মান লইয়া চলুন আপনার কাছে মানুষের পূর্ণ নামের একটি তালিকা আছে। আপনি এই নামগুলো তিনটি অংশে ভাগ করতে চান—প্রথম নাম, মিডল নাম, এবং শেষ নাম। এটি মাইক্রোসফট এক্সেল-এ Delimiter বা Separator ফাংশন ব্যবহার করে করা যায়। নাম ভাগ করার অন্য একটি পদ্ধতি হলো ফর্মুলা ব্যবহার করা।
এক্সেলে ফার্স্ট এবং লাস্ট নাম আলাদা করুন
এক্সেলে ফার্স্ট এবং লাস্ট নাম আলাদা করার প্রाथমিক প্রয়োজন হলো কর্মচারী বা ছাত্রদের গ্রুপকে শ্রেণিবদ্ধ করা এবং তাদের প্রথম বা শেষ নাম অনুযায়ী ক্যাটাগরাইজ করা। আপনি এটি দুটি উপায়ে করতে পারেন:
- Delimiter বা Separator ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেলে পূর্ণ নামকে ফার্স্ট এবং লাস্ট নামে ভাগ করা
- ফর্মুলা ব্যবহার করে এক্সেলে পূর্ণ নামকে ফার্স্ট, মিডল, এবং লাস্ট নামে ভাগ করা
১] Delimiter বা Separator ফাংশন ব্যবহার করে এক্সেলে ফার্স্ট এবং লাস্ট নাম ভাগ করুন
নামকে প্রথম নাম এবং শেষ নামে ভাগ করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হলো Delimiter বা Separator ফাংশন ব্যবহার করা। তবে, মিডল নেম থাকা নামের জন্য প্রক্রিয়াটি কিছুটা জটিল হতে পারে কারণ মিডল এবং লাস্ট নেম একই কলামে মার্জ হয়ে যেতে পারে।
এই ফাংশনটি আপনি কোন এক্সেল এডিটর ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে Delimiter বা Separator নামে ডাকা হবে। যদিও প্রক্রিয়াটি একই হবে।
Delimiter বা Separator ফাংশন ব্যবহার করা সহজ:
- পূর্ণ নামের তালিকাটি সিলেক্ট করুন जिसे আপনি প্রথম নাম এবং শেষ নামে ভাগ করতে চান।
- Data ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Split text to columns বেছে নিন।
- স্ক্রিনে উপস্থিত ড্রপডাউন মেনু থেকে শুধু spaces অপশনটি বেছে নিন।
বেসিক্যালি, আমরা শব্দগুলো স্পেসের ভিত্তিতে আলাদা করছি, যা প্রথম এবং শেষ নামের মাঝপথের বিভাজক। সমস্যা হলো যদি নামে মিডল নেম থাকে, তবে সেটি দ্বিতীয় কলামে দেখাবে এবং লাস্ট নেম তৃতীয় কলামে। এর মানে সব লাস্ট নেম একই কলামে থাকবে না।
২] ফর্মুলা ব্যবহার করে পূর্ণ নামকে ফার্স্ট, মিডল, এবং লাস্ট নামে আলাদা করুন
ফার্স্ট নেম, মিডল নেম, এবং লাস্ট নেম ভাগ করার জন্য ফর্মুলা ব্যবহার করার সুবিধা হলো আপনি প্রতিটি ফার্স্ট, মিডল, এবং লাস্ট নেমের জন্য আলাদা কলাম নির্দিষ্ট করতে পারেন।
মান লইয়া চলুন আমাদের কাছে পূর্ণ নামের একটি কলাম আছে এবং ফার্স্ট, মিডল, এবং লাস্ট নেমের তালিকার জন্য তিনটি কলাম।
ফার্স্ট নেমের জন্য ফর্মুলার সিনট্যাক্স হবে:
=LEFT(<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>))
মিডল নেমের জন্য ফর্মুলার সিনট্যাক্স হবে:
=MID(<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,1)+1,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,1)+1)-SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,1))
লাস্ট নেমের জন্য ফর্মুলার সিনট্যাক্স হবে:
=RIGHT(<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,LEN<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>-SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>,SEARCH(" ",<পূর্ণ নামযুক্ত প্রথম সেল>)+1)))
আমরা এই ফর্মুলাগুলো উপযুক্ত কলামের একই সারির সেলগুলোতে ব্যবহার করতে পারি এবং তারপর ফিল অপশন ব্যবহার করে ফর্মুলা নিচে টেনে আনতে পারি।
উদাহরণস্বরূপ, ধরুন কলাম A-তে সেল A3 থেকে A8 পর্যন্ত পূর্ণ নামের তালিকা আছে।
কলাম B ফার্স্ট নেমের জন্য, C মিডল নেমের জন্য, এবং D লাস্ট নেমের জন্য। যেহেতু প্রথম পূর্ণ নাম সেল A3-তে আছে, তাই আমাদের সেল B3, C3, এবং D3-এ সংশ্লিষ্ট ফর্মুলাগুলো লিখতে হবে যেহেতু সেগুলো সারি ৩-তে আছে।
সেল B3-এ লিখতে হবে ফর্মুলা:
=LEFT(A3,SEARCH(" ",A3))
সেল C3-এ লিখতে হবে ফর্মুলা:
=MID(A3,SEARCH(" ",A3,1)+1,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,1)+1)-SEARCH(" ",A3,1))
সেল D3-এ লিখতে হবে ফর্মুলা:
=RIGHT(A3,LEN(A3)-SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3,SEARCH(" ",A3)+1)))
তারপর এই ফর্মুলাগুলো সারি ৭ পর্যন্ত টেনে আনতে হবে ফিল অপশন একটিভেট করার পর।
এটি আপনাকে পূর্ণ নামকে ফার্স্ট, মিডল, এবং লাস্ট নামে ভাগ করে আপনার পছন্দের শীট তৈরি করতে সাহায্য করবে।
