)। আপনি যখন সংক্ষিপ্ত ক্রমে কিছু করতে চান এবং বিশেষ করে যখন আপনি কী করতে চান তা নির্ধারণ করতে সহায়তার প্রয়োজন হলে এটি সহায়ক।

উপরের মেনু বিকল্পগুলি থেকে আপনি কোন বিভাগ/গ্রুপটি বেছে নেবেন তার উপর নির্ভর করে রিবন বোতামগুলির একটি আলাদা গ্রুপিং রয়েছে (যেমন হোম, ইনসার্ট, ডেটা, রিভিউ, ইত্যাদি) এবং উপস্থাপিত ভিজ্যুয়াল বিকল্পগুলি সেই গোষ্ঠীগুলির সাথে সম্পর্কিত হবে।

এক্সেল শর্টকাট

শর্টকাটগুলি দ্রুত এক্সেল সফ্টওয়্যার নেভিগেট করতে সহায়ক, তাই সেগুলি শিখতে এটি সহায়ক (কিন্তু একেবারে অপরিহার্য নয়)। তাদের মধ্যে কিছু এক্সেল অ্যাপ্লিকেশনের পুরানো সংস্করণগুলির মেনুতে তালিকাভুক্ত শর্টকাটগুলি দেখে এবং তারপর নিজের জন্য চেষ্টা করে শেখা হয়৷

এক্সেল শর্টকাট শেখার আরেকটি উপায় হল এক্সেল ডেভেলপারদের ওয়েবসাইটে তাদের একটি তালিকা দেখা। এমনকি আপনার Excel এর সংস্করণে শর্টকাট না দেখালেও, তাদের বেশিরভাগই কাজ করে৷

সূত্র বনাম ফাংশন

ফাংশনগুলি এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ক্ষমতা এবং সূত্রগুলিতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সূত্র সন্নিবেশ করতে চান যা একটি স্প্রেডশীটের বিভিন্ন কক্ষে সংখ্যার যোগফল গণনা করে, আপনি এটি করতে SUM() ফাংশনটি ব্যবহার করতে পারেন।

এই প্রবন্ধে এই ফাংশন (এবং অন্যান্য ফাংশন) সম্পর্কে আরও একটু এগিয়ে।

সূত্র বার

সূত্র বার হল একটি এলাকা যা রিবনের নীচে প্রদর্শিত হয়। এটি সূত্র এবং তথ্যের জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি ঘরে ডেটা প্রবেশ করুন এবং সেই ঘরে আপনার মাউস থাকলে এটি সূত্র বারেও প্রদর্শিত হবে।

যখন আমরা সূত্র বারটি উল্লেখ করি, তখন আমরা কেবল ইঙ্গিত করি যে উপযুক্ত ঘরটি নির্বাচন করার সময় আমাদের সেই স্থানে সূত্রটি টাইপ করা উচিত (যা আবার, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটবে যদি আপনি সেলটি নির্বাচন করেন এবং টাইপ করা শুরু করেন)।

একটি ওয়ার্কশীট উদাহরণ তৈরি এবং ফর্ম্যাটিং৷

আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীট দিয়ে আপনি অনেক কিছু করতে পারেন। এই নিবন্ধে আমরা আপনাকে কিছু উদাহরণের পদক্ষেপ দেব যাতে আপনি সেগুলি নিজের জন্য চেষ্টা করতে পারেন।

প্রথম ওয়ার্কবুক

একটি ফাঁকা ওয়ার্কবুক দিয়ে শুরু করা সহায়ক। সুতরাং, এগিয়ে যান এবং নতুন নির্বাচন করুন৷ . এটি আপনার এক্সেলের সংস্করণের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে, তবে সাধারণত ফাইল-এ থাকে৷ এলাকা।

দ্রষ্টব্য:  উপরের ছবিটি খোলা বলে আপনি নতুন এ যেতে পারেন তা বোঝাতে শীর্ষে (বাম দিকে, সবুজ তীর দ্বারা নির্দেশিত) যে কোন জায়গা থেকে। এটি নতুন এক্সেলের একটি স্ক্রিনশট৷

আপনি যখন নতুন-এ ক্লিক করেন আপনি সম্ভবত কিছু উদাহরণ টেমপ্লেট পেতে যাচ্ছেন. টেমপ্লেটগুলি নিজেরাই এক্সেলের সংস্করণগুলির মধ্যে পরিবর্তিত হতে পারে, তবে আপনার কিছু ধরণের নির্বাচন করা উচিত।

এক্সেল কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা শেখার একটি উপায় হল সেই টেমপ্লেটগুলির সাথে খেলা এবং দেখুন কী তাদের "টিক" করে। আমাদের নিবন্ধের জন্য, আমরা একটি ফাঁকা নথি দিয়ে শুরু করছি এবং ডেটা এবং সূত্র ইত্যাদি নিয়ে খেলা করছি৷

তাই এগিয়ে যান এবং ফাঁকা নথি বিকল্পটি নির্বাচন করুন। ইন্টারফেস সংস্করণ থেকে সংস্করণে পরিবর্তিত হবে, কিন্তু ধারণা পেতে যথেষ্ট অনুরূপ হওয়া উচিত। একটু পরে আমরা আরেকটি নমুনা এক্সেল শীটও ডাউনলোড করব।

ডেটা ঢোকানো

আপনার স্প্রেডশীটে (ওরফে ওয়ার্কশীট) ডেটা পাওয়ার অনেকগুলি উপায় রয়েছে। একটি উপায় হল আপনি যেখানে চান তা টাইপ করুন। নির্দিষ্ট ঘরটি বেছে নিন এবং শুধু টাইপ করা শুরু করুন।

আরেকটি উপায় হল ডেটা অনুলিপি করা এবং তারপর আপনার স্প্রেডশীটে পেস্ট করা। ঠিক আছে, যদি আপনি এমন ডেটা অনুলিপি করেন যা টেবিল বিন্যাসে নেই তবে এটি আপনার নথিতে কোথায় অবতরণ করে তা একটু আকর্ষণীয় হতে পারে। কিন্তু সৌভাগ্যবশত আমরা সবসময় ডকুমেন্ট এডিট করতে পারি এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যত্র কপি ও পেস্ট করতে পারি।

আপনি এই নিবন্ধটির একটি অংশ নির্বাচন করে, এটি অনুলিপি করে এবং তারপরে আপনার ফাঁকা স্প্রেডশীটে আটকে দিয়ে এখন কপি/পেস্ট পদ্ধতিটি চেষ্টা করতে পারেন।

নিবন্ধের অংশ নির্বাচন এবং অনুলিপি করার পরে, আপনার স্প্রেডশীটে যান এবং পছন্দসই ঘরে ক্লিক করুন যেখানে আপনি পেস্ট শুরু করতে চান এবং তা করুন। উপরে দেখানো পদ্ধতিটি হল ডান-ক্লিক মেনু ব্যবহার করে এবং তারপর আইকনের আকারে "পেস্ট" নির্বাচন করা।

এটা সম্ভব যে আপনি এক্সেল বিল্ট-ইন পেস্ট পদ্ধতি ব্যবহার করার সময় একটি ত্রুটি পেতে পারেন, এমনকি অন্যান্য এক্সেল বিল্ট-ইন পদ্ধতির সাথেও। সৌভাগ্যবশত, ত্রুটি সতর্কীকরণ (উপরে) আপনি শীটে কপি করা ডেটা পেতে আপনাকে সঠিক দিক নির্দেশ করতে সাহায্য করে৷

ডেটা পেস্ট করার সময়, এক্সেল এটি ব্যাখ্যা করার জন্য একটি সুন্দর কাজ করে। আমাদের উদাহরণে, আমি এই বিভাগের প্রথম দুটি অনুচ্ছেদ অনুলিপি করেছি এবং এক্সেল এটি দুটি সারিতে উপস্থাপন করেছে। যেহেতু অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি প্রকৃত স্থান ছিল, এক্সেল সেটিকেও পুনরুত্পাদন করেছে (একটি ফাঁকা সারি সহ)। আপনি যদি একটি টেবিল কপি করে থাকেন, তাহলে Excel এটিকে শীটে পুনরুত্পাদন করার জন্য আরও ভালো কাজ করে৷

এছাড়াও, আপনি পেস্ট করতে রিবনের বোতামটি ব্যবহার করতে পারেন। ভিজ্যুয়াল লোকেদের জন্য, এটি সত্যিই সহায়ক। এটি নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷

এক্সেলের কিছু সংস্করণ (বিশেষ করে পুরানো সংস্করণ) আপনাকে ডেটা আমদানি করতে দেয় (যা অনুরূপ ফাইল বা CSV – কমা-বিভাজিত মান – ফাইলগুলির সাথে সবচেয়ে ভাল কাজ করে)। এক্সেলের কিছু নতুন সংস্করণে সেই বিকল্প নেই তবে আপনি এখনও অন্য ফাইলটি খুলতে পারেন (যেটি আপনি আমদানি করতে চান), একটি সব নির্বাচন করুন ব্যবহার করুন এবং তারপর কপি করে আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে পেস্ট করুন।

যখন আমদানি উপলব্ধ থাকে, তখন এটি সাধারণত ফাইল এর অধীনে পাওয়া যায় তালিকা. এক্সেলের নতুন সংস্করণে, আপনি যখন ফাইল-এ ক্লিক করেন তখন আপনাকে আরও বেশি গ্রাফিকাল ইউজার ইন্টারফেসে পাঠানো হতে পারে . আপনার ওয়ার্কশীটে ফিরে যেতে উপরের বাম দিকের তীরটিতে ক্লিক করুন৷

হাইপারলিঙ্কিং

হাইপারলিঙ্কিং মোটামুটি সহজ, বিশেষ করে যখন রিবন ব্যবহার করা হয়। আপনি ঢোকান-এর অধীনে হাইপারলিঙ্ক বোতামটি পাবেন নতুন এক্সেল সংস্করণে মেনু। এটি command-K-এর মতো শর্টকাটের মাধ্যমেও অ্যাক্সেস করা যেতে পারে .

ডেটা ফরম্যাটিং (উদাহরণ:সংখ্যা এবং তারিখ)

কখনও কখনও এটি ডেটা ফর্ম্যাট করতে সহায়ক। এটি সংখ্যার ক্ষেত্রে বিশেষভাবে সত্য। কেন? কখনও কখনও সংখ্যাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি সাধারণ বিন্যাসে (ডিফল্ট ধরণের) পড়ে যা একটি পাঠ্য বিন্যাসের মতো। কিন্তু প্রায়ই, আমরা চাই যে আমাদের সংখ্যাগুলি সংখ্যা হিসাবে আচরণ করুক।

অন্য উদাহরণটি তারিখগুলি হবে, যা আমরা নিশ্চিত করতে চাই যে আমাদের সমস্ত তারিখগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ হবে তা নিশ্চিত করতে, যেমন 20200101 বা 01/01/20 বা আমাদের তারিখ বিন্যাসের জন্য আমরা যে ফর্ম্যাটটি বেছে নিই৷

আপনি নীচের ছবিতে দেখানো বিভিন্ন উপায়ে আপনার ডেটা ফর্ম্যাট করার বিকল্পটি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷

একবার আপনি অ্যাক্সেস করলে, বলুন, নম্বর বিন্যাস, আপনার বেশ কয়েকটি বিকল্প থাকবে। আপনি যখন ডান-ক্লিক পদ্ধতি ব্যবহার করেন তখন এই বিকল্পগুলি উপস্থিত হয়। আপনি যখন রিবন ব্যবহার করেন, তখন আপনার বিকল্পগুলি রিবনের মধ্যেই থাকে। এটি সব নির্ভর করে আপনার জন্য কোনটি সহজ তার উপর।

আপনি যদি কিছুক্ষণের জন্য এক্সেল ব্যবহার করে থাকেন, তাহলে রাইট-ক্লিক পদ্ধতি, যার ফলে নম্বর ফরম্যাট ডায়ালগ বক্স (নীচে দেখানো হয়েছে) বুঝতে সহজ হতে পারে। আপনি যদি নতুন বা আরও বেশি ভিজ্যুয়াল হন, তাহলে রিবন পদ্ধতিটি আরও বোধগম্য হতে পারে (এবং ব্যবহারে অনেক দ্রুত)। উভয়ই আপনাকে নম্বর ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি প্রদান করে৷

আপনি যদি তারিখের মতো এমন কিছু টাইপ করেন, তাহলে Excel এর নতুন সংস্করণগুলি নীচের ছবিতে দেখানো রিবনে তা প্রতিফলিত করার জন্য যথেষ্ট সুন্দর৷

রিবন থেকে আপনি আপনার তারিখের জন্য বিন্যাস নির্বাচন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ছোট তারিখ বা একটি দীর্ঘ তারিখ চয়ন করতে পারেন। এগিয়ে যান এবং এটি চেষ্টা করুন এবং আপনার ফলাফল দেখুন৷

প্রেজেন্টেশন ফরম্যাটিং (উদাহরণ:সারিবদ্ধ পাঠ)

আপনার ডেটা কীভাবে সারিবদ্ধ করা যায় তা বোঝার জন্যও এটি সহায়ক, আপনি এটি বাম দিকে বা ডানদিকে (বা ন্যায়সঙ্গত, ইত্যাদি) লাইনে রাখতে চান কিনা। এটিও রিবনের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে৷

আপনি উপরের চিত্রগুলি থেকে দেখতে পাচ্ছেন, পাঠ্যের প্রান্তিককরণ (যেমন ডান, বাম, ইত্যাদি) রিবন বিকল্পের দ্বিতীয় সারিতে রয়েছে। আপনি রিবনে অন্যান্য প্রান্তিককরণ বিকল্পগুলিও চয়ন করতে পারেন (যেমন উপরে, নীচে)।

এছাড়াও, আপনি যদি লক্ষ্য করেন, সংখ্যার মতো সারিবদ্ধ জিনিসগুলি বামে সারিবদ্ধ করা হলে ডানদিকে নাও দেখাতে পারে (যেখানে পাঠ্যটি আরও ভাল দেখায়) তবে ডানদিকে সারিবদ্ধ হলে আরও ভাল দেখায়। সারিবদ্ধকরণটি আপনি একটি শব্দ প্রক্রিয়াকরণ অ্যাপ্লিকেশনে যা দেখতে পাবেন তার অনুরূপ৷

কলাম এবং সারি

কিভাবে কাজ করতে হয়, সেইসাথে কলাম এবং সারিগুলির প্রস্থ এবং মাত্রা সামঞ্জস্য করতে এটি সহায়ক। সৌভাগ্যবশত, একবার আপনি এটির স্তব্ধ হয়ে গেলে, এটি করা মোটামুটি সহজ।

সারি বা কলাম যোগ বা মুছে ফেলার দুটি অংশ আছে। প্রথম অংশটি নির্বাচন প্রক্রিয়া এবং অন্যটি ডান-ক্লিক করে সন্নিবেশ বা মুছে ফেলার বিকল্পটি বেছে নেওয়া।

উপরের উদাহরণে আমরা এই নিবন্ধটি থেকে কপি করে আমাদের ফাঁকা এক্সেল শীটে যে ডেটা পেস্ট করেছি তা মনে আছে? আমাদের সম্ভবত এটির আর প্রয়োজন নেই তাই সারি মুছে ফেলার প্রক্রিয়ার জন্য এটি একটি নিখুঁত উদাহরণ৷

আমাদের প্রথম পদক্ষেপ মনে রাখবেন? আমাদের সারি নির্বাচন করতে হবে। এগিয়ে যান এবং সারি নম্বরে ক্লিক করুন (উপরের বাম কক্ষের বাম দিকে) এবং আপনার মাউস দিয়ে নীচের সারিতে টেনে আনুন যেটি আপনি মুছতে চান। এই ক্ষেত্রে, আমরা তিনটি সারি নির্বাচন করছি।

তারপর, আমাদের পদ্ধতির দ্বিতীয় অংশ হল সারি মুছুন-এ ক্লিক করা এবং এক্সেল সেই সারিগুলি মুছে ফেলতে দেখুন।

একটি সারি সন্নিবেশ করার প্রক্রিয়া একই রকম তবে আপনাকে একাধিক সারি নির্বাচন করতে হবে না। এক্সেল নির্ধারণ করবে যেখানে আপনি ক্লিক করুন যেখানে আপনি সারিটি সন্নিবেশ করতে চান।

প্রক্রিয়াটি শুরু করতে, আপনি যে সারি নম্বরটি নতুন সারির নীচে থাকতে চান তাতে ক্লিক করুন। এটি এক্সেলকে আপনার জন্য সম্পূর্ণ সারি নির্বাচন করতে বলে। আপনি যেখানে আছেন সেখান থেকে, Excel তার উপরে সারিটি সন্নিবেশ করবে। আপনি ডান-ক্লিক করে এবং সারি সন্নিবেশ করান চয়ন করে তা করেন৷

আপনি উপরে দেখতে পাচ্ছেন, আমরা 10 টাইপ করেছি 10 সারিতে। তারপর, 10 নির্বাচন করার পরে (সারি 10), ডান-ক্লিক করুন এবং সারি সন্নিবেশ করুন নির্বাচন করুন , 10 নম্বর এক সারি নিচে গিয়েছিলাম. এর ফলে 10 এখন 11 সারিতে আছে।

এটি প্রদর্শন করে যে কীভাবে সন্নিবেশিত সারিটি নির্বাচিত সারির উপরে স্থাপন করা হয়েছিল। এগিয়ে যান এবং নিজের জন্য এটি চেষ্টা করুন, যাতে আপনি দেখতে পারেন কিভাবে সন্নিবেশ প্রক্রিয়া কাজ করে৷

আপনার যদি একাধিক সারির প্রয়োজন হয়, আপনি একাধিক সারি নির্বাচন করে তা করতে পারেন এবং এটি এক্সেলকে বলে যে আপনি কতগুলি চান এবং সেই পরিমাণটি নির্বাচিত সারি নম্বরের উপরে ঢোকানো হবে৷

নিচের ছবিগুলি এটিকে একটি ভিজ্যুয়াল ফর্ম্যাটে দেখায়, যেটি 10 সহ তিন সারি নিচে গিয়েছিলাম, ঢোকানো সারি সংখ্যা.

কলাম ঢোকানো এবং মুছে ফেলা মূলত একই রকম, আপনি বাম (সারি) পরিবর্তে উপরের (কলাম) থেকে নির্বাচন করছেন।

ফিল্টার এবং ডুপ্লিকেট

যখন আমাদের কাছে কাজ করার জন্য প্রচুর ডেটা থাকে তখন এটি সাহায্য করে যদি সেই ডেটার সাথে আরও সহজে কাজ করার জন্য আমাদের হাতে কিছু কৌশল থাকে।

উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক আপনার কাছে একগুচ্ছ আর্থিক ডেটা রয়েছে তবে আপনাকে কেবল নির্দিষ্ট ডেটা দেখতে হবে। এটি করার একটি উপায় হল একটি এক্সেল "ফিল্টার" ব্যবহার করা৷

প্রথমে, আসুন একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট খুঁজে বের করি যা প্রচুর ডেটা উপস্থাপন করে যাতে আমাদের এটি পরীক্ষা করার জন্য কিছু আছে (নিজেকে সমস্ত ডেটা টাইপ না করে)। আপনি মাইক্রোসফ্ট থেকে এমন একটি নমুনা ডাউনলোড করতে পারেন। মনে রাখবেন যে এটি ডাউনলোডের সরাসরি লিঙ্ক তাই আপনি সেই লিঙ্কটিতে ক্লিক করার সাথে সাথেই Excel উদাহরণ ফাইলটি ডাউনলোড করা শুরু করা উচিত।

এখন আমাদের কাছে ডকুমেন্ট আছে, আসুন ডেটার ভলিউম দেখি। বেশ কিছুটা, তাই না? দ্রষ্টব্য:উপরের চিত্রটি আপনার নমুনা ফাইলে যা আছে তার থেকে কিছুটা আলাদা দেখাবে এবং এটি স্বাভাবিক।

ধরা যাক আপনি শুধুমাত্র জার্মানি থেকে ডেটা দেখতে চেয়েছিলেন৷ রিবনে "ফিল্টার" বিকল্পটি ব্যবহার করুন ("হোম" এর অধীনে)। এটি ডানদিকে "বাছাই" বিকল্পের সাথে একত্রিত হয় (নতুন এক্সেল সংস্করণগুলিতে)।

এখন, এক্সেল বলুন আপনি কি বিকল্প চান। এই ক্ষেত্রে, আমরা নির্বাচিত দেশ হিসাবে জার্মানির ডেটা খুঁজছি৷

আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি যখন ফিল্টার বিকল্পটি নির্বাচন করবেন, তখন কলামগুলিতে ছোট পুল-ডাউন তীরগুলি উপস্থিত হবে। যখন একটি তীর নির্বাচন করা হয়, আপনার কাছে "টেক্সট ফিল্টার" বিকল্প সহ বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে যা আমরা ব্যবহার করব। আপনি আরোহী বা অবরোহ বাছাই করার একটি বিকল্প আছে.

এক্সেল কেন রিবনে এগুলিকে একত্রিত করে তা বোঝা যায় কারণ এই সমস্ত বিকল্পগুলি পুল-ডাউন তালিকায় উপস্থিত হয়৷ আমরা "পাঠ্য ফিল্টার" এর অধীনে "সমান..." নির্বাচন করব৷

আমরা যা করতে চাই তা নির্বাচন করার পরে (এই ক্ষেত্রে ফিল্টার), আসুন তথ্য/মাপদণ্ড প্রদান করি। আমরা জার্মানি থেকে সমস্ত ডেটা দেখতে চাই যাতে আমরা বক্সে টাইপ করি। তারপর, "ঠিক আছে" ক্লিক করুন৷

আপনি লক্ষ্য করবেন যে এখন আমরা শুধুমাত্র জার্মানি থেকে ডেটা দেখতে পাই। ডেটা ফিল্টার করা হয়েছে। অন্যান্য তথ্য এখনও আছে. এটা শুধু দৃষ্টি থেকে লুকানো হয়. এমন একটি সময় আসবে যখন আপনি ফিল্টারটি বন্ধ করতে চান এবং সমস্ত ডেটা দেখতে চান। কেবল পুল-ডাউনে ফিরে যান এবং ফিল্টারটি সাফ করতে বেছে নিন, যেমনটি নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷

কখনও কখনও আপনার কাছে ডেটা সেট থাকবে যাতে ডুপ্লিকেট ডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনার কাছে শুধুমাত্র একক ডেটা থাকলে এটি অনেক সহজ। উদাহরণস্বরূপ, কেন আপনি আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীটে একই আর্থিক ডেটা রেকর্ড দুবার (বা তার বেশি) চাইবেন?

নীচে এমন একটি ডেটা সেটের উদাহরণ দেওয়া হল যাতে কিছু ডেটা পুনরাবৃত্তি হয় (হলুদে হাইলাইট দেখানো হয়েছে)।

ডুপ্লিকেট অপসারণ করতে (বা আরও, যেমন এই ক্ষেত্রে), ডুপ্লিকেট ডেটা প্রতিনিধিত্ব করে এমন সারিগুলির একটিতে ক্লিক করে শুরু করুন (যাতে পুনরাবৃত্তি করা ডেটা রয়েছে)। এটি নীচের ছবিতে দেখানো হয়েছে৷

এখন, "ডেটা" ট্যাব বা বিভাগে যান এবং সেখান থেকে, আপনি রিবনে একটি বোতাম দেখতে পাবেন যা বলে "ডুপ্লিকেটগুলি সরান।" সেটিতে ক্লিক করুন৷

এই প্রক্রিয়ার প্রথম অংশটি আপনাকে একটি ডায়ালগ বক্সের সাথে উপস্থাপন করে যা আপনি নীচের ছবিতে দেখতে পাচ্ছেন। এটি আপনাকে বিভ্রান্ত করতে দেবেন না। ডুপ্লিকেট ডেটা সনাক্ত করার সময় কোন কলামটি দেখতে হবে তা কেবল আপনাকে জিজ্ঞাসা করছে।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার একই প্রথম এবং শেষ নামের সাথে একাধিক সারি থাকে তবে অন্যান্য কলামগুলিতে মূলত অপ্রীতিকর শব্দ থাকে (যেমন একটি ওয়েবসাইট থেকে অনুলিপি/পেস্ট করা হয়) এবং আপনার প্রথম এবং শেষ নামের জন্য শুধুমাত্র অনন্য সারি প্রয়োজন, আপনি নির্বাচন করবেন সেই কলামগুলি যাতে নকল নাও হতে পারে অতিরিক্ত ডেটা অপসারণের ক্ষেত্রে বিবেচ্য না হয়।

এই ক্ষেত্রে, আমরা নির্বাচনটিকে "সমস্ত কলাম" হিসাবে ছেড়ে দিয়েছি কারণ আমরা ম্যানুয়ালি সারিগুলি নকল করেছি তাই আমরা জানতাম যে সমস্ত কলাম আমাদের উদাহরণে ঠিক একই ছিল। (আপনি এক্সেল উদাহরণ ফাইলের সাথে একই কাজ করতে পারেন এবং এটি পরীক্ষা করতে পারেন।)

আপনি উপরের ডায়ালগ বক্সে "ঠিক আছে" ক্লিক করার পরে, আপনি ফলাফলটি দেখতে পাবেন এবং এই ক্ষেত্রে, তিনটি সারি মিলে যাওয়া হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছিল এবং তার মধ্যে দুটি সরানো হয়েছে৷

এখন, ফলস্বরূপ ডেটা (নীচে দেখানো হয়েছে) সেই ডেটার সাথে মেলে যা আমরা সদৃশগুলি সংযোজন এবং সরানোর আগে দিয়ে শুরু করেছিলাম৷

আপনি মাত্র কয়েকটি কৌশল শিখেছেন। বৃহত্তর ডেটা সেটগুলির সাথে কাজ করার সময় এগুলি বিশেষভাবে সহায়ক। এগিয়ে যান এবং কিছু অন্যান্য বোতাম চেষ্টা করুন যা আপনি রিবনে দেখতে পান এবং দেখুন তারা কি করে। আপনি যদি আসল ফর্মটি ধরে রাখতে চান তবে আপনি আপনার এক্সেল উদাহরণ ফাইলটি নকল করতে পারেন। আপনার ডাউনলোড করা ফাইলটির নাম পরিবর্তন করুন এবং অন্য একটি অনুলিপি পুনরায় ডাউনলোড করুন। অথবা আপনার কম্পিউটারে ফাইলটি নকল করুন।

আমি যা করেছি তা হল সমস্ত আর্থিক ডেটা সহ ট্যাবটি নকল করে (এটি আমার অন্য উদাহরণ ফাইলে অনুলিপি করার পরে, আমরা যেটি দিয়ে শুরু করেছি তা ফাঁকা ছিল) এবং ডুপ্লিকেট ট্যাবের সাথে আমার ইচ্ছামত খেলতে দুটি সংস্করণ ছিল। আপনি ট্যাবে ডান-ক্লিক ব্যবহার করে এবং "ডুপ্লিকেট" নির্বাচন করে এটি চেষ্টা করতে পারেন৷

শর্তাধীন বিন্যাস

প্রবন্ধের এই অংশটি প্রদর্শনের সুবিধার কারণে ওয়ার্কবুক তৈরির বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। যদি এটি একটু জটিল মনে হয় বা আপনি ফাংশন এবং সূত্র খুঁজছেন, এই বিভাগটি এড়িয়ে যান এবং আপনার অবসর সময়ে এটিতে ফিরে আসুন।

আপনি নির্দিষ্ট ডেটা হাইলাইট করতে চাইলে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সুবিধাজনক। এই উদাহরণে, আমরা আমাদের এক্সেল উদাহরণ ফাইল (সমস্ত আর্থিক তথ্য সহ) ব্যবহার করতে যাচ্ছি এবং $25,000-এর বেশি "গ্রস সেলস" খুঁজব।

এটি করার জন্য, আমাদের প্রথমে কোষের গ্রুপটিকে হাইলাইট করতে হবে যা আমরা মূল্যায়ন করতে চাই। এখন, মনে রাখবেন, আপনি সম্পূর্ণ কলাম বা সারি হাইলাইট করতে চান না। আপনি কেবলমাত্র সেই ঘরগুলিকে হাইলাইট করতে চান যা আপনি মূল্যায়ন করতে চান। অন্যথায়, অন্যান্য কক্ষগুলি (যেমন শিরোনাম) মূল্যায়ন করা হবে এবং আপনি অবাক হবেন যে এক্সেল সেই শিরোনামগুলির সাথে কী করে (উদাহরণস্বরূপ)।

সুতরাং, আমরা আমাদের কাঙ্খিত কোষগুলিকে হাইলাইট করেছি এবং এখন আমরা "হোম" বিভাগ/গ্রুপ এবং তারপরে "কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং" এ ক্লিক করি৷

যখন আমরা রিবনে "কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং" এ ক্লিক করি, তখন আমাদের কাছে কিছু বিকল্প থাকে। এই ক্ষেত্রে আমরা 25,000 ডলারের বেশি সেলগুলিকে হাইলাইট করতে চাই যাতে নীচের ছবিতে দেখানো হিসাবে আমরা আমাদের নির্বাচন করতে পারি৷

এখন আমরা একটি ডায়ালগ বক্স দেখতে পাব এবং আমরা বক্সে মান টাইপ করতে পারি। আমরা 25000 টাইপ করি। আপনাকে কমা বা কিছু নিয়ে চিন্তা করতে হবে না এবং প্রকৃতপক্ষে, আপনি শুধুমাত্র কাঁচা সংখ্যা টাইপ করলে এটি আরও ভাল কাজ করে।

আমরা "ঠিক আছে" ক্লিক করার পরে আমরা দেখতে পাব যে ক্ষেত্রগুলি আমাদের পছন্দ অনুসারে (ডানদিকে) উপরের ডায়ালগ বক্সে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রঙিন হয়ে গেছে। এই ক্ষেত্রে, “হালকা লাল ফিল উইথ ডার্ক রেড টেক্সট)। আমরা একটি ভিন্ন প্রদর্শন বিকল্পও বেছে নিতে পারতাম।

এই শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসটি এক নজরে দেখার একটি দুর্দান্ত উপায় যা একটি প্রকল্প বা অন্য প্রকল্পের জন্য প্রয়োজনীয়। এই ক্ষেত্রে, আমরা "সেগমেন্ট" দেখতে পাচ্ছি (যেমন সেগুলি এক্সেল উদাহরণ ফাইলে উল্লেখ করা হয়েছে) যেগুলি মোট বিক্রয়ে $25,000 ছাড়িয়ে যেতে সক্ষম হয়েছে৷

সূত্র এবং ফাংশনগুলির সাথে কাজ করা৷

এক্সেলের ফাংশনগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা শেখা খুব সহায়ক। তারা সূত্রের মৌলিক সাহস। আপনি কি উপলব্ধ আছে তার একটি ধারণা পেতে ফাংশনগুলির একটি তালিকা দেখতে চাইলে, "সন্নিবেশ" মেনু/গ্রুপে ক্লিক করুন এবং তারপরে বামদিকে, "ফাংশন/ফাংশন" নির্বাচন করুন৷

যদিও এক্সেল রিবনে এই বোতামটির উদ্দেশ্য হল একটি প্রকৃত ফাংশন সন্নিবেশ করা (যা ফর্মুলা বারে টাইপ করে, একটি সমান চিহ্ন দিয়ে শুরু করে এবং তারপরে পছন্দসই ফাংশনটি টাইপ করার মাধ্যমে সম্পন্ন করা যেতে পারে), আমরা এটিও ব্যবহার করতে পারি। কি পাওয়া যায় তা দেখতে। আপনি আপনার সূত্রগুলিতে কী ব্যবহার করতে পারেন সে সম্পর্কে এক ধরণের ধারণা পেতে ফাংশনের মাধ্যমে স্ক্রোল করতে পারেন।

এটা ঠিক যে, সেগুলোকে ব্যবহার করে দেখুন এবং তারা কী করেন তা দেখাও খুবই সহায়ক। ফাংশনগুলির একটি ছোট তালিকার জন্য "সাধারণভাবে ব্যবহৃত" এর মতো একটি বিভাগ বেছে নিয়ে আপনি যে গ্রুপটি অনুধাবন করতে চান তা নির্বাচন করতে পারেন তবে একটি তালিকা যা প্রায়শই ব্যবহৃত হয় (এবং যার জন্য কিছু ফাংশন এই নিবন্ধে কভার করা হয়েছে)।

আমরা এই নিবন্ধে আলোচনা করা সূত্রগুলির উদাহরণগুলিতে এই ফাংশনগুলির কিছু ব্যবহার করব৷

দ্য ইকুয়ালস = সাইন

এক্সেলে সমান চিহ্ন ( =) খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এটি একটি অপরিহার্য ভূমিকা পালন করে। এটি সূত্রের ক্ষেত্রে বিশেষভাবে সত্য। মূলত, আপনার কাছে একটি সমান চিহ্নের সাথে পূর্ববর্তী না হয়ে একটি সূত্র নেই। এবং সূত্র ব্যতীত, এটি কেবলমাত্র সেই ঘরে আপনি প্রবেশ করা ডেটা (বা পাঠ্য)।

তাই মনে রাখবেন যে আপনি এক্সেলকে আপনার জন্য কিছু গণনা বা স্বয়ংক্রিয় করতে বলার আগে, আপনি ঘরে একটি সমান চিহ্ন ( =) টাইপ করুন৷

আপনি যদি একটি $ চিহ্ন অন্তর্ভুক্ত করেন, তাহলে সেটি Excel কে সূত্রটি সরাতে না বলে। সাধারনত, ওয়ার্কশীটে পরিবর্তনের জন্য সূত্রগুলির স্বয়ংক্রিয় সমন্বয় (যাকে আপেক্ষিক সেল রেফারেন্স বলা হয় ব্যবহার করে), একটি সহায়ক জিনিস কিন্তু কখনও কখনও আপনি এটি নাও চান এবং সেই $ চিহ্নের সাহায্যে, আপনি Excel কে তা বলতে সক্ষম হন। আপনি কেবল সেল রেফারেন্সের অক্ষর এবং নম্বরের সামনে $ সন্নিবেশ করুন।

সুতরাং D25 এর একটি আপেক্ষিক সেল রেফারেন্স $D$25 হয়ে যায়। এই অংশটি বিভ্রান্তিকর হলে, এটি সম্পর্কে চিন্তা করবেন না। আপনি এটিতে ফিরে আসতে পারেন (বা এটির সাথে একটি এক্সেল ফাঁকা ওয়ার্কবুক দিয়ে খেলতে পারেন)।

The Awesome Ampersand>> &

অ্যাম্পারস্যান্ড ( &) হল একটি মজার ছোট্ট সূত্র "সরঞ্জাম", যা আপনাকে কোষগুলিকে একত্রিত করতে দেয়৷ উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক যে আপনার প্রথম নামের জন্য একটি কলাম এবং শেষ নামের জন্য আরেকটি কলাম রয়েছে এবং আপনি পুরো নামের জন্য একটি কলাম তৈরি করতে চান। আপনি শুধুমাত্র এটি করতে &ব্যবহার করতে পারেন।

আসুন এটি একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে চেষ্টা করি। এই উদাহরণের জন্য, আসুন একটি ফাঁকা শীট ব্যবহার করি যাতে আমরা অন্য কোনও প্রকল্পে বাধা না দেই। এগিয়ে যান এবং A1-এ আপনার প্রথম নাম টাইপ করুন এবং B1-এ আপনার শেষ নাম টাইপ করুন। এখন, তাদের একত্রিত করতে, C1 ঘরে আপনার মাউস ক্লিক করুন এবং এই সূত্রটি টাইপ করুন:  =A1 &““ &B1 . অনুগ্রহ করে শুধুমাত্র তির্যক অংশে ব্যবহার করুন এবং বাকি কোনটি নয় (যেমন পিরিয়ড ব্যবহার না করা)।

আপনি C1 এ কি দেখতে পাচ্ছেন? আপনার প্রথম এবং শেষ নামের মধ্যে একটি ফাঁক দিয়ে আপনার পুরো নামটি সম্পূর্ণ দেখতে হবে, যেমনটি আপনার পুরো নাম টাইপ করার সময় স্বাভাবিক হবে। সূত্রের &“ “ এবং অংশটি সেই স্থানটি তৈরি করেছে। আপনি যদি " " অন্তর্ভুক্ত না করতেন তবে আপনার প্রথম নাম এবং পদবি তাদের মধ্যে স্পেস ছাড়াই থাকত (এগিয়ে যান এবং যদি আপনি ফলাফল দেখতে চান তবে এটি চেষ্টা করুন)।

আরেকটি অনুরূপ সূত্র CONCAT ব্যবহার করে কিন্তু আমরা একটু পরে সে সম্পর্কে জানব। আপাতত, মনে রাখবেন অ্যাম্পারস্যান্ড ( &) আপনার জন্য কী করতে পারে কারণ এই ছোট্ট টিপটি অনেক পরিস্থিতিতে কাজে আসে৷

SUM() ফাংশন

SUM() ফাংশনটি খুব সহজ এবং এটি যা বর্ণনা করে ঠিক তাই করে। এটি যোগ করে যে সংখ্যাগুলি আপনি Excel কে অন্তর্ভুক্ত করতে বলেন এবং আপনাকে তাদের মানগুলির যোগফল দেয়৷ আপনি এটি কয়েকটি ভিন্ন উপায়ে করতে পারেন।

আমরা কিছু সংখ্যা টাইপ করে শুরু করেছি তাই ফাংশন ব্যবহারে কাজ করার জন্য আমাদের কাছে কিছু ডেটা ছিল। আমরা সহজভাবে 1, 2, 3, 4, 5 ব্যবহার করেছি এবং A1 এ শুরু করেছি এবং A5 এর দিকে নিচের দিকে যাওয়া প্রতিটি ঘরে টাইপ করেছি।

এখন, SUM() ফাংশনটি ব্যবহার করতে, পছন্দসই ঘরে ক্লিক করে শুরু করুন, এই ক্ষেত্রে আমরা A6 ব্যবহার করেছি এবং সূত্র বারে =SUM( টাইপ করেছি। এই উদাহরণে, আপনি যখন প্রথম "(" এ পৌঁছান তখন থামুন। এখন, A1 (সর্বোচ্চ সেল) এ ক্লিক করুন এবং আপনার মাউসকে A5 এ টেনে আনুন (অথবা সবচেয়ে নিচের সেলটি আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান) এবং তারপর সূত্র বারে ফিরে যান এবং সমাপ্তি টাইপ করুন ")।"  পিরিয়ডগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন না অথবা উদ্ধৃতি চিহ্ন এবং শুধু বন্ধনী। 

এই ফাংশনটি ব্যবহার করার অন্য উপায় হল সূত্র বারে ম্যানুয়ালি তথ্য টাইপ করা। এটি বিশেষত সহায়ক যদি আপনার কাছে বেশ কয়েকটি সংখ্যা থাকে এবং সেগুলি ধরতে স্ক্রোল করা কিছুটা কঠিন। "=SUM(।"

তারপরে, সর্বোচ্চ সেলের সেল রেফারেন্স টাইপ করুন। এই ক্ষেত্রে, এটি A1 হবে। একটি কোলন ( :) অন্তর্ভুক্ত করুন এবং তারপরে সবচেয়ে নীচের সেলের সেল রেফারেন্সটি টাইপ করুন। এই ক্ষেত্রে, এটি A5 হবে৷

AVERAGE() ফাংশন

যদি আপনি সংখ্যার একটি গ্রুপের গড় কত তা বের করতে চান? আপনি সহজেই AVERAGE() ফাংশন দিয়ে এটি করতে পারেন। আপনি নীচের ধাপে লক্ষ্য করবেন যে এটি মূলত উপরের SUM() ফাংশনের মতই কিন্তু একটি ভিন্ন ফাংশন সহ।

এটি মাথায় রেখে, আমরা ফলাফলের জন্য যে ঘরটি ব্যবহার করতে চাই তা নির্বাচন করে শুরু করি (এই ক্ষেত্রে A6) এবং তারপর একটি সমান চিহ্ন ( =) এবং AVERAGE শব্দটি দিয়ে টাইপ করা শুরু করি। আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি এটি টাইপ করা শুরু করার সাথে সাথে আপনাকে প্রস্তাবনা দেওয়া হয়েছে এবং আপনি যদি চান তাহলে সম্পূর্ণ শব্দটি টাইপ করার পরিবর্তে AVERAGE-তে ক্লিক করতে পারেন৷

আমরা আমাদের সেল পরিসর যোগ করার আগে আপনার সূত্রে একটি খোলা বন্ধনী আছে তা নিশ্চিত করুন। অন্যথায়, আপনি একটি ত্রুটি পাবেন৷

এখন যেহেতু আমাদের কাছে “=AVERAGE(“ আমাদের A6 ঘরে টাইপ করা হয়েছে (অথবা আপনি ফলাফলের জন্য যে কোনও সেল ব্যবহার করছেন) আমরা যে সেল পরিসরটি ব্যবহার করতে চাই সেটি নির্বাচন করতে পারি। এই ক্ষেত্রে আমরা A1 থেকে A5 ব্যবহার করছি।

মনে রাখবেন যে আপনি পরিসীমা নির্বাচন করার জন্য মাউস ব্যবহার করার পরিবর্তে ম্যানুয়ালি এটি টাইপ করতে পারেন। যদি আপনার কাছে একটি বড় ডেটা সেট থাকে তবে পরিসরে টাইপ করা সম্ভবত স্ক্রোলিং এর চেয়ে সহজ যা এটি নির্বাচন করতে হবে। কিন্তু, অবশ্যই, এটা আপনার উপর নির্ভর করে।

প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে কেবলমাত্র বন্ধ বন্ধনীতে টাইপ করুন ")" এবং আপনি পাঁচটি সংখ্যার গড় পাবেন। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এই প্রক্রিয়াটি SUM() প্রক্রিয়া এবং অন্যান্য ফাংশনের সাথে খুব মিল। একবার আপনি একটি ফাংশন হ্যাং পেয়ে গেলে, অন্যগুলি সহজ হবে৷

COUNTIF() ফাংশন

ধরা যাক আমরা গণনা করতে চেয়েছিলাম একটি নির্দিষ্ট সংখ্যা কতবার একটি ডেটা সেটে প্রদর্শিত হয়। প্রথমে, আসুন এই ফাংশনের জন্য আমাদের ফাইল প্রস্তুত করি যাতে আমাদের গণনা করার মতো কিছু থাকে। A6-তে আপনার থাকতে পারে এমন কোনো সূত্র সরিয়ে ফেলুন। এখন, হয় A1 এর মাধ্যমে A5 কপি করুন এবং A6 থেকে শুরু করে পেস্ট করুন অথবা A6 দিয়ে শুরু করে নিচের দিকে যাওয়া সেলগুলিতে একই সংখ্যা টাইপ করুন এবং 1 এর মান এবং তারপর A7 এর সাথে 2, ইত্যাদি।

এখন, A11 এ আমাদের ফাংশন/সূত্র শুরু করা যাক। এই ক্ষেত্রে, আমরা টাইপ করতে যাচ্ছি “=COUNTIF(.”  তারপর, আমরা A1 থেকে A10 সেল নির্বাচন করব।

নিশ্চিত হন যে আপনি "COUNTIF" টাইপ করেছেন বা নির্বাচন করেছেন এবং অন্য COUNT-এর মতো ফাংশনগুলির মধ্যে একটি নয় বা আমরা একই ফলাফল পাব না৷

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( &) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note:This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:

If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.