উইন্ডোজে ওয়ার্ডে ডকুমেন্ট কলাবোরেট ও শেয়ার করার পদ্ধতি

Microsoft Office তাদের কলাবোরেশন ফিচারগুলো উন্নত করেছে যাতে অনেক ক্রিয়েটর একসাথে একটি ডকুমেন্টে কাজ করতে পারে। এটি ব্যবহারকারীকে OneDrive-এ একটি ফাইল শেয়ার করতে দেয় এবং কে কাজ করছে সেটি দেখতে দেয়, এবং এমনকি অন্যদের কাছে পাঠানোর জন্য একটি লিংক পাওয়া যায় ডকুমেন্টে সহজ অ্যাক্সেসের জন্য।

কলাবোরেশন অনেক কাজের পরিবেশে ভালো ডকুমেন্ট তৈরির একটি মূল কম্পোনেন্ট। Microsoft Word-এর অধিকাংশ অন্যান্য ফাংশনের বিপরীতে, কলাবোরেশন টুলগুলো কিছুটা কঠিন ব্যবহার করা। যাইহোক, এই দুর্দান্ত ফিচারটি ব্যবহারকারীকে রিয়েল-টাইমে দেখতে দেয় যে অন্য ব্যক্তি ডকুমেন্টে কী পরিবর্তন করেছে।

Microsoft Word-এ কলাবোরেট ও শেয়ার ডকুমেন্ট

আসুন দেখি কীভাবে আপনি Microsoft Word ডকুমেন্টে কলাবোরেট, এডিট, কো-অথর ও শেয়ার করতে পারেন।

১] আপনার ফাইল শেয়ার করার জন্য সেট আপ করার আগে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার OneDrive অ্যাকাউন্টে একটি কমন ফোল্ডার আছে। অন্যদিকে, আপনি ডিফল্টভাবে আপনার জন্য বিদ্যমান "Public" ফোল্ডারটি ব্যবহার করতে পারেন।

২] আপনি যদি আপনার নিজের অ্যাকাউন্ট চান, ওয়ার্ড খুলুন এবং File অপশনে ক্লিক করুন। File মেনু থেকে, আপনাকে Save As-এ ক্লিক করতে হবে এবং তারপর Add a Place। 'Add a place' আপনাকে সেই সার্ভিসের অপশনগুলো দেবে যেগুলো আপনি ব্যবহার করতে চান, যেন SharePoint বা OneDrive।

৩] আপনি যেটি বেছে নিয়েছেন সেটির জন্য প্রদর্শিত 'Sign in' স্ক্রিনটি কমপ্লিট করুন। একবার হলে, নতুন লোকেশনটি Word-এর Save As অপশনে প্রদর্শিত হবে। একবার সেভ হলে, আপনি File অপশনে ক্লিক করে এবং তারপর Share অপশনে ক্লিক করে ফাইলটি শেয়ার করতে পারেন এবং আপনি Share with People বা Invite People অপশন বেছে নিন।

৪] ফাইলটি আমন্ত্রণ জানাতে এবং শেয়ার করতে, আপনাকে যাদের সাথে শেয়ার করতে চান তাদের ইমেইল ঠিকানাগুলো লিখতে হবে এবং যোগ করতে হবে এবং তারপর তাদের কাছে আপনার ফাইলের একটি লিংক পাঠাতে হবে। এটি হবে যখন আপনি Share অপশনে ক্লিক করবেন এবং 'Get a sharing link' সিলেক্ট করবেন। ইমেইল ঠিকানাগুলো লিখে ফেলার পর, আপনি বেছে নিতে পারেন যে আপনি আপনার সহকর্মীদের ফাইলটি এডিট করতে দিতে চান কিনা বা শুধু ভিউ করতে।

৫] আপনি যদি Edit অপশনটি সিলেক্ট করেন, তবে আপনি আপনার সহকর্মীদের আপনার ডকুমেন্ট এডিট করার অথরিটি দিচ্ছেন। আপনি এবং যারা আপনার সাথে ফাইলটি শেয়ার করেছেন সেরা উভয় পার্টি ফাইলে পরিবর্তন আনা পারেন। যাইহোক, View অপশনে, অন্য পার্টি কোনো পরিবর্তন করতে পারবে না, যা আপনার ফাইল সিকিউর করে।

একটি পপ-আপ ইন্ডিকেট করবে কেউ আপনার ডকুমেন্ট এডিট করছে এবং হাইলাইটেড অংশটি দেখাবে অন্যদের করা পরিবর্তনগুলো আপনার ফাইলে।

আপনি ইউজারের নামের ওপর রাইট-ক্লিক করে 'Remove User' অপশন সিলেক্ট করলে লোকেদের রিমুভ করতে পারেন। إفতেমাল, আপনি যদি একজন সহকর্মীকে একটি ফাইল অ্যাল্টার করতে সক্ষম করেন, এবং পরে আপনার মন বদলান, তবে আপনি সেই কর্মীর পারমিশন পরিবর্তন করতে পারেন। কর্মীর নামটি রান্ডাউনে রাইট-ক্লিক করুন এবং "Change permission to Can view" সিলেক্ট করুন। আপনি একইভাবে অন্যভাবেও যেতে পারেন, একজন কর্মীকে ফাইল এডিট করার অথরিটি দিয়ে যারা শুধু ভিউ করতে পারত।

শেয়ারিং খতম হলে, আপনি স্ক্রিনের উপরের ডান কোণার 'X'-এ ক্লিক করুন।

Source: Office.com。